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Documentos de la CAE, ¿Qué debo guardar y durante cuánto tiempo?


Casi todos recordamos aún, los archivos en papel, dependiendo del tamaño de nuestra empresa, pasillos y pasillos de estanterías, o bien, algunos armarios llenos de carpetas a rebosar. Sea como fuere, y al igual que ocurre en una biblioteca, documento archivado fuera de lugar, documento perdido.

De esta situación avanzamos a los archivos digitales, en nuestro propio ordenador, o en dispositivos externos, como CDs, pendrives, discos duros o similares, que comenzaban a facilitar el trabajo, pero necesitando innumerables copias de seguridad ya que no era extraño que por problemas ajenos a nosotros se borrara toda la información y nos quedáramos en la línea de salida, teniendo que volver a recopilar todo.

Y ante esta avalancha de documentación, nos surge la pregunta del millón.

¿Qué documentación de coordinación de actividades empresariales debo guardar y durante cuánto tiempo?

Según indica el RD Legislativo 5/2000, por el que se aprueba la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social, en materia de prevención de riesgos laborales, las infracciones prescribirán en un periodo máximo de cinco años desde la fecha en que ocurran. Lo cual nos lleva a afirmar que debemos guardar la documentación, al menos esos cinco años, tras los cuales ya no podrán sancionarnos.

Aun así, hay que tener en cuenta que según el artículo 30 del código de comercio, los empresarios deberán conservar debidamente ordenados, durante 6 años, los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio.

Además de esto, existe normativa específica sanitaria, que obliga a conservar durante un periodo mayor y dependiendo del sector de trabajo de los afectados, las historias clínicas de los trabajadores. Como ejemplo de estas excepciones, podemos hablar del personal que ha estado expuesto a trabajos con riesgo en amianto o agentes cancerígenos, que se deben conservar durante al menos 40 años desde el fin de la exposición.

Con todo esto, vemos que no existe una respuesta clara a nuestra pregunta, ya que dependiendo del tipo de documentación ésta se debe conservar más o menos tiempo, por lo que aconsejamos guardarla al menos 6 años, y tener especial cuidado con los aptos médicas de los trabajadores con riesgos especiales.

¿Existen plataformas CAE que nos ayuden con la gestión documental?

Por todo lo visto en los anteriores puntos es esencial contar con un sistema que garantice la conservación y adecuada organización de toda la documentación que por imperativo legal debemos mantener referente a la actividad de nuestra empresa y la de nuestros colaboradores en materia de prevención de riesgos laborales.

En dokify, gracias a nuestro software para la coordinación de actividades empresariales te ayudamos a conservar la documentación durante el tiempo necesario de cara a posibles requerimientos.

¿Quieres saber cómo hacerlo?

Si quieres realizar una demo de nuestra herramienta puedes hacerlo aquí.


Webinar: La importancia de la homologación, gestión y seguimiento de proveedores en tiempos de COVID-19


Las empresas españolas figuran entre las primeras posiciones mundiales en las certificaciones más importantes: calidad, gestión ambiental, anti soborno, seguridad de la información y alimentaria, gestión de la energía o calidad de servicios de TI, entre otras.

Las más implantadas son:
Gestión de la Calidad ISO 9001.
Gestión Ambiental ISO 14001.
Salud y Seguridad en el Trabajo ISO 45001 (antes: OHSAS 18001).

Los requisitos de estas normas hacen una mención expresa a la necesidad de conocimiento del proveedor, su capacidad para cumplir los requisitos del sistema y por lo tanto su evaluación y calificación previa, aplicación de criterios de selección de contratistas en los procesos de compra, obligación de conservar la información documental, etc.

Las organizaciones certificadas, requieren la disposición de una metodología de Homologación de sus proveedores rigurosa y ajustada a la normativa, para poder mantener las apreciadas certificaciones.

En este webinar os presentamos los requerimientos normativos para una adecuada
homologación de proveedores.


