Documentos de la CAE, ¿Qué debo guardar y durante cuánto tiempo?

Casi todos recordamos aún, los archivos en papel, dependiendo del tamaño de nuestra empresa, pasillos y pasillos de estanterías, o bien, algunos armarios llenos de carpetas a rebosar. Sea como fuere, y al igual que ocurre en una biblioteca, documento archivado fuera de lugar, documento perdido.

De esta situación avanzamos a los archivos digitales, en nuestro propio ordenador, o en dispositivos externos, como CDs, pendrives, discos duros o similares, que comenzaban a facilitar el trabajo, pero necesitando innumerables copias de seguridad ya que no era extraño que por problemas ajenos a nosotros se borrara toda la información y nos quedáramos en la línea de salida, teniendo que volver a recopilar todo.

Y ante esta avalancha de documentación, nos surge la pregunta del millón.

¿Qué documentación de coordinación de actividades empresariales debo guardar y durante cuánto tiempo?

Según indica el RD Legislativo 5/2000, por el que se aprueba la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social, en materia de prevención de riesgos laborales, las infracciones prescribirán en un periodo máximo de cinco años desde la fecha en que ocurran. Lo cual nos lleva a afirmar que debemos guardar la documentación, al menos esos cinco años, tras los cuales ya no podrán sancionarnos.

Aun así, hay que tener en cuenta que según el artículo 30 del código de comercio, los empresarios deberán conservar debidamente ordenados, durante 6 años, los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio.

Además de esto, existe normativa específica sanitaria, que obliga a conservar durante un periodo mayor y dependiendo del sector de trabajo de los afectados, las historias clínicas de los trabajadores. Como ejemplo de estas excepciones, podemos hablar del personal que ha estado expuesto a trabajos con riesgo en amianto o agentes cancerígenos, que se deben conservar durante al menos 40 años desde el fin de la exposición.

Con todo esto, vemos que no existe una respuesta clara a nuestra pregunta, ya que dependiendo del tipo de documentación ésta se debe conservar más o menos tiempo, por lo que aconsejamos guardarla al menos 6 años, y tener especial cuidado con los aptos médicas de los trabajadores con riesgos especiales.

¿Existen plataformas CAE que nos ayuden con la gestión documental?

Por todo lo visto en los anteriores puntos es esencial contar con un sistema que garantice la conservación y adecuada organización de toda la documentación que por imperativo legal debemos mantener referente a la actividad de nuestra empresa y la de nuestros colaboradores en materia de prevención de riesgos laborales.

En dokify, gracias a nuestro software para la coordinación de actividades empresariales te ayudamos a conservar la documentación durante el tiempo necesario de cara a posibles requerimientos.

¿Quieres saber cómo hacerlo?

Si quieres realizar una demo de nuestra herramienta puedes hacerlo aquí.

‍