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El perímetro de la función de compras


Que una familia de compras esté dentro del ámbito de su competencia va a depender fundamentalmente de tres factores: su valor estratégico, del mercado proveedor y su importe.  Respecto de este último y llevado al extremo para que resulte ilustrativo: 

Es mejor que Compras se dedique a gestionar compras de 1 Millón de euros que no a 1 millón de Compras de un euro.

A medida que Compras va realizando una gestión de proveedores ordenada y eficiente, va ganando tiempo para de forma progresiva ampliar su perímetro, tendiendo a cubrir el 100% del gasto de la compañía.

¿Y si Compras no puede cubrir convenientemente todo el gasto con los recursos disponibles?

Tendrá que comprar de otra manera, porque no siempre la solución llega aumentando los recursos dedicados a la función. Si queremos dejar de ser un centro de coste y pasar a ser un centro de beneficios, los costes de los recursos humanos asignados al departamento de Compras, unidos al de los medios técnicos asociados, sumados a los que resultan del propio proceso de gestión de la compra (incluido los propios costes de la dedicación del personal que interviene en las aprobaciones internas de las solicitudes de compra, adjudicaciones, notificación y registro de incidencias, etc.) deben ser compensados con los ahorros obtenidos o su equivalente en aportación de valor ya dentro del primer trimestre del año. En caso contrario, tenemos mucho camino por recorrer.

Compras, siempre podrá subcontratar en centrales de compras, o a proveedores de más amplio espectro, los suministros non-core o delegar parte del proceso (no su responsabilidad) en las unidades demandantes de aquellas compras no estratégicas hasta cierto importe, y así se ha de recoger en su política de compras. No obstante, Compras seguirá siendo valedor del proceso y de la certificación de proveedores


Digitalización de los procesos de compra


Dokify está liderando el Grupo de Trabajo de Responsables de Compras, que organiza el Club Asturiano de la Calidad. El objetivo de este grupo es conectar, poner retos en común, intercambiar experiencias y debatir sobre cuestiones de interés para los profesionales de Compras.

El pasado 27/9/21 se celebró su cuarto encuentro virtual que abordó la temática de “Digitalización de los procesos de compra”, en el que participó como ponente Hilario López Cano, Director de Evaluación y Desarrollo de Proveedores de Dokify, junto con Avelino Fernández Vigil, Director de Compras Industriales en Samoa Internacional.

La intervención de Hilario López versó sobre materias como Digitalización, Transformación Digital e Industria 4.0. Destacó las oportunidades de crecimiento que tiene la digitalización en todos los ámbitos, sectores y cualquier tipo de empresa, haciendo especial hincapié en las mejoras de procesos que aumentan la eficacia y reducen costes.

Subrayó que todo proceso de Compras es susceptible de mejora y la digitalización contribuye a ello. “La utilidad  y aportación de valor, alineado con los intereses de la compañía, siempre deben ser los referentes en todo proyecto de digitalización que se acometa para cualquier función de Compras”.

La Industria 4.0 contribuye al posicionamiento de  Compras como función estratégica, de aportación de valor y oportunidades de negocio, facilitando la información correcta, en el momento preciso y sobre el dispositivo apropiado. Elementos claves para poder tomar las decisiones adecuadas en Compras.

Avelino Fernández mostró su experiencia con la implantación de informes de Business Intelligence en el área de Compras de Samoa Internacional, especialmente mediante Power BI.

Puedes ver las principales conclusiones de la reunión de Grupo de trabajo en la propia web del Club Asturiano de la Calidad, en el siguiente enlace:

https://www.clubcalidad.com/evento/grupo-de-trabajo-de-responsables-de-compras-con-dokify-digitalizacion-de-los-procesos-de-compras/


La homologación de proveedores y cómo optimizar tus costes


La homologación de proveedores es uno de los procesos más importantes que debe llevar a cabo tu empresa. Establecer una metodología automatizada te permitirá reducir tus costes, y también optimizar el tiempo de trabajo de todos tus empleados. Esto resulta mucho más efectivo a largo plazo en tu cadena logística.

Cómo mejorar la gestión de proveedores de forma rápida

La gestión correcta de los proveedores te permite homologar todas las empresas proveedoras que entran e igualar los diferentes criterios y atributos que deben tener. Además, permitirá a todo tu equipo mejorar el control de su trabajo gracias al establecimiento de KPI de una forma totalmente uniforme.

