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¿Cómo estructurar el trabajo de un departamento de compras?


Si ya eres un comprador “con galones” este artículo, probablemente, ya te sonará. Si no lo eres, verás que te va a aportar mucho, te recomiendo que reflexiones profundamente.

Todos los departamentos de compras profesionales de cualquier empresa de cualquier sector hacen lo siguiente:

  • Se divide el gasto por categorías
  • Se clasifican a los proveedores según esas categorías
  • Se homologa a los proveedores
  • Se pide ofertas a los proveedores
  • Se gestionan pedidos
  • Se evalúa a los proveedores según su desempeño

Lo de las categorías es muy evidente, pero nada sencillo. Cada empresa suele hacer su propia clasificación. No se suele utilizar un estándar de clasificación. Esto tiene un problema muy evidente. Si se tiene una plataforma de proveedores de desarrollo propio, cada proveedor puede despistarse mucho al tener que asignarse un nombre de categoría distinta en cada empresa.

Proceso para estructurar mi departamento de compras correctamente

Nosotros en Dokify usamos el CPV, que es un estándar en toda la UE y dispone de más de 9000 categorías. Es cierto que al principio, tanto el proveedor como el comprador tienen que hacer un esfuerzo de buscar las categorías adecuadas, pero, una vez las tienen identificadas, el trabajo a ambas partes se simplifica enormemente dado que el comprador encontrará más proveedores y el proveedor más clientes.

Lo siguiente es homologar a tus proveedores. De esto hablaremos en más detalle en el siguiente artículo. Estad atentos.

Pedir ofertas a esos proveedores que ya tienes clasificados y homologados es lo siguiente. Tener un sistema que te permita preparar un formulario con tus necesidades y los criterios de adjudicación; hacer llegar esa información a la selección de proveedores; que estos puedan responder de forma homogénea y hacerla llegar en tiempo y forma para que el comprador pueda analizar la información o decidir la oferta más favorable y notificar su decisión. Esto sin una plataforma especializada, es un verdadero suplicio si tienes gran cantidad de licitaciones al mes.

Hacer el pedido, llevar el seguimiento de entregas y el control de albaranes o contratos y dar el visto bueno (o no) dando la orden de facturación al proveedor, es la siguiente fase.

Por último, pero fundamental, analizar si el proveedor ha hecho bien su trabajo y merece seguir siendo nuestro proveedor.

En todo este proceso, hay mucha documentación a intercambiar, mucho interacción entre las partes y la necesidad de que todo quede registrado y trazado es fundamental. Si lo haces con correo electrónico y Excel… te acompaño en el sentimiento. Convence a quien sea para implantar una plataforma.

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Cómo ayudan las herramientas de homologación de proveedores a afrontar las normativas ISO


Dokify ha reunido a un grupo de expertos en compras con el objeto de analizar los riesgos de la cadena de suministro y desarrollar una metodología de homologación de proveedores sencilla, y sobre todo útil. Su propósito es que no sólo contribuya a minimizar riesgos sino que a su vez sea una fuente de generación de oportunidades.

Este grupo de expertos, en la función de compras en general y la homologación de proveedores en particular, ha diseñado un estándar compartido. En él se acordaron los datos a solicitar al proveedor, para conformar un registro completo, estructurado y ordenado de proveedores de acuerdo a las categorías de compra que suministran, la documentación a aportar y los criterios de validación.

Pero ninguna metodología sería realmente útil sin una buena herramienta y una adecuada organización como dokify, que se preocupe y ocupe de validar la documentación de los proveedores y perseguir a su vencimiento. De esta forma, el comprador sólo tendrá que entrar en la herramienta, seleccionar el producto o servicio, y ejecutar la búsqueda entre sus proveedores o ampliarla a todos los proveedores homologados por el estándar. Esta posibilidad multiplica considerablemente las fuentes de suministro y  permite fijar los requisitos que han de cumplir los proveedores asociados al objeto o servicio a contratar.

El futuro de la homologación de proveedores

¿Cuáles son las tendencias de la función de compras en general y de la homologación de proveedores en particular?, ¿cuáles son sus referentes?

