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La importancia de la coordinación de actividades empresariales


La coordinación de actividades empresariales, aunque es de vital importancia, es una acción que nos quita tiempo, pero podemos conseguir desarrollar todas estas acciones en menos horas si usamos una serie de herramientas digitales, así como si tenemos en cuenta otros aspectos importantes. De todo ello hablaremos en estas líneas.

Coordinación de actividades empresariales

¿Has calculado el tiempo que dedicas a estas acciones? Si hacemos una estimación de dos días por semana, estarás invirtiendo más de 100 días al año, que son más de 14 semanas que no puedes dedicar a otros menesteres de la prevención de riesgos laborales como el fomento de la cultura preventiva o la formación de empleados.

¿Cómo podemos reducir este periodo de tiempo? Hay muchas formas de acortar los plazos y una de las herramientas que mejores resultados ofrece es la plataforma CAE, la cual permite hacer una gestión documental en mucho menos tiempo.

Gracias a la automatización de la CAE, estarás logrando que tu empresa sea mucho más productiva, lo que al final repercutirá en mayores beneficios para la compañía. Para ello, es necesario delegar la revisión de la documentación CAE en expertos en gestión documental. Estos profesionales se encargan de abrir, revisar, validar o invalidar y atender todas las consultas en tu nombre.

De este modo, en menos de 48 horas podrás tener toda la documentación necesaria y así ahorrarle mucho tiempo al equipo de PRL. Igualmente, tendrás un acceso sencillo a todos los documentos, que estarán actualizados y revisados mediante cualquier dispositivo electrónico con conexión a la red.

Consejos para disminuir el tiempo dedicado a la gestión documental de PRL

No solo basta con contratar a un equipo especializado en estas labores, sino que también hay que dotarlo de herramientas que le permitan llevar a cabo el trabajo con todas las garantías. En este sentido, resulta necesario:

  • Buscar el software adecuado: Elegir el software CAE que mejor se ajuste a tus necesidades. Recomendamos que cada empresa se tome su tiempo para averiguar qué solución es la mejor en función de su actividad.
  • Externalizar los servicios: Es recomendable buscar un equipo con experiencia en estas tareas, ya que no todas las empresas cuentan con personal experimentado en estas cuestiones.
  • Priorizar el trabajo: Es necesario dar prioridad a las tareas más importantes para comenzar a generar un efecto preventivo con dichas acciones.
  • Determinar el tiempo dedicado a las labores administrativas: Hay que hacer un seguimiento del tiempo que se tarda en hacer las labores administrativas y comprobar si es mucho, o está dentro de los parámetros que nos podemos permitir como empresa.

En resumen, todos estos consejos ayudarán a tener una mejor coordinación de actividades empresariales y a reducir los tiempos en general, para que la compañía tenga mayores índices de productividad.

Si quieres realizar una demo de nuestra herramienta puedes hacerlo aquí.


Aumenta la eficiencia en tu empresa: Coordinación entre departamentos


Para el adecuado desarrollo de una organización es imprescindible establecer las responsabilidades y funciones de cada uno de los departamentos que la componen, pero no es menos importante, crear mecanismos y canales de comunicación para lograr la mayor eficiencia.

Son muchos los factores clave para una correcta comunicación entre departamentos en la organización:

  • Transparencia de información
  • Establecer y dar a conocer los objetivos estratégicos
  • Fomentar y valorar la participación
  • Alinear procedimientos
  • Evitar la opacidad por descentralización

En muchas ocasiones, los integrantes de un departamento establecen sus propios objetivos y rutinas dejando en un segundo plano el objetivo común de la empresa. La falta de coordinación puede ocasionar:

  • Individualismo y desconfianza interna
  • Duplicidad de acciones o tareas
  • Errores de gestión y desmotivación
  • Mensajes contradictorios a terceros
  • Pérdida de recursos y beneficios

Un estudio reciente demuestra que debemos mejorar mucho en este aspecto en las empresas. Más del 80% de los encuestados reconoce que la comunicación y cooperación entre los departamentos de su empresa no es la adecuada.

