Our latest news and views, our blog

El perímetro de la función de compras


Que una familia de compras esté dentro del ámbito de su competencia va a depender fundamentalmente de tres factores: su valor estratégico, del mercado proveedor y su importe.  Respecto de este último y llevado al extremo para que resulte ilustrativo: 

Es mejor que Compras se dedique a gestionar compras de 1 Millón de euros que no a 1 millón de Compras de un euro.

A medida que Compras va realizando una gestión de proveedores ordenada y eficiente, va ganando tiempo para de forma progresiva ampliar su perímetro, tendiendo a cubrir el 100% del gasto de la compañía.

¿Y si Compras no puede cubrir convenientemente todo el gasto con los recursos disponibles?

Tendrá que comprar de otra manera, porque no siempre la solución llega aumentando los recursos dedicados a la función. Si queremos dejar de ser un centro de coste y pasar a ser un centro de beneficios, los costes de los recursos humanos asignados al departamento de Compras, unidos al de los medios técnicos asociados, sumados a los que resultan del propio proceso de gestión de la compra (incluido los propios costes de la dedicación del personal que interviene en las aprobaciones internas de las solicitudes de compra, adjudicaciones, notificación y registro de incidencias, etc.) deben ser compensados con los ahorros obtenidos o su equivalente en aportación de valor ya dentro del primer trimestre del año. En caso contrario, tenemos mucho camino por recorrer.

Compras, siempre podrá subcontratar en centrales de compras, o a proveedores de más amplio espectro, los suministros non-core o delegar parte del proceso (no su responsabilidad) en las unidades demandantes de aquellas compras no estratégicas hasta cierto importe, y así se ha de recoger en su política de compras. No obstante, Compras seguirá siendo valedor del proceso y de la certificación de proveedores


Digitalización de los procesos de compra


Dokify está liderando el Grupo de Trabajo de Responsables de Compras, que organiza el Club Asturiano de la Calidad. El objetivo de este grupo es conectar, poner retos en común, intercambiar experiencias y debatir sobre cuestiones de interés para los profesionales de Compras.

El pasado 27/9/21 se celebró su cuarto encuentro virtual que abordó la temática de “Digitalización de los procesos de compra”, en el que participó como ponente Hilario López Cano, Director de Evaluación y Desarrollo de Proveedores de Dokify, junto con Avelino Fernández Vigil, Director de Compras Industriales en Samoa Internacional.

La intervención de Hilario López versó sobre materias como Digitalización, Transformación Digital e Industria 4.0. Destacó las oportunidades de crecimiento que tiene la digitalización en todos los ámbitos, sectores y cualquier tipo de empresa, haciendo especial hincapié en las mejoras de procesos que aumentan la eficacia y reducen costes.

Subrayó que todo proceso de Compras es susceptible de mejora y la digitalización contribuye a ello. “La utilidad  y aportación de valor, alineado con los intereses de la compañía, siempre deben ser los referentes en todo proyecto de digitalización que se acometa para cualquier función de Compras”.

La Industria 4.0 contribuye al posicionamiento de  Compras como función estratégica, de aportación de valor y oportunidades de negocio, facilitando la información correcta, en el momento preciso y sobre el dispositivo apropiado. Elementos claves para poder tomar las decisiones adecuadas en Compras.

Avelino Fernández mostró su experiencia con la implantación de informes de Business Intelligence en el área de Compras de Samoa Internacional, especialmente mediante Power BI.

Puedes ver las principales conclusiones de la reunión de Grupo de trabajo en la propia web del Club Asturiano de la Calidad, en el siguiente enlace:

https://www.clubcalidad.com/evento/grupo-de-trabajo-de-responsables-de-compras-con-dokify-digitalizacion-de-los-procesos-de-compras/


La homologación de proveedores y cómo optimizar tus costes


La homologación de proveedores es uno de los procesos más importantes que debe llevar a cabo tu empresa. Establecer una metodología automatizada te permitirá reducir tus costes, y también optimizar el tiempo de trabajo de todos tus empleados. Esto resulta mucho más efectivo a largo plazo en tu cadena logística.

Cómo mejorar la gestión de proveedores de forma rápida

La gestión correcta de los proveedores te permite homologar todas las empresas proveedoras que entran e igualar los diferentes criterios y atributos que deben tener. Además, permitirá a todo tu equipo mejorar el control de su trabajo gracias al establecimiento de KPI de una forma totalmente uniforme.

Mejorarás la efectividad gracias a la homologación; y también te facilitará el establecimiento de relaciones comerciales mucho más seguras y duraderas. Otros podrán entender tu filosofía de empresa y, de esta forma, estrecharéis lazos. El servicio de atención al cliente con tus proveedores será mucho más claro desde el principio, y esto también elevará la calidad de su trabajo.

Las empresas que manejan grandes volúmenes de procesos y dinero requieren una cadena logística muy eficiente. De no ser así, la calidad del producto final puede verse afectada. Por ello, es necesario aplicar procesos de homologación muy efectivos.

Una vez que tengas la estrategia y la gestión de proveedores planificada, es importante llevar a cabo reuniones de trabajo para que todas las partes de tu negocio tengan claros los criterios y los atributos que se van a seguir en cada proceso de homologación.

Una herramienta de homologación de proveedores realmente efectiva

Apostar por una herramienta de homologación para los proveedores te ofrece muchas ventajas. Por un lado, te permitirá encontrar al proveedor adecuado en todo momento y de forma rápida; ahorrarás tiempo en el proceso. Además, tendrás toda la información y todos los documentos de cada proveedor completamente actualizados de forma automática.

Puesto que estará todo centralizado en un único lugar, los departamentos de tu empresa podrán tener acceso y se facilitará el trabajo en equipo. No será necesario que el responsable de cada área pierda tiempo enviando información y documentación de un lado a otro.

Mejora tu proceso de producción

Agilizar toda tu cadena logística te aporta una enorme ventaja competitiva respecto a otras empresas de tu sector. La calidad del producto final será mucho más alta, ya que todas las partes de la compañía estarán organizadas.

Adicionalmente, el proceso de producción será mucho más rápido y podrás gestionar muchos más pedidos en menos tiempo. El retorno de la inversión también será más elevado, debido a la reducción de costes que conseguirás.

La homologación de proveedores con Dokify te permitirá automatizar la gestión documental relacionada con tus proveedores. Optimiza tu tiempo gestionando a todos tus proveedores desde un solo lugar y reduce también los costes de logística.


Webinar: La importancia de la homologación, gestión y seguimiento de proveedores en tiempos de COVID-19


Las empresas españolas figuran entre las primeras posiciones mundiales en las certificaciones más importantes: calidad, gestión ambiental, anti soborno, seguridad de la información y alimentaria