Versión actualizada el 15/04/2025

Estos son los términos de uso de la plataforma denominada “Dokify” operada por Almaglobal S.L.U. (los “Términos de uso de la Plataforma”, la “Plataforma” o “Dokify”, y “AlmaGlobal”, respectivamente) y las condiciones generales de contratación de los servicios (las “Condiciones Generales”), referidos conjuntamente como los “Términos y Condiciones”. Constituyen un instrumento jurídico vinculante entre la persona física o jurídica que contrate los servicios de software como servicio (SaaS) vinculados a la Plataforma (en adelante, el “Cliente” y los “Servicios”, respectivamente).

El presente documento establece las Condiciones Generales de los servicios entre AlmaGlobal, con domicilio social en Calle Proción 7, Edificio América II, Portal 4, Plantas H, I, J, Madrid, 28023, inscrita en el Registro Mercantil de Madrid al tomo 29387, folio 99, hoja M-528963 y con NIF B86311693, y el Cliente, según la identificación de las partes que conste en las condiciones particulares de contratación (las “Condiciones Particulares”).

AlmaGlobal forma parte del grupo de empresas Nalanda Global y, a su vez, está asociada con Once For All Ltd. Ambas entidades están vinculadas de acuerdo con su estructura societaria y operativa.

Los Términos y Condiciones establecidos en este documento, junto con las Condiciones Particulares, las obligaciones y responsabilidades establecidas en la Política de Privacidad y cualesquiera otros pactos alcanzados entre AlmaGlobal y el Cliente (el “Contrato”), rigen la relación contractual entre AlmaGlobal y el Cliente.

Adicionalmente, los Términos de uso de la Plataforma se aplicarán directamente a cualquier persona que navegue por las URLs puestas a disposición por AlmaGlobal o a quienes accedan a la Plataforma y hayan aceptado los Términos de uso de la Plataforma en el marco de la relación contractual entre AlmaGlobal y el Cliente (el “Usuario”).

En defecto de otros términos o condiciones específicas, los presentes Términos y Condiciones aplicarán también a las herramientas tecnológicas y aplicaciones puestas a disposición del Cliente y/o de los Usuarios por AlmaGlobal para la prestación de servicios complementarios al servicio principal ofrecido a través de la Plataforma.

Sin perjuicio de los términos que se especifican a continuación, la relación entre AlmaGlobal y el Cliente estará presidida por la observancia de la normativa vigente en materia de protección de datos, prestación de servicios de la sociedad de la información, subcontratación, prevención de riesgos laborales y prevención de blanqueo de capitales, incluyendo sin ánimo de exhaustividad:

• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).
• Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
• Ley 34/2002 (LSSICE).
• Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
• Ley 32/2006, reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción.
• Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales.
• Real Decreto 171/2004, sobre coordinación de actividades empresariales.

Los términos que aparecen en mayúscula tienen el significado recogido en la cláusula 21 “Definiciones”.

1. Objeto y alcance de los Términos y Condiciones

1. Se establecen las condiciones aplicables a todos los Clientes y/o Usuarios registrados en la plataforma Dokify, en relación con los distintos planes de contratación disponibles (ver planes).
2. Estas condiciones no serán de aplicación directa a Usuarios registrados bajo modalidades sujetas a condiciones específicas pactadas; podrán aplicarse subsidiariamente si no las contradicen.
3. Al ofrecerse Dokify como SaaS, incluye servicios asociados indispensables para su correcto funcionamiento, expresamente recogidos en este documento.
4. Quedan excluidos servicios de parametrización, personalización y/o integración con terceros, sujetos a Condiciones Particulares.
5. AlmaGlobal autoriza el uso y proporciona acceso al Cliente (y a los Usuarios) a la Plataforma mediante licencia no transferible, no sublicenciable y no exclusiva, con el único fin de disfrutar de los Servicios.
6. La licencia está limitada temporalmente a la duración del Período de Suscripción vigente, según Condiciones Particulares y/o Orden de Compra.
7. La Orden de Compra podrá establecer un Perímetro de Uso, modificable únicamente mediante nueva Orden de Compra escrita.
8. La licencia queda condicionada al cumplimiento de todas las obligaciones del Cliente, en particular al pago de los precios de la Orden de Compra.

2. ¿Cómo registrarse en la Plataforma?