Atendiendo a estos resultados, y a la cada vez más importante optimización de los recursos de las organizaciones, adquiere mayor importancia el uso de herramientas comunes y sistemas de integración entre departamentos. El simple hecho de seleccionar la herramienta adecuada para la organización hará mejorar todos los aspectos indicados y en definitiva obtener mejores resultados y aumentar los beneficios.

Encontrar e implantar un sistema de gestión común para los diferentes departamentos consigue:

  • Mejorar la comunicación interdepartamental
  • Marcar objetivos comunes y dotar de transparencia a todas sus acciones
  • Mayor implicación y rendimiento al eliminar duplicidad de tareas y mejorar la coordinación

En una organización el departamento de “Compras” se encarga de crear y mantener un adecuado parque de proveedores, los cuales a su vez deben cumplir unos requisitos que garanticen su aprobación por el departamento de “Calidad”. En muchas ocasiones, estos proveedores, prestarán un servicio en centros de la empresa, teniendo que cumplir con la normativa de seguridad y salud vigente, la cual supervisan el departamento de “Prevención de Riesgos Laborales” y el de “RRHH”.

Un claro ejemplo del flujo que se presenta en la gran mayoría de las empresas y en el que intervienen varios departamentos. Sin una adecuada gestión, la optimización y el éxito de la organización se reduce.

En dokify te ayudamos a lograr una efectiva y eficiente coordinación entre departamentos.

¿Quieres saber cómo lo hacemos? Contáctanos aquí.


¿Qué significa ser Eficientes en Compras?


El Club Asturiano de Calidad, es una Asociación sin ánimo de lucro, Fundada en 1995. Su objetivo es sensibilizar, formar y promover el cambio para la mejora de la gestión (Calidad, Medio Ambiente, Responsabilidad Social, Prevención de Riesgos, Excelencia, etc), promoviendo el intercambio de buenas prácticas y la cooperación.

El Club centra su propuesta de valor en varios ejes. Uno de ellos es fomentar el Intercambio de Experiencias y Conocimientos entre organizaciones, directivos y profesionales. Organizan encuentros para difundir buenas prácticas y coordinan grupos de trabajo multisectoriales.

Dokify está liderando uno de los grupos de trabajo cuyo objetivo es conectar, poner retos en común, intercambiar experiencias y debatir sobre cuestiones de interés para los profesionales de Compras. 

El pasado 24/6/21 celebró uno de sus encuentros virtuales con la temática: “Medición de la eficiencia y Optimización de la función de compras”, en la que participó como ponente el Director de Evaluación y Desarrollo de Proveedores de Dokify, con una ponencia centrada en la Eficiencia como concepto y su aterrizaje en la función de Compras.

Cuando se quiere desarrollar algún aspecto del saber, se suele empezar por definir el concepto y lo habitual es recurrir a la Real Academia Española de la Lengua. 

Y la RAE define eficiencia como la “Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”. 

Para poder concretar quién es ese alguien en Compras o qué es ese algo, lo primero que debemos hacer es preguntarnos ¿Cuál es el efecto determinado que se pretende conseguir en Compras?

Pues lógicamente ser eficientes en el desempeño de su función. Y para ser eficientes en el desempeño de la función de compras, lo primero que tenemos que tener clara es cuál es su función.

¿En qué consiste la función de compras? ¿Cuál sería la descripción (clásica) de la función de compras? 

La satisfacción adecuada de las demandas, con la calidad  y en el tiempo requerido y a un precio competitivo.

El problema es que sólo se acuerdan de Compras cuando hacen falta los Materiales o los Servicios. Actuamos de forma reactiva, y en Compras para ser eficientes y optimizar la función, hay que hacerlo de forma proactiva, es decir, no salir a buscar proveedores cuando algo hace falta. Tenemos que trabajar, aguas arriba de la necesidad, tener estructurados los materiales y servicios que habitualmente compramos en categorías, con los proveedores homologados por familias de compra y estar en los foros en los que se gesta la demanda y se decide lo que se va a comprar.

