Our latest news and views, our blog

¿Qué significa ser Eficientes en Compras?


El Club Asturiano de Calidad, es una Asociación sin ánimo de lucro, Fundada en 1995. Su objetivo es sensibilizar, formar y promover el cambio para la mejora de la gestión (Calidad, Medio Ambiente, Responsabilidad Social, Prevención de Riesgos, Excelencia, etc), promoviendo el intercambio de buenas prácticas y la cooperación.

El Club centra su propuesta de valor en varios ejes. Uno de ellos es fomentar el Intercambio de Experiencias y Conocimientos entre organizaciones, directivos y profesionales. Organizan encuentros para difundir buenas prácticas y coordinan grupos de trabajo multisectoriales.

Dokify está liderando uno de los grupos de trabajo cuyo objetivo es conectar, poner retos en común, intercambiar experiencias y debatir sobre cuestiones de interés para los profesionales de Compras. 

El pasado 24/6/21 celebró uno de sus encuentros virtuales con la temática: “Medición de la eficiencia y Optimización de la función de compras”, en la que participó como ponente el Director de Evaluación y Desarrollo de Proveedores de Dokify, con una ponencia centrada en la Eficiencia como concepto y su aterrizaje en la función de Compras.

Cuando se quiere desarrollar algún aspecto del saber, se suele empezar por definir el concepto y lo habitual es recurrir a la Real Academia Española de la Lengua. 

Y la RAE define eficiencia como la “Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”. 

Para poder concretar quién es ese alguien en Compras o qué es ese algo, lo primero que debemos hacer es preguntarnos ¿Cuál es el efecto determinado que se pretende conseguir en Compras?

Pues lógicamente ser eficientes en el desempeño de su función. Y para ser eficientes en el desempeño de la función de compras, lo primero que tenemos que tener clara es cuál es su función.

¿En qué consiste la función de compras? ¿Cuál sería la descripción (clásica) de la función de compras? 

La satisfacción adecuada de las demandas, con la calidad  y en el tiempo requerido y a un precio competitivo.

El problema es que sólo se acuerdan de Compras cuando hacen falta los Materiales o los Servicios. Actuamos de forma reactiva, y en Compras para ser eficientes y optimizar la función, hay que hacerlo de forma proactiva, es decir, no salir a buscar proveedores cuando algo hace falta. Tenemos que trabajar, aguas arriba de la necesidad, tener estructurados los materiales y servicios que habitualmente compramos en categorías, con los proveedores homologados por familias de compra y estar en los foros en los que se gesta la demanda y se decide lo que se va a comprar.

Y en la medida de lo posible influir para que el producto o la calidad que se va a requerir no sean tajes a medida o un “copia y pega2 de un catálogo de un proveedor que se hace único. Pero la pregunta clave es: 

¿Ser eficiente en compras es satisfacer las demandas de nuestro cliente interno?

Nos hemos parado alguna vez a pensar ¿qué diferencia puede haber entre lo que el cliente interno demanda y lo que realmente necesita la empresa? 

Hay que focalizarse en las necesidades reales, no sólo en las demandas de nuestro cliente interno. El cliente interno es, o debería ser nuestro aliado y sumar capacidades, junto con las del proveedor. 

La verdadera eficiencia por parte de Compras estará en facilitar el alineamiento de los 4 actores: las áreas técnicas, administrativas y/o ejecutivas (lo que yo llamo Clientes internos) + Mercado + Proveedor + cliente final 

Para ser eficientes y optimizar la función compras, debemos tener procedimientos de compras ágiles, con procesos de gestión diferenciados por cuantía y estrategia según mercado y por supuesto  contar con herramientas que faciliten la digitalización de los procesos de aprobación interna de las solicitudes de compra, petición automática de cotización a los proveedores homologados y recepción de las ofertas.  Y en las familias de compras reiterativas, tener negociados acuerdo marco o contratos de cobertura.

Ser eficientes no es sólo cubrir necesidades sino aportar valor en cada gestión

No debemos necesariamente limitarnos al cumplimiento fiel de lo solicitado. Hay que buscar mayor y mejores prestaciones, durabilidad, reducción de residuos o valorización de los mismos, ahorros energéticos, minoración de impacto ambiental: menor ruido, gases de efecto invernadero etc. y debemos potenciar y poner en valor estas aportaciones al proveedor que las facilite, (aprovechar i+d+i del proveedor) y potenciar su implicación, premiando su actitud en futuras licitaciones. 

