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Tu email y dokify conectados: el nuevo sistema de comentarios


En dokify tenemos muy claro que el objetivo principal es que todas las empresas cumplan perfectamente con los requisitos de sus clientes y como consecuencia aparezcan “en verde” en la aplicación. Llegar a esa situación puede requerir comunicación entre todas las partes implicadas: cliente, proveedor, validador. Para ello, hemos desarrollado un nuevo sistema de comentarios, del que ya os adelantábamos información hace unas semanas, que te permitirá, de manera muy sencilla, poder comentar sobre los documentos. Y lo mejor de todo, ¡si quieres podrás hacerlo directamente desde tu email!

¿Cómo realizar un comentario? Pues es muy sencillo. Sobre la línea de la solicitud de un documento siempre puedes acceder a “Opciones>Comentarios” y entrar así al nuevo sistema de comentarios. Como podrás comprobar, el cambio es más que notable, y lo mejor es que el cambio no es solo de imagen sino de funcionalidad. Y eso es lo que te queremos contar.

Imagen.2

El nuevo sistema de comentarios es mucho más que una lista de frases intercambiadas entre usuarios. Para empezar, cuando se anexa un documento esta acción se refleja en los comentarios como una entrada nueva en la que se registra qué usuario ha subido el documento y cuándo lo ha hecho. Pero para que lo comprendas mejor te vamos a explicar los distintos formatos de los bloques de comentarios:

Un bloque de comentarios se compone de 4 partes:
1. El comentario. Puede estar vacío si la acción que lo genera es la de anexar o la de validar.

Imagen.6

2. Botón de respuesta. Al hacer clic en el botón Imagen.3 de un comentario el cursor se situará en la caja de texto superior, en la de nuevo comentario, y asociará ese comentario a las solicitudes anteriores.

Imagen.17

3. Ver solicitudes asociadas. Los comentarios pueden realizarse para una solicitud o para varias, siempre y cuando el documento se solicite por más de un solicitante.

Imagen.19

4. Opciones de los comentarios. Sobre los comentarios propios hay dos opciones posibles: editar el comentario o eliminarlo:

Imagen.20

¿Quieres seguir el hilo de comentarios y recibirlos por email?

Tienes 4 formas distintas de suscribirte a un hilo:

1. De forma manual, haciendo clic en el botón Imagen.16
2. Comentando sobre cualquier solicitud. En el momento en que escribes un comentario en un hilo te suscribes de forma automática.
3. Anexando el documento. Desde que lo anexas quedas suscrito al hilo.
4. Validando un documento. De la misma manera que al anexar un documento te suscribes al hilo lo mismo sucede cuando lo validas o anulas. De esta forma el usuario que anexa y el que valida están en permanente comunicación.

¿Quieres ver el último comentario que se ha hecho? Sobre la línea del documento verás el icono Imagen.26. Pasa el ratón por el icono y podrás ver el último comentario realizado:

Imagen.25

Sistema de avisos por email

Una de las mayores novedades que incluye este sistema de comentarios de dokify es sin duda el de avisos por email. Si estás suscrito al hilo de comentarios recibirás los cambios y nuevos comentarios que se produzcan en la solicitud directamente en tu email. Y lo mejor de todo es que podrás responder directamente desde tu gestor de correo, sin necesidad de acceder a a la aplicación. De esta forma estarás siempre al día y podrás responder a un comentario, por ejemplo, desde tu teléfono móvil.

Tour por el sistema de comentarios:

Para ayudarte a comprender aún mejor el nuevo sistema de comentarios hemos preparado un tour que aparecerá a los usuarios de dokify que entren en la página de documentos y tengan un comentario. Podrás ver un mensaje para iniciar el tour:

Imagen.28

El sistema te irá guiando por la ventana de comentarios para indicarte brevemente las partes más importantes y que requieren tu atención. Verás lo sencillo que es usar el sistema de comentarios de dokify y lo que agilizará tu experiencia con el resto de usuarios.

Imagen.29

¿Te animas a comentar?


