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Principios imprescindibles para una comunicación eficaz en la CAE y 11 recomendaciones


En los últimos años pocas veces la comunicación ha sido tan crítica como ahora. Nos enfrentamos en esta crisis provocada por la COVID-19 a la necesidad de comunicar con una frecuencia inusual.

Comunicar de modo eficaz adquiere hoy importancia vital.

La coordinación de actividades empresariales (CAE) es un entorno con dificultades añadidas, al involucrar a un número elevado de empresas y personas ajenas a tu organización.

En este artículo te intento trasladar los conocimientos más útiles que he ido adquiriendo en comunicación. Espero que te ayuden. A modo de resumen, te ofrezco al final del artículo 11 recomendaciones para una comunicación eficaz.

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La importancia de los mensajes

En realidad lo único que somos capaces de comunicar son mensajes: modelos imperfectos o limitados de la información. Estos mensajes deben ser interpretados por su receptor para construir conocimiento a partir de ellos.

Te cuento una experiencia personal que me ha ayudado mucho. La definición de “límite” es lo primero que se ve cuando se cursa cálculo en estudios técnicos. Bueno, una definición corta, ya vista en el instituto; me la sabía de memoria. Sin embargo, me costó horrores comprenderla. Ni siquiera sabía que no la “comprendía”. Por eso no aprobaba la asignatura. El día que la comprendí, aún me acuerdo, de repente se hizo la luz. Los novatos me miraban ojipláticos cuando ayudaba a la profesora a finalizar las demostraciones si se atascaba en clase.

Dispones de un conocimiento que quieres trasladar. Este conocimiento lo has construido acumulando información de distintas fuentes, pero es en esencia algo personal, diría casi íntimo; existe gracias a interconexiones creadas en tu cerebro. Lamentablemente el conocimiento no se puede comunicar.

Debes seleccionar el conjunto de elementos de información más adecuados, estructurarlos del mejor modo posible, diseñar los mensajes que contengan esta información de modo óptimo y comunicarlos eficazmente.

Comprender algo es el resultado de adquirir conocimiento. Esta es una de las definiciones más útiles de la RAE. “Comprender: Percibir y tener una idea clara de lo que se dice, se hace o sucede o descubrir el sentido profundo de algo”. Tu objetivo es ayudar a que tus interlocutores descubran “el sentido profundo” integrado en los mensajes que comunicas. Entonces es cuando las cosas funcionan; cuando descubrimos la esencia de algo, aplicarlo es cosa de niños.

Necesitamos confirmar que lo que comunicamos ha generado el conocimiento necesario y no nos quedamos simplemente enviando mensajes que no se “comprenden”.

Ya tenemos recursos extraordinariamente eficaces: canales y protocolos

Gracias a la teoría de la información, hemos sido capaces de que las máquinas se comuniquen entre ellas y hemos diseñado protocolos y tecnologías que nos permiten comunicarnos de distintos modos con una facilidad asombrosa. No estaría de más que tuviéramos en cuenta algunos de los principios que hemos trasladado de la comunicación humana a la comunicación entre máquinas, para hacerla más eficaz.

Así, por ejemplo, nos podemos encontrar con comunicaciones de baja calidad en nuestras reuniones en remoto. A veces se nos olvidan preguntas como ¿me oyes bien?, ¿puedes leer la información de la pantalla que te comparto?, ¿el tamaño de la letra es adecuado?

¿No te ha pasado alguna vez que se te corta la comunicación, intentáis llamaros a la vez y acabáis en vuestros respectivos buzones de voz? Un sencillo protocolo evita este problema. Por ejemplo, el que ha iniciado la llamada llama de nuevo si hay un corte.

Es necesario seleccionar canales y mecanismos adecuados a la relevancia de lo que se quiere comunicar.

¿Que puede pasar si mezclas contenidos altamente relevantes junto con otros lúdicos o irrelevantes en un mismo comunicado? No se pueden utilizar los mismos medios para compartir una receta de cocina que para comunicar el lanzamiento de una bomba atómica.

¿Cómo mido la relevancia de un mensaje?

Si salgo de casa diciendo “voy a pasear al perro” a la misma hora de siempre, no es lo mismo que si salgo despavorido porque hay un incendio.

La relevancia suele estar en relación directa con la cantidad de información que intento comunicar. Si todos los días saco a pasear a mi perro a las ocho, comunicarlo prácticamente no aporta información. Si se ha creado un tornado en una zona y se mueve hacia el norte, la cantidad de información es enormemente mayor.