Mejorarás la efectividad gracias a la homologación; y también te facilitará el establecimiento de relaciones comerciales mucho más seguras y duraderas. Otros podrán entender tu filosofía de empresa y, de esta forma, estrecharéis lazos. El servicio de atención al cliente con tus proveedores será mucho más claro desde el principio, y esto también elevará la calidad de su trabajo.

Las empresas que manejan grandes volúmenes de procesos y dinero requieren una cadena logística muy eficiente. De no ser así, la calidad del producto final puede verse afectada. Por ello, es necesario aplicar procesos de homologación muy efectivos.

Una vez que tengas la estrategia y la gestión de proveedores planificada, es importante llevar a cabo reuniones de trabajo para que todas las partes de tu negocio tengan claros los criterios y los atributos que se van a seguir en cada proceso de homologación.

Una herramienta de homologación de proveedores realmente efectiva

Apostar por una herramienta de homologación para los proveedores te ofrece muchas ventajas. Por un lado, te permitirá encontrar al proveedor adecuado en todo momento y de forma rápida; ahorrarás tiempo en el proceso. Además, tendrás toda la información y todos los documentos de cada proveedor completamente actualizados de forma automática.

Puesto que estará todo centralizado en un único lugar, los departamentos de tu empresa podrán tener acceso y se facilitará el trabajo en equipo. No será necesario que el responsable de cada área pierda tiempo enviando información y documentación de un lado a otro.

Mejora tu proceso de producción

Agilizar toda tu cadena logística te aporta una enorme ventaja competitiva respecto a otras empresas de tu sector. La calidad del producto final será mucho más alta, ya que todas las partes de la compañía estarán organizadas.

Adicionalmente, el proceso de producción será mucho más rápido y podrás gestionar muchos más pedidos en menos tiempo. El retorno de la inversión también será más elevado, debido a la reducción de costes que conseguirás.

La homologación de proveedores con Dokify te permitirá automatizar la gestión documental relacionada con tus proveedores. Optimiza tu tiempo gestionando a todos tus proveedores desde un solo lugar y reduce también los costes de logística.


Webinar: La importancia de la homologación, gestión y seguimiento de proveedores en tiempos de COVID-19


Las empresas españolas figuran entre las primeras posiciones mundiales en las certificaciones más importantes: calidad, gestión ambiental, anti soborno, seguridad de la información y alimentaria, gestión de la energía o calidad de servicios de TI, entre otras.

Las más implantadas son:
Gestión de la Calidad ISO 9001.
Gestión Ambiental ISO 14001.
Salud y Seguridad en el Trabajo ISO 45001 (antes: OHSAS 18001).

Los requisitos de estas normas hacen una mención expresa a la necesidad de conocimiento del proveedor, su capacidad para cumplir los requisitos del sistema y por lo tanto su evaluación y calificación previa, aplicación de criterios de selección de contratistas en los procesos de compra, obligación de conservar la información documental, etc.

Las organizaciones certificadas, requieren la disposición de una metodología de Homologación de sus proveedores rigurosa y ajustada a la normativa, para poder mantener las apreciadas certificaciones.

En este webinar os presentamos los requerimientos normativos para una adecuada
homologación de proveedores.


¿Qué significa ser Eficientes en Compras?


El Club Asturiano de Calidad, es una Asociación sin ánimo de lucro, Fundada en 1995. Su objetivo es sensibilizar, formar y promover el cambio para la mejora de la gestión (Calidad, Medio Ambiente, Responsabilidad Social, Prevención de Riesgos, Excelencia, etc), promoviendo el intercambio de buenas prácticas y la cooperación.

El Club centra su propuesta de valor en varios ejes. Uno de ellos es fomentar el Intercambio de Experiencias y Conocimientos entre organizaciones, directivos y profesionales. Organizan encuentros para difundir buenas prácticas y coordinan grupos de trabajo multisectoriales.

Dokify está liderando uno de los grupos de trabajo cuyo objetivo es conectar, poner retos en común, intercambiar experiencias y debatir sobre cuestiones de interés para los profesionales de Compras. 

El pasado 24/6/21 celebró uno de sus encuentros virtuales con la temática: “Medición de la eficiencia y Optimización de la función de compras”, en la que participó como ponente el Director de Evaluación y Desarrollo de Proveedores de Dokify, con una ponencia centrada en la Eficiencia como concepto y su aterrizaje en la función de Compras.

Cuando se quiere desarrollar algún aspecto del saber, se suele empezar por definir el concepto y lo habitual es recurrir a la Real Academia Española de la Lengua. 

Y la RAE define eficiencia como la “Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”. 

