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Por qué es importante aplicar tecnología a tu gestión de proveedores


Hay personas que creen que la tecnología es como un martillo o un destornillador. Es decir, algo que sirve para una cosa concreta. Están equivocados. La tecnología ya está soportando la base de nuestra sociedad.

En las áreas de compras, sobre todo en la PYME, el excel y el correo electrónico son la tecnología base y, en la mayoría de los casos, la única. Hay quienes se preguntan si necesitan herramientas específicas como SRMs para su trabajo. La pregunta no es esa. La pregunta es,

¿Por qué no las estás usando todavía?

Las soluciones de compras te ayudan en los siguientes procesos:

Con una o varias herramientas especializadas que te ayuden a esto, podrás:

Acceder a más proveedores.

Si quieres encontrar nuevos proveedores de una categoría o tienes que abrir una categoría nueva en la que no tienes histórico, tu plataforma de proveedores te ofrecerá nuevas alternativas.

Controlar el riesgo de los proveedores.

Podrás saber si un proveedor es solvente o no sin falta de pedirle ningún documento.

Reducción del gasto.

Fomentarás la competencia entre proveedores y eso te hará conseguir mejores ofertas y mejores condiciones de compra.

Mejora de las condiciones de suministro.

Controlarás mucho mejor lo que te sirven, cuándo te lo sirven y el ritmo al que necesitas que te lo sirvan.

Control de la demanda interna.

Tendrás localizadas a las unidades de gasto internas y podrás establecer procedimientos de petición y aprobación de compras.

Control del suministro.

Podrás comprobar que lo que te sirven es lo que has pedido en las condiciones de calidad, tiempo y forma que has comprado o contratado.

Control de cumplimiento del contrato.

Tendrás información para saber si tu proveedor ha cumplido o no con lo pactado.

Mejora del flujo de tesorería.

Darás orden de aprobación de la facturación en el importe ajustado y por las cantidades efectivamente suministradas.

Evaluación del desempeño.

Podrás analizar si tu proveedor está cumpliendo o no.

Y todo ello, desde tu puesto de trabajo, con sistemas que organizan de forma automatizada la información y dejándote tiempo para dedicarte a lo que el comprador es más efectivo para su empresa: comprar mejor y no hacer trabajo administrativo.

 


Cómo construir un parque de proveedores dinámico


Los profesionales de compras deben ser ante todo “profesionales”.

Por suerte frases como:

“Yo ya tengo los proveedores que necesito”

“No necesito más proveedores, ya tengo los míos”

Se están desterrando del vocabulario de los compradores. Si aún así las oímos en alguno, desconfiemos.

A todo departamento de compras le interesa cada vez más tener un parque de proveedores titulares y un banquillo cada vez más nutrido y dinámico que presionen con alternativas, propuestas y ofertas.

¿Cómo buscar de forma continuada a los proveedores?

Ni con “tarjetitas”, ni buscando en Google. Hay que acceder a una (o varias) plataforma de proveedores abierta que te aporte listados u opciones de proveedores ya categorizados y actualizados. Un entorno tecnológico que te permita, además, pedir ofertas directamente, bien sea con el objetivo de seleccionar y hacer una compra (RFQ) o bien para pedir información sobre precios y condiciones (RFI).

Tener a tu alcance estas herramientas es una inversión necesaria y fundamental que ahorrará gran cantidad de horas de búsqueda y análisis y que permitirá que tengas un parque de proveedores amplio y con una tensión competitiva continua.

Como comentamos en el artículo ¿Por qué homologar a mis proveedores?, es necesario, además de encontrarlos, conocerlos y tener una certeza mínima (o máxima, dependiendo de para qué sea) de la solvencia de ese proveedor. Por ello, necesitaremos tener acceso a información y documentación.

Mejorando mi gestión de proveedores

El peligro es que queramos pasar de 0 a 100 en un segundo. Es decir, pasar de no pedir ningún tipo de información a un proveedor a pedirle toda la documentación que se nos ocurra y querer tenerlo todo disponible y cotejado en 15 días. Esto puede producir una tensión interna y en nuestros proveedores que sea muy perjudicial para ambas partes. En una coyuntura como la actual donde el proveedor está ganando en poder de negociación dados los problemas de suministro globales tan importantes que hay, puede pasar que el proveedor no quiera aceptarnos como cliente potencial. Si eso se generaliza en más proveedores, tendremos serios problemas.

