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Haciendo la CAE más fácil: estandarización y trabajo en red


El grupo de trabajo creado para la estandarización de la CAE consigue, además de reducir costes, agilizar los procedimientos involucrados y dotar de mayor seguridad jurídica a todas las partes

Recientemente, una empresa que realiza CAE con el roll de contrata en la red colaborativa de dokify me trasladaba sus dificultades a la hora de cumplir con los requisitos de sus clientes. En ocasiones, varios clientes le establecían requisitos distintos para el mismo documento; esto le podía obligar incluso a solicitar de nuevo a su SPA un documento ya aceptado por un cliente, porque no cumplía con los requisitos de otro. Con resignación finalizaba: “ya se que este es un problema ajeno a dokify, porque son los clientes los que ponen sus exigencias”. Le contradije; dokify tiene como objetivo hacer la CAE más fácil, tanto para las empresas principales, como para las contratas.

Asumimos como propios los problemas de nuestros usuarios y trabajamos continuamente para eliminarlos o paliarlos, en la medida de lo posible.

dokify, desde su concepción, diseña una red colaborativa de empresas que permite compartir documentos y sus validaciones entre los clientes que se los solicitan a sus contratas, reduciendo costes para todos. Bien es cierto, que si dos clientes fijan requisitos diferentes para el mismo documento, se puede dar la desafortunada situación comentada por este usuario.

Tomamos la iniciativa

Conscientes de estas dificultades, hemos invertido, especialmente en el año 2018, una parte importante de nuestros recursos en estandarizar la CAE. Iniciamos un proyecto de estandarización y ayudamos a establecer un grupo de trabajo con varios de nuestros clientes de referencia. Buscábamos el mayor impacto posible en nuestra red colaborativa: unas 8.000 contratas de nuestra red trabajan con las empresas participantes en el proyecto.

Este grupo de trabajo ha definido un estándar que abarca nomenclatura unificada, un conjunto común de documentos a solicitar, tanto de empresa como de empleado, y acuerda aplicar los mismos criterios de validación para los documentos incluidos. Una empresa o empleado externo acreditados para uno de sus clientes estarán ya acreditados para cualquier otro si se utiliza el estándar.

Sólo en el entorno de estas 8.000 contratas se consiguen ahorros superiores al 75 %, en subida de documentos y en los costes de validaciones manuales. Teniendo en cuenta que además validamos automáticamente varios de los documentos del estándar, los ahorros en costes de validación están en el entorno del 90 %.

Mucho más que ahorro de costes

Siendo de gran relevancia el ahorro de recursos y costes directos, el uso del estándar tiene beneficios adicionales muy importantes, más relacionados con el fin mismo de la CAE:

  • Dota de mayor seguridad jurídica a todas las partes frente a ambigüedades legislativas.
  • Sienta unas bases comunes en la gestión del riesgo con empresas y trabajadores externos, que permiten de facto cubrir las carencias de la legislación.
  • Agiliza los procedimientos de CAE, reduciendo los tiempos de acreditación.

Hemos cambiado

Una de las consecuencias directas del proyecto de estandarización ha sido el cambio radical del proceso de implementación de nuestra plataforma CAE en nuevos clientes del perfil empresa principal. Anteriormente solicitábamos a nuestros clientes los documentos y requisitos para implementarlos en dokify y prestábamos asesoramiento experto para complementarlos y ajustarlos. Actualmente, proponemos a nuestros nuevos clientes el estándar definido y les asesoramos para complementarlo, si es necesario, según su situación particular. dokify sigue siendo lo suficientemente flexible como para adaptarse a todo tipo de clientes, pero entregamos un mayor valor.

Puedes formar parte de la solución

Proponemos a todos nuestros clientes que apoyen el estándar definido, ya que supone sacarle más partido a nuestra red colaborativa y disfrutar de los numerosos beneficios descritos.

En este video puedes ver secuencias de una de las reuniones de trabajo mantenidas, correspondiente al 29/06/2018 y breves intervenciones de representantes de las empresas participantes, comentando las motivaciones del proyecto y las expectativas de resultados del mismo.

Este proyecto de estandarización, representado por nuestros clientes Alcampo, Makro, Leroy Merlin e IKEA, fue finalista en los Premios Prevencionar 2018 en las categorías “Premio a la innovación preventiva” y “Premio a la mejor práctica preventiva”.

Mejoramos continuamente nuestra plataforma CAE para que la coordinación de actividades empresariales y gestión de riesgos con terceros sea cada vez más rápida, eficiente y fácil.

dokify es la plataforma más fácil para la coordinación de actividades empresariales (CAE), creamos una red colaborativa de empresas.

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