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¿Por qué debería homologar a mis proveedores?


Pregúntate lo siguiente. Cuando entras en Amazon o Aliexpress a comprar una sudadera, normalmente miras las fotos, lees las características y compras la más barata.

A veces aciertas y otras veces, cuando abres la caja… la cierras y lo devuelves. Como mucho, pones un comentario.

¿Qué está fallando ahí? Pues que no sabemos a quién estamos comprando. No tenemos gran información de si es un proveedor responsable y fiable, si es un distribuidor chino de dudosa reputación o un particular que compra en Aliexpress muy barato y vende en Amazon más caro.

Lógicamente, un particular no va a meterse en un lío de homologar a los proveedores a los que compra. Pero una empresa debe hacerlo sí o sí.

¿Cómo puedo homologar a mis proveedores?

Debe analizar la solvencia de cada proveedor. Para ello debería de analizar varios factores. Si es un proveedor español, lo primero que tienes que mirar es si esa empresa está al corriente de pagos con la Agencia Tributaria y con la Seguridad Social. Si no lo está y le compras, la Administración Pública puede reclamarte a ti su pago.

Deberías también vigilar si es una empresa que cubre sus riesgos, es decir, si tiene un seguro que cubra su responsabilidad. Lo mismo, si ese proveedor tiene un accidente en tus instalaciones o que esté vinculado con un servicio que te preste o preste en tu nombre, debes estar cubierto ante este riesgo.

También es muy interesante conocer sus cuentas anuales. Imagina que te está vendiendo 500.000 euros y su capital social son 3000 euros. ¿Qué creerías de esa empresa? O que después de venderte ese medio millón de euros, ves que toda su facturación son 600.000. La dependencia que tiene de ti es brutal. Imagina que con ese capital de 3000 euros, sin inmovilizado y con esa facturación, su nivel de endeudamiento es de 200.000 euros. Tienes que poder interpretar muy bien las cuentas anuales de tu proveedor para conocerle mínimamente.

Hay otras muchas cuestiones que te puede interesar conocer de un proveedor. Si tiene sistemas de calidad, si es responsable desde un punto de vista medioambiental o ético. Puede que quieras conocer qué otros clientes de tu tamaño tiene.

En resumen, necesitas controlar una serie de requisitos y documentaciones vivas de cada proveedor que, o haces un control administrativo riguroso, o contratas una plataforma que te permita tener la certeza de que estás tratando con el proveedor que necesitas en cada momento.

Gestiona a tus proveedores en un solo lugar gracias a dokify.

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Cómo gestionar un plan de mantenimiento en tu empresa


El pasado 9 de febrero de 2022 se publicó en el BOE la última versión del Reglamento de Seguridad Industrial de Instalaciones Industriales. Este Código de la Seguridad Industrial contiene la selección y ordenación de las principales normas aplicables de seguridad para este sector. 

Como bien sabemos, la normativa aplicable, los procedimientos de trabajo y las instrucciones técnicas complementarias son muy extensas y tediosas de interpretar y cumplir. 

En este contexto, uno de los aspectos más relevantes a tener en cuenta en todas las organizaciones son los llamados “mantenimientos preventivos”.

¿Qué son los mantenimientos preventivos y por qué son buenos para mi empresa?

Por definición, el mantenimiento preventivo es el destinado a la conservación de equipos o instalaciones mediante la realización de revisión y limpieza que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad. El mantenimiento preventivo se realiza en equipos en condiciones de funcionamiento.

El principal objetivo del mantenimiento es evitar o mitigar las consecuencias de los fallos del equipo, logrando prevenir las incidencias antes de que éstas ocurran. Las tareas de mantenimiento preventivo pueden incluir acciones como cambio de piezas desgastadas, cambios de aceites y lubricantes, etc. El mantenimiento preventivo debe evitar los fallos en el equipo antes de que éstos ocurran. 

Este mantenimiento es realizado en intervalos predeterminados, o de acuerdo con los criterios prescritos, diseñados para reducir la probabilidad de fallo o degradación del funcionamiento de un equipo. Además, uno de los aspectos más importantes es llevar un registro controlado y documentado de todos los mantenimientos y revisiones periódicas realizados. Este aspecto es fundamental de cara a futuras inspecciones o auditorías.

Entre los procedimientos de mantenimiento preventivo podemos citar los siguientes:

  • Lubricaciones periódicas.
  • Revisiones sistemáticas de equipos.
  • Calibración y planes de calibración para instrumentos.
  • Planes de inspección de equipos.
  • Creación de historiales de equipos.
  • Cumplimiento de las recomendaciones del fabricante.

Es importante contar con un plan de gestión de mantenimiento preventivo que nos evitará una pérdida de tiempo y dinero.

¿Cómo trazar un plan de mantenimientos preventivos?

En dokify hemos dado con la clave para resolver los quebraderos de cabeza de los Jefes de Mantenimiento cuando tienen auditorías y hay que justificar documentalmente todas esas revisiones (sistemas eléctricos, manutención, refrigeración, extinción de incendios, etc.) que se realizan en los distintos centros de trabajo y que, en la mayoría de las ocasiones, las realizan empresas mantenedoras externas. 

Hemos desarrollado una solución para una gestión eficiente de los mantenimientos en los centros de trabajo cumpliendo con la normativa vigente, teniendo a todas las empresas mantenedoras en un solo lugar y recopilando automáticamente toda la documentación necesaria. 