Que el querer saber no nos ahogue en burocracia.  Piensa qué necesitas para conocer a tu proveedor y no les solicites información o documentación que no te aporta. Y sobre todo, hazles perder el menor tiempo posible porque su tiempo no es menos valioso que el tuyo. Piensa que los proveedores no sólo trabajan para ti ni se relacionan sólo con tu plataforma.


La importancia de la calidad del producto en la industria alimentaria


En España, la industria de alimentación y bebidas es la primera rama manufacturera del sector industrial, según los últimos datos de Estadística Estructural de Empresas del INE.

Las empresas dan una importancia capital a las Auditorías de sistemas de seguridad alimentaria y calidad del producto.

¿Qué es una auditoría de seguridad alimentaria y calidad de producto?

Por definición una Auditoría de sistemas de seguridad alimentaria es la evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva que se realiza para determinar si el sistema implantado cumple con las disposiciones establecidas, de forma efectiva.

En este sentido hay varias normativas de referencia entre las cuáles destacan la ISO 22000 – Gestión de la Inocuidad de los alimentos, BRC Food Standards – British Retail Consortium y IFS Food – International Featured Standard.

La clave en las auditorías de calidad de producto

Una vez pasadas estas auditorías alimentarias se obtiene la ansiada certificación alimentaria que abarca la totalidad de la cadena de suministro, es decir, va desde los ganaderos y agricultores hasta los procesadores.

Dentro de estas auditorías alimentarias aparecen una serie de términos muy importantes, calidad de producto, auditoría de producto, homologación de producto. La auditoría de producto, como su nombre lo indica, comprueba la calidad del producto o servicio, para determinar si cumple con las especificaciones o necesidades del cliente

Normalmente en una auditoría, el auditor, acompañado de la persona responsable del departamento de calidad, procede a inspeccionar las instalaciones de producción de la empresa. Para ello, observa y estudia toda la documentación y los registros de cada una de las áreas y estaciones de trabajo.

¿Cómo superar una auditoría de calidad de producto?

Estos clientes gestionan de una manera ágil y sencilla gran cantidad de documentación

Desde dokify ayudamos a las empresas a controlar toda la documentación relacionada con la calidad del producto gracias a nuestra potente herramienta de gestión de requisitos que proporciona una automatización y digitalización de documentación de productos y proveedores única en el mercado.

En dokify trabajamos con grandes clientes del sector alimentación y entre sus necesidades aparecen frecuentemente la necesidad de controlar y mantener al día esta documentación, registros, evidencias relacionadas con la calidad de productos y seguridad alimentaria. 

Como ejemplos tenemos empresas del sector alimentario que gestionan categorías de productos (Envases y embalajes, ingredientes y aditivos o productos químicos).

Dicha categorización de proveedores y sus productos la realizan de manera automatizada a través de nuestro portal de homologación.

Estos clientes gestionan de una manera ágil y sencilla gran cantidad de documentación asociada, como por ejemplo:

  • Certificado Conformidad / Uso Alimentario
  • Ficha de Seguridad, Test Migración 
  • Certificado Kosher.

Además, uno de los atractivos de gran potencialidad es la API de dokify. A través de ella se puede extraer informes, crear productos, consultas etc.

Veamos un ejemplo de integración de nuestra API

Integración con SAP para un cliente referente del Sector Industria Conservera:

Esta integración le permite a nuestro cliente poder realizar numerosas consultas de modo automático desde SAP sobre dokify. Por ejemplo:

  • Invitar a registrarse en dokify a proveedores desde SAP
  • Crear productos o comprobar que todos los requisitos de un producto se están cumpliendo antes de lanzar un pedido.

Este cliente utiliza dokify para la gestión de la coordinación de actividades empresariales (CAE) y la gestión de requisitos de proveedores y productos.

Contacta con nosotros y estaremos encantados de ayudarte. info@dokify.net


¿Por qué debería homologar a mis proveedores?


Pregúntate lo siguiente. Cuando entras en Amazon o Aliexpress a comprar una sudadera, normalmente miras las fotos, lees las características y compras la más barata.

A veces aciertas y otras veces, cuando abres la caja… la cierras y lo devuelves. Como mucho, pones un comentario.

¿Qué está fallando ahí? Pues que no sabemos a quién estamos comprando. No tenemos gran información de si es un proveedor responsable y fiable, si es un distribuidor chino de dudosa reputación o un particular que compra en Aliexpress muy barato y vende en Amazon más caro.

Lógicamente, un particular no va a meterse en un lío de homologar a los proveedores a los que compra. Pero una empresa debe hacerlo sí o sí.

