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La homologación de proveedores y cómo optimizar tus costes


La homologación de proveedores es uno de los procesos más importantes que debe llevar a cabo tu empresa. Establecer una metodología automatizada te permitirá reducir tus costes, y también optimizar el tiempo de trabajo de todos tus empleados. Esto resulta mucho más efectivo a largo plazo en tu cadena logística.

Cómo mejorar la gestión de proveedores de forma rápida

La gestión correcta de los proveedores te permite homologar todas las empresas proveedoras que entran e igualar los diferentes criterios y atributos que deben tener. Además, permitirá a todo tu equipo mejorar el control de su trabajo gracias al establecimiento de KPI de una forma totalmente uniforme.

Mejorarás la efectividad gracias a la homologación; y también te facilitará el establecimiento de relaciones comerciales mucho más seguras y duraderas. Otros podrán entender tu filosofía de empresa y, de esta forma, estrecharéis lazos. El servicio de atención al cliente con tus proveedores será mucho más claro desde el principio, y esto también elevará la calidad de su trabajo.

Las empresas que manejan grandes volúmenes de procesos y dinero requieren una cadena logística muy eficiente. De no ser así, la calidad del producto final puede verse afectada. Por ello, es necesario aplicar procesos de homologación muy efectivos.

Una vez que tengas la estrategia y la gestión de proveedores planificada, es importante llevar a cabo reuniones de trabajo para que todas las partes de tu negocio tengan claros los criterios y los atributos que se van a seguir en cada proceso de homologación.

Una herramienta de homologación de proveedores realmente efectiva

Apostar por una herramienta de homologación para los proveedores te ofrece muchas ventajas. Por un lado, te permitirá encontrar al proveedor adecuado en todo momento y de forma rápida; ahorrarás tiempo en el proceso. Además, tendrás toda la información y todos los documentos de cada proveedor completamente actualizados de forma automática.

Puesto que estará todo centralizado en un único lugar, los departamentos de tu empresa podrán tener acceso y se facilitará el trabajo en equipo. No será necesario que el responsable de cada área pierda tiempo enviando información y documentación de un lado a otro.

Mejora tu proceso de producción

Agilizar toda tu cadena logística te aporta una enorme ventaja competitiva respecto a otras empresas de tu sector. La calidad del producto final será mucho más alta, ya que todas las partes de la compañía estarán organizadas.

Adicionalmente, el proceso de producción será mucho más rápido y podrás gestionar muchos más pedidos en menos tiempo. El retorno de la inversión también será más elevado, debido a la reducción de costes que conseguirás.

La homologación de proveedores con Dokify te permitirá automatizar la gestión documental relacionada con tus proveedores. Optimiza tu tiempo gestionando a todos tus proveedores desde un solo lugar y reduce también los costes de logística.


Webinar: La importancia de la homologación, gestión y seguimiento de proveedores en tiempos de COVID-19


Las empresas españolas figuran entre las primeras posiciones mundiales en las certificaciones más importantes: calidad, gestión ambiental, anti soborno, seguridad de la información y alimentaria, gestión de la energía o calidad de servicios de TI, entre otras.

Las más implantadas son:
Gestión de la Calidad ISO 9001.
Gestión Ambiental ISO 14001.
Salud y Seguridad en el Trabajo ISO 45001 (antes: OHSAS 18001).

Los requisitos de estas normas hacen una mención expresa a la necesidad de conocimiento del proveedor, su capacidad para cumplir los requisitos del sistema y por lo tanto su evaluación y calificación previa, aplicación de criterios de selección de contratistas en los procesos de compra, obligación de conservar la información documental, etc.

Las organizaciones certificadas, requieren la disposición de una metodología de Homologación de sus proveedores rigurosa y ajustada a la normativa, para poder mantener las apreciadas certificaciones.

En este webinar os presentamos los requerimientos normativos para una adecuada
homologación de proveedores.


¿Qué significa ser Eficientes en Compras?