Porque si las mejores prácticas en cuanto a gestión de la calidad, la seguridad o el medio ambiente vienen marcadas por las normativas ISOs ¿Cuál es el referente de la función de compras y qué recomienda al respecto de la homologación de proveedores?

La Norma UNE 15896 “Gestión de Compras de Valor Añadido“, es el primer estándar supranacional en el ámbito de las Compras.

Esta Norma Europea de compras es fruto del esfuerzo de las asociaciones europeas de compras que han recopilado las mejores prácticas empresariales para ofrecer a los responsables de estos departamentos una guía con la que llevar a sus compañías a la excelencia. Poder certificar el buen hacer de la función de Compras es sinónimo de garantizar el progreso de la empresa a largo plazo.

La Norma Europea da a las empresas unos criterios comunes para calibrar su nivel en la gestión de compras, definir un proceso de mejora continua y comparar los diferentes procesos que se aplican en las empresas con una referencia a nivel europeo. 

¿Qué dice la Norma de compras al respecto de la homologación de proveedores? 

Las referencias a los proveedores y su homologación es un tema recurrente. 

Ya en el primer capítulo incluye una definición expresa de proveedor refiriéndose como tal a contratistas, subcontratistas, proveedores o equivalentes que acuerden suministrar productos a cambio de un determinado precio o contraprestación.

Menciona además, que los miembros del equipo de compras deben ser evaluados y contratados en base a una serie de competencias técnicas. Entre los posibles ejemplos se incluyen la planificación, la gestión de proveedores, las herramientas de búsqueda de fuentes, la negociación y el conocimiento del mercado.

Hay un capítulo específico, titulado conocimiento de los proveedores en el que indica que en la empresa debe haber un claro conocimiento de los proveedores.

Y además menciona expresamente que las organizaciones que adopten los principios de esta norma o estén certificados, tendrán en cuenta todo lo relacionado con:

Salud y Seguridad (ISO 45000)

Medio ambiente (ISO 14000)

Gestión de la calidad (ISO 9000), entre otros, 

y cuando se indica todo incluido, significa lógicamente todo lo que estas normas internacionales requieren al respecto de la homologación de proveedores.

Añadir finalmente, que el grupo de expertos tuvo esta norma como referente a la hora de abordar la metodología, por lo que la solución de homologación de proveedores de dokify además de ser una realidad del presente, es el mejor compañero de viaje hacia el futuro.


Guía sobre las normativas ISO y la Homologación de Proveedores


 

Índice 

  1. ¿Qué son las normativas ISO?
  2. ¿Cuáles son las certificaciones más importantes?
  3. ¿Tiene mi empresa que cumplir con la normativa?
  4. Las normativas ISO en el futuro cercano

 

Según nota de prensa emitida por AENOR el 14 de septiembre de 2020, entidad de certificación de referencia en España, nuestro país se mantiene entre los diez primeros del mundo en la clasificación de las doce principales certificaciones y ha subido en el ranking en la mayoría de ellas. Así lo revela el informe de la Organización Internacional de Normalización (ISO), correspondiente al ejercicio 2019. 

¿Qué son las normativas ISO?

ISO es una red mundial que identifica qué normas internacionales son requeridas por el comercio, los gobiernos y la sociedad, las desarrolla conjuntamente con los sectores que las van a utilizar, las adopta por medio de procedimientos basados en contribuciones nacionales proveniente de múltiples partes interesadas y las ofrece para ser utilizadas a nivel mundial. 

Las normas ISO están basadas en un consenso internacional conseguido de la base más amplia de grupos de partes interesadas. La contribución de expertos proviene de aquellos más cercanos a las necesidades en materia de normas y de los resultados de su implementación. De esta manera, aunque voluntarias, las normas ISO son muy respetadas y aceptadas a nivel internacional por sectores públicos y privados. 

ISO, una organización no gubernamental, es una federación de organismos de normalización nacional provenientes de todas las regiones del mundo; uno por país, incluyendo países desarrollados y en vías de desarrollo, y países con economías en proceso de transición. 

Cada miembro de la ISO es el principal organismo de normalización de su país. En España es AENOR. Los miembros proponen las nuevas normas, participan en su desarrollo y ofrecen el apoyo, conjuntamente con la Secretaría General de la ISO, a los 3000 grupos técnicos que actualmente desarrollan las normas.