La importancia de la coordinación de actividades empresariales


La coordinación de actividades empresariales, aunque es de vital importancia, es una acción que nos quita tiempo, pero podemos conseguir desarrollar todas estas acciones en menos horas si usamos una serie de herramientas digitales, así como si tenemos en cuenta otros aspectos importantes. De todo ello hablaremos en estas líneas.

Coordinación de actividades empresariales

¿Has calculado el tiempo que dedicas a estas acciones? Si hacemos una estimación de dos días por semana, estarás invirtiendo más de 100 días al año, que son más de 14 semanas que no puedes dedicar a otros menesteres de la prevención de riesgos laborales como el fomento de la cultura preventiva o la formación de empleados.

¿Cómo podemos reducir este periodo de tiempo? Hay muchas formas de acortar los plazos y una de las herramientas que mejores resultados ofrece es la plataforma CAE, la cual permite hacer una gestión documental en mucho menos tiempo.

Gracias a la automatización de la CAE, estarás logrando que tu empresa sea mucho más productiva, lo que al final repercutirá en mayores beneficios para la compañía. Para ello, es necesario delegar la revisión de la documentación CAE en expertos en gestión documental. Estos profesionales se encargan de abrir, revisar, validar o invalidar y atender todas las consultas en tu nombre.

De este modo, en menos de 48 horas podrás tener toda la documentación necesaria y así ahorrarle mucho tiempo al equipo de PRL. Igualmente, tendrás un acceso sencillo a todos los documentos, que estarán actualizados y revisados mediante cualquier dispositivo electrónico con conexión a la red.

Consejos para disminuir el tiempo dedicado a la gestión documental de PRL

No solo basta con contratar a un equipo especializado en estas labores, sino que también hay que dotarlo de herramientas que le permitan llevar a cabo el trabajo con todas las garantías. En este sentido, resulta necesario:

  • Buscar el software adecuado: Elegir el software CAE que mejor se ajuste a tus necesidades. Recomendamos que cada empresa se tome su tiempo para averiguar qué solución es la mejor en función de su actividad.
  • Externalizar los servicios: Es recomendable buscar un equipo con experiencia en estas tareas, ya que no todas las empresas cuentan con personal experimentado en estas cuestiones.
  • Priorizar el trabajo: Es necesario dar prioridad a las tareas más importantes para comenzar a generar un efecto preventivo con dichas acciones.
  • Determinar el tiempo dedicado a las labores administrativas: Hay que hacer un seguimiento del tiempo que se tarda en hacer las labores administrativas y comprobar si es mucho, o está dentro de los parámetros que nos podemos permitir como empresa.

En resumen, todos estos consejos ayudarán a tener una mejor coordinación de actividades empresariales y a reducir los tiempos en general, para que la compañía tenga mayores índices de productividad.

Si quieres realizar una demo de nuestra herramienta puedes hacerlo aquí.


Aumenta la eficiencia en tu empresa: Coordinación entre departamentos


Para el adecuado desarrollo de una organización es imprescindible establecer las responsabilidades y funciones de cada uno de los departamentos que la componen, pero no es menos importante, crear mecanismos y canales de comunicación para lograr la mayor eficiencia.

Son muchos los factores clave para una correcta comunicación entre departamentos en la organización:

  • Transparencia de información
  • Establecer y dar a conocer los objetivos estratégicos
  • Fomentar y valorar la participación
  • Alinear procedimientos
  • Evitar la opacidad por descentralización

En muchas ocasiones, los integrantes de un departamento establecen sus propios objetivos y rutinas dejando en un segundo plano el objetivo común de la empresa. La falta de coordinación puede ocasionar:

  • Individualismo y desconfianza interna
  • Duplicidad de acciones o tareas
  • Errores de gestión y desmotivación
  • Mensajes contradictorios a terceros
  • Pérdida de recursos y beneficios

Un estudio reciente demuestra que debemos mejorar mucho en este aspecto en las empresas. Más del 80% de los encuestados reconoce que la comunicación y cooperación entre los departamentos de su empresa no es la adecuada.