Por todo ello, si queremos ser eficientes y optimizar la función debemos dejar a un lado las acciones asociadas a la concepción clásica de la función de compras en favor de 

La satisfacción adecuada de las necesidades, con la calidad ajustada a mercado, sin esperar que nos lo pidan ,aportando valor en cada compra y abriendo nuevas oportunidades de negocio.

Volviendo al significado que describe la Real Academia Española de la Lengua de lo que es eficiencia, que no es otra cosa que la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”. Y una vez visto cuál es el efecto a conseguir en Compras, y dejado claro qué es ese algo, que evidentemente no es otra casa que la cobertura de la necesidad con aporte de valor; pensemos ahora en el “alguien” que recoge la acepción de eficiencia.

Para poder disponer de algo, necesito a alguien… ¿quién es ese alguien?

Pues sin lugar a dudas en la función de Compras ese alguien, es el proveedor. Una de las muchas cosas que hemos aprendido de la pandemia es que dependemos mucho más de los proveedores de lo que pensamos. Y la homologación de proveedores sigue siendo la asignatura pendiente de muchos de los departamentos de compras. 

La verdadera eficiencia en compras sólo se alcanza con un parque de proveedores homologados que te permita potenciar la capacidad de disponer del proveedor adecuado en el momento preciso.

Un buen parque de proveedores, homologados mediante una rigurosa metodología, hace bueno a cualquier comprador. Pero un comprador, jamás podrá ser eficiente en su función si no tiene un parque de proveedores estructurado y ordenado con buenos y eficientes proveedores.


22 stands confirmados para el III Congreso Internacional Prevencionar


Como cada dos años y fiel a la cita los próximos 7, 8 y 9 de Octubre se celebrará el III Congreso Prevencionar este año con carácter Internacional y en formato virtual.

Esta 3ª edición ha despertado un especial atractivo tanto para organizaciones que apoyan el Congreso como para congresistas, dado el formato elegido.

 Hasta la fecha ya son 22 las organizaciones que han confirmado su presencia mediante un STAND, donde mostrarán las últimas tendencias en materia de Salud, Seguridad y Bienestar en el Trabajo.

 Entre los STAND ya confirmados están las siguientes organizaciones:

  • DOKIFY
  • ACHILLES
  • CTAIMA
  • E-COORDINA
  • EMPRESA PROVINCIAL DE AGUAS DE CORDOBA
  • ESCUELA DE PREVENCIÓN Y SEGURIDAD INTEGRAL
  • FELLOWES
  • GA GROUP / BEYONDTECH
  • GESPREOBRA
  • INSTITUTO ASTURIANO DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
  • INSTITUTO DE BIOMECÁNICA DE VALENCIA (IBV)
  • INSTITUTO REGIONAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE LA COMUNIDAD DE MADRID
  • INSTITUTO VASCO DE SEGURIDAD Y SALUD LABORALES (OSALAN)
  • METACONTRATAS
  • MUTUA ASEPEYO
  • PREVYMAN
  • PSICOPREVEN
  • QUIRÓNPREVENCIÓN
  • RISK XXI – PRL & SERVICES
  • SG RED
  • UCAE
  • UNIVERSIDAD ISABEL I

El III Congreso Internacional Prevencionar se propone, como un espacio para que investigadores, profesionales de la prevención de riesgos laborales, emprendedores, empresarios, directivos, responsables de procesos de transferencia de tecnología y en general cualquier actor tanto académico, de la administración, de la empresa privada o profesional independiente y de la industria, en el que compartir experiencia a través de publicaciones, conferencias y talleres.

Dokify será un año más el Patrocinador Principal  del Congreso Internacional Prevencionar 2021.

Te animamos a visitar nuestro stand y descubrir todo lo que podemos hacer por ti.

¡No te lo pierdas!

 


La importancia de contar con un Sistema de Control Horario


En este mes de mayo se cumplen 2 años de la entrada en vigor de la conocida Ley de control horario (RD 8/2019) por el que todas las empresas tienen la obligación de registrar la jornada laboral de todos los trabajadores. Su incumplimiento constituye una infracción grave en materia laboral (artículo 7.5 Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social), y la sanción puede superar, en casos graves, los 6.000 €.

