Consultez ici les questions les plus fréquemment posées
Un petit référentiel pour dissiper les doutes les plus courants qui se posent.
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Questions fréquemment posées sur l'application
Une revue des questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs.
Je me suis inscrit, quelle est la prochaine étape ?
Lorsque vous vous enregistrez, le système affiche une barre d'alerte rouge. Vous devez cliquer sur la boîte d'alerte rouge et on vous dira que vous devez effectuer certaines affectations afin que le système puisse générer les demandes de documents requises par le client.
Y a-t-il un manuel ou un guide disponible ?
Oui, dans la bulle "Besoin d'aide" (en bas à droite de la page), vous pouvez télécharger le guide rapide, l'aide par thème ou nous contacter (équipe d'assistance).
Que sont les allocations ?
Il s'agit d'une configuration de paramètres qui permet au système de générer les exigences que le client demandera en fonction de l'activité, des risques, du type de machine, du type de travailleur.
Que dois-je faire si, lors de la gestion des affectations, aucune option ne correspond au type de travail que mes travailleurs vont effectuer ?
Dans ces cas, vous devez contacter l'équipe d'assistance et détailler les tâches à effectuer. De cette façon, ils pourront vous guider dans l'affectation à effectuer et s'il n'y a pas de groupe adéquat, ils contacteront le client pour confirmer celui à affecter ou s'il doit être configuré.
Comment puis-je attribuer un nouveau client à un sous-traitant existant ?
Vous devez rechercher votre contrat dans le moteur de recherche et accéder à votre tableau de bord. Ensuite, dans le menu sur la marge de gauche, allez à Assignations. Dans la partie droite de l'écran, cliquez sur Configurer les clients. Cochez la case des clients de la chaîne contractuelle et cliquez sur Enregistrer. N'oubliez pas ensuite de faire les affectations obligatoires du client final pour lequel la documentation est gérée sur la plateforme.
Pourquoi je ne reçois pas les documents à télécharger chez les travailleurs ou dans mon entreprise ?
En effet, le système d'affichage des demandes du client exige que les affectations soient d'abord effectuées dans votre entreprise ou auprès de l'employé. Vous devez affecter tout ce qui s'applique et qui est marqué comme une affectation obligatoire.
Comment dois-je procéder pour effectuer des affectations pour un groupe qui ne figure pas dans la liste des options affichées lors de l'affectation d'un employé ou d'une machine ?
Dans ce cas, la première chose à faire est de vérifier que nous avons ajouté toutes les options configurées par le client dans les missions de notre entreprise. Pour ce faire, nous allons nous rendre sur le tableau de bord principal de notre entreprise en cliquant sur le logo dokify en haut à gauche de la page. Ensuite, nous allons aller sur Assignations dans le menu de la marge gauche. Dans l'onglet des affectations du client, nous afficherons les options de la section correspondante (risque, activités, positions) et s'il y a des options non affectées, la mention + Ajouter une nouvelle affectation sera affichée. Cliquez sur cette phrase et nous verrons le reste des groupes configurés, si nous trouvons le nôtre ou celui qui correspond à ce que nous voulons attribuer à l'employé ou à la machine, sélectionnez la case et cliquez sur enregistrer la configuration. Ainsi, lorsque nous reviendrons à l'affectation des employés ou des machines, nous pourrons attribuer cette option.
Comment puis-je voir dans le système si mon employé est déjà accrédité pour accéder à l'espace client ?
Le tableau de bord de l'employé montre les clients de l'accréditation. Elle indique les clients pour lesquels le travailleur ou la machine a été affecté et l'icône d'un smiley qui, en rouge ou en vert, indique Non accrédité ou Accrédité. Cette face présente les documents obligatoires de l'entreprise et du travailleur ou de la machine nécessaires pour accéder à l'installation du client.
Je ne peux pas voir les employés de mon sous-traitant.
Dans ce cas, vous devez demander à votre contractant de connecter ses employés à votre entreprise.
Il suffit d'aller dans les clients, de cliquer sur le nom de votre entreprise, puis d'aller dans Employés→Déconnectés, de cocher les cases des employés concernés et de cliquer sur le bouton de connexion.
Comment puis-je modifier ou réinitialiser mon mot de passe ?
Il suffit de se connecter à Dokify.net et d'aller dans la rubrique Connexion. Vous y cliquerez sur "Vous avez oublié vos données de connexion ? Saisissez le code captcha indiqué et entrez votre nom d'utilisateur ou l'adresse électronique associée à l'utilisateur, puis cliquez sur Soumettre. Vous devriez recevoir un courriel de réinitialisation de mot de passe de noreply@dokify.net.
Comment puis-je obtenir ou télécharger les documents que mon client demande de signer pour les avoir reçus ?
Il suffit d'aller dans les documents de l'entreprise, de l'employé ou de la machine et de cliquer sur l'onglet Modèles. Vous y trouverez les documents que le client met à disposition dans des dossiers.