Atendiendo a estos resultados, y a la cada vez más importante optimización de los recursos de las organizaciones, adquiere mayor importancia el uso de herramientas comunes y sistemas de integración entre departamentos. El simple hecho de seleccionar la herramienta adecuada para la organización hará mejorar todos los aspectos indicados y en definitiva obtener mejores resultados y aumentar los beneficios.

Encontrar e implantar un sistema de gestión común para los diferentes departamentos consigue:

  • Mejorar la comunicación interdepartamental
  • Marcar objetivos comunes y dotar de transparencia a todas sus acciones
  • Mayor implicación y rendimiento al eliminar duplicidad de tareas y mejorar la coordinación

En una organización el departamento de “Compras” se encarga de crear y mantener un adecuado parque de proveedores, los cuales a su vez deben cumplir unos requisitos que garanticen su aprobación por el departamento de “Calidad”. En muchas ocasiones, estos proveedores, prestarán un servicio en centros de la empresa, teniendo que cumplir con la normativa de seguridad y salud vigente, la cual supervisan el departamento de “Prevención de Riesgos Laborales” y el de “RRHH”.

Un claro ejemplo del flujo que se presenta en la gran mayoría de las empresas y en el que intervienen varios departamentos. Sin una adecuada gestión, la optimización y el éxito de la organización se reduce.

En dokify te ayudamos a lograr una efectiva y eficiente coordinación entre departamentos.

¿Quieres saber cómo lo hacemos? Contáctanos aquí.


22 stands confirmados para el III Congreso Internacional Prevencionar


Como cada dos años y fiel a la cita los próximos 7, 8 y 9 de Octubre se celebrará el III Congreso Prevencionar este año con carácter Internacional y en formato virtual.

Esta 3ª edición ha despertado un especial atractivo tanto para organizaciones que apoyan el Congreso como para congresistas, dado el formato elegido.

 Hasta la fecha ya son 22 las organizaciones que han confirmado su presencia mediante un STAND, donde mostrarán las últimas tendencias en materia de Salud, Seguridad y Bienestar en el Trabajo.

 Entre los STAND ya confirmados están las siguientes organizaciones:

  • DOKIFY
  • ACHILLES
  • CTAIMA
  • E-COORDINA
  • EMPRESA PROVINCIAL DE AGUAS DE CORDOBA
  • ESCUELA DE PREVENCIÓN Y SEGURIDAD INTEGRAL
  • FELLOWES
  • GA GROUP / BEYONDTECH
  • GESPREOBRA
  • INSTITUTO ASTURIANO DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
  • INSTITUTO DE BIOMECÁNICA DE VALENCIA (IBV)
  • INSTITUTO REGIONAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE LA COMUNIDAD DE MADRID
  • INSTITUTO VASCO DE SEGURIDAD Y SALUD LABORALES (OSALAN)
  • METACONTRATAS
  • MUTUA ASEPEYO
  • PREVYMAN
  • PSICOPREVEN
  • QUIRÓNPREVENCIÓN
  • RISK XXI – PRL & SERVICES
  • SG RED
  • UCAE
  • UNIVERSIDAD ISABEL I

El III Congreso Internacional Prevencionar se propone, como un espacio para que investigadores, profesionales de la prevención de riesgos laborales, emprendedores, empresarios, directivos, responsables de procesos de transferencia de tecnología y en general cualquier actor tanto académico, de la administración, de la empresa privada o profesional independiente y de la industria, en el que compartir experiencia a través de publicaciones, conferencias y talleres.

Dokify será un año más el Patrocinador Principal  del Congreso Internacional Prevencionar 2021.

Te animamos a visitar nuestro stand y descubrir todo lo que podemos hacer por ti.

¡No te lo pierdas!

 


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