Su aplicación busca, entre otros aspectos, luchar contra la precariedad laboral contabilizando el tiempo de trabajo efectivo realizado por cada trabajador en su jornada.

Dos años después de su aprobación, y a consecuencia de la pandemia, contar con un registro horario ha adquirido mayor importancia en las empresas, no solo por su objetivo inicial, sino por el control y registro de todos los trabajadores en caso de producirse un brote en el centro de trabajo.

Contar con un Sistema de Control Horario eficiente y ágil garantiza a la empresa tener constancia de qué trabajadores han permanecido en cada uno de sus centros de trabajo y cuándo. Ante la posibilidad de surgir un caso o brote de covid se puede realizar un seguimiento exhaustivo a todos los trabajadores, aplicando medidas sanitarias de aislamiento o cuarentena si es preciso.

Pero el valor que aporta no se queda ahí. Ante cualquier simulacro o situación de emergencia en la que sea necesario evacuar un lugar de trabajo, se puede utilizar como sistema de conteo de los trabajadores que han abandonado el recinto y los que aún permanecen en su interior.

La entrada en vigor de esta normativa hizo que todas las empresas tuvieran que gestionar de alguna manera el registro horario. Siendo cierto que una gran parte, ha implantado sistemas, más o menos automatizados, no todas lo han logrado.

En una encuesta realizada recientemente, se ha detectado que más del 25% de las empresas continúan sin contar con todas las ventajas que ofrece una solución de control y registro horario, estando expuestas a posibles sanciones por parte de la Administración.

La realidad nos muestra en el día a día todas las ventajas operativas y de ahorro de tiempo que genera el uso de un Sistema de Registro Horario sencillo y automatizado.

En dokify reforzamos nuestro compromiso con la seguridad y salud laboral, aportando soluciones a la gestión de las empresas. 

Conoce nuestra herramienta de “Registro Horario”


Inoculación de la función de Compras


Se está hablando mucho de las consecuencias que está teniendo la pandemia del coronavirus en el mercado proveedor y cómo está afectando a la función de Compras, pero poco o muy poco de qué hemos aprendido y, sobre todo cómo vamos a implementar medidas que contribuyan a minimizar sus consecuencias ante circunstancias similares inesperadas en el futuro.

La continuidad de la actividad de las empresas en las que prestan servicio los profesionales de Compras depende de sus fuentes de suministro mucho más de lo que pensamos, por lo que la homologación de proveedores tiene que dejar de ser la asignatura pendiente de los departamentos de Compras para convertirse en una función estratégica.

Si algo hemos aprendido, es que la pandemia no se combate con medicamentos después de contraer la enfermedad, sino con vacuna. Es más, la vacuna contra el COVID no solo inmuniza, sino que en algunos casos también forma parte de la cura contra el COVID persistente.

Del mismo modo en Compras no podemos seguir saliendo al mercado a buscar y homologar proveedores cuando tenemos la necesidad (la enfermedad) sobre la mesa. La homologación de proveedores es una actividad proactiva y preventiva, nunca reactiva.

Es indispensable dotarse de un banco de proveedores amplio y estructurado por categorías de compra, homologados mediante una rigurosa metodología, con la tranquilidad de disponer de la documentación validada y siempre al día.

Para detener una pandemia es necesario utilizar todas las herramientas disponibles. Las vacunas actúan junto al sistema inmunitario para que su organismo esté preparado para combatir el virus si se ve expuesto al mismo.

Una buena herramienta de homologación prepara al profesional de compras para el combate ante situaciones sobrevenidas. Tiene ordenados y clasificados los proveedores por familias, antes que surja la necesidad. Confecciona búsquedas combinadas, aplicando los filtros necesarios para encontrar el proveedor adecuado en el momento preciso.

Y si está en un entorno colaborativo en el que la herramienta es compartida por profesionales de Compras de distintas compañías, con una sistemática contrastada y rigurosa de homologación, las búsquedas no se han de limitar a la propia base de datos, lo que multiplica el parque de proveedores.

Si vacunarse es la mejor medida que se puede tomar para protegerse y proteger a otras personas del COVID-19, una buena herramienta de homologación de proveedores es la mejor profilaxis de la que disponen los profesionales de Compras para prevenir la falta de suministro y proteger a nuestras empresas para garantizar el servicio a nuestros clientes.