Glossaire des documents
Je suis sûr que beaucoup de ces documents ressemblent à du chinois pour vous, alors voici un peu d'aide.
Qu'est-ce qu'une évaluation des risques ?
Document qui énumère les risques qui peuvent exister dans chacun des postes, équipements et centres de travail et qui peuvent affecter la santé et la sécurité des travailleurs.
Quel document doit être fourni dans la demande de formation au risque pour le poste ?
Formation sur les risques professionnels que le travailleur reçoit lors de son embauche, adéquate et spécifique pour le travail qu'il va effectuer conformément à l'art. 19 de la loi sur la prévention des risques professionnels.
Qu'est-ce que la planification préventive des activités ?
Document qui décrit le plan d'activités préventives afin de maîtriser les risques résultant de l'évaluation des risques. Elle doit inclure les ressources humaines et matérielles nécessaires, ainsi que l'allocation des ressources économiques requises pour atteindre les objectifs proposés. C'est le technicien de prévention qui a établi l'évaluation des risques qui détermine les mesures que l'entreprise doit prévoir et mettre en œuvre.
Quel document doit être fourni avec la demande d'adhésion à la Mutuelle d'assurance accident ?
Document accréditant la relation établie entre une personne physique ou morale (entreprise) et une société d'assurance mutuelle collaborant avec la Sécurité sociale, pour la couverture des accidents du travail et des maladies professionnelles de chacun de ses employés.
Quels certificats dois-je fournir lorsque je demande une formation pour les travaux en hauteur ?
Formation spécifique sur site pour les travaux en hauteur, dispensée par un organisme de formation agréé ou un technicien de prévention sur site.
Qu'est-ce que la désignation de recours préventif ?
Il s'agit de la désignation par l'entreprise d'un travailleur pour un travail ou un poste spécifique avec la fonction de superviser le respect des activités de prévention prévues dans la planification du contrôle des risques, de vérifier leur efficacité et d'adapter ces activités aux risques à prévenir, et pour laquelle il doit avoir 50/60 heures de formation de base en prévention.
Quelle est la preuve de l'information sur les risques ?
Il s'agit du document signé par le travailleur, certifiant qu'il est informé des risques liés à son travail.
Qu'est-ce que l'attestation de formation à l'utilisation de machines ?
Il s'agit d'un certificat de formation spécifique à l'utilisation et au fonctionnement des machines. Plus précisément, celle qui correspond au type de machine affecté au travailleur sur la plate-forme doit être fournie. Par exemple, si le travailleur est affecté à une plateforme élévatrice, une attestation de formation à l'utilisation et à la manipulation des plateformes élévatrices doit être fournie, conformément aux critères établis par le client (théorique-pratique, sur site).
Si j'ai mon propre service de prévention, que dois-je télécharger dans la demande de contrat SPA et que dois-je recevoir ?
Si votre entreprise dispose d'un PPS ou d'un PPS pour toutes les spécialités (sécurité au travail, hygiène, ergonomie et surveillance de la santé), il vous suffira de fournir uniquement l'acte de constitution du PPS ou du PPS dans les deux sections. S'il est mixte, c'est-à-dire si vous avez une SPP et un SPA pour la surveillance de la santé, il suffira de faire un seul dossier contenant l'acte de constitution de la SPP et le contrat avec le service externe de prévention pour la surveillance de la santé. Dans la section des reçus, vous ne téléchargerez que la preuve de paiement du contrat avec l'ASP pour la surveillance de la santé.
Qu'est-ce que le CTI (Rapport des travailleurs licenciés) ?
Il s'agit d'un rapport émis par la Trésorerie générale de la sécurité sociale qui précise les employés actifs dans l'entreprise au moment où le rapport est demandé.
Comment dokify peut-il m'aider ?
Nous vous présentons les doutes les plus courants de nos clients.
Vous voulez automatiser complètement votre gestion du CAE.
Vous êtes au bon endroit. Chez dokify, nous aidons depuis plus de 10 ans les entreprises à gérer la coordination avec leurs sous-traitants de manière entièrement automatisée. La tranquillité d'esprit que procure un travail bien fait n'a pas de prix.
Vous avez besoin d'un consultant personnel
Si ce que vous recherchez, c'est d'avoir une personne à votre disposition pour s'occuper de tout le processus, d'avoir quelqu'un avec un maximum de dévouement pour résoudre tout doute, pour attaquer toute situation qui pourrait survenir rapidement et promptement, alors vous avez trouvé l'entreprise idéale.
Vous avez besoin de conseils pour adopter la norme industrielle CAE ?
Si vous avez besoin d'une assistance personnalisée pour adhérer à la norme CAE+, cette plateforme est faite pour vous, car plus de 90 % de nos clients ont adhéré à notre norme sans problème.
La norme CAE+ a été créée par des experts et des responsables PRL de clients tels qu'Alcampo, Leroy Merlín, Makro et Ikea, en collaboration avec les développeurs de la plateforme CAE dokify. La norme a été créée pour unifier les critères et rationaliser la coordination des activités commerciales (CAE), afin de garantir une plus grande sécurité juridique et de réduire les coûts pour tous.