Envía emails desde dokify a los usuarios que tú decidas


En dokify sabemos lo importante que es para nuestros clientes la comunicación con sus empresas y sus empleados. Por ello hemos desarrollado una nueva funcionalidad que te permitirá poder enviar emails de forma selectiva a los usuarios de las empresas que seleccionen y a los empleados que dispongan de email registrado en dokify. Esta funcionalidad está basada en las búsquedas, aquí te contamos paso por paso cómo hacer los envíos:

A usuarios

Para enviar emails a los usuarios de las empresas de dokifyemails hazlo a través de las búsquedas, de la siguiente manera:

1. Selecciona las empresas a las que quieres enviar el email. Puedes ir buscándolas en el buscador y seleccionándolas, o buscar esas empresas por otros criterios, como los agrupadores que tengan asignados, si les falta algún documento por validar, o lo que necesites. Verás como a medida que seleccionas empresas el número de elementos seleccionados aumenta.

Imagen.1

Truco: Para seleccionar todas las empresas/elementos que te aparezcan en pantalla presiona Ctrl+A en tu teclado, así de sencillo.

2. Haz clic en el enlace que te muestra los elementos seleccionados:

Imagen.2

3. Ahora verás como te muestra la lista de los elementos que has seleccionado. Tienes que guardar esa búsqueda haciendo clic en el icono de la parte izquierda:

Imagen.3

4. Indica un nombre para ese conjunto de empresas a las que quieres enviar el email y haz clic en Imagen.4:

Imagen.5

5. La aplicación te redirige de manera automática a las búsquedas que tienes guardadas y te resaltará unos segundos la búsqueda que acabas de guardar.

Imagen.6

Nota: Para acceder a las búsquedas ya guardadas y no tener que repetir los pasos anteriores, haz clic en Imagen.7:

Imagen.8

6. Ahora, en la línea de la búsqueda, haz clic en “Opciones>Avisos”. En la ventana que se muestra indica, en el campo “Asunto”, el asunto del email que quieres enviar y en el campo inferior redacta el cuerpo del email. Cuando finalices haz clic en Imagen.9 para enviar el email. El sistema te pedirá que confirmes el envío.

Imagen.10

Una vez envíes el email podrás ver el estado del envío:

Imagen.11 el email está siendo enviado.
Imagen.12 el email ya se ha enviado pero aún no ha sido leído.
Imagen.13 el email ha sido abierto por el usuario.

Imagen.15

Cuando cada usuario abra el email esta información quedará registrada en la aplicación y podrás ver cuándo lo ha abierto.

Recuerda que los emails llegan a los usuarios de las empresas incluidas en la búsqueda que hayas guardado y sobre la que generes el envío del email.

Consejo: Si quieres enviar un email a todas las empresas que tengan asignado un agrupador determinado sólo tendrás que realizar la búsqueda en el buscador, seleccionar las empresas que te proporcione y guardar esa búsqueda.

A empleados

El procedimiento es exactamente el mismo. Eso sí, dado que no todos los empleados tienen un email registrado, el envío sólo llegará a los empleados que tengan un email en dokify.


Mejorando la comunicación entre empresas


Tan importante es construir una compleja red empresarial como favorecer la comunicación dentro de la misma. En dokify cada empresa puede definir sus propios requisitos y a la vez cumplimentarlos.

No hay duda de que tras el gran crecimiento de la plataforma han surgido nuevas necesidades y la forma de comunicación entre empresas que solicitan estos requisitos y las empresas que lo cumplimentan carece de funcionalidades que consideramos básicas.

Somos conscientes de en qué puntos necesitamos mejorar, en gran parte por el feedback que nuestros usuarios nos están dando, y estamos trabajando duro para que cada empresa pueda usar dokify de la forma más eficiente posible.

Hoy anunciamos que pronto estará disponible un cambio en el sistema de comentarios de las solicitudes de documentos que creemos que será un antes y un después en la forma en la que te comunicas a través de dokify.