Además, mediante el Carnet QR de dokify tienes un registro y control de acceso en tiempo real de todos los operarios que hayan realizado mantenimientos y revisiones en tus centros de trabajo. 

Si a esto le sumamos que mediante la firma digital desarrollada en dokify se pueden firmar los partes de trabajo de mantenimientos, como resultado obtienes un software de gestión de mantenimientos preventivos sencillo, fácil e intuitivo que todo Departamento de Mantenimiento desearía poder utilizar.


¿Cómo estructurar el trabajo de un departamento de compras?


Si ya eres un comprador “con galones” este artículo, probablemente, ya te sonará. Si no lo eres, verás que te va a aportar mucho, te recomiendo que reflexiones profundamente.

Todos los departamentos de compras profesionales de cualquier empresa de cualquier sector hacen lo siguiente:

  • Se divide el gasto por categorías
  • Se clasifican a los proveedores según esas categorías
  • Se homologa a los proveedores
  • Se pide ofertas a los proveedores
  • Se gestionan pedidos
  • Se evalúa a los proveedores según su desempeño

Lo de las categorías es muy evidente, pero nada sencillo. Cada empresa suele hacer su propia clasificación. No se suele utilizar un estándar de clasificación. Esto tiene un problema muy evidente. Si se tiene una plataforma de proveedores de desarrollo propio, cada proveedor puede despistarse mucho al tener que asignarse un nombre de categoría distinta en cada empresa.

Proceso para estructurar mi departamento de compras correctamente

Nosotros en Dokify usamos el CPV, que es un estándar en toda la UE y dispone de más de 9000 categorías. Es cierto que al principio, tanto el proveedor como el comprador tienen que hacer un esfuerzo de buscar las categorías adecuadas, pero, una vez las tienen identificadas, el trabajo a ambas partes se simplifica enormemente dado que el comprador encontrará más proveedores y el proveedor más clientes.

Lo siguiente es homologar a tus proveedores. De esto hablaremos en más detalle en el siguiente artículo. Estad atentos.

Pedir ofertas a esos proveedores que ya tienes clasificados y homologados es lo siguiente. Tener un sistema que te permita preparar un formulario con tus necesidades y los criterios de adjudicación; hacer llegar esa información a la selección de proveedores; que estos puedan responder de forma homogénea y hacerla llegar en tiempo y forma para que el comprador pueda analizar la información o decidir la oferta más favorable y notificar su decisión. Esto sin una plataforma especializada, es un verdadero suplicio si tienes gran cantidad de licitaciones al mes.

Hacer el pedido, llevar el seguimiento de entregas y el control de albaranes o contratos y dar el visto bueno (o no) dando la orden de facturación al proveedor, es la siguiente fase.

Por último, pero fundamental, analizar si el proveedor ha hecho bien su trabajo y merece seguir siendo nuestro proveedor.

En todo este proceso, hay mucha documentación a intercambiar, mucho interacción entre las partes y la necesidad de que todo quede registrado y trazado es fundamental. Si lo haces con correo electrónico y Excel… te acompaño en el sentimiento. Convence a quien sea para implantar una plataforma.

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¡Renovamos nuestra certificación ISO 27001 en Seguridad de la Información!


En dokify continuamos con nuestra misión y filosofía de ofrecer el mejor servicio a nuestros usuarios, por eso un año más hemos conseguido nuestra certificación ISO/IEC 27001:2017 para la actividad de Sistema de Información que da soporte al servicio de alojamiento e intercambio de información y documentos de la red de empresas.

Siempre manteniendo el objetivo de seguir siendo una plataforma eficiente, segura y óptima. Pero…¿Sabes qué significa esta certificación?

¿Qué es la ISO/IEC 27001:2017?

La ISO 27001 es una norma internacional que permite asegurar la confidencialidad e integridad de la información, así como de los sistemas que se encargan de procesarla. Este Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información se basa en evaluar los riesgos de cada componente de la aplicación e implantar los controles necesarios para mitigarlos o eliminarlos.

¿Qué ventajas tiene para el usuario de dokify la certificación ISO/IEC 27001:2017?

Esta certificación asegura que se están implantando todos los mecanismos de seguridad y control descritos en la norma, y que toda la información alojada en la plataforma se encuentra correctamente tratada y protegida. 

La certificación en ISO/IEC 27001:2017 se obtiene mediante la auditoría externa e independiente a nuestra organización, en nuestro caso AENOR.

Principales beneficios:

  • Confidencialidad de la información: que sólo las personas autorizadas puedan acceder a ella
  • Integridad de la información: garantizar que no ha sido manipulada de manera no autorizada.
  • Disponibilidad de la información: que pueda ser accedida por las personas autorizadas en el momento en que lo necesiten.

Contáctanos para más información: info@dokify.net


Nuestro año 2021 en cifras


2021 ha sido un año lleno de retos, en el que hemos seguido mejorando y hemos aprendido mucho. En esta infografía os trasladamos los datos más significativos sobre nuestra actividad durante el pasado año 2021.

Conoce las cifras que nos dan más energía y nos motivan:2022 se nos presenta como un año de oportunidades y nuevos proyectos donde continuaremos trabajando con ilusión y dedicación para dar a nuestros clientes el servicio que se merecen.
Si quieres contactar con nosotros envíanos un correo a info@dokify.net

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