Para poder concretar quién es ese alguien en Compras o qué es ese algo, lo primero que debemos hacer es preguntarnos ¿Cuál es el efecto determinado que se pretende conseguir en Compras?

Pues lógicamente ser eficientes en el desempeño de su función. Y para ser eficientes en el desempeño de la función de compras, lo primero que tenemos que tener clara es cuál es su función.

¿En qué consiste la función de compras? ¿Cuál sería la descripción (clásica) de la función de compras? 

La satisfacción adecuada de las demandas, con la calidad  y en el tiempo requerido y a un precio competitivo.

El problema es que sólo se acuerdan de Compras cuando hacen falta los Materiales o los Servicios. Actuamos de forma reactiva, y en Compras para ser eficientes y optimizar la función, hay que hacerlo de forma proactiva, es decir, no salir a buscar proveedores cuando algo hace falta. Tenemos que trabajar, aguas arriba de la necesidad, tener estructurados los materiales y servicios que habitualmente compramos en categorías, con los proveedores homologados por familias de compra y estar en los foros en los que se gesta la demanda y se decide lo que se va a comprar.

Y en la medida de lo posible influir para que el producto o la calidad que se va a requerir no sean tajes a medida o un “copia y pega2 de un catálogo de un proveedor que se hace único. Pero la pregunta clave es: 

¿Ser eficiente en compras es satisfacer las demandas de nuestro cliente interno?

Nos hemos parado alguna vez a pensar ¿qué diferencia puede haber entre lo que el cliente interno demanda y lo que realmente necesita la empresa? 

Hay que focalizarse en las necesidades reales, no sólo en las demandas de nuestro cliente interno. El cliente interno es, o debería ser nuestro aliado y sumar capacidades, junto con las del proveedor. 

La verdadera eficiencia por parte de Compras estará en facilitar el alineamiento de los 4 actores: las áreas técnicas, administrativas y/o ejecutivas (lo que yo llamo Clientes internos) + Mercado + Proveedor + cliente final 

Para ser eficientes y optimizar la función compras, debemos tener procedimientos de compras ágiles, con procesos de gestión diferenciados por cuantía y estrategia según mercado y por supuesto  contar con herramientas que faciliten la digitalización de los procesos de aprobación interna de las solicitudes de compra, petición automática de cotización a los proveedores homologados y recepción de las ofertas.  Y en las familias de compras reiterativas, tener negociados acuerdo marco o contratos de cobertura.

Ser eficientes no es sólo cubrir necesidades sino aportar valor en cada gestión

No debemos necesariamente limitarnos al cumplimiento fiel de lo solicitado. Hay que buscar mayor y mejores prestaciones, durabilidad, reducción de residuos o valorización de los mismos, ahorros energéticos, minoración de impacto ambiental: menor ruido, gases de efecto invernadero etc. y debemos potenciar y poner en valor estas aportaciones al proveedor que las facilite, (aprovechar i+d+i del proveedor) y potenciar su implicación, premiando su actitud en futuras licitaciones. 

Por todo ello, si queremos ser eficientes y optimizar la función debemos dejar a un lado las acciones asociadas a la concepción clásica de la función de compras en favor de 

La satisfacción adecuada de las necesidades, con la calidad ajustada a mercado, sin esperar que nos lo pidan ,aportando valor en cada compra y abriendo nuevas oportunidades de negocio.

Volviendo al significado que describe la Real Academia Española de la Lengua de lo que es eficiencia, que no es otra cosa que la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”. Y una vez visto cuál es el efecto a conseguir en Compras, y dejado claro qué es ese algo, que evidentemente no es otra casa que la cobertura de la necesidad con aporte de valor; pensemos ahora en el “alguien” que recoge la acepción de eficiencia.

Para poder disponer de algo, necesito a alguien… ¿quién es ese alguien?

Pues sin lugar a dudas en la función de Compras ese alguien, es el proveedor. Una de las muchas cosas que hemos aprendido de la pandemia es que dependemos mucho más de los proveedores de lo que pensamos. Y la homologación de proveedores sigue siendo la asignatura pendiente de muchos de los departamentos de compras. 

La verdadera eficiencia en compras sólo se alcanza con un parque de proveedores homologados que te permita potenciar la capacidad de disponer del proveedor adecuado en el momento preciso.

Un buen parque de proveedores, homologados mediante una rigurosa metodología, hace bueno a cualquier comprador. Pero un comprador, jamás podrá ser eficiente en su función si no tiene un parque de proveedores estructurado y ordenado con buenos y eficientes proveedores.


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