Y en la medida de lo posible influir para que el producto o la calidad que se va a requerir no sean tajes a medida o un “copia y pega2 de un catálogo de un proveedor que se hace único. Pero la pregunta clave es: 

¿Ser eficiente en compras es satisfacer las demandas de nuestro cliente interno?

Nos hemos parado alguna vez a pensar ¿qué diferencia puede haber entre lo que el cliente interno demanda y lo que realmente necesita la empresa? 

Hay que focalizarse en las necesidades reales, no sólo en las demandas de nuestro cliente interno. El cliente interno es, o debería ser nuestro aliado y sumar capacidades, junto con las del proveedor. 

La verdadera eficiencia por parte de Compras estará en facilitar el alineamiento de los 4 actores: las áreas técnicas, administrativas y/o ejecutivas (lo que yo llamo Clientes internos) + Mercado + Proveedor + cliente final 

Para ser eficientes y optimizar la función compras, debemos tener procedimientos de compras ágiles, con procesos de gestión diferenciados por cuantía y estrategia según mercado y por supuesto  contar con herramientas que faciliten la digitalización de los procesos de aprobación interna de las solicitudes de compra, petición automática de cotización a los proveedores homologados y recepción de las ofertas.  Y en las familias de compras reiterativas, tener negociados acuerdo marco o contratos de cobertura.

Ser eficientes no es sólo cubrir necesidades sino aportar valor en cada gestión

No debemos necesariamente limitarnos al cumplimiento fiel de lo solicitado. Hay que buscar mayor y mejores prestaciones, durabilidad, reducción de residuos o valorización de los mismos, ahorros energéticos, minoración de impacto ambiental: menor ruido, gases de efecto invernadero etc. y debemos potenciar y poner en valor estas aportaciones al proveedor que las facilite, (aprovechar i+d+i del proveedor) y potenciar su implicación, premiando su actitud en futuras licitaciones. 

Por todo ello, si queremos ser eficientes y optimizar la función debemos dejar a un lado las acciones asociadas a la concepción clásica de la función de compras en favor de 

La satisfacción adecuada de las necesidades, con la calidad ajustada a mercado, sin esperar que nos lo pidan ,aportando valor en cada compra y abriendo nuevas oportunidades de negocio.

Volviendo al significado que describe la Real Academia Española de la Lengua de lo que es eficiencia, que no es otra cosa que la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”. Y una vez visto cuál es el efecto a conseguir en Compras, y dejado claro qué es ese algo, que evidentemente no es otra casa que la cobertura de la necesidad con aporte de valor; pensemos ahora en el “alguien” que recoge la acepción de eficiencia.

Para poder disponer de algo, necesito a alguien… ¿quién es ese alguien?

Pues sin lugar a dudas en la función de Compras ese alguien, es el proveedor. Una de las muchas cosas que hemos aprendido de la pandemia es que dependemos mucho más de los proveedores de lo que pensamos. Y la homologación de proveedores sigue siendo la asignatura pendiente de muchos de los departamentos de compras. 

La verdadera eficiencia en compras sólo se alcanza con un parque de proveedores homologados que te permita potenciar la capacidad de disponer del proveedor adecuado en el momento preciso.

Un buen parque de proveedores, homologados mediante una rigurosa metodología, hace bueno a cualquier comprador. Pero un comprador, jamás podrá ser eficiente en su función si no tiene un parque de proveedores estructurado y ordenado con buenos y eficientes proveedores.


22 stands confirmados para el III Congreso Internacional Prevencionar


Como cada dos años y fiel a la cita los próximos 7, 8 y 9 de Octubre se celebrará el III Congreso Prevencionar este año con carácter Internacional y en formato virtual.

Esta 3ª edición ha despertado un especial atractivo tanto para organizaciones que apoyan el Congreso como para congresistas, dado el formato elegido.

 Hasta la fecha ya son 22 las organizaciones que han confirmado su presencia mediante un STAND, donde mostrarán las últimas tendencias en materia de Salud, Seguridad y Bienestar en el Trabajo.