2.1 Validación en la Plataforma y Procedimiento de Alta

1. Validación por Contrata Principal: el registro del Usuario debe ser validado por una organización previamente validada. Proceso: (i) la Contrata Principal envía invitación; (ii) el Usuario acepta y recibe enlace por email; (iii) completa el registro y accede a la Plataforma.
2. Registro de la Compañía: aportación de datos (denominación social, email del responsable) y motivos de registro; aceptación expresa de estos Términos y Condiciones y de la Política de Privacidad.
3. Acceso y Selección de Plan: elección del plan en https://app.dokify.net/app/license, sujeto a condiciones específicas y a posible negociación.
4. Subcontratación de Empresas: las subcontratas completarán su perfil (datos, número de trabajadores, etc.). Recibirán credenciales, pero no podrán compartir documentación hasta completar el registro.

2.2 Procedimiento de contratación

1. Selección de modalidad: opción “Contratar el Paquete”, con detalle de precio e IVA. Proceso completamente electrónico desde el área privada.
2. Aceptación de condiciones: marcando la casilla de aceptación de Términos y Condiciones y Política de Privacidad.
3. Pago: a través de pasarela protegida por SSL (https://), gestionada por entidad financiera de confianza. Tarifas según factores (empleados, modalidad preventiva, etc.).
4. Confirmación: email automático de confirmación tras el pago. Si no se recibe, revisar spam/antispam y, en su defecto, notificar a AlmaGlobal.

2.3 Activación de la Plataforma

Al completarse el registro y el pago, AlmaGlobal activará la Plataforma y asignará roles y credenciales (usuario y contraseña) para acceso seguro.

3. Descripción de los Servicios Dokify

3.1 Activación y funcionalidad

Incluye activación de cuenta, alta de Usuarios y asignación de roles de acceso, bajo las condiciones y limitaciones de estos Términos y Condiciones.

3.2 Alojamiento de la Plataforma

1. Infraestructura: alojada en Google Cloud Platform (UE), con estándares de seguridad, confidencialidad e integridad. Términos: cloud.google.com/terms.
2. Almacenamiento por defecto: 256 MB por cuenta de usuario; ampliable mediante el servicio adicional dokifyBox (ver opciones).

3.3 Copia de seguridad (Backup)

Copias de seguridad diarias. Una copia anual sin coste previa solicitud; copias adicionales sujetas a tarifa determinada por AlmaGlobal.

3.4 Mantenimiento

Mantenimiento de infraestructura y software para asegurar el correcto funcionamiento. Preferentemente en madrugada y con preaviso mínimo de 15 días, salvo fuerza mayor. No genera indemnización por indisponibilidades derivadas del mantenimiento.

3.5 Actualización y nuevas versiones

AlmaGlobal podrá desarrollar y publicar nuevas versiones con mejoras/funcionalidades. Sin derecho del Usuario a exigir su implementación salvo obligación normativa. Se complementa con la Cláusula 18.

3.6 Disponibilidad de la información al finalizar el contrato

En caso de terminación, AlmaGlobal pondrá a disposición del Usuario la información/documentación en formato interoperable (CSV o XML) en un máximo de 30 días laborables. No garantiza compatibilidad con sistemas de terceros.

3.7 Atención al Usuario y soporte técnico

Soporte de lunes a viernes, 08:00–16:00 (castellano e inglés). Tel.: (+34) 918 388 049 · Email: soporte@dokify.net.

3.8 Servicios complementarios

Contratación independiente. Si se recurre a terceros, se notificará al Usuario con al menos 30 días de antelación.

4. Duración y terminación del Contrato

4.1 Duración

4.1.1 Período de Suscripción

Salvo pacto distinto en la Orden de Compra, estos Términos y Condiciones rigen desde el inicio del Período de Suscripción y mientras exista uno en curso.

4.1.2 Prórrogas

Renovación automática por períodos sucesivos de la misma duración, salvo notificación escrita de no renovación con 60 días de antelación al vencimiento.

4.2 Terminación

1. Causas:
   • No renovación del Período de Suscripción.
   • Incumplimiento de obligaciones tras requerimiento no subsanado en 1 mes; si es insubsanable, terminación inmediata. Se considera insubsanable, entre otros, vulnerar derechos de PI/Industrial de AlmaGlobal (Cláusula 6/7 según proceda).
   • Discontinuidad de actividad, liquidación o alteración sustancial.
   • Embargos, juicios ejecutivos u otras medidas que evidencien dificultades financieras.
   • Operaciones societarias que coloquen al Cliente bajo control de competidor actual o potencial de AlmaGlobal.
2. Para las causas a), c), d) y e) será necesaria comunicación escrita indicando la fecha de efectos.
3. El Cliente podrá terminar unilateralmente en cualquier momento con preaviso de 60 días; no exime de pagar todos los importes debidos hasta el fin del Período en curso ni da derecho a devolución.
4. Tras la terminación, el Cliente y los Usuarios perderán automáticamente el acceso a la Plataforma.