El Club Asturiano de Calidad, es una Asociación sin ánimo de lucro, Fundada en 1995. Su objetivo es sensibilizar, formar y promover el cambio para la mejora de la gestión (Calidad, Medio Ambiente, Responsabilidad Social, Prevención de Riesgos, Excelencia, etc), promoviendo el intercambio de buenas prácticas y la cooperación.

El Club centra su propuesta de valor en varios ejes. Uno de ellos es fomentar el Intercambio de Experiencias y Conocimientos entre organizaciones, directivos y profesionales. Organizan encuentros para difundir buenas prácticas y coordinan grupos de trabajo multisectoriales.

Dokify está liderando uno de los grupos de trabajo cuyo objetivo es conectar, poner retos en común, intercambiar experiencias y debatir sobre cuestiones de interés para los profesionales de Compras. 

El pasado 24/6/21 celebró uno de sus encuentros virtuales con la temática: “Medición de la eficiencia y Optimización de la función de compras”, en la que participó como ponente el Director de Evaluación y Desarrollo de Proveedores de Dokify, con una ponencia centrada en la Eficiencia como concepto y su aterrizaje en la función de Compras.

Cuando se quiere desarrollar algún aspecto del saber, se suele empezar por definir el concepto y lo habitual es recurrir a la Real Academia Española de la Lengua. 

Y la RAE define eficiencia como la “Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”. 

Para poder concretar quién es ese alguien en Compras o qué es ese algo, lo primero que debemos hacer es preguntarnos ¿Cuál es el efecto determinado que se pretende conseguir en Compras?

Pues lógicamente ser eficientes en el desempeño de su función. Y para ser eficientes en el desempeño de la función de compras, lo primero que tenemos que tener clara es cuál es su función.

¿En qué consiste la función de compras? ¿Cuál sería la descripción (clásica) de la función de compras? 

La satisfacción adecuada de las demandas, con la calidad  y en el tiempo requerido y a un precio competitivo.

El problema es que sólo se acuerdan de Compras cuando hacen falta los Materiales o los Servicios. Actuamos de forma reactiva, y en Compras para ser eficientes y optimizar la función, hay que hacerlo de forma proactiva, es decir, no salir a buscar proveedores cuando algo hace falta. Tenemos que trabajar, aguas arriba de la necesidad, tener estructurados los materiales y servicios que habitualmente compramos en categorías, con los proveedores homologados por familias de compra y estar en los foros en los que se gesta la demanda y se decide lo que se va a comprar.

Y en la medida de lo posible influir para que el producto o la calidad que se va a requerir no sean tajes a medida o un “copia y pega2 de un catálogo de un proveedor que se hace único. Pero la pregunta clave es: 

¿Ser eficiente en compras es satisfacer las demandas de nuestro cliente interno?

Nos hemos parado alguna vez a pensar ¿qué diferencia puede haber entre lo que el cliente interno demanda y lo que realmente necesita la empresa? 

Hay que focalizarse en las necesidades reales, no sólo en las demandas de nuestro cliente interno. El cliente interno es, o debería ser nuestro aliado y sumar capacidades, junto con las del proveedor. 

La verdadera eficiencia por parte de Compras estará en facilitar el alineamiento de los 4 actores: las áreas técnicas, administrativas y/o ejecutivas (lo que yo llamo Clientes internos) + Mercado + Proveedor + cliente final 

Para ser eficientes y optimizar la función compras, debemos tener procedimientos de compras ágiles, con procesos de gestión diferenciados por cuantía y estrategia según mercado y por supuesto  contar con herramientas que faciliten la digitalización de los procesos de aprobación interna de las solicitudes de compra, petición automática de cotización a los proveedores homologados y recepción de las ofertas.  Y en las familias de compras reiterativas, tener negociados acuerdo marco o contratos de cobertura.