 Entre los STAND ya confirmados están las siguientes organizaciones:

  • DOKIFY
  • ACHILLES
  • CTAIMA
  • E-COORDINA
  • EMPRESA PROVINCIAL DE AGUAS DE CORDOBA
  • ESCUELA DE PREVENCIÓN Y SEGURIDAD INTEGRAL
  • FELLOWES
  • GA GROUP / BEYONDTECH
  • GESPREOBRA
  • INSTITUTO ASTURIANO DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
  • INSTITUTO DE BIOMECÁNICA DE VALENCIA (IBV)
  • INSTITUTO REGIONAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE LA COMUNIDAD DE MADRID
  • INSTITUTO VASCO DE SEGURIDAD Y SALUD LABORALES (OSALAN)
  • METACONTRATAS
  • MUTUA ASEPEYO
  • PREVYMAN
  • PSICOPREVEN
  • QUIRÓNPREVENCIÓN
  • RISK XXI – PRL & SERVICES
  • SG RED
  • UCAE
  • UNIVERSIDAD ISABEL I

El III Congreso Internacional Prevencionar se propone, como un espacio para que investigadores, profesionales de la prevención de riesgos laborales, emprendedores, empresarios, directivos, responsables de procesos de transferencia de tecnología y en general cualquier actor tanto académico, de la administración, de la empresa privada o profesional independiente y de la industria, en el que compartir experiencia a través de publicaciones, conferencias y talleres.

Dokify será un año más el Patrocinador Principal  del Congreso Internacional Prevencionar 2021.

Te animamos a visitar nuestro stand y descubrir todo lo que podemos hacer por ti.

¡No te lo pierdas!

 


La importancia de contar con un Sistema de Control Horario


En este mes de mayo se cumplen 2 años de la entrada en vigor de la conocida Ley de control horario (RD 8/2019) por el que todas las empresas tienen la obligación de registrar la jornada laboral de todos los trabajadores. Su incumplimiento constituye una infracción grave en materia laboral (artículo 7.5 Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social), y la sanción puede superar, en casos graves, los 6.000 €.

Su aplicación busca, entre otros aspectos, luchar contra la precariedad laboral contabilizando el tiempo de trabajo efectivo realizado por cada trabajador en su jornada.

Dos años después de su aprobación, y a consecuencia de la pandemia, contar con un registro horario ha adquirido mayor importancia en las empresas, no solo por su objetivo inicial, sino por el control y registro de todos los trabajadores en caso de producirse un brote en el centro de trabajo.

Contar con un Sistema de Control Horario eficiente y ágil garantiza a la empresa tener constancia de qué trabajadores han permanecido en cada uno de sus centros de trabajo y cuándo. Ante la posibilidad de surgir un caso o brote de covid se puede realizar un seguimiento exhaustivo a todos los trabajadores, aplicando medidas sanitarias de aislamiento o cuarentena si es preciso.

Pero el valor que aporta no se queda ahí. Ante cualquier simulacro o situación de emergencia en la que sea necesario evacuar un lugar de trabajo, se puede utilizar como sistema de conteo de los trabajadores que han abandonado el recinto y los que aún permanecen en su interior.

La entrada en vigor de esta normativa hizo que todas las empresas tuvieran que gestionar de alguna manera el registro horario. Siendo cierto que una gran parte, ha implantado sistemas, más o menos automatizados, no todas lo han logrado.

En una encuesta realizada recientemente, se ha detectado que más del 25% de las empresas continúan sin contar con todas las ventajas que ofrece una solución de control y registro horario, estando expuestas a posibles sanciones por parte de la Administración.

La realidad nos muestra en el día a día todas las ventajas operativas y de ahorro de tiempo que genera el uso de un Sistema de Registro Horario sencillo y automatizado.

En dokify reforzamos nuestro compromiso con la seguridad y salud laboral, aportando soluciones a la gestión de las empresas. 

Conoce nuestra herramienta de “Registro Horario”


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