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Tu email y dokify conectados: el nuevo sistema de comentarios


En dokify tenemos muy claro que el objetivo principal es que todas las empresas cumplan perfectamente con los requisitos de sus clientes y como consecuencia aparezcan “en verde” en la aplicación. Llegar a esa situación puede requerir comunicación entre todas las partes implicadas: cliente, proveedor, validador. Para ello, hemos desarrollado un nuevo sistema de comentarios, del que ya os adelantábamos información hace unas semanas, que te permitirá, de manera muy sencilla, poder comentar sobre los documentos. Y lo mejor de todo, ¡si quieres podrás hacerlo directamente desde tu email!

¿Cómo realizar un comentario? Pues es muy sencillo. Sobre la línea de la solicitud de un documento siempre puedes acceder a “Opciones>Comentarios” y entrar así al nuevo sistema de comentarios. Como podrás comprobar, el cambio es más que notable, y lo mejor es que el cambio no es solo de imagen sino de funcionalidad. Y eso es lo que te queremos contar.

Imagen.2

El nuevo sistema de comentarios es mucho más que una lista de frases intercambiadas entre usuarios. Para empezar, cuando se anexa un documento esta acción se refleja en los comentarios como una entrada nueva en la que se registra qué usuario ha subido el documento y cuándo lo ha hecho. Pero para que lo comprendas mejor te vamos a explicar los distintos formatos de los bloques de comentarios:

Un bloque de comentarios se compone de 4 partes:
1. El comentario. Puede estar vacío si la acción que lo genera es la de anexar o la de validar.

Imagen.6

2. Botón de respuesta. Al hacer clic en el botón Imagen.3 de un comentario el cursor se situará en la caja de texto superior, en la de nuevo comentario, y asociará ese comentario a las solicitudes anteriores.

Imagen.17

3. Ver solicitudes asociadas. Los comentarios pueden realizarse para una solicitud o para varias, siempre y cuando el documento se solicite por más de un solicitante.

Imagen.19

4. Opciones de los comentarios. Sobre los comentarios propios hay dos opciones posibles: editar el comentario o eliminarlo:

Imagen.20

¿Quieres seguir el hilo de comentarios y recibirlos por email?

Tienes 4 formas distintas de suscribirte a un hilo:

1. De forma manual, haciendo clic en el botón Imagen.16
2. Comentando sobre cualquier solicitud. En el momento en que escribes un comentario en un hilo te suscribes de forma automática.
3. Anexando el documento. Desde que lo anexas quedas suscrito al hilo.
4. Validando un documento. De la misma manera que al anexar un documento te suscribes al hilo lo mismo sucede cuando lo validas o anulas. De esta forma el usuario que anexa y el que valida están en permanente comunicación.

¿Quieres ver el último comentario que se ha hecho? Sobre la línea del documento verás el icono Imagen.26. Pasa el ratón por el icono y podrás ver el último comentario realizado:

Imagen.25

Sistema de avisos por email

Una de las mayores novedades que incluye este sistema de comentarios de dokify es sin duda el de avisos por email. Si estás suscrito al hilo de comentarios recibirás los cambios y nuevos comentarios que se produzcan en la solicitud directamente en tu email. Y lo mejor de todo es que podrás responder directamente desde tu gestor de correo, sin necesidad de acceder a a la aplicación. De esta forma estarás siempre al día y podrás responder a un comentario, por ejemplo, desde tu teléfono móvil.

Tour por el sistema de comentarios:

Para ayudarte a comprender aún mejor el nuevo sistema de comentarios hemos preparado un tour que aparecerá a los usuarios de dokify que entren en la página de documentos y tengan un comentario. Podrás ver un mensaje para iniciar el tour:

Imagen.28

El sistema te irá guiando por la ventana de comentarios para indicarte brevemente las partes más importantes y que requieren tu atención. Verás lo sencillo que es usar el sistema de comentarios de dokify y lo que agilizará tu experiencia con el resto de usuarios.

Imagen.29

¿Te animas a comentar?

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