our latest news and views, our blog

Gestionar varias solicitudes: más visual, más sencillo


Como ya sabes, dokify te puede solicitar un mismo documento varias veces, por ejemplo, porque te lo soliciten diferentes clientes para los que trabajas o por que el documento aplique a diferentes puestos de trabajo de un mismo empleado.

Con el fin de mejorar la visualización de esas solicitudes y sobre todo para ayudarte a gestionarlas mejor, desde dokify hemos hecho cambios que creemos te ayudarán.

Solicitudes

Como puedes observar, junto al solicitante del documento te puede aparecer un número, precedido de un ‘+’. Eso implica que ese tipo de documento tiene más solicitudes, en concreto la que ves en pantalla más las que te indique el número. En el caso de la imagen superior, el documento Parte de inicio de trabajos-Proyecto Lomas se solicita por 4 motivos diferentes, la que se muestra en la línea para el solicitante Lomas, y 3 solicitudes más, tal y como te indica el número (‘+3’). Al hacer clic en el número ‘+3’ se desplegarán todas las solicitudes para ese tipo de documento. Hasta aquí nada cambia.

Sin embargo como puedes observar, y para facilitarte más aún que puedas identificar quién te solicita el tipo de documento, puedes ver el logo de la empresa que te lo solicita, siempre y cuando lo tenga cargado en la aplicación.

Además, cada solicitud dispone ahora de sus propias opciones (hasta ahora “Opciones” aparecía sólo para todo el conjunto de solicitudes). Seguirás disponiendo de este menú para tratar todas las solicitudes al mismo tiempo o podrás hacerlo una a una, como te resulte más cómodo.

Solicitudes.1

Habrá ocasiones en las que agrupar las solicitudes te ahorre mucho tiempo, pero es posible que si un cliente tiene unos criterios de validación diferentes o usa algún tipo de plantilla a medida, el hecho de ver claramente cada solicitud por separado te puede resultar de gran ayuda.


Tu email y dokify conectados: el nuevo sistema de comentarios


En dokify tenemos muy claro que el objetivo principal es que todas las empresas cumplan perfectamente con los requisitos de sus clientes y como consecuencia aparezcan “en verde” en la aplicación. Llegar a esa situación puede requerir comunicación entre todas las partes implicadas: cliente, proveedor, validador. Para ello, hemos desarrollado un nuevo sistema de comentarios, del que ya os adelantábamos información hace unas semanas, que te permitirá, de manera muy sencilla, poder comentar sobre los documentos. Y lo mejor de todo, ¡si quieres podrás hacerlo directamente desde tu email!

¿Cómo realizar un comentario? Pues es muy sencillo. Sobre la línea de la solicitud de un documento siempre puedes acceder a “Opciones>Comentarios” y entrar así al nuevo sistema de comentarios. Como podrás comprobar, el cambio es más que notable, y lo mejor es que el cambio no es solo de imagen sino de funcionalidad. Y eso es lo que te queremos contar.

Imagen.2

El nuevo sistema de comentarios es mucho más que una lista de frases intercambiadas entre usuarios. Para empezar, cuando se anexa un documento esta acción se refleja en los comentarios como una entrada nueva en la que se registra qué usuario ha subido el documento y cuándo lo ha hecho. Pero para que lo comprendas mejor te vamos a explicar los distintos formatos de los bloques de comentarios:

Un bloque de comentarios se compone de 4 partes:
1. El comentario. Puede estar vacío si la acción que lo genera es la de anexar o la de validar.

Imagen.6

2. Botón de respuesta. Al hacer clic en el botón Imagen.3 de un comentario el cursor se situará en la caja de texto superior, en la de nuevo comentario, y asociará ese comentario a las solicitudes anteriores.

Imagen.17

3. Ver solicitudes asociadas. Los comentarios pueden realizarse para una solicitud o para varias, siempre y cuando el documento se solicite por más de un solicitante.

Imagen.19

4. Opciones de los comentarios. Sobre los comentarios propios hay dos opciones posibles: editar el comentario o eliminarlo:

Imagen.20

¿Quieres seguir el hilo de comentarios y recibirlos por email?

Tienes 4 formas distintas de suscribirte a un hilo:

1. De forma manual, haciendo clic en el botón Imagen.16
2. Comentando sobre cualquier solicitud. En el momento en que escribes un comentario en un hilo te suscribes de forma automática.
3. Anexando el documento. Desde que lo anexas quedas suscrito al hilo.
4. Validando un documento. De la misma manera que al anexar un documento te suscribes al hilo lo mismo sucede cuando lo validas o anulas. De esta forma el usuario que anexa y el que valida están en permanente comunicación.

