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Visión del presente y futuro de Compras


Hilario López, nuestro Director de Evaluación y Desarrollo de Proveedores participó el pasado 17 de marzo como ponente en la tercera edición del Congreso de Compradores zona Noroeste organizado por AERCE, en el que se abordaron entre otras temáticas, la gestión de riesgos asociados, que los departamentos de Compras deben incorporar en su día a día para garantizar los resultados y el futuro de cada organización en tiempos de pandemia.

La Homologación y seguimiento de proveedores clave en tiempos de COVID-19

En su presentación Hilario López destacó que nuestra metodología de homologación de proveedores está inspirada en la Norma UNE-15896 de Compras de Valor añadido, ya que la mayoría de las empresas que han participado en su desarrollo la tienen como referente.

“Nuestra metodología de homologación de proveedores se ha convertido en el mejor guardaespaldas del profesional de compras”

Estas normas hacen una mención expresa a la necesidad de conocimiento del proveedor:

  • Capacidad para cumplir los requisitos del sistema y por lo tanto su evaluación y calificación previa.
  • Aplicación de criterios de selección de contratistas en los procesos de compra.
  • Obligación de conservar la información documental.

Resaltó que esta metodología de homologación está pensada por y para profesionales de compras, por lo que es especialmente sensible a todos estos requerimientos.

Destacamos a continuación algunas de las reflexiones de Hilario López a las diversas cuestiones planteadas:

La anticipación a la manifestación de la necesidad es crucial. Es por ello que Compras debe detectar los posibles riesgos y ponerles remedio antes que acontezcan y llegado el caso, contar con el apoyo de

“Una red colaborativa para disponer de proveedores alternativos más allá de nuestro propio parque para estar en las mejores condiciones de afrontar estos escenarios”

Es muy importante hacer las cosas en Compras porque de verdad estemos convencidos de que sirven para algo. Hay proveedores que prestan un amplio espectro de servicios y disponen de otras certificaciones, pero sólo los tenemos catalogados por lo que les compramos habitualmente.

”El propio parque de proveedores tiene un gran potencial por descubrir, que me puede aportar un gran valor”

El foco en el desempeño a veces nos hace descuidar la vigencia y validación de los documentos clave que le facultan para poder seguir contratando con el proveedor. Desgraciadamente el tiempo en Compras no sobra y a veces hay que decidir a qué le damos prioridad. Es por ello que

 “Disponer de un tercero experto, que no sólo valide la documentación, sino que se ocupe de tener la documentación al día, proporciona una gran tranquilidad al profesional de compras”

Gracias a la transformación y la digitalización de las operaciones relacionadas con la gestión documental de proveedores permiten un ahorro de casi un 70% de las horas que el profesional de compras tendría que dedicar a pedir, recopilar, registrar, validar, distribuir, actualizar, etc. la documentación de sus proveedores.

“Si la solución facilita el autorregistro del proveedor y un tercero se encarga de revisar y validar para tener al día la documentación, el ahorro en tiempo puede ser superior al 90%”

 El mercado proveedor está en continuo cambio y la pandemia ha acelerado su ritmo evolutivo. Hay proveedores que han tenido que cambiar mucho para que nada cambie en la relación con sus clientes. El comprador está premiando esa capacidad de adaptación de sus proveedores, su flexibilidad, compromiso y a veces incluso creatividad.

Se empieza a valorar más la proximidad de las fuentes de suministro, a los proveedores que nos informan y anticipan las situaciones de riesgo, a aquellos que disponen de protocolos y planes de contingencia ante posibles positivos de su personal para evitar paradas de producción. Nos estamos dando cuenta que

“La homologación de proveedores tiene que dejar de ser la asignatura pendiente de los departamentos de compras para convertirse en una función estratégica”

¿Qué piensan los profesionales de compras?

