Hace ya unos meses que comenzamos a solicitar feedback a nuestros usuarios, con el fin de conocer vuestra opinión sobre la aplicación. Nos habéis transmitido un gran número de ideas y mejoras que poco a poco vamos implementado.

Sin duda la funcionalidad más solicitada ha sido la de poder gestionar mejor los comentarios. Hace poco Javi nos contaba en un post cómo sería el nuevo sistema de comentarios y más tarde Icíar nos detallaba toda la funcionalidad, sus ventajas y la mejora de comunicación que suponía.

Otra de las mejoras más solicitadas está relacionada con la flexibilidad en la validación de cada documento, ya que muchas veces aspectos técnicos o errores al introducir los datos impiden que un empleado o una empresa aparezca en verde y sin embargo el documento en sí es correcto y sirve perfectamente para cumplir el requisito marcado por el cliente.

Resolver este problema no es sencillo por haber varios actores implicados: dokify, el cliente que marca los requisitos y la propia contrata que accede para enviar la documentación. Aún con esto, bajo ciertas circunstancias, la aplicación será capaz de dar un tiempo de margen para corregir los posibles problemas con el documento, sin que esto afecte a los criterios de validación que se aplican, evitando así aparecer en “rojo”

El primero supuesto que ya contemplamos en la aplicación es un error en la fecha del documento. Si el motivo que pudiera generar la anulación fuera únicamente que la fecha del documento no coincida con la fecha indicada en dokify en el momento de anexarlo entonces el equipo de validación dejará el documento temporalmente válido. ¿Y cómo sabrás que está en este estado? Pues podrás ver el icono junto al estado Validado del documento:

Además, y de forma paralela, entra en juego el sistema de comentarios que hace poco hemos estrenado. Te llegará un email, indicándote que tienes que cambiar la fecha del documento para que pueda ser validado completamente. Tendrás 48 horas para hacer el cambio antes de que el documento se anule de manera automática y, por supuesto, podrás hacerlo directamente desde el email, cuyo enlace adjunto te redirigirá al comentario. Desde él podrás cambiar directamente la fecha, sin tener que acceder a la ficha del documento. El comentario te explicará detalladamente por qué la fecha no es correcta, para ayudarte a seleccionar la adecuada. Mira, el comentario que verás será el siguiente:

Poco a poco seguiremos añadiendo más supuestos que creamos que no son motivos para anularte inmediatamente un documento. ¿Quieres proponernos alguno? Anímate a usar la pestaña de “Mejoras dokify” a la que puedes acceder en todo momento desde la parte inferior izquierda de la pantalla. Estudiamos y valoramos todas vuestras propuestas siempre con el fin de seguir mejorando dokify.

Como ya sabes, dokify te puede solicitar un mismo documento varias veces, por ejemplo, porque te lo soliciten diferentes clientes para los que trabajas o por que el documento aplique a diferentes puestos de trabajo de un mismo empleado.

Con el fin de mejorar la visualización de esas solicitudes y sobre todo para ayudarte a gestionarlas mejor, desde dokify hemos hecho cambios que creemos te ayudarán.

Como puedes observar, junto al solicitante del documento te puede aparecer un número, precedido de un ‘+’. Eso implica que ese tipo de documento tiene más solicitudes, en concreto la que ves en pantalla más las que te indique el número. En el caso de la imagen superior, el documento Parte de inicio de trabajos-Proyecto Lomas se solicita por 4 motivos diferentes, la que se muestra en la línea para el solicitante Lomas, y 3 solicitudes más, tal y como te indica el número (‘+3’). Al hacer clic en el número ‘+3’ se desplegarán todas las solicitudes para ese tipo de documento. Hasta aquí nada cambia.

Sin embargo como puedes observar, y para facilitarte más aún que puedas identificar quién te solicita el tipo de documento, puedes ver el logo de la empresa que te lo solicita, siempre y cuando lo tenga cargado en la aplicación.

Además, cada solicitud dispone ahora de sus propias opciones (hasta ahora “Opciones” aparecía sólo para todo el conjunto de solicitudes). Seguirás disponiendo de este menú para tratar todas las solicitudes al mismo tiempo o podrás hacerlo una a una, como te resulte más cómodo.

Habrá ocasiones en las que agrupar las solicitudes te ahorre mucho tiempo, pero es posible que si un cliente tiene unos criterios de validación diferentes o usa algún tipo de plantilla a medida, el hecho de ver claramente cada solicitud por separado te puede resultar de gran ayuda.

En dokify tenemos muy claro que el objetivo principal es que todas las empresas cumplan perfectamente con los requisitos de sus clientes y como consecuencia aparezcan “en verde” en la aplicación. Llegar a esa situación puede requerir comunicación entre todas las partes implicadas: cliente, proveedor, validador. Para ello, hemos desarrollado un nuevo sistema de comentarios, del que ya os adelantábamos información hace unas semanas, que te permitirá, de manera muy sencilla, poder comentar sobre los documentos. Y lo mejor de todo, ¡si quieres podrás hacerlo directamente desde tu email!

¿Cómo realizar un comentario? Pues es muy sencillo. Sobre la línea de la solicitud de un documento siempre puedes acceder a “Opciones>Comentarios” y entrar así al nuevo sistema de comentarios. Como podrás comprobar, el cambio es más que notable, y lo mejor es que el cambio no es solo de imagen sino de funcionalidad. Y eso es lo que te queremos contar.

