Our latest news and views, our blog

Por qué es importante aplicar tecnología a tu gestión de proveedores


Hay personas que creen que la tecnología es como un martillo o un destornillador. Es decir, algo que sirve para una cosa concreta. Están equivocados. La tecnología ya está soportando la base de nuestra sociedad.

En las áreas de compras, sobre todo en la PYME, el excel y el correo electrónico son la tecnología base y, en la mayoría de los casos, la única. Hay quienes se preguntan si necesitan herramientas específicas como SRMs para su trabajo. La pregunta no es esa. La pregunta es,

¿Por qué no las estás usando todavía?

Las soluciones de compras te ayudan en los siguientes procesos:

Con una o varias herramientas especializadas que te ayuden a esto, podrás:

Acceder a más proveedores.

Si quieres encontrar nuevos proveedores de una categoría o tienes que abrir una categoría nueva en la que no tienes histórico, tu plataforma de proveedores te ofrecerá nuevas alternativas.

Controlar el riesgo de los proveedores.

Podrás saber si un proveedor es solvente o no sin falta de pedirle ningún documento.

Reducción del gasto.

Fomentarás la competencia entre proveedores y eso te hará conseguir mejores ofertas y mejores condiciones de compra.

Mejora de las condiciones de suministro.

Controlarás mucho mejor lo que te sirven, cuándo te lo sirven y el ritmo al que necesitas que te lo sirvan.

Control de la demanda interna.

Tendrás localizadas a las unidades de gasto internas y podrás establecer procedimientos de petición y aprobación de compras.

Control del suministro.

Podrás comprobar que lo que te sirven es lo que has pedido en las condiciones de calidad, tiempo y forma que has comprado o contratado.

Control de cumplimiento del contrato.

Tendrás información para saber si tu proveedor ha cumplido o no con lo pactado.

Mejora del flujo de tesorería.

Darás orden de aprobación de la facturación en el importe ajustado y por las cantidades efectivamente suministradas.

Evaluación del desempeño.

Podrás analizar si tu proveedor está cumpliendo o no.

Y todo ello, desde tu puesto de trabajo, con sistemas que organizan de forma automatizada la información y dejándote tiempo para dedicarte a lo que el comprador es más efectivo para su empresa: comprar mejor y no hacer trabajo administrativo.

 


Cómo construir un parque de proveedores dinámico


Los profesionales de compras deben ser ante todo “profesionales”.

Por suerte frases como:

“Yo ya tengo los proveedores que necesito”

“No necesito más proveedores, ya tengo los míos”

Se están desterrando del vocabulario de los compradores. Si aún así las oímos en alguno, desconfiemos.

A todo departamento de compras le interesa cada vez más tener un parque de proveedores titulares y un banquillo cada vez más nutrido y dinámico que presionen con alternativas, propuestas y ofertas.

¿Cómo buscar de forma continuada a los proveedores?

Ni con “tarjetitas”, ni buscando en Google. Hay que acceder a una (o varias) plataforma de proveedores abierta que te aporte listados u opciones de proveedores ya categorizados y actualizados. Un entorno tecnológico que te permita, además, pedir ofertas directamente, bien sea con el objetivo de seleccionar y hacer una compra (RFQ) o bien para pedir información sobre precios y condiciones (RFI).

Tener a tu alcance estas herramientas es una inversión necesaria y fundamental que ahorrará gran cantidad de horas de búsqueda y análisis y que permitirá que tengas un parque de proveedores amplio y con una tensión competitiva continua.

Como comentamos en el artículo ¿Por qué homologar a mis proveedores?, es necesario, además de encontrarlos, conocerlos y tener una certeza mínima (o máxima, dependiendo de para qué sea) de la solvencia de ese proveedor. Por ello, necesitaremos tener acceso a información y documentación.

Mejorando mi gestión de proveedores

El peligro es que queramos pasar de 0 a 100 en un segundo. Es decir, pasar de no pedir ningún tipo de información a un proveedor a pedirle toda la documentación que se nos ocurra y querer tenerlo todo disponible y cotejado en 15 días. Esto puede producir una tensión interna y en nuestros proveedores que sea muy perjudicial para ambas partes. En una coyuntura como la actual donde el proveedor está ganando en poder de negociación dados los problemas de suministro globales tan importantes que hay, puede pasar que el proveedor no quiera aceptarnos como cliente potencial. Si eso se generaliza en más proveedores, tendremos serios problemas.

Que el querer saber no nos ahogue en burocracia.  Piensa qué necesitas para conocer a tu proveedor y no les solicites información o documentación que no te aporta. Y sobre todo, hazles perder el menor tiempo posible porque su tiempo no es menos valioso que el tuyo. Piensa que los proveedores no sólo trabajan para ti ni se relacionan sólo con tu plataforma.


¿Por qué debería homologar a mis proveedores?


Pregúntate lo siguiente. Cuando entras en Amazon o Aliexpress a comprar una sudadera, normalmente miras las fotos, lees las características y compras la más barata.

A veces aciertas y otras veces, cuando abres la caja… la cierras y lo devuelves. Como mucho, pones un comentario.