En dokify nos encargamos de evitar esos posibles imprevistos con tu cadena de suministro, gracias a nuestra solución de homologación de proveedores

Hilario López Cano

Director de Evaluación y desarrollo de Proveedores Dokify


Valor del departamento de PRL tras la pandemia


La aparición del Covid-19 ha cambiado por completo nuestras vidas y la manera de actuar y relacionarnos que teníamos hasta ahora. Las nuevas circunstancias han supuesto un gran esfuerzo de adaptación para todas las empresas.

Es aquí donde los departamentos de prevención de riesgos laborales han pasado a jugar un papel fundamental en las nuevas reglas adaptando constantemente los procedimientos y aplicando nuevas medidas de seguridad y salud en función de la evolución de la pandemia y las normas que se han ido publicando por parte de las autoridades.

Algunos de los documentos publicados por el Ministerio de Trabajo y a los que desde los departamentos de PRL han tenido que adaptarse son:

“Recomendaciones de prevención en el trabajo frente al coronavirus”

“Pasos a seguir por el empresariado para reducir el riesgo de exposición al covid”

“Guía sobre la preparación de los lugares de trabajo”

“Guía de buenas prácticas en centros de trabajo para prevenir el contagio”

“Plan para la Transición hacia una nueva normalidad”

De una manera encomiable los departamentos de prevención se han puesto al frente de la batalla para lograr el mayor grado de protección para todos los trabajadores de sus empresas. Analizando, redactando procedimientos, distribuyéndolos, formando, informando, y garantizando su cumplimiento, han conseguido el difícil reto de cambiar, en la mayoría de los casos por completo, la manera de desarrollar la actividad de los empleados en tiempo récord.

“Protocolos de actuación ante exposición a Covid-19”

“Información de riesgos a terceros por Covid-19”

“Medidas de higiene especiales”

“Entrega de Epis específicos”

“Guías de buenas prácticas y medidas organizativas”

“Gestión de residuos”

Pero, sigue quedando la duda de si la labor del prevencionista tiene ahora el reconocimiento y la importancia que merece dentro de las empresas.

Una encuesta realizada recientemente a responsables de PRL en nuestro país indica claramente (más del 75% de los encuestados) el sentir de que todo sigue igual y que se continúa viendo su trabajo como una obligación legal, sin reparar en su gran influencia en el devenir de las empresas.

Seguiremos trabajando para que la PRL sea uno de los pilares fundamentales en los cimientos de las empresas, ya que la seguridad y salud de sus trabajadores es el activo más valioso que tienen.

En dokify reforzamos día a día nuestro compromiso con la prevención de riesgos laborales, gracias a nuestra plataforma CAE, ayudando a las empresas a implantar, de manera ágil, sistemas de automatización y control de su gestión preventiva.


1 2 3 4 5 6 25
Suscribe to our blog    

Log in

Stay signed in

Do you want to use dokify?

If you like what we have told you and you want to start using dokify, please contact us.

Get a demo

If you want to see in detail how we can help, ask us for a demo. Give us your data and our sales team will attend soon.

Sales service

Give us your data and our sales team will attend soon.

konvergia

Sales service

Give us your data and our sales team will attend soon.

Is this licence for me?

If you have to do a specific job for another company
and have a maximum of 3 items (employees and/or machines)

Here is your licence!

Calculate your Premium Licence

Your Premium Licence = Annual fee + (5,54 € x Number of items)

Number of items Annual fee Fee per item
Maximum 3 items 66,53 € 5,54 €
4 to 20 items 165,31 € 5,54 €
21 to 60 items 274,18 € 5,54 €
Over 60 items 384,05 € 5,54 €

VAT and document validation fees not included, that may apply in the case dokify provides this service.

Your Premium Licence = Annual fee + (5,54 € x Number of items)

Microenterprise
Maximum 3 items
Annual fee: 66,53 €
Small company
4 to 20 items
Annual fee: 165,31 €
Medium-sized company
21 to 60 items
Annual fee: 274,18 €
Large company
Over 60 items
Annual fee: 384,05 €

VAT and document validation fees not included, that may apply in the case dokify provides this service.

Number of items = number of employees and machines at your company.