¿Quieres ver el último comentario que se ha hecho? Sobre la línea del documento verás el icono Imagen.26. Pasa el ratón por el icono y podrás ver el último comentario realizado:

Imagen.25

Sistema de avisos por email

Una de las mayores novedades que incluye este sistema de comentarios de dokify es sin duda el de avisos por email. Si estás suscrito al hilo de comentarios recibirás los cambios y nuevos comentarios que se produzcan en la solicitud directamente en tu email. Y lo mejor de todo es que podrás responder directamente desde tu gestor de correo, sin necesidad de acceder a a la aplicación. De esta forma estarás siempre al día y podrás responder a un comentario, por ejemplo, desde tu teléfono móvil.

Tour por el sistema de comentarios:

Para ayudarte a comprender aún mejor el nuevo sistema de comentarios hemos preparado un tour que aparecerá a los usuarios de dokify que entren en la página de documentos y tengan un comentario. Podrás ver un mensaje para iniciar el tour:

Imagen.28

El sistema te irá guiando por la ventana de comentarios para indicarte brevemente las partes más importantes y que requieren tu atención. Verás lo sencillo que es usar el sistema de comentarios de dokify y lo que agilizará tu experiencia con el resto de usuarios.

Imagen.29

¿Te animas a comentar?


Envía emails desde dokify a los usuarios que tú decidas


En dokify sabemos lo importante que es para nuestros clientes la comunicación con sus empresas y sus empleados. Por ello hemos desarrollado una nueva funcionalidad que te permitirá poder enviar emails de forma selectiva a los usuarios de las empresas que seleccionen y a los empleados que dispongan de email registrado en dokify. Esta funcionalidad está basada en las búsquedas, aquí te contamos paso por paso cómo hacer los envíos:

A usuarios

Para enviar emails a los usuarios de las empresas de dokifyemails hazlo a través de las búsquedas, de la siguiente manera:

1. Selecciona las empresas a las que quieres enviar el email. Puedes ir buscándolas en el buscador y seleccionándolas, o buscar esas empresas por otros criterios, como los agrupadores que tengan asignados, si les falta algún documento por validar, o lo que necesites. Verás como a medida que seleccionas empresas el número de elementos seleccionados aumenta.

Imagen.1

Truco: Para seleccionar todas las empresas/elementos que te aparezcan en pantalla presiona Ctrl+A en tu teclado, así de sencillo.

2. Haz clic en el enlace que te muestra los elementos seleccionados:

Imagen.2

3. Ahora verás como te muestra la lista de los elementos que has seleccionado. Tienes que guardar esa búsqueda haciendo clic en el icono de la parte izquierda:

Imagen.3

4. Indica un nombre para ese conjunto de empresas a las que quieres enviar el email y haz clic en Imagen.4:

Imagen.5

5. La aplicación te redirige de manera automática a las búsquedas que tienes guardadas y te resaltará unos segundos la búsqueda que acabas de guardar.

Imagen.6

Nota: Para acceder a las búsquedas ya guardadas y no tener que repetir los pasos anteriores, haz clic en Imagen.7:

Imagen.8

6. Ahora, en la línea de la búsqueda, haz clic en “Opciones>Avisos”. En la ventana que se muestra indica, en el campo “Asunto”, el asunto del email que quieres enviar y en el campo inferior redacta el cuerpo del email. Cuando finalices haz clic en Imagen.9 para enviar el email. El sistema te pedirá que confirmes el envío.

Imagen.10

Una vez envíes el email podrás ver el estado del envío:

Imagen.11 el email está siendo enviado.
Imagen.12 el email ya se ha enviado pero aún no ha sido leído.
Imagen.13 el email ha sido abierto por el usuario.

Imagen.15

Cuando cada usuario abra el email esta información quedará registrada en la aplicación y podrás ver cuándo lo ha abierto.

Recuerda que los emails llegan a los usuarios de las empresas incluidas en la búsqueda que hayas guardado y sobre la que generes el envío del email.

Consejo: Si quieres enviar un email a todas las empresas que tengan asignado un agrupador determinado sólo tendrás que realizar la búsqueda en el buscador, seleccionar las empresas que te proporcione y guardar esa búsqueda.

A empleados

El procedimiento es exactamente el mismo. Eso sí, dado que no todos los empleados tienen un email registrado, el envío sólo llegará a los empleados que tengan un email en dokify.


