Ventajas de digitalizar la gestión documental de tu empresa

Hoy en día, las empresas tienen que trabajar con gran cantidad de documentación lo que les obliga a implantar sistemas y procedimientos con los que gestionar adecuadamente los documentos. En muchos casos, la gestión documental aún se basa en un modelo clásico basado en el “papel”.

Este requiere de una logística importante basada en la organización de un almacén que actúa como archivo de documentos y de una serie de procesos, especialmente en procedimientos de validación, en la que los documentos físicos viajan por nuestra organización. Se trata por tanto, de una gestión costosa tanto en tiempo como económicamente, poco eficaz y no exenta de riesgos: perdida de documentos o deterioro de estos entre otros.

Abordar un proceso de digitalización de documentos se convierte por tanto en uno de los pasos más importantes en el proceso de Digitalización de la PYME. Esta decisión comporta importantes ventajas y beneficios para las empresas que lo implanten de una forma efectiva:

• Optimización del espacio físico por la destrucción de los documentos digitalizados.
• Reducción del riesgo de perdida de documentos ya que estos no “viajan” de forma física.
• Mejor conservación de los documentos ya que una vez digitalizados pueden almacenarse de múltiples formas y efectuar copias de seguridad sobre estos.
• Facilita por tanto, la custodia de los documentos dentro de los plazos legales establecidos.
• Mayor eficiencia en la consulta de documentos ya que acorta los tiempos de espera y se agilizan los procesos.
• Comporta una mejora de la productividad y se reducen actividades de bajo valor añadido.
• Permite la indexación de los documentos mediante metadatos lo que facilitará los procesos de búsqueda.
• Se mejora la accesibilidad ya que posibilita el acceso desde múltiples dispositivos y lugares así como la consulta de un mismo documento de forma simultanea y en cualquier momento.
• Permite aumentar la seguridad mediante la implantación de políticas de autorizaciones y de acceso a la información así cómo analizar los logs de actividad.
• Facilita la implantación y automatización de procesos de autorización y validación de los documentos.
• Facilita también la distribución y difusión de contenidos
• Reducción de costes por eliminación del papel.
• Facilita el cumplimiento de los nuevos valores sociales como son la ecología y el respeto al medio ambiente

Así, podemos concluir indicando que la digitalización de documentos se presenta como un paso imprescindible en la estrategia de cualquier negocio y que esta es absolutamente necesaria para aquellas empresas que trabajan con volúmenes importantes de documentos.

Contáctanos si tu también necesitas digitalizar la documentación de tu empresa.

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