5. Precios y pagos

1. Precios y condiciones de facturación/pago: según Orden de Compra.
2. En prórroga automática, actualización por IPC (Índice General Nacional), sin resultar en precio inferior al del año anterior.
3. Precios sin impuestos, aranceles ni otras cargas salvo indicación expresa; cada parte asumirá sus gravámenes conforme a ley.
4. Retrasos de pago: interés moratorio legal + 3 puntos.
5. AlmaGlobal podrá suspender o terminar Servicios por impago.
6. Servicios Adicionales: facturación independiente; revisión trimestral y facturación de cantidades adicionales; posibilidad de consolidación en factura única si procede.

6. Propiedad intelectual e industrial

1. AlmaGlobal es titular de todos los derechos de PI e Industrial sobre la Plataforma y elementos relacionados (código, interfaz, bases de datos, manuales; marcas, logotipos, nombres comerciales y signos distintivos).
2. Titularidad de know-how y resultados de trabajos derivados de la relación con el Cliente (desarrollos de implementación o integraciones).
3. La suscripción otorga un derecho de uso limitado al Perímetro de Uso mediante licencia (no venta). Prohibido vender, alquilar, distribuir, ceder o transferir a terceros.
4. Licencia no exclusiva y gratuita del Cliente a AlmaGlobal sobre marcas/signos para prestar Servicios y para mencionar al Cliente como referencia (presentaciones, web, redes, etc.). El Cliente puede oponerse por notificación escrita a la dirección de la Orden de Compra.

7. Obligaciones del Cliente

1. Usar la Plataforma y credenciales de forma confidencial y conforme a instrucciones de uso y seguridad, y hacerlo cumplir a sus Usuarios.
2. Notificar accesos no autorizados.
3. Promover el buen uso conforme a la ley, la buena fe y los Términos de uso de la Plataforma.
4. Asegurar compatibilidad de la Plataforma con sus sistemas, redes y enlaces.
5. No exceder el número máximo de Usuarios fijado en la Orden de Compra.
6. Garantizar exactitud, integridad y legalidad de datos/materiales aportados y obtener consentimientos/autorizaciones necesarios.
7. Proporcionar a AlmaGlobal la información necesaria para ejecutar el Contrato.

8. Obligaciones de AlmaGlobal

1. Disponer de recursos humanos y tecnológicos necesarios.
2. Notificar al Cliente variaciones regulatorias/tecnológicas ajenas a AlmaGlobal que puedan afectar al funcionamiento.
3. Contar con permisos, licencias y autorizaciones precisas (incluidas de software).

9. Usos no permitidos de la Plataforma

Uso exclusivo para la finalidad propia: gestión documental empresarial.

1. No facilitar acceso a terceros salvo casos previstos en el Contrato.
2. No transmitir/instalar virus u otros elementos dañinos.
3. No intentar acceder a secciones restringidas, sistemas o redes.
4. No vulnerar medidas de seguridad o autenticación.
5. No modificar, replicar, hacer ingeniería inversa o descompilar, salvo supuestos legales.
6. No interferir en el rendimiento ni realizar uso abusivo que provoque saturación.
7. No extraer información para desarrollar producto/servicio competidor.
8. No vulnerar normativa aplicable.

10. Restricción del acceso a la Plataforma

AlmaGlobal podrá suspender temporal o permanentemente el acceso, sin responsabilidad, cuando:

• Haya mantenimiento programado o de emergencia (con comunicación previa en el caso programado).
• Existan sospechas razonables de infracción del Contrato, de la ley o riesgo de seguridad.
• Lo requiera una autoridad competente.
• El Cliente incumpla sus compromisos, en particular los de pago (conforme a la Cláusula 5/6 según corresponda).

Todo ello sin perjuicio de otros derechos de AlmaGlobal, incluido terminar el Contrato (ver Cláusula 4.2).

11. Auditoría

1. AlmaGlobal podrá auditar en cualquier momento (a su costa, con preaviso razonable y sin interferencia sustancial) para verificar: (i) que solo Usuarios autorizados acceden a los Servicios, y (ii) que el uso se ajusta al Contrato.
2. Si se detecta acceso por no autorizados o infracción, AlmaGlobal podrá desactivar contraseñas/mecanismos de acceso hasta recibir el suplemento de precio y costes de auditoría correspondientes.

