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Nuestra experiencia en el II Congreso PRLInnovación


Durante los días 6 y 7 de marzo ha tenido lugar, en la Escuela de Organización Industrial de Madrid, el II Congreso de PRLInnovación bajo el lema Transformando la Prevención tradicional en cultura preventiva por y para las Personas.

Desde PRLInnovación nos han brindado la oportunidad de participar en el evento, no solo como asistentes sino también como ponentes. Desde dokify hemos querido aportar nuestro punto de vista sobre la gestión de la CAE y hemos querido centrar la atención de nuestra charla en la importancia que tiene colaborar en prevención.

Nuestra ponencia ha sido bastante sencilla, simplemente nos hemos centrado en hacer una reflexión sobre cómo vemos actualmente la CAE y sobre cómo creemos que debe ser. Básicamente la hemos centrado en 4 puntos básicos:

  • Las mejoras que suponen para las empresas trabajar en red vs trabajar jerárquicamente
  • La importancia de unificar criterios
  • Minimizar el número de tareas repetidas
  • Cumplir con la ley y aportar valor al mismo tiempo


  • Además, nos ha parecido muy importante contar un caso de éxito que demuestre de forma sólida que nuestra idea de trabajo en red y colaborativo tiene mucho sentido y que tiene unos resultados tangibles y medibles. Para ello hemos contado con el beneplácito de Alcampo, una de las compañías que confían en dokify para la gestión de la CAE.

    De la mano de nuestro CEO, Juan Medina, pudimos contar a todos los asistentes al evento cómo Alcampo ha hecho de la CAE mucho más que papeles. Juan ha expuesto como con dokify es posible llevar una gestión integral, de principio a fin, desde la solicitud de cada documento, a la rápida y eficaz acreditación de trabajadores, sin olvidar el geoposicionamiento, una de las funcionalidades más atractivas que hemos desarrollado ya hace unos meses.

    En definitiva, hemos intentando exponer de forma breve y sencilla cómo creemos que se deben hacer las cosas: cómo ahorrar tiempos, no repetir tareas, no pedir más de lo necesario y sobre todo la importancia que tiene que todos colaboremos porque la coordinación de actividades empresariales es mucho más que papeles. No olvidemos que el activo más importante que tienen las empresas son las personas. Invertir el tiempo en Prevención y aportar valor a nuestro día a día, en eso creemos nosotros.

    Aquí te dejamos un vídeo sobre dokify para que veas de manera rápida y entretenida nuestro punto de vista:

    Todo el equipo de dokify estamos muy contentos de haber podido colaborar en estas jornadas y poner nuestro granito de arena con nuestra experiencia, basada sin duda en las necesidades de todos nuestros clientes.


    La CAE: algo más que papeles


    Cualquier profesional del mundo de la Prevención es consciente de la cantidad de burocracia y de papeles que implica la gestión de la coordinación de actividades empresariales y el escaso valor que aporta la gestión documental para la cantidad de tiempo que hay que invertir en ella.

    Conocedores de esta situación, el mercado comienza poco a poco a llenarse de soluciones orientadas principalmente a facilitar esa gestión documental, pero sin ir un paso más allá, convirtiéndolo en una tarea administrativa más, que poco tiene que ver con la CAE.

    Imagen.409

    Para dokify el término coordinación empresarial tiene un sentido mucho más amplio que la mera gestión documental. Siguiendo esta premisa enfocamos todo nuestro esfuerzo en hacer y evolucionar una solución que permita conocer, controlar y gestionar todo lo que ocurre de puertas para fuera de tu empresa. La idea es que al mismo tiempo que se cumple con toda la labor burocrática puedas tener una visión de la relación de tu empresa con toda la cadena de suministro para asegurar una óptima entrega de tus productos y/o servicios por medio del conocimiento, cualificación y estado de todo el personal ajeno que trabaja para tus proveedores y que forman parte de la cadena de valor.

    Estamos convencidos de que desde el departamento de prevención se puede aportar mucho valor a otros departamentos de la compañía (Operaciones, Compras, RSC) gracias a la cualificación y preparación de todos esos recursos externos de los que no se tiene prácticamente ningún control ni conocimiento dado que las aplicaciones existentes (RRHH, ERP, CRM, etc..) no centran su actividad en ese sentido y el volumen de personal externo suele ser, en muchos casos, muy superior al de recursos propios de la compañía.

    Una eficiente coordinación de actividades empresariales te permitirá ir mucho más allá de la gestión documental facilitando información de toda la cadena de suministro a otros departamentos a los que seguro les resulta útil y que puede que por no disponer de ella no hayan conseguido exprimir una información tan útil como esta.

    En definitiva, lo que podrás hacer con dokify, además de la gestión documental que ya se le presupone a una solución de estas características, es conocer en tiempo real las empresas que tienes acreditadas y disponibles en función de sus actividades, su situación geográfica, sus proyectos, etc. También podrás saber, de manera muy sencilla, qué actividades realizan todos los empleados, qué puestos desempeñan, qué riesgos entrañan los trabajos que realizan, de qué formación disponen. Por supuesto, dokify tiene total capacidad para adaptarse a cualquier cambio que se produzca en la estructura de tu empresa. ¿Van surgiendo nuevos proyectos, obras nuevas, cambios en delegaciones? Eso no será nunca un problema. Dokify se adapta perfectamente a tus cambios.

    Por supuesto, cada empresa dispone de su propio espacio dentro de dokify. Esto le permite gestionar y mantener actualizada su propia información. De esta manera, siempre tienes al día la información de tus proveedores, contratas y subcontratas con el mínimo esfuerzo y con la garantía de que desde dokify se validan todos los documentos y se atienden todas sus dudas. Así podrás estar tranquilo y dedicar así tu tiempo a lo importante, la prevención.

