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Prevención de riesgos laborales en el entorno actual


La prevención de riesgos laborales avanza en cuanto a los medios y especificaciones, pero sigue manteniendo siempre su vigencia. Nuestra empresa ayuda a optimizar la coordinación de actividades empresariales gracias a nuestra plataforma de CAE para poner al día los procedimientos de prevención de riesgos y asegurar su cumplimiento.

La importancia de la prevención de riesgos laborales

La prevención es fundamental para trabajar a diario sin miedo y sintiéndote parte de un entorno seguro y cómodo. En un entorno de bienestar común, incluso aumenta la​ productividad. Gracias a las prácticas de prevención reglamentadas en el día a día, y a otras esporádicas como las revisiones, podemos decir que contamos con un marco laboral seguro.

​Los retos de la PRL y la transformación digital

Hoy en día, la transformación digital ha llevado a muchas empresas a diversificar su actividad. Por un lado, muchas actividades se han automatizado y ya no requieren la intervención activa de un empleado. Por otro lado, algunas empresas proponen horarios mixtos en los que se mezclan el trabajo desde casa y la presencialidad.

Aunque el mundo actual se encamine hacia el trabajo a distancia y digital, sigue habiendo riesgos en todo momento. Recordemos que, según la legislación, incluso los daños producidos durante algunos trayectos en coche son considerados accidentes laborales.

Problemas frecuentes en este ámbito

La coordinación de actividades empresariales es útil para detectar los fallos y disonancias en la estrategia de prevención de riesgos laborales. Por muy claros que estén los conceptos, el día a día en la empresa se rige por la comodidad. Para algunos, esto significa relajar la atención que se pone a la PRL.

Algunas de estas cuestiones están relacionadas con no identificar los riesgos en tareas que se hacen a diario. Son tan rutinarias que se pasa por alto cualquier peligro que pueda haber, por pequeño que sea.​ Lo mismo ocurre en ciertas áreas de la empresa, como las zonas exteriores. Pocas veces se tienen en consideración estas zonas al pensar en los posibles riesgos, pero, legalmente, son parte de la empresa a todos los efectos.

Otros ámbitos en los que algunas empresas están teniendo problemas son la ergonomía o la iluminación. Tras pasar muchas horas en posturas incómodas (debido a sillas deficientes) o trabajando con una luz poco recomendable, puede haber deterioros corporales.

La gestión documental es esencial para depurar las responsabilidades

En las empresas, hay diferentes encargados para hacer cumplir la legislación a nivel de prevención. Aunque cuentes con las medidas físicas de prevención necesarias para llevar a cabo la actividad empresarial, a veces, éstas no se utilizan. Entonces, es momento de depurar las responsabilidades rastreando en la documentación quién es el último encargado para hacer cumplir las medidas. Esto explica por qué el apartado formal es tan importante en este aspecto de la prevención.

Si te preocupa la prevención de riesgos laborales y quieres agilizar su gestión dokify es tu aliado.


Control de accesos: un elemento clave en el ámbito de la CAE


El control de accesos es un servicio comúnmente utilizado por empresas de muy diversos sectores. Esto responde a diversas causas, pero la principal es la contribución que supone este servicio para llevar a cabo un correcto funcionamiento de la CAE

Para que entiendas con una mayor concreción este servicio, vamos a dedicar este artículo a explicártelo.

¿Qué es el control de accesos?

Un sistema de control de personal externo es, fundamentalmente, una manera de llevar a cabo el control de acceso a los centros de trabajo de cualquier clase.

Partimos de la idea de que una empresa tiene ciertas instalaciones en propiedad. En ellas, entran tanto trabajadores como personas externas, así como proveedores, visitas y otros perfiles. En ocasiones, puede llegar a ser difícil comprobar si, en efecto, un determinado individuo ha accedido o no al centro en un momento concreto.

Aquí entran en juego los controles de acceso. En definitiva, estos pueden definirse como servicios destinados a determinar quién entra y sale de un edificio, así como el momento exacto en que lo hace. Esto supone llevar un control en tiempo real, pero también almacenar una memoria durante un cierto periodo de tiempo.