12. Confidencialidad

1. Durante la vigencia pueden compartirse Información Confidencial.
2. Salvo autorización expresa, la parte receptora se obliga a: (i) guardar secreto; (ii) no reproducir; (iii) custodiar diligentemente (al menos con el mismo nivel aplicado a su propia información); (iv) compartirla solo con empleados/colaboradores que deban conocerla; (v) usarla solo para cumplir el Contrato; y (vi) devolverla o destruirla cuando se requiera (salvo obligación legal de conservación).
3. Las partes impondrán estas obligaciones a sus Usuarios, empleados y colaboradores.
4. Las condiciones económicas de la Orden de Compra son Información Confidencial.
5. No aplica confidencialidad cuando deba revelarse por ley u orden judicial/administrativa, notificando a la otra parte cuando sea legalmente posible.
6. AlmaGlobal podrá comunicar Información Confidencial a subcontratistas, aseguradoras, asesores y filiales cuando sea preciso para el objeto del Contrato.
7. Las obligaciones de confidencialidad se aplican durante la vigencia y tras la terminación del Contrato.

13. Protección de datos personales

13.1 Deber de información mutuo

El tratamiento de datos personales por AlmaGlobal derivado de la prestación de Servicios se rige por esta cláusula, por la Política de Privacidad y, en su caso, por el contrato de encargo de tratamiento anexo.

13.1.1 Finalidad

Tratamientos necesarios para celebración, ejecución, desarrollo, mantenimiento y control del Contrato; cumplimiento de obligaciones legales (gestión administrativa, fiscal y contable); y fines administrativos intragrupo.

13.1.2 Legitimación

Ejecución del Contrato, cumplimiento de obligaciones legales e interés legítimo.

13.1.3 Plazo de conservación

Durante la prestación y, tras ello, 6 años desde la terminación (o plazo superior si aplica). Transcurrido, destrucción segura si no hay incidencias.

13.1.4 Destinatarios

Empresas del grupo (interés legítimo, fines administrativos); autoridades competentes (obligación legal); y encargados de tratamiento (gestorías, asesores, TI, servicios de la sociedad de la información) bajo contrato de encargo.

13.1.5 Transferencias internacionales

Posibles transferencias fuera del EEE, protegidas mediante: (i) cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea; o (ii) decisiones de adecuación.

13.1.6 Derechos

Acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad; vía domicilio social o email indicado en 13.1.7. Reclamación ante la AEPD (www.aepd.es).

13.1.7 Responsable y contacto

El responsable es cada sociedad firmante del Contrato. DPD de AlmaGlobal: dpo.nalanda@onceforall.com.

14. Manifestaciones y responsabilidades del Cliente

1. La Plataforma no está diseñada ni adaptada a requisitos individuales del Cliente; éste debe verificar idoneidad antes de contratar.
2. El Cliente es responsable de la información incorporada por él o sus Usuarios y garantiza que no infringe normativa ni derechos de terceros y que no contiene elementos dañinos.
3. Indemnidad: el Cliente mantendrá indemne a AlmaGlobal por daños/reclamaciones/costes derivados (i) del uso de la Plataforma por el Cliente/Usuarios (incluido uso inadecuado: extravío de claves, hackeos), o (ii) del incumplimiento de obligaciones legales/contractuales por Cliente/Usuarios.
4. Límite de responsabilidad del Cliente: no responderá por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de datos/información, pérdida de beneficios ni daños especiales ocasionados a terceros.

15. Manifestaciones y responsabilidades de AlmaGlobal

1. AlmaGlobal garantiza ser titular de los derechos de PI/Industrial necesarios para conceder las licencias.
2. La Plataforma se ofrece “tal cual” y “según disponibilidad”, sin garantías expresas o implícitas. AlmaGlobal no será responsable, entre otros, por:
   • Falta de idoneidad de la Plataforma.
   • Falta de accesibilidad, disponibilidad, utilidad o rendimiento.
   • Errores o falta de exactitud/calidad de los datos.
   • Intromisiones de terceros o virus en la cuenta del Cliente o sus sistemas.
   • Incompatibilidades con dispositivos o redes del Cliente.
3. Si la Plataforma o su uso infringe o pudiera infringir derechos o normativa, AlmaGlobal podrá: (i) modificarla a su cargo; (ii) adquirir licencias necesarias; o (iii) terminar el Contrato. Si hay perjuicio, devolución proporcional. El Cliente eliminará copias si se le requiere.
4. Exclusiones: AlmaGlobal no será responsable por daños indirectos, sanciones, lucro cesante, pérdida de datos/información, pérdida de beneficios ni daños especiales.
5. Límite agregado: hasta el importe efectivamente abonado por el Cliente por la Plataforma en los 6 meses anteriores al hecho causante.
6. La limitación no aplica en caso de dolo. Cuando la ley no permita exención/limitación, se aplicará en la máxima medida permitida.