Mejorando la comunicación entre empresas


Tan importante es construir una compleja red empresarial como favorecer la comunicación dentro de la misma. En dokify cada empresa puede definir sus propios requisitos y a la vez cumplimentarlos.

No hay duda de que tras el gran crecimiento de la plataforma han surgido nuevas necesidades y la forma de comunicación entre empresas que solicitan estos requisitos y las empresas que lo cumplimentan carece de funcionalidades que consideramos básicas.

Somos conscientes de en qué puntos necesitamos mejorar, en gran parte por el feedback que nuestros usuarios nos están dando, y estamos trabajando duro para que cada empresa pueda usar dokify de la forma más eficiente posible.

Hoy anunciamos que pronto estará disponible un cambio en el sistema de comentarios de las solicitudes de documentos que creemos que será un antes y un después en la forma en la que te comunicas a través de dokify.

Estamos hablando de un canal directo entre tres actores:

1. Empresa que solicita un documento.
2. Contrata que sube el documento.
3. Empresa que valida el documento, cuando sea diferente a la empresa que solicita el documento.

Así, si te han anulado un documento y tienes algo que decir o no ha quedado bien explicado el motivo, vas a poder hablar directamente con el usuario que lo anuló, y no solo para la anulación de documentos, si no como herramienta de comunicación para cada solicitud que hagas a tus contratas y proveedores o que tus clientes hayan definido.

Esta nueva mejora que pronto presentaremos no solo va a ahorrar tiempo, además su uso será mucho mas simple e intuitivo, de forma que cada comentario se verá claramente asociado al documento al que pertenece.

Cada día trabajamos para poder anunciar esta y nuevas mejoras que hacen que la coordinación de actividades empresariales a través de dokify sea sencilla y eficiente.


¿Quieres formar parte de nuestro equipo de Atención al cliente?


Qué buscamos
Una persona para nuestro departamento de atención al cliente, con interés por las nuevas tecnologías, con capacidad para trabajar en equipo y con un perfil preferiblemente técnico. Es importante que tenga experiencia en atención al cliente y/o soporte técnico y que tenga facilidad aprender a usar nuevas aplicaciones.

Objetivos
Principalmente dar soporte telefónico y por email a los usuarios de la app, con el objetivo de solucionar sus dudas, registrar incidencias y ayudarles a realizar un uso adecuado y provechoso de la aplicación. Además debería ser capaz de transformar las necesidades de los usuarios en mejoras para la aplicación, en coordinación con el responsable de equipo.

Funciones
– Atención telefónica.
– Respuesta y gestión de incidencias a través de Zendesk.
– Generación de reportes de servicio.
– Contacto con nuevos clientes y seguimiento de los habituales.

Requisitos necesarios
– Perfil técnico.
– Inglés. Nivel muy alto tanto hablado como escrito.
– Experiencia en atención al cliente.

Requisitos deseados
– Otros idiomas: francés, portugués.
– Conocimientos en PRL.
– Conocimientos en calidad y mediomabiente.
– Uso y manejo de Zendesk.

Ofrecemos
– Salario según valía.
– Equipo de trabajo joven y dinámico.

Contacto
jobs@dokify.net


1 12 13 14 15 16
suscribe to our blog    

login

Stay signed in

do you want to use dokify?

If you like what we have told you and you want to start using dokify, please contact us.

get a demo

If you want to see in detail how we can help, ask us for a demo. Give us your data and our sales team will attend soon.

sales service

Give us your data and our sales team will attend soon.

Is this licence for me?

If you have to do a specific job for another company
and have a maximum of 3 items (employees and/or machines)

Here is your licence!

Calculate your Premium Licence

Your Premium Licence = Annual fee + (5,5 € x Number of items)

Number of items Annual fee Fee per item
Maximum 3 items 66 € 5,5 €
4 to 20 items 164 € 5,5 €
21 to 60 items 272 € 5,5 €
Over 60 items 381 € 5,5 €

VAT and document validation fees not included, that may apply in the case dokify provides this service.

Your Premium Licence = Annual fee + (5,5 € x Number of items)

Microenterprise
Maximum 3 items
Annual fee: 66 €
Small company
4 to 20 items
Annual fee: 164 €
Medium-sized company
21 to 60 items
Annual fee: 272 €
Large company
Over 60 items
Annual fee: 381 €

VAT and document validation fees not included, that may apply in the case dokify provides this service.

Number of items = number of employees and machines at your company.