¿Qué es la CAE?

La CAE es la coordinación de actividades empresariales. Su finalidad principal es reducir al máximo los posibles riesgos que pueden existir en un lugar de trabajo concreto, con tal de evitar cualquier problema que pudiera surgir.

El interés principal de la CAE es, por tanto, prevenir los riesgos para evitar los accidentes dentro de las instalaciones de una empresa.

Los beneficios del control de accesos para la CAE

Ahora que ya cuentas con las ideas fundamentales respecto a los sistemas de acceso controlado y la naturaleza y finalidad de la CAE, solo queda determinar los beneficios del sistema de control de accesos.

Se debe comprender que la prevención de riesgos parte del conocimiento de las personas que, potencialmente, podrían enfrentarse a tales riesgos. De esta manera, si a una instalación acceden personas sin ninguna clase de control, nunca se sabe exactamente quién está haciendo qué y cuál es la responsabilidad de cada individuo en cada momento. Esto hace que los riesgos se difuminen y sea muy difícil determinarlos y atajarlos.

Sin embargo, al introducir un control de acceso de trabajadores, tales problemas desaparecen. Pues se tiene tanto el control en tiempo real como la memoria de lo ocurrido.

En conclusión, ya has podido ver de qué manera un sistema de control de accesos puede contribuir a una mejora sustancial en la gestión de la CAE. 

Desde dokify hemos desarrollado un sistema ágil y sencillo para ti. Te invitamos a conocerlo. 

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La homologación de proveedores y cómo optimizar tus costes


La homologación de proveedores es uno de los procesos más importantes que debe llevar a cabo tu empresa. Establecer una metodología automatizada te permitirá reducir tus costes, y también optimizar el tiempo de trabajo de todos tus empleados. Esto resulta mucho más efectivo a largo plazo en tu cadena logística.

Cómo mejorar la gestión de proveedores de forma rápida

La gestión correcta de los proveedores te permite homologar todas las empresas proveedoras que entran e igualar los diferentes criterios y atributos que deben tener. Además, permitirá a todo tu equipo mejorar el control de su trabajo gracias al establecimiento de KPI de una forma totalmente uniforme.

Mejorarás la efectividad gracias a la homologación; y también te facilitará el establecimiento de relaciones comerciales mucho más seguras y duraderas. Otros podrán entender tu filosofía de empresa y, de esta forma, estrecharéis lazos. El servicio de atención al cliente con tus proveedores será mucho más claro desde el principio, y esto también elevará la calidad de su trabajo.

Las empresas que manejan grandes volúmenes de procesos y dinero requieren una cadena logística muy eficiente. De no ser así, la calidad del producto final puede verse afectada. Por ello, es necesario aplicar procesos de homologación muy efectivos.

Una vez que tengas la estrategia y la gestión de proveedores planificada, es importante llevar a cabo reuniones de trabajo para que todas las partes de tu negocio tengan claros los criterios y los atributos que se van a seguir en cada proceso de homologación.

Una herramienta de homologación de proveedores realmente efectiva

Apostar por una herramienta de homologación para los proveedores te ofrece muchas ventajas. Por un lado, te permitirá encontrar al proveedor adecuado en todo momento y de forma rápida; ahorrarás tiempo en el proceso. Además, tendrás toda la información y todos los documentos de cada proveedor completamente actualizados de forma automática.

Puesto que estará todo centralizado en un único lugar, los departamentos de tu empresa podrán tener acceso y se facilitará el trabajo en equipo. No será necesario que el responsable de cada área pierda tiempo enviando información y documentación de un lado a otro.

Mejora tu proceso de producción

Agilizar toda tu cadena logística te aporta una enorme ventaja competitiva respecto a otras empresas de tu sector. La calidad del producto final será mucho más alta, ya que todas las partes de la compañía estarán organizadas.

Adicionalmente, el proceso de producción será mucho más rápido y podrás gestionar muchos más pedidos en menos tiempo. El retorno de la inversión también será más elevado, debido a la reducción de costes que conseguirás.