El nuevo sistema de comentarios es mucho más que una lista de frases intercambiadas entre usuarios. Para empezar, cuando se anexa un documento esta acción se refleja en los comentarios como una entrada nueva en la que se registra qué usuario ha subido el documento y cuándo lo ha hecho. Pero para que lo comprendas mejor te vamos a explicar los distintos formatos de los bloques de comentarios:

Un bloque de comentarios se compone de 4 partes:
1. El comentario. Puede estar vacío si la acción que lo genera es la de anexar o la de validar.

2. Botón de respuesta. Al hacer clic en el botón de un comentario el cursor se situará en la caja de texto superior, en la de nuevo comentario, y asociará ese comentario a las solicitudes anteriores.

3. Ver solicitudes asociadas. Los comentarios pueden realizarse para una solicitud o para varias, siempre y cuando el documento se solicite por más de un solicitante.

4. Opciones de los comentarios. Sobre los comentarios propios hay dos opciones posibles: editar el comentario o eliminarlo:

¿Quieres seguir el hilo de comentarios y recibirlos por email?

Tienes 4 formas distintas de suscribirte a un hilo:

1. De forma manual, haciendo clic en el botón
2. Comentando sobre cualquier solicitud. En el momento en que escribes un comentario en un hilo te suscribes de forma automática.
3. Anexando el documento. Desde que lo anexas quedas suscrito al hilo.
4. Validando un documento. De la misma manera que al anexar un documento te suscribes al hilo lo mismo sucede cuando lo validas o anulas. De esta forma el usuario que anexa y el que valida están en permanente comunicación.

¿Quieres ver el último comentario que se ha hecho? Sobre la línea del documento verás el icono . Pasa el ratón por el icono y podrás ver el último comentario realizado:

Sistema de avisos por email

Una de las mayores novedades que incluye este sistema de comentarios de dokify es sin duda el de avisos por email. Si estás suscrito al hilo de comentarios recibirás los cambios y nuevos comentarios que se produzcan en la solicitud directamente en tu email. Y lo mejor de todo es que podrás responder directamente desde tu gestor de correo, sin necesidad de acceder a a la aplicación. De esta forma estarás siempre al día y podrás responder a un comentario, por ejemplo, desde tu teléfono móvil.

Tour por el sistema de comentarios:

Para ayudarte a comprender aún mejor el nuevo sistema de comentarios hemos preparado un tour que aparecerá a los usuarios de dokify que entren en la página de documentos y tengan un comentario. Podrás ver un mensaje para iniciar el tour:

El sistema te irá guiando por la ventana de comentarios para indicarte brevemente las partes más importantes y que requieren tu atención. Verás lo sencillo que es usar el sistema de comentarios de dokify y lo que agilizará tu experiencia con el resto de usuarios.

¿Te animas a comentar?

En dokify sabemos lo importante que es para nuestros clientes la comunicación con sus empresas y sus empleados. Por ello hemos desarrollado una nueva funcionalidad que te permitirá poder enviar emails de forma selectiva a los usuarios de las empresas que seleccionen y a los empleados que dispongan de email registrado en dokify. Esta funcionalidad está basada en las búsquedas, aquí te contamos paso por paso cómo hacer los envíos:

A usuarios

Para enviar emails a los usuarios de las empresas de dokifyemails hazlo a través de las búsquedas, de la siguiente manera:

1. Selecciona las empresas a las que quieres enviar el email. Puedes ir buscándolas en el buscador y seleccionándolas, o buscar esas empresas por otros criterios, como los agrupadores que tengan asignados, si les falta algún documento por validar, o lo que necesites. Verás como a medida que seleccionas empresas el número de elementos seleccionados aumenta.

Truco: Para seleccionar todas las empresas/elementos que te aparezcan en pantalla presiona Ctrl+A en tu teclado, así de sencillo.

2. Haz clic en el enlace que te muestra los elementos seleccionados:

3. Ahora verás como te muestra la lista de los elementos que has seleccionado. Tienes que guardar esa búsqueda haciendo clic en el icono de la parte izquierda:

4. Indica un nombre para ese conjunto de empresas a las que quieres enviar el email y haz clic en :

5. La aplicación te redirige de manera automática a las búsquedas que tienes guardadas y te resaltará unos segundos la búsqueda que acabas de guardar.

Nota: Para acceder a las búsquedas ya guardadas y no tener que repetir los pasos anteriores, haz clic en :

6. Ahora, en la línea de la búsqueda, haz clic en “Opciones>Avisos”. En la ventana que se muestra indica, en el campo “Asunto”, el asunto del email que quieres enviar y en el campo inferior redacta el cuerpo del email. Cuando finalices haz clic en para enviar el email. El sistema te pedirá que confirmes el envío.

Una vez envíes el email podrás ver el estado del envío:

el email está siendo enviado.
el email ya se ha enviado pero aún no ha sido leído.
el email ha sido abierto por el usuario.

Cuando cada usuario abra el email esta información quedará registrada en la aplicación y podrás ver cuándo lo ha abierto.

Recuerda que los emails llegan a los usuarios de las empresas incluidas en la búsqueda que hayas guardado y sobre la que generes el envío del email.

Consejo: Si quieres enviar un email a todas las empresas que tengan asignado un agrupador determinado sólo tendrás que realizar la búsqueda en el buscador, seleccionar las empresas que te proporcione y guardar esa búsqueda.

A empleados

El procedimiento es exactamente el mismo. Eso sí, dado que no todos los empleados tienen un email registrado, el envío sólo llegará a los empleados que tengan un email en dokify.