Ser eficientes no es sólo cubrir necesidades sino aportar valor en cada gestión

No debemos necesariamente limitarnos al cumplimiento fiel de lo solicitado. Hay que buscar mayor y mejores prestaciones, durabilidad, reducción de residuos o valorización de los mismos, ahorros energéticos, minoración de impacto ambiental: menor ruido, gases de efecto invernadero etc. y debemos potenciar y poner en valor estas aportaciones al proveedor que las facilite, (aprovechar i+d+i del proveedor) y potenciar su implicación, premiando su actitud en futuras licitaciones. 

Por todo ello, si queremos ser eficientes y optimizar la función debemos dejar a un lado las acciones asociadas a la concepción clásica de la función de compras en favor de 

La satisfacción adecuada de las necesidades, con la calidad ajustada a mercado, sin esperar que nos lo pidan ,aportando valor en cada compra y abriendo nuevas oportunidades de negocio.

Volviendo al significado que describe la Real Academia Española de la Lengua de lo que es eficiencia, que no es otra cosa que la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”. Y una vez visto cuál es el efecto a conseguir en Compras, y dejado claro qué es ese algo, que evidentemente no es otra casa que la cobertura de la necesidad con aporte de valor; pensemos ahora en el “alguien” que recoge la acepción de eficiencia.

Para poder disponer de algo, necesito a alguien… ¿quién es ese alguien?

Pues sin lugar a dudas en la función de Compras ese alguien, es el proveedor. Una de las muchas cosas que hemos aprendido de la pandemia es que dependemos mucho más de los proveedores de lo que pensamos. Y la homologación de proveedores sigue siendo la asignatura pendiente de muchos de los departamentos de compras. 

La verdadera eficiencia en compras sólo se alcanza con un parque de proveedores homologados que te permita potenciar la capacidad de disponer del proveedor adecuado en el momento preciso.

Un buen parque de proveedores, homologados mediante una rigurosa metodología, hace bueno a cualquier comprador. Pero un comprador, jamás podrá ser eficiente en su función si no tiene un parque de proveedores estructurado y ordenado con buenos y eficientes proveedores.


Inoculación de la función de Compras


Se está hablando mucho de las consecuencias que está teniendo la pandemia del coronavirus en el mercado proveedor y cómo está afectando a la función de Compras, pero poco o muy poco de qué hemos aprendido y, sobre todo cómo vamos a implementar medidas que contribuyan a minimizar sus consecuencias ante circunstancias similares inesperadas en el futuro.

La continuidad de la actividad de las empresas en las que prestan servicio los profesionales de Compras depende de sus fuentes de suministro mucho más de lo que pensamos, por lo que la homologación de proveedores tiene que dejar de ser la asignatura pendiente de los departamentos de Compras para convertirse en una función estratégica.

Si algo hemos aprendido, es que la pandemia no se combate con medicamentos después de contraer la enfermedad, sino con vacuna. Es más, la vacuna contra el COVID no solo inmuniza, sino que en algunos casos también forma parte de la cura contra el COVID persistente.

Del mismo modo en Compras no podemos seguir saliendo al mercado a buscar y homologar proveedores cuando tenemos la necesidad (la enfermedad) sobre la mesa. La homologación de proveedores es una actividad proactiva y preventiva, nunca reactiva.

Es indispensable dotarse de un banco de proveedores amplio y estructurado por categorías de compra, homologados mediante una rigurosa metodología, con la tranquilidad de disponer de la documentación validada y siempre al día.

Para detener una pandemia es necesario utilizar todas las herramientas disponibles. Las vacunas actúan junto al sistema inmunitario para que su organismo esté preparado para combatir el virus si se ve expuesto al mismo.

Una buena herramienta de homologación prepara al profesional de compras para el combate ante situaciones sobrevenidas. Tiene ordenados y clasificados los proveedores por familias, antes que surja la necesidad. Confecciona búsquedas combinadas, aplicando los filtros necesarios para encontrar el proveedor adecuado en el momento preciso.