El informe ISO de 2019, refleja un incremento general de un 3.8 % frente a 2018. 

En 2019 se certificaron casi 2 millones de centros en el mundo y 100.000 en España, lo que demuestra que las empresas e instituciones ven en la certificación una eficaz herramienta de mejora de su competitividad, que contribuye a generar confianza.

¿Cuáles son las certificaciones más importantes?

Las certificaciones más extendidas son la Gestión de la Calidad ISO 9001, de Gestión Ambiental ISO 14001 así como la de Salud y Seguridad en el Trabajo ISO 45001. No utilizan expresamente la palabra homologación de proveedores, pero sí  hacen mención a la necesidad de conocimiento del proveedor, su capacidad para cumplir los requisitos del sistema y por lo tanto su evaluación y calificación previa, aplicación de criterios de selección de contratistas en los procesos de compra y obligación de conservar la información documental, que en definitiva no deja de ser otra cosa que los profesionales de la función de compras denominamos homologación de proveedores.

Otra cosa es si los procedimientos de homologación que tenemos establecidos en nuestras empresas cubren convenientemente los requerimientos de las normas con el fin de poder certificarnos en alguna de las normas antes referida o si ya tenemos la certificación poder mantenerla.

¿Tiene mi empresa que cumplir con la normativa?

¿Por qué es “bueno” cumplir con todos estos requerimientos normativos?

¿Porque es la única manera que mi empresa pueda certificarse en alguna de estas Normas y poder así estar homologada para ofertar servicios o productos a determinados clientes?

¿O porque mi empresa ya está certificada y si el área de Compras o Calidad no se  preocupa y ocupa de estos requerimientos en cuanto a los proveedores, mi empresa puede perder la certificación y me van a señalar como culpable?

Si esas son las razones por las que estás leyendo este artículo, no sigas. De verdad. No merece la pena que pierdas el tiempo.

Si la Organización a la que pertenecemos decide implantar alguno de los 3 sistemas de gestión mencionados es, o debería ser,  porque de verdad sus empleados están convencidos que con ello va a:

– Mejorar sus procesos y eliminar los costes de la ‘no calidad’, contribuyendo a la mejora continua.

– Prevenir riesgos laborales a las organizaciones y por lo tanto accidentes de sus trabajadores. 

– Prevenir los impactos ambientales y de verdad utilizar los medios necesarios para evitarlos, reducirlos o controlarlos.

Si además de todo lo anterior, eso “vende” a sus accionistas, clientes y sociedad en general, fantástico, pero nunca debería ser el primer objetivo sino una grata consecuencia. 

Según una encuesta realizada el 14 de Abril de 2020 por la Asociación Internacional para la Gestión Comercial y de Contratos, el 78 % de los miembros que respondieron informaron que, debido al COVID, habían experimentado interrupciones y otros problemas en sus cadenas de suministro.

Considerando que en algunos sectores el peso de los proveedores supone el 40-60% de las ventas, asegurar las fuentes de suministro es clave para poder dar servicio a nuestros clientes.

Muchos proveedores están desaparecidos. La materia prima escasea o simplemente no hay. El precio ha pasado a segundo o tercer plano. Hoy en día, más que el precio lo que se busca es la garantía de suministro y esto sólo se consigue con una buena metodología  de homologación que permita disponer del proveedor adecuado en el momento preciso.

Las normativas ISO en el futuro cercano

El mercado proveedor está en continua evolución, en continuo cambio y la pandemia ha acelerado su ritmo evolutivo. 

Hay proveedores que han tenido que cambiar mucho para que nada cambie en la relación con sus clientes, es decir han tenido que adaptarse rápidamente a la nueva situación para mantener sus compromisos de entrega, encajar anulaciones de pedido, incrementos inesperados… 

El mercado comprador está premiando esa capacidad de adaptación de sus proveedores, su flexibilidad, compromiso y a veces incluso creatividad.

Se empieza a valorar más la proximidad de las fuentes de suministro, a los proveedores que nos informan y anticipan las situaciones de riesgo. A aquellos que disponen de protocolos y planes de contingencia ante posibles positivos de su personal para evitar paradas de producción.