A la finalización del exitoso Congreso, lanzamos una encuesta entre los asistentes relacionada con el estadio evolutivo de la función de Homologación de Proveedores. La principal conclusión es que

 “Los profesionales de compras no cuentan con las herramientas adecuadas para realizar una gestión eficiente de sus proveedores”

En resumen:

  1. Las búsquedas de proveedores se realizan habitualmente en el recinto de la propia base de datos, lo que limita considerablemente las fuentes de suministro.
  2. No se dispone de un repositorio único y estructurado de proveedores, considerado crucial para el adecuado desempeño de la función.
  3. El 60 % de los profesionales de compras afirma no realizar una adecuada gestión documental de sus proveedores y el 76 % valora por encima de 8 (sobre 10) el nivel de relevancia de automatizar dicha gestión documental.

– El 44 % se sincera reconociendo no saber cuándo caducan los documentos de sus proveedores, dando una puntuación media de 4,3 sobre 5 al valor que le darían a recibir una notificación de advertencia.

  1. En cuanto a la actualización y validación documental:

– Sólo el 24 % de los participantes afirman dormir tranquilos al disponer, a través de un sistema automatizado externo, la documentación validada y al día de sus proveedores y más del 20 % lo considera una tarea inabordable con los recursos que disponen.

– A la pregunta sobre el nivel de importancia de tener actualizada la información de sus proveedores, la puntuación media se sitúa en 4,5 sobre 5.

En cuanto a la pregunta de qué pediría el profesional de compras a un software de gestión de proveedores, hubo un amplio consenso en demandar dos características: simplicidad y   fiabilidad. Los calificativos más expresados han sido: facilidad de uso, visual, amigable, efectivo, ágil, funcional, automatizado, actualizado, modulable, escalable, etc.

Otros encuestados desarrollaron más sus anhelos pidiendo textualmente:

  • “que centralice a todos los proveedores, les monitorice en riesgos de todo tipo y se pueda interactuar con ellos por un solo canal.”
  • “Homologación proveedores /Gestión RFI-RFQ / Optimización tareas repetitivas y de bajo valor añadido”
  • “que tenga al día la información para poder trabajar/que haya valoraciones de otros clientes”
  • “información actualizada de documentación, ámbito de actuación, capacidades, volumen, sectores, nº empleados, disponibilidad, ubicación y radio de actuación,…
  • “que permita mostrar los proveedores sancionados para evitar convocarles”.
  • “control de certificados, ofertas,…”
  • “lo mismo que a la gestión de clientes”.
  • ” que me gestione los documentos”

3 motivos por los que necesitas una herramienta de homologación de proveedores


Nos encontramos en un mundo en constante cambio y evolución y ahora más que nunca necesitamos optimizar y automatizar procesos pero sin perder la garantía y la seguridad del trabajo bien hecho. Es por ello de vital importancia seleccionar y utilizar las herramientas adecuadas para cada proceso.

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¿Por qué contar con una herramienta de homologación de proveedores?

1- Clasifica a tus proveedores por categorías en un solo lugar

Organízalos y accede a su información de una manera ágil. Comprueba el estado de tu parque de proveedores de un solo vistazo. Encuentra al proveedor adecuado en el momento preciso.

2- Automatiza la gestión de su documentación y consigue tenerla siempre actualizada

Libérate de pedir y revisar certificaciones y otros requisitos. Cuenta con un sistema de avisos, evita sorpresas de última hora con algunos proveedores. Olvida dedicarte a la tediosa tarea de homologar a tus proveedores y mantenlos bajo control.

3- Amplía y optimiza tu parque de proveedores

Forma parte de la red de compradores y proveedores de confianza de dokify y realiza de una manera automática la mejora continua de tu parque de proveedores. Sin darte cuenta, tendrás disponible una amplia red de proveedores homologados. 

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Para automatizar la gestión de homologación de proveedores y cubrir tus necesidades, hemos desarrollado una solución adaptada al presente y mirando al futuro.

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