Y si está en un entorno colaborativo en el que la herramienta es compartida por profesionales de Compras de distintas compañías, con una sistemática contrastada y rigurosa de homologación, las búsquedas no se han de limitar a la propia base de datos, lo que multiplica el parque de proveedores.

Si vacunarse es la mejor medida que se puede tomar para protegerse y proteger a otras personas del COVID-19, una buena herramienta de homologación de proveedores es la mejor profilaxis de la que disponen los profesionales de Compras para prevenir la falta de suministro y proteger a nuestras empresas para garantizar el servicio a nuestros clientes.

En dokify nos encargamos de evitar esos posibles imprevistos con tu cadena de suministro, gracias a nuestra solución de homologación de proveedores

Hilario López Cano

Director de Evaluación y desarrollo de Proveedores Dokify


¿En qué consiste la homologación de proveedores?


La homologación de proveedores podríamos definirla como aquella metodología que permite disponer del proveedor adecuado en el momento preciso. Esto es muy fácil de decirlo, pero ¿qué entendemos por proveedor adecuado y cuál es el momento preciso?

El proveedor adecuado es aquél que al menos cumple con los siguientes parámetros:

1.- Cubre convenientemente las necesidades (en tiempo y forma).

2.- A un precio competitivo.

3.- Con la calidad requerida (ajustada a la especificación técnica).

4.- Aporta valor.

Decimos a un precio competitivo y no al mejor precio del mercado, porque para asegurarnos el mejor, el mejor precio del mercado, tendríamos que pedir infinitas ofertas a infinitos proveedores. Siempre habría algún proveedor en algún lugar del mundo con un mejor precio.

Pero las Compras son un medio, no un fin en sí misma, tenemos que ser eficientes y una buena metodología de homologación nos permite seleccionar el número adecuado de proveedores para asegurarnos unas buenas ofertas en competencia real.

Y aquí cabría preguntarnos:

¿Cuál es el número ideal de proveedores en una organización?

Podríamos pensar en ocasiones que deberíamos haber dispuesto de un mayor número de proveedores, porque en alguna compra consideramos que teníamos pocas alternativas. Pero si aumentamos, hasta llegar a duplicar, el número de proveedores de la empresa, no es garantía suficiente, si seguimos haciéndolo en las mismas categorías de compras donde hay suficiente mercado. Parece obvio, pero no siempre se advierte.

Lo importante no es tanto la cantidad de proveedores, sino la calidad de los mismos y su distribución por las distintas categorías de compra.

Es por ello que un buen procedimiento de homologación obliga a la necesaria estructuración y distribución de proveedores por categorías de compra.

Respecto a la aportación de valor, se requieren proveedores que no  sólo no me creen problemas, sino que además me aporten valor.

Cada proveedor que se limite escrupulosamente al fiel cumplimiento del alcance contratado es una oportunidad perdida.

Respondida la cuestión planteada sobre el término proveedor adecuado, hablemos ahora de la oportunidad, es decir, de la disposición del proveedor en el momento preciso:

Cuando tenemos una necesidad sobre la mesa, no es el mejor momento de salir al mercado para buscar proveedores y homologarlos. Debemos trabajar aguas arriba de la necesidad.

La homologación de proveedores es una actividad preventiva y proactiva, nunca reactiva

y mucho menos para dar de alta al proveedor, que ha hecho el trabajo sin pedido y hay que darle de alta para poder asignar un Pedido al que imputar una factura, para que el proveedor pueda cobrar.

Si asociamos los estadios evolutivos de la función de compras a la cadena evolutiva humana ¿Dónde pondríamos al compañero que nos pide homologar al proveedor para dar de alta un pedido de servicios realizados para que el proveedor pueda cobrar?

Calificarle como Homo Sapiens sería ofender su apellido, quizás: Neardental u Homo Erectus tal vez? Mejor como Homo Hábilis, por eso de que es muy hábil intentando colarnos un gol.

Hilario López Cano

Director de Evaluación y desarrollo Proveedores Dokify


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