En definitiva, como decía, nos hemos dado cuenta que dependemos de nuestros proveedores mucho más de lo que pensamos. Hay muchos más mercados proveedores de los que pensamos dentro de nuestras fronteras. 

Y los sistemas de homologación tienen que ser más ágiles y aportar valor, potenciando las fuentes de búsqueda de suministro. 

La homologación de proveedores tiene que dejar de ser la asignatura pendiente de los departamentos de compras para convertirse en una función estratégica.

Conoce 3 motivos por los que necesitas una herramienta de homologación de proveedores


El perímetro de la función de compras


Que una familia de compras esté dentro del ámbito de su competencia va a depender fundamentalmente de tres factores: su valor estratégico, del mercado proveedor y su importe.  Respecto de este último y llevado al extremo para que resulte ilustrativo: 

Es mejor que Compras se dedique a gestionar compras de 1 Millón de euros que no a 1 millón de Compras de un euro.

A medida que Compras va realizando una gestión de proveedores ordenada y eficiente, va ganando tiempo para de forma progresiva ampliar su perímetro, tendiendo a cubrir el 100% del gasto de la compañía.

¿Y si Compras no puede cubrir convenientemente todo el gasto con los recursos disponibles?

Tendrá que comprar de otra manera, porque no siempre la solución llega aumentando los recursos dedicados a la función. Si queremos dejar de ser un centro de coste y pasar a ser un centro de beneficios, los costes de los recursos humanos asignados al departamento de Compras, unidos al de los medios técnicos asociados, sumados a los que resultan del propio proceso de gestión de la compra (incluido los propios costes de la dedicación del personal que interviene en las aprobaciones internas de las solicitudes de compra, adjudicaciones, notificación y registro de incidencias, etc.) deben ser compensados con los ahorros obtenidos o su equivalente en aportación de valor ya dentro del primer trimestre del año. En caso contrario, tenemos mucho camino por recorrer.

Compras, siempre podrá subcontratar en centrales de compras, o a proveedores de más amplio espectro, los suministros non-core o delegar parte del proceso (no su responsabilidad) en las unidades demandantes de aquellas compras no estratégicas hasta cierto importe, y así se ha de recoger en su política de compras. No obstante, Compras seguirá siendo valedor del proceso y de la certificación de proveedores


Digitalización de los procesos de compra


Dokify está liderando el Grupo de Trabajo de Responsables de Compras, que organiza el Club Asturiano de la Calidad. El objetivo de este grupo es conectar, poner retos en común, intercambiar experiencias y debatir sobre cuestiones de interés para los profesionales de Compras.

El pasado 27/9/21 se celebró su cuarto encuentro virtual que abordó la temática de “Digitalización de los procesos de compra”, en el que participó como ponente Hilario López Cano, Director de Evaluación y Desarrollo de Proveedores de Dokify, junto con Avelino Fernández Vigil, Director de Compras Industriales en Samoa Internacional.

La intervención de Hilario López versó sobre materias como Digitalización, Transformación Digital e Industria 4.0. Destacó las oportunidades de crecimiento que tiene la digitalización en todos los ámbitos, sectores y cualquier tipo de empresa, haciendo especial hincapié en las mejoras de procesos que aumentan la eficacia y reducen costes.

Subrayó que todo proceso de Compras es susceptible de mejora y la digitalización contribuye a ello. “La utilidad  y aportación de valor, alineado con los intereses de la compañía, siempre deben ser los referentes en todo proyecto de digitalización que se acometa para cualquier función de Compras”.

La Industria 4.0 contribuye al posicionamiento de  Compras como función estratégica, de aportación de valor y oportunidades de negocio, facilitando la información correcta, en el momento preciso y sobre el dispositivo apropiado. Elementos claves para poder tomar las decisiones adecuadas en Compras.

Avelino Fernández mostró su experiencia con la implantación de informes de Business Intelligence en el área de Compras de Samoa Internacional, especialmente mediante Power BI.

Puedes ver las principales conclusiones de la reunión de Grupo de trabajo en la propia web del Club Asturiano de la Calidad, en el siguiente enlace:

https://www.clubcalidad.com/evento/grupo-de-trabajo-de-responsables-de-compras-con-dokify-digitalizacion-de-los-procesos-de-compras/


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