La homologación de proveedores con Dokify te permitirá automatizar la gestión documental relacionada con tus proveedores. Optimiza tu tiempo gestionando a todos tus proveedores desde un solo lugar y reduce también los costes de logística.


Documentos de la CAE, ¿Qué debo guardar y durante cuánto tiempo?


Casi todos recordamos aún, los archivos en papel, dependiendo del tamaño de nuestra empresa, pasillos y pasillos de estanterías, o bien, algunos armarios llenos de carpetas a rebosar. Sea como fuere, y al igual que ocurre en una biblioteca, documento archivado fuera de lugar, documento perdido.

De esta situación avanzamos a los archivos digitales, en nuestro propio ordenador, o en dispositivos externos, como CDs, pendrives, discos duros o similares, que comenzaban a facilitar el trabajo, pero necesitando innumerables copias de seguridad ya que no era extraño que por problemas ajenos a nosotros se borrara toda la información y nos quedáramos en la línea de salida, teniendo que volver a recopilar todo.

Y ante esta avalancha de documentación, nos surge la pregunta del millón.

¿Qué documentación de coordinación de actividades empresariales debo guardar y durante cuánto tiempo?

Según indica el RD Legislativo 5/2000, por el que se aprueba la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social, en materia de prevención de riesgos laborales, las infracciones prescribirán en un periodo máximo de cinco años desde la fecha en que ocurran. Lo cual nos lleva a afirmar que debemos guardar la documentación, al menos esos cinco años, tras los cuales ya no podrán sancionarnos.

Aun así, hay que tener en cuenta que según el artículo 30 del código de comercio, los empresarios deberán conservar debidamente ordenados, durante 6 años, los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio.

Además de esto, existe normativa específica sanitaria, que obliga a conservar durante un periodo mayor y dependiendo del sector de trabajo de los afectados, las historias clínicas de los trabajadores. Como ejemplo de estas excepciones, podemos hablar del personal que ha estado expuesto a trabajos con riesgo en amianto o agentes cancerígenos, que se deben conservar durante al menos 40 años desde el fin de la exposición.

Con todo esto, vemos que no existe una respuesta clara a nuestra pregunta, ya que dependiendo del tipo de documentación ésta se debe conservar más o menos tiempo, por lo que aconsejamos guardarla al menos 6 años, y tener especial cuidado con los aptos médicas de los trabajadores con riesgos especiales.

¿Existen plataformas CAE que nos ayuden con la gestión documental?

Por todo lo visto en los anteriores puntos es esencial contar con un sistema que garantice la conservación y adecuada organización de toda la documentación que por imperativo legal debemos mantener referente a la actividad de nuestra empresa y la de nuestros colaboradores en materia de prevención de riesgos laborales.

En dokify, gracias a nuestro software para la coordinación de actividades empresariales te ayudamos a conservar la documentación durante el tiempo necesario de cara a posibles requerimientos.

¿Quieres saber cómo hacerlo?

Si quieres realizar una demo de nuestra herramienta puedes hacerlo aquí.


Webinar: La importancia de la homologación, gestión y seguimiento de proveedores en tiempos de COVID-19


Las empresas españolas figuran entre las primeras posiciones mundiales en las certificaciones más importantes: calidad, gestión ambiental, anti soborno, seguridad de la información y alimentaria, gestión de la energía o calidad de servicios de TI, entre otras.

Las más implantadas son:
Gestión de la Calidad ISO 9001.
Gestión Ambiental ISO 14001.
Salud y Seguridad en el Trabajo ISO 45001 (antes: OHSAS 18001).

Los requisitos de estas normas hacen una mención expresa a la necesidad de conocimiento del proveedor, su capacidad para cumplir los requisitos del sistema y por lo tanto su evaluación y calificación previa, aplicación de criterios de selección de contratistas en los procesos de compra, obligación de conservar la información documental, etc.

Las organizaciones certificadas, requieren la disposición de una metodología de Homologación de sus proveedores rigurosa y ajustada a la normativa, para poder mantener las apreciadas certificaciones.

En este webinar os presentamos los requerimientos normativos para una adecuada
homologación de proveedores.


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