Estamos hablando de un canal directo entre tres actores:

1. Empresa que solicita un documento.
2. Contrata que sube el documento.
3. Empresa que valida el documento, cuando sea diferente a la empresa que solicita el documento.

Así, si te han anulado un documento y tienes algo que decir o no ha quedado bien explicado el motivo, vas a poder hablar directamente con el usuario que lo anuló, y no solo para la anulación de documentos, si no como herramienta de comunicación para cada solicitud que hagas a tus contratas y proveedores o que tus clientes hayan definido.

Esta nueva mejora que pronto presentaremos no solo va a ahorrar tiempo, además su uso será mucho mas simple e intuitivo, de forma que cada comentario se verá claramente asociado al documento al que pertenece.

Cada día trabajamos para poder anunciar esta y nuevas mejoras que hacen que la coordinación de actividades empresariales a través de dokify sea sencilla y eficiente.


¿Quieres formar parte de nuestro equipo de Atención al cliente?


Qué buscamos
Una persona para nuestro departamento de atención al cliente, con interés por las nuevas tecnologías, con capacidad para trabajar en equipo y con un perfil preferiblemente técnico. Es importante que tenga experiencia en atención al cliente y/o soporte técnico y que tenga facilidad aprender a usar nuevas aplicaciones.

Objetivos
Principalmente dar soporte telefónico y por email a los usuarios de la app, con el objetivo de solucionar sus dudas, registrar incidencias y ayudarles a realizar un uso adecuado y provechoso de la aplicación. Además debería ser capaz de transformar las necesidades de los usuarios en mejoras para la aplicación, en coordinación con el responsable de equipo.

Funciones
– Atención telefónica.
– Respuesta y gestión de incidencias a través de Zendesk.
– Generación de reportes de servicio.
– Contacto con nuevos clientes y seguimiento de los habituales.

Requisitos necesarios
– Perfil técnico.
– Inglés. Nivel muy alto tanto hablado como escrito.
– Experiencia en atención al cliente.

Requisitos deseados
– Otros idiomas: francés, portugués.
– Conocimientos en PRL.
– Conocimientos en calidad y mediomabiente.
– Uso y manejo de Zendesk.

Ofrecemos
– Salario según valía.
– Equipo de trabajo joven y dinámico.

Contacto
jobs@dokify.net


Ya puedes marcar empresas o empleados como No aptos


A veces puede surgir la necesidad de marcar de alguna manera a un empleado o a una empresa como No apto. Por ejemplo, si has tenido una mala experiencia con un empleado de una contrata que ha realizado trabajos para ti querrás tenerlo identificado para que no vuelva a desempeñar labores dentro de tu empresa.

En dokify ya existe la posibilidad de marcar un empleado o una empresa como No apto. Esta acción tiene una consecuencia única y exclusivamente informativa, tanto para todos los usuarios de tu empresa como para las empresas implicadas.

Pasos

1. Para marcar un empleado o una empresa como No apto accede a su ficha.

Imagen.130

2. Haz clic en el botón Aptitud. Puedes leer un breve texto que te explica las implicaciones de marcar un elemento como No apto.

3. Desactiva el campo “Apto”, es decir, ponlo en OFF y haz clic en Guardar.

Los usuarios de tu empresa, o de la empresa en la que se marca un elemento como No apto, verán la línea del elemento en negro. Pese a que pueden seguir gestionando ese elemento, no les volverá a aparecer en rojo o en verde hasta que no se marque como Apto.

EstadoNoApto

Si un cliente tuyo marca un empleado o una empresa como No apto entonces tú verás el icono Imagen.141 en la línea del elemento.

Imagen.142

Si además accedes a su ficha podrás ver quién lo ha marcado como No apto:

Imagen.144

Si el No apto se marca a nivel de corporación entonces todas las empresas de la corporación verán el elemento como No apto, como si ellas mismas lo hubieran marcado. Si una de las empresas de la corporación intentara cambiar el estado del elemento a Apto se le mostrará un mensaje impidiéndoselo, ya que prevalece el criterio de la corporación.


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