¿Qué está fallando ahí? Pues que no sabemos a quién estamos comprando. No tenemos gran información de si es un proveedor responsable y fiable, si es un distribuidor chino de dudosa reputación o un particular que compra en Aliexpress muy barato y vende en Amazon más caro.

Lógicamente, un particular no va a meterse en un lío de homologar a los proveedores a los que compra. Pero una empresa debe hacerlo sí o sí.

¿Cómo puedo homologar a mis proveedores?

Debe analizar la solvencia de cada proveedor. Para ello debería de analizar varios factores. Si es un proveedor español, lo primero que tienes que mirar es si esa empresa está al corriente de pagos con la Agencia Tributaria y con la Seguridad Social. Si no lo está y le compras, la Administración Pública puede reclamarte a ti su pago.

Deberías también vigilar si es una empresa que cubre sus riesgos, es decir, si tiene un seguro que cubra su responsabilidad. Lo mismo, si ese proveedor tiene un accidente en tus instalaciones o que esté vinculado con un servicio que te preste o preste en tu nombre, debes estar cubierto ante este riesgo.

También es muy interesante conocer sus cuentas anuales. Imagina que te está vendiendo 500.000 euros y su capital social son 3000 euros. ¿Qué creerías de esa empresa? O que después de venderte ese medio millón de euros, ves que toda su facturación son 600.000. La dependencia que tiene de ti es brutal. Imagina que con ese capital de 3000 euros, sin inmovilizado y con esa facturación, su nivel de endeudamiento es de 200.000 euros. Tienes que poder interpretar muy bien las cuentas anuales de tu proveedor para conocerle mínimamente.

Hay otras muchas cuestiones que te puede interesar conocer de un proveedor. Si tiene sistemas de calidad, si es responsable desde un punto de vista medioambiental o ético. Puede que quieras conocer qué otros clientes de tu tamaño tiene.

En resumen, necesitas controlar una serie de requisitos y documentaciones vivas de cada proveedor que, o haces un control administrativo riguroso, o contratas una plataforma que te permita tener la certeza de que estás tratando con el proveedor que necesitas en cada momento.

Gestiona a tus proveedores en un solo lugar gracias a dokify.

Solicita más información


¿Cómo estructurar el trabajo de un departamento de compras?


Si ya eres un comprador “con galones” este artículo, probablemente, ya te sonará. Si no lo eres, verás que te va a aportar mucho, te recomiendo que reflexiones profundamente.

Todos los departamentos de compras profesionales de cualquier empresa de cualquier sector hacen lo siguiente:

  • Se divide el gasto por categorías
  • Se clasifican a los proveedores según esas categorías
  • Se homologa a los proveedores
  • Se pide ofertas a los proveedores
  • Se gestionan pedidos
  • Se evalúa a los proveedores según su desempeño

Lo de las categorías es muy evidente, pero nada sencillo. Cada empresa suele hacer su propia clasificación. No se suele utilizar un estándar de clasificación. Esto tiene un problema muy evidente. Si se tiene una plataforma de proveedores de desarrollo propio, cada proveedor puede despistarse mucho al tener que asignarse un nombre de categoría distinta en cada empresa.

Proceso para estructurar mi departamento de compras correctamente

Nosotros en Dokify usamos el CPV, que es un estándar en toda la UE y dispone de más de 9000 categorías. Es cierto que al principio, tanto el proveedor como el comprador tienen que hacer un esfuerzo de buscar las categorías adecuadas, pero, una vez las tienen identificadas, el trabajo a ambas partes se simplifica enormemente dado que el comprador encontrará más proveedores y el proveedor más clientes.

Lo siguiente es homologar a tus proveedores. De esto hablaremos en más detalle en el siguiente artículo. Estad atentos.

Pedir ofertas a esos proveedores que ya tienes clasificados y homologados es lo siguiente. Tener un sistema que te permita preparar un formulario con tus necesidades y los criterios de adjudicación; hacer llegar esa información a la selección de proveedores; que estos puedan responder de forma homogénea y hacerla llegar en tiempo y forma para que el comprador pueda analizar la información o decidir la oferta más favorable y notificar su decisión. Esto sin una plataforma especializada, es un verdadero suplicio si tienes gran cantidad de licitaciones al mes.

Hacer el pedido, llevar el seguimiento de entregas y el control de albaranes o contratos y dar el visto bueno (o no) dando la orden de facturación al proveedor, es la siguiente fase.

Por último, pero fundamental, analizar si el proveedor ha hecho bien su trabajo y merece seguir siendo nuestro proveedor.

En todo este proceso, hay mucha documentación a intercambiar, mucho interacción entre las partes y la necesidad de que todo quede registrado y trazado es fundamental. Si lo haces con correo electrónico y Excel… te acompaño en el sentimiento. Convence a quien sea para implantar una plataforma.

