Hace unos días publicamos un post en el que te hablábamos de cambiar las cosas de sitio y en el que te contábamos que en nuestro proceso continuo de desarrollo nos planteamos siempre cómo mejorar la usabilidad de dokify. En concreto te hablábamos del botón Reanexar y del botón Actualizar fecha.
Pues tenemos novedades. Hemos mejorado el proceso de reanexar documentos y le hemos buscado una mejor ubicación a la acción de actualizar fecha.

Reanexar
El botón reanexar se ha sustituido por el desplegable “Selecciona uno ya enviado” para seleccionar el archivo que se quiere reanexar.



A continuación, una vez seleccionado el archivo, hay que indicar quién podrá ver el documento. Con el icono se indica de quien se está tomando el documento a reanexar.



Actualizar fecha
Hemos pensado que lo lógico es que si quieres cambiar la fecha de un documento lo hagas desde su ficha, así que hemos sacado esta opción de la ventana “Anexar”. Localiza el documento y haz clic en su nombre para desplegar toda la información sobre él. Donde se indica la fecha del documento hay un botón. Púlsalo para cambiar la fecha.



Recuerda que solo puedes actualizar la fecha una única vez. Sabrás que ya la has actualizado porque el botón se deshabilita:



Y además…
Para terminar con estas mejoras hemos añadido una novedad más en la venta Anexar. Ya puedes ver el estado de las solicitudes desde esta ventana.



Esperamos que todas estas mejoras te resulten de utilidad y te faciliten el uso de dokify.

En dokify trabajamos continuamente para mejorar la experiencia de nuestros clientes, estamos atentos a cualquier necesidad que pueda surgir, y gracias a una fluida comunicación interna, y las ganas de seguir mejorando día a día, tenemos la capacidad  de aportar soluciones de una manera sencilla y eficaz.

Cuando un documento se acerca a su fecha de caducidad, desde dokify te lo notificamos, y de esta manera puedes ponerte al día para volver a subir el documento actualizado. Hasta ahora, siempre que se sube un documento, éste pasa a estado anexado, quedando pendiente de  validar, este proceso de validación aunque es corto, puede llegar a 48 hrs siempre que la empresa nos encargue la validación. Entonces, ¿por qué penalizar a nuestros usuarios más previsores dejando su documento pendiente de validar cuando el anterior no ha caducado?

Desde dokify, gracias a nuestra comunicación directa con los clientes, hemos visto la necesidad de hacer algo a este respecto y aportar una solución para la renovación de documentos. Siempre buscamos la solución más completa y cómoda para nuestros usuarios, en este caso, para que el cambio sea lo más sencillo posible, el usuario no tiene que cambiar el procedimiento habitual de subida de ficheros, la herramienta se encarga de gestionar todo el proceso, informando en todo momento del estado del documento.

Para renovar un documento que va a caducar próximamente, simplemente tenemos que anexar el fichero actualizado sobre el documento validado. Como podemos ver en la imagen, el documento queda en estado ‘Validado R’, es decir, entra en proceso de renovación y sigue validado a todos los efectos, ¿por qué no iba a ser así si el documento anterior era válido?. Finalmente el documento reflejará su estado tras el proceso de validación, terminando así la renovación.

dokify no se detiene, estamos trabajando para aportar soluciones a los problemas diarios de nuestros clientes, próximamente veremos nuevos cambios, seguimos mejorando día a día.

Normalmente cuando nos encontramos con un problema, ya sea en el trabajo o en el ámbito personal, lo primero que hacemos es intentar buscarle una solución. Muchas de las opciones son descartadas rápidamente, otras necesitan ser debatidas o incluso puestas a prueba. Este último punto es sin duda el que más esfuerzo requiere.

Por ejemplo, en dokify hay un problema que parece claro: Si ya tenías en la aplicación un documento anexado y por algún motivo aparece otra solicitud para el mismo, por ejemplo un nuevo cliente adopta la herramienta o tienes que asignar un nuevo puesto a un empleado que solicita el mismo documento, es un problema tener que volver a repetir todo el proceso de subir el documento.

Sin duda es una buena solución tener un botón que permita reenviar el documento para simplificar el proceso, al fin y al cabo ya lo habías hecho antes, y lo que necesitas simplemente es, por decirlo de algún modo, darle visibilidad a ese documento que ya estaba cargado para otros clientes, puestos de trabajo, proyectos, etc… sin embargo, ¿Dónde está situado ese botón?

Como vemos en la imagen, el botón de reanexar está situado junto a cada solicitante, en la misma ventana de anexar, y aparece siempre y cuando el documento esté cargado, pero algo no queda del todo claro. Para encontrar el botón de reanexar tendremos que pasar primero por las otras opciones, seleccionar el fichero de tu pc y seleccionar la fecha del documento. Si lo que queremos es reenviar un documento ya cargado, no parece que sea el mejor sitio y desde luego no es nada intuitivo si es la primera vez que usas la herramienta.

Tratamos de mejorar dokify cada día, y a veces lo mejor es cambiar las cosas de sitio. Por eso pronto veremos cambios en la pantalla de anexar para hacer que todo sea lo mas rápido y sencillo posible.

Cualquiera sabe que coordinar los requisitos de un empresa no es una labor sencilla, más aún cuando perteneces a sectores que tienen una alta carga en materia de, por poner un ejemplo, prevención de riesgos laborales. Además, las empresas no trabajan solas, pertenecen a cadenas de contratación y por tanto siempre hay que responder frente a clientes pero también frente a contratas. Son muchos los requisitos que hay que cumplir para formar parte de una red empresarial en la que, al fin y al cabo estamos todos inmersos.

Pero, ¿cómo se apañan las empresas para coordinar su actividad? Pues de varias maneras. Unas ni si quiera tienen una gestión bien definida, otras realizan todo el trabajo de forma manual y otras han desarrollado su propia aplicación -que por otro lado sólo es compatible para ellas-. Todas estas alternativas no aportan una solución general sino que solucionan el problema de forma localizada.

Imagínate que trabajas para dos empresas. Cada una de ellas tiene su propia aplicación y por tanto tú, para poder cumplir con tus clientes, tienes que saber manejar las dos aplicaciones, posiblemente descargarte un software e incluso formar a uno o varios trabajadores para que las manejen y hacer el mismo trabajo tantas veces como clientes tengas. ¿Y si en vez de 2 empresas son 20? Y mientras tanto tú también tienes que organizar tu propia empresa, con tus trabajadores, tus vehículos, tus máquinas y la burocracia que todo ello conlleva.

¿Y si todos usásemos la misma herramienta? ¿Y si los criterios estuvieran unificados para todas las empresas de un mismo sector? Dando un paso más, ¿y si la documentación solo tuviera que entregarla una vez y de la misma manera? Al fin y al cabo todos mis clientes me piden lo mismo. A eso hay que sumarle que unas veces entregas la documentación por email, otras por fax, unos documentos tienen vigor por un tiempo definido, otros en cambio no caducan.

Pues eso mismo hemos pensado nosotros. Hay una necesidad clara de poner orden a todo este caos. Por eso se crea dokify, para ser la solución al problema de coordinación de actividades empresariales mediante una herramienta online sencilla, rápida, económica pero, sobre todo, global.