La cantidad de información relacionada con un hecho es inversamente proporcional a la probabilidad de que el mismo ocurra.

¿Y quién tiene la responsabilidad de que llegue el mensaje? 

Lanzamos mensajes y no siempre comprobamos si han llegado a su destino o si su destinatario los ha comprendido. ¿Cuántas veces te han dicho “te envié un email” queriendo decir “si no te has enterado es culpa tuya”? ¿Dónde está escrito que si me envías un email ya has “cumplido”?

Hace unos días, mi mujer y yo preparamos unas habas blancas a medias. Yo las puse a cocer y controlé su cocción; luego le pasé el testigo con el mensaje de voz “ya tiene sal”. Ahí se quedó toda la comunicación. Como ya te estás imaginando ella también le echó sal. Por suerte ambos fuimos comedidos y no hubo que tirar la comida. ¿Quién tuvo la culpa que bebiéramos por la tarde más agua de lo usual?

Como regla general, la parte que inicia una comunicación es la responsable de garantizar que el mensaje llega a su destino.

El ruido, un enemigo traicionero

Si utilizas un medio que tu interlocutor pueda haber catalogado como ruidoso para comunicar un mensaje importante, tienes un problema. Por eso es necesario en la empresa elegir los canales y los mecanismos adecuados de comunicación. Esto no quiere decir que haya que escribir un manual de 100 páginas al respecto. Puede ser suficiente con prestar atención a cómo se comunica e ir corrigiendo si es necesario.

Mi profesor de comunicación corporativa me hizo comprender algo clave en comunicación.

Cuando se comunica algo es imprescindible que tengamos un objetivo.

Si no tenemos un objetivo o no lo tenemos claro, es posible que nuestra comunicación no haga otra cosa que introducir ruido adicional.

Si nos dedicamos a meter ruido en nuestros canales de comunicación dejarán de funcionar.

El marketing, siempre un imprescindible

Los que tenemos hijos pequeños sabemos que podemos estar diciéndoles algo, pero a veces por un oído les entra y por otro les sale. No te escuchan. Los adultos ya somos capaces de disimular un poco más.

Para comunicar algo, primero debes comprobar que tienes la atención de tu interlocutor, sino todo lo que digas se perderá.

Este es el primer estado de AIDA (Atención), un modelo de ventas imprescindible; los siguientes estados por los que tienes que caminar con tu interlocutor para cumplir con tu objetivo son: Interés, Deseo y Acción. No dejes de buscar más información sobre AIDA; seguro que te ayuda.

Me encanta cómo utilizan AIDA las buenas cuñas de radio; necesitan llamar la atención de un interlocutor que normalmente está totalmente distraído.

11 Recomendaciones para una comunicación eficaz

Como resumen, aquí te dejo una lista de 11 recomendaciones:

  1. Comunica siempre con un objetivo
  2. Diseña con cariño tus mensajes
  3. Selecciona los canales adecuados
  4. No mezcles
  5. Establece protocolos que te garanticen el éxito
  6. Comunica mensajes relevantes, no ruido
  7. Si inicias la comunicación comprueba su eficacia, no te desentiendas
  8. Si no inicias la comunicación ayuda, el que la inicia puede no ser perfecto
  9. Define la frecuencia adecuada a cada tipo de mensaje
  10. Involucra a las personas adecuadas, no a más de las necesarias
  11. No te conviertas en ruido

La tecnología de dokify al rescate

Centrándonos en el ámbito de la coordinación de actividades empresariales, si tienes dokify implementado ya tienes unos cuantos problemas solucionados. Para empezar, ya tienes a todos tus proveedores y contratas identificados y un canal de comunicación fiable establecido, con los mecanismos adecuados para comunicar con éxito.

La estructura flexible de nuestra plataforma CAE y sus funcionalidades te permiten:

  • Crear grupos de empresas de modo flexible o relacionados con la estructura de la CAE
  • Comunicar eficazmente con ellos
  • Controlar la visualización y la apertura de mensajes

Por ejemplo, puedes mostrar a todas tus empresas externas un mensaje que tendrán que ver al completo. Puedes crear listas de empresas con toda flexibilidad: puedes necesitar, por ejemplo, enviar un mensaje a todas las empresas que tienen el riesgo de trabajos en altura con control de recepción del mismo.

Mejoramos continuamente nuestra plataforma CAE para que la coordinación de actividades empresariales y gestión de requisitos sea cada vez más rápida, eficiente y fácil.

dokify es la plataforma más fácil para la coordinación de actividades empresariales (CAE), creamos una red colaborativa de empresas.

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