Solicita más información


Cómo ayudan las herramientas de homologación de proveedores a afrontar las normativas ISO


Dokify ha reunido a un grupo de expertos en compras con el objeto de analizar los riesgos de la cadena de suministro y desarrollar una metodología de homologación de proveedores sencilla, y sobre todo útil. Su propósito es que no sólo contribuya a minimizar riesgos sino que a su vez sea una fuente de generación de oportunidades.

Este grupo de expertos, en la función de compras en general y la homologación de proveedores en particular, ha diseñado un estándar compartido. En él se acordaron los datos a solicitar al proveedor, para conformar un registro completo, estructurado y ordenado de proveedores de acuerdo a las categorías de compra que suministran, la documentación a aportar y los criterios de validación.

Pero ninguna metodología sería realmente útil sin una buena herramienta y una adecuada organización como dokify, que se preocupe y ocupe de validar la documentación de los proveedores y perseguir a su vencimiento. De esta forma, el comprador sólo tendrá que entrar en la herramienta, seleccionar el producto o servicio, y ejecutar la búsqueda entre sus proveedores o ampliarla a todos los proveedores homologados por el estándar. Esta posibilidad multiplica considerablemente las fuentes de suministro y  permite fijar los requisitos que han de cumplir los proveedores asociados al objeto o servicio a contratar.

El futuro de la homologación de proveedores

¿Cuáles son las tendencias de la función de compras en general y de la homologación de proveedores en particular?, ¿cuáles son sus referentes?

Porque si las mejores prácticas en cuanto a gestión de la calidad, la seguridad o el medio ambiente vienen marcadas por las normativas ISOs ¿Cuál es el referente de la función de compras y qué recomienda al respecto de la homologación de proveedores?

La Norma UNE 15896 “Gestión de Compras de Valor Añadido“, es el primer estándar supranacional en el ámbito de las Compras.

Esta Norma Europea de compras es fruto del esfuerzo de las asociaciones europeas de compras que han recopilado las mejores prácticas empresariales para ofrecer a los responsables de estos departamentos una guía con la que llevar a sus compañías a la excelencia. Poder certificar el buen hacer de la función de Compras es sinónimo de garantizar el progreso de la empresa a largo plazo.

La Norma Europea da a las empresas unos criterios comunes para calibrar su nivel en la gestión de compras, definir un proceso de mejora continua y comparar los diferentes procesos que se aplican en las empresas con una referencia a nivel europeo. 

¿Qué dice la Norma de compras al respecto de la homologación de proveedores? 

Las referencias a los proveedores y su homologación es un tema recurrente. 

Ya en el primer capítulo incluye una definición expresa de proveedor refiriéndose como tal a contratistas, subcontratistas, proveedores o equivalentes que acuerden suministrar productos a cambio de un determinado precio o contraprestación.

Menciona además, que los miembros del equipo de compras deben ser evaluados y contratados en base a una serie de competencias técnicas. Entre los posibles ejemplos se incluyen la planificación, la gestión de proveedores, las herramientas de búsqueda de fuentes, la negociación y el conocimiento del mercado.

Hay un capítulo específico, titulado conocimiento de los proveedores en el que indica que en la empresa debe haber un claro conocimiento de los proveedores.

Y además menciona expresamente que las organizaciones que adopten los principios de esta norma o estén certificados, tendrán en cuenta todo lo relacionado con:

Salud y Seguridad (ISO 45000)

Medio ambiente (ISO 14000)

Gestión de la calidad (ISO 9000), entre otros, 

y cuando se indica todo incluido, significa lógicamente todo lo que estas normas internacionales requieren al respecto de la homologación de proveedores.

Añadir finalmente, que el grupo de expertos tuvo esta norma como referente a la hora de abordar la metodología, por lo que la solución de homologación de proveedores de dokify además de ser una realidad del presente, es el mejor compañero de viaje hacia el futuro.


1 2 3 5
Suscribe to our blog    

Log in

Stay signed in

Do you want to use dokify?

If you like what we have told you and you want to start using dokify, please contact us.

Get a demo

If you want to see in detail how we can help, ask us for a demo. Give us your data and our sales team will attend soon.

Sales service

Give us your data and our sales team will attend soon.

konvergia

Sales service

Give us your data and our sales team will attend soon.

Is this licence for me?

If you have to do a specific job for another company
and have a maximum of 3 items (employees and/or machines)

Here is your licence!

Calculate your Premium Licence

Your Premium Licence = Annual fee + (5,88 € x Number of items)

Number of items Annual fee Fee per item
Maximum 3 items 70,65 € 5,88 €
4 to 20 items 175,56 € 5,88 €
21 to 60 items 291,18 € 5,88 €
Over 60 items 407,86 € 5,88 €

VAT and document validation fees not included, that may apply in the case dokify provides this service.

Your Premium Licence = Annual fee + (5,88 € x Number of items)

Microenterprise
Maximum 3 items
Annual fee: 70,65 €
Small company
4 to 20 items
Annual fee: 175,56 €
Medium-sized company
21 to 60 items
Annual fee: 291,18 €
Large company
Over 60 items
Annual fee: 407,86 €

VAT and document validation fees not included, that may apply in the case dokify provides this service.

Number of items = number of employees and machines at your company.