    La CAE, mucho más que papeles.


    Ya puedes indicar la fecha de validez


    Una de las premisas que tenemos en dokify es simplificar al máximo todas las tareas y decisiones que tengan los usuarios, para que su gestión sea lo más rápida y simple posible. Siguiendo esta condición, cuando inicialmente diseñamos la pantalla de anexar documentos, nos planteamos en qué puntos un usuario podría tener dudas y/o cometer errores. Uno de estos puntos era el campo de fecha. Decidimos por ello poner alguna medida para intentar que el usuario indicara la fecha correcta del documento, tanto la de inicio de vigencia como la de fin. Para ello decidimos, en su momento, que no se pudiera indicar una fecha posterior a la propia caducidad del documento y que la fecha de emisión no pudiera ser posterior a la fecha en la que se anexaba, ya que entendíamos que el documento no podría existir.

    Pantalla anexar

    Como ya viene siendo habitual, gracias al feedback obtenido directamente de nuestros usuarios hemos visto que una de estas premisas no siempre es válida. Debemos tener en cuenta que a veces la fecha de emisión no siempre es la misma que la fecha a partir de la cual comienza a ser válido el documento. ¿Un ejemplo? Los contratos de trabajo. En nuestro intento de prevenir al máximo los errores, cometimos uno que impedía indicar la fecha correcta en ciertas ocasiones, como esta, en la que no permitíamos indicar una fecha posterior y en cambio muchas veces el documento se anexaba (y se anexa) con anterioridad a la fecha en que comenzaba a ser válido.

    Desde hace unas semanas hemos decidido cambiar este aspecto, y ahora ya es posible indicar una fecha de emisión posterior al día de anexión. Aunque no es fácil construir y evolucionar un servicio como dokify debido a que lo usan miles de empresas y cada una tiene sus propias necesidades y particularidades, nos esforzamos en escuchar a los usuarios y desarrollar soluciones que resuelvan los problemas de todas ellas.

    Seguimos trabajando para ofrecer una solución cada vez mas robusta. Recuerda pasarte por nuestro blog para enterarte de las últimas novedades y poder sacarle el máximo partido a la aplicación.


    Buscamos Key Account Manager


    Buscamos una persona capaz de adaptarse a un mercado donde el cambio es constante y el ritmo de trabajo es exigente. La persona ha de ser flexible, dinámica y capaz de integrarse en una estructura pequeña.

    Requisitos:
    Titulación Superior.
    Nivel muy alto de inglés.
    Organizado, estructurado.
    Dotes de negociación y comunicación.
    Orientación al cliente y a la consecución de objetivos comerciales.
    Capaz de indagar en las necesidades del cliente.
    Trabajo en equipo.
    Experiencia demostrable en la gestión de grandes cuentas

    Deseable:
    Título de técnico superior de prevención de riesgos laborales
    Experiencia en el sector de la prevención

    Funciones:
    Gestionar e identificar nuevas oportunidades de negocio y nuevos proyectos en las cuentas existentes.
    Análisis, seguimiento y reporting de la evolución de cada una de las cuentas.
    Fidelizar a los clientes existentes.
    Captación de nuevos clientes, negociar y cerrar la venta.
    Captación y gestión de las grandes cuentas.
    Gestión del tiempo y capacidad de trabajar en equipo.
    Disponibilidad para viajar.
    Consecución de planes de venta definidos por la compañía.

    Ofrecemos
    Sueldo: 30-35.000 € bruto/año según valía más variable.

    Puedes contactar con nosotros en jobs@dokify.net


    QR y geolocalización


    Entre los objetivos principales de dokify está optimizar al máximo el proceso de acreditación de trabajadores y contratas. Para conseguir que esto sea lo más sencillo posible hemos lanzado dos nuevas funcionalidades: Carnets QR y Geolocalización.

    La idea fundamental es que cada empleado lleve consigo a las instalaciones del cliente el carnet que ha descargado e impreso. Allí se leerá el código QR que tiene el carnet y con este simple gesto la persona encargada de controlar el acceso podrá verificar si el empleado está o no acreditado.

    Carnet QR

    Además, integrado en este propio sistema, dokify reconocerá la ubicación de cada empleado. De esta forma podrás visualizar en el mapa dónde se encuentran tus trabajadores en cada momento, una información muy útil para tu empresa.

    maps

     

    Usar un sistema de estas características es aprovechar al máximo una de las mejores cualidades de dokify: el tiempo real. Poder consultar al momento el estado de los trabajadores ahorrará muchísimo tiempo y quebraderos de cabeza tanto al cliente como a la contrata, sin necesidad de ningún otro mecanismo, y la contrata podrá resolver cualquier problema de última hora sin miedo a perder tiempo de trabajo.

    Conscientes del reto que supone lanzar una nueva funcionalidad vamos identificando puntos de mejora para agilizar al máximo el proceso. Mantenemos actualizado nuestro foro de preguntas frecuentes para que nuestros usuarios puedan sacarle siempre el máximo partido a dokify

    Ya está en marcha la primera implantación de este sistema en todas las instalaciones de uno de nuestros clientes. Llevamos unos meses probando el sistema en algunos de los centros de trabajo a modo de piloto y desde el día 1 de Octubre está ya implantado a nivel nacional. Dentro de poco esperamos poder contaros más en detalle este proyecto y que así otras muchas empresas comiencen a usarlo para controlar el acceso a sus centros de trabajo.


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