16. Cesión y subcontratación

1. No se pueden ceder derechos/obligaciones sin autorización previa y escrita de la otra parte. No precisará autorización (sí información) si la cesión es a entidad del mismo grupo o a tercero que adquiera la totalidad o parte sustancial de acciones/activos/negocio.
2. AlmaGlobal podrá subcontratar la prestación de todos o parte de los servicios.

17. Notificaciones

1. Las comunicaciones relativas al Contrato se realizarán por escrito (correo postal, burofax o correo electrónico) a las direcciones de la Orden de Compra. Se considerarán recibidas las cartas con acuse, y los telegramas/burofax/emails con acreditación de recepción.
2. Las partes comunicarán de inmediato cualquier cambio en sus direcciones de contacto.

18. Modificaciones sobre la Plataforma

1. AlmaGlobal podrá, en cualquier momento y sin previo aviso, realizar mejoras, sustituciones o modificaciones en funcionalidades o contenidos (por incremento de capacidades, cumplimiento regulatorio o compatibilidad con nuevos estándares).
2. No habrá incumplimiento cuando las modificaciones ajenas a AlmaGlobal afecten al funcionamiento, incluso inhabilitando total o parcialmente su uso.
3. Para cambios no motivados por normativa, AlmaGlobal notificará y otorgará un mes para que el Cliente manifieste su intención de rescindir; de no hacerlo, se entenderá aceptación tácita.

19. Miscelánea

1. Independencia: las partes actúan por su cuenta como empresarios independientes; no se crea relación laboral ni joint venture, franquicia, agencia, etc.
2. Integridad: este Contrato constituye el acuerdo íntegro, sustituyendo acuerdos/negociaciones previas, salvo contrato separado.
3. Conservación: la nulidad de una estipulación no afectará a la validez del resto.
4. Renuncia: la falta de ejercicio de derechos no implica renuncia salvo declaración escrita.
5. Idioma prevalente: español. En caso de conflicto con otras versiones facilitadas por cortesía, prevalece la española.
6. Actualizaciones: AlmaGlobal puede actualizar periódicamente este Contrato; notificará las actualizaciones. Es responsabilidad del Cliente revisarlas. El uso continuado tras la notificación implica aceptación. Si no acepta, no podrá seguir usando la Plataforma.

20. Jurisdicción y ley aplicable

1. Legislación aplicable: derecho común español.
2. Fueros: tribunales de la Villa de Madrid (España), con renuncia expresa a cualquier otro fuero.

21. Definiciones

1. Todas las definiciones recogidas en este documento son válidas y aplicables en el Contrato.
2. El singular incluye el plural y viceversa cuando el contexto lo requiera.
3. Términos en mayúscula:
   • Contrato: estas Condiciones Generales, las Condiciones Adicionales, la Oferta y la Orden de Compra bajo las que AlmaGlobal presta servicios SaaS.
   • AlmaGlobal: Almaglobal S.L.U., Calle Proción 7, Edificio América II, Portal 4, Plantas H, I, J, Madrid, 28023, RM Madrid tomo 29387, folio 99, hoja M-528963, NIF B86311693.
   • Plataforma: infraestructura tecnológica desarrollada por AlmaGlobal para la prestación de servicios SaaS.
   • Cliente: empresa o entidad que contrata una suscripción a la Plataforma y figura en la Orden de Compra.
   • Orden de Compra: documento que formaliza la contratación (datos del Cliente, precio de suscripción, etc.).
   • Perímetro de Uso: alcance de la licencia (p. ej., sociedades del grupo cubiertas). Si está limitado, se indicará expresamente en la Orden de Compra.
   • Período de Suscripción: duración de la licencia de uso contratada.
   • Servicios: servicios de gestión documental prestados en modalidad SaaS.
   • Información Confidencial: información de cualquier naturaleza revelada entre las partes en relación con el Contrato, cualquiera que sea su formato.
   • Usuarios: personas físicas (empleados, representantes, directivos, accionistas, consultores o agentes) que acceden a la Plataforma en nombre del Cliente.
   • Filial: entidad que, directa o indirectamente, controla, es controlada por o está bajo control común con una de las Partes (control: poder de dirigir gestión y políticas por participación, contrato u otro medio).