¿Cómo puedo homologar a mis proveedores?

Debe analizar la solvencia de cada proveedor. Para ello debería de analizar varios factores. Si es un proveedor español, lo primero que tienes que mirar es si esa empresa está al corriente de pagos con la Agencia Tributaria y con la Seguridad Social. Si no lo está y le compras, la Administración Pública puede reclamarte a ti su pago.

Deberías también vigilar si es una empresa que cubre sus riesgos, es decir, si tiene un seguro que cubra su responsabilidad. Lo mismo, si ese proveedor tiene un accidente en tus instalaciones o que esté vinculado con un servicio que te preste o preste en tu nombre, debes estar cubierto ante este riesgo.

También es muy interesante conocer sus cuentas anuales. Imagina que te está vendiendo 500.000 euros y su capital social son 3000 euros. ¿Qué creerías de esa empresa? O que después de venderte ese medio millón de euros, ves que toda su facturación son 600.000. La dependencia que tiene de ti es brutal. Imagina que con ese capital de 3000 euros, sin inmovilizado y con esa facturación, su nivel de endeudamiento es de 200.000 euros. Tienes que poder interpretar muy bien las cuentas anuales de tu proveedor para conocerle mínimamente.

Hay otras muchas cuestiones que te puede interesar conocer de un proveedor. Si tiene sistemas de calidad, si es responsable desde un punto de vista medioambiental o ético. Puede que quieras conocer qué otros clientes de tu tamaño tiene.

En resumen, necesitas controlar una serie de requisitos y documentaciones vivas de cada proveedor que, o haces un control administrativo riguroso, o contratas una plataforma que te permita tener la certeza de que estás tratando con el proveedor que necesitas en cada momento.

Gestiona a tus proveedores en un solo lugar gracias a dokify.

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¿Cómo estructurar el trabajo de un departamento de compras?


Si ya eres un comprador “con galones” este artículo, probablemente, ya te sonará. Si no lo eres, verás que te va a aportar mucho, te recomiendo que reflexiones profundamente.

Todos los departamentos de compras profesionales de cualquier empresa de cualquier sector hacen lo siguiente:

  • Se divide el gasto por categorías
  • Se clasifican a los proveedores según esas categorías
  • Se homologa a los proveedores
  • Se pide ofertas a los proveedores
  • Se gestionan pedidos
  • Se evalúa a los proveedores según su desempeño

Lo de las categorías es muy evidente, pero nada sencillo. Cada empresa suele hacer su propia clasificación. No se suele utilizar un estándar de clasificación. Esto tiene un problema muy evidente. Si se tiene una plataforma de proveedores de desarrollo propio, cada proveedor puede despistarse mucho al tener que asignarse un nombre de categoría distinta en cada empresa.

Proceso para estructurar mi departamento de compras correctamente

Nosotros en Dokify usamos el CPV, que es un estándar en toda la UE y dispone de más de 9000 categorías. Es cierto que al principio, tanto el proveedor como el comprador tienen que hacer un esfuerzo de buscar las categorías adecuadas, pero, una vez las tienen identificadas, el trabajo a ambas partes se simplifica enormemente dado que el comprador encontrará más proveedores y el proveedor más clientes.

Lo siguiente es homologar a tus proveedores. De esto hablaremos en más detalle en el siguiente artículo. Estad atentos.

Pedir ofertas a esos proveedores que ya tienes clasificados y homologados es lo siguiente. Tener un sistema que te permita preparar un formulario con tus necesidades y los criterios de adjudicación; hacer llegar esa información a la selección de proveedores; que estos puedan responder de forma homogénea y hacerla llegar en tiempo y forma para que el comprador pueda analizar la información o decidir la oferta más favorable y notificar su decisión. Esto sin una plataforma especializada, es un verdadero suplicio si tienes gran cantidad de licitaciones al mes.

Hacer el pedido, llevar el seguimiento de entregas y el control de albaranes o contratos y dar el visto bueno (o no) dando la orden de facturación al proveedor, es la siguiente fase.

Por último, pero fundamental, analizar si el proveedor ha hecho bien su trabajo y merece seguir siendo nuestro proveedor.

En todo este proceso, hay mucha documentación a intercambiar, mucho interacción entre las partes y la necesidad de que todo quede registrado y trazado es fundamental. Si lo haces con correo electrónico y Excel… te acompaño en el sentimiento. Convence a quien sea para implantar una plataforma.

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