Vous voulez la meilleure formation pour vos utilisateurs
Si ce dont vous avez besoin, c'est d'une plateforme CAE comprenant des services de formation en ligne pour tous les utilisateurs de votre entreprise, dokify est fait pour vous.
Si vous souhaitez également inclure une formation gratuite pour vos nouveaux utilisateurs qui sont ajoutés à la plate-forme, et si vous voulez que les formateurs soient aussi sympathiques qu'un sou, alors dokify CAE est la plate-forme que vous recherchez.
Vous voulez le service de validation le plus rapide de l'Ouest.
Chez dokify, vous disposez du service de validation urgente, un service exclusif qui permet à vos entrepreneurs de demander un examen urgent de leur documentation par un technicien.
Bien que nous promettions de l'avoir en 24 heures, la réalité est que le délai moyen pour une validation urgente est inférieur à 1 heure, 31 minutes exactement.
Vous avez besoin d'une équipe formée et experte dans l'examen des documents.
Dokify est fait pour vous, que vous souhaitiez effectuer la vérification des documents en interne ou que nous nous en chargions pour vous.
Nous mettons à votre disposition une équipe d'experts techniques en PRL qui vérifiera toute votre documentation.
Vous voulez que les coûts soient transparents et clairs
Notre objectif est d'être transparent avec nos prix, c'est pourquoi nous avons créé une section spécifique où vous pouvez vérifier le prix de votre licence :
Prix de la plate-forme de coordination des activités commerciales : tarifs CAE
Prix de la plateforme d'approbation des fournisseurs : Taux d'approbation
Prix de la plate-forme de contrôle du temps de travail : Taux de temps de travail
Prix de la plateforme de gestion de la maintenance préventive : Tarifs de maintenance
Et si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter à tout moment : Contact us
Vous souhaitez que la mise en œuvre du CAE se déroule sans heurts Filipino
Si la complexité de la mise en œuvre d'une plateforme d'IAO vous inquiète, vous êtes au bon endroit.
Nous vous accompagnons main dans la main dans la mise en œuvre, en vous affectant un consultant expert, qui fera en sorte que tout se passe bien.
Vous avez besoin d'un commissionnement efficace et effectif.
Si vous souhaitez que nous nous occupions de la complexité du démarrage, vous avez atterri sur la bonne plateforme CAE.
Le département de mise en œuvre, en collaboration avec notre force de soutien, utilise un système de communication multimédia avec vos contractants afin qu'ils disposent de tous les moyens nécessaires pour rendre l'enregistrement et le téléchargement des documents aussi simples et agiles que possible.
Vous voulez que vos recrutements soient soutenus par des experts
Si vous êtes préoccupé par les questions ou les besoins de vos entrepreneurs, vous pouvez être rassuré. Dokify dispose d'un système de notification automatique pour guider vos entrepreneurs dans la gestion de leurs documents. Et s'ils en ont besoin, ils auront à leurs côtés la meilleure assistance technique du marché.
Vous souhaitez disposer d'un système de notification automatique pour vos entrepreneurs.
Avec dokify, vos contractants seront toujours informés du statut de leurs documents, vous n'avez donc pas à vous en soucier. Ils recevront automatiquement des notifications par courriel sur l'état de leurs documents et sur les mesures à prendre en cas d'expiration, de rejet ou de nouvelles demandes.
Vous recherchez une assistance efficace et un service convivial.
Si ce dont vous avez besoin est de compter sur un groupe de personnes charmantes, toujours disponibles pour résoudre vos doutes ainsi que ceux de vos contractants, vous êtes au bon endroit.
Chez dokify, nous avons les chuchoteurs de solutions, la plus grande et la meilleure équipe disponible pour résoudre tout événement.
Vous voulez garder un contact rapide et facile avec vos entrepreneurs.
Avec dokify, vous êtes toujours en contact direct avec vos contractants. Envoyez-leur des communications personnalisées ou activez des fenêtres pop-up informatives afin qu'ils soient toujours au courant de toutes vos actualités.
Vous souhaitez disposer de rapports personnalisés
Générez des rapports personnalisés à partir des données de votre entreprise et exportez-les vers un fichier pdf ou excel pour les partager avec votre équipe.
Il faut que les entrepreneurs puissent coordonner automatiquement leurs documents avec d'autres plateformes.
dokify est intégré à Konvergia, le premier réseau de plates-formes CAE qui permet la connectivité pour l'échange automatique de documents. Grâce à cette collaboration, vous pouvez télécharger un document une seule fois, et Konvergia se chargera de le distribuer au reste des applications dont vous avez besoin.
Les entreprises qui demandent des documents à leurs contractants (destinataires) bénéficient de ce système, grâce à la réutilisation des documents et à l'interconnexion des plateformes.
Les avantages pour les entrepreneurs seront multipliés par l'agilité et l'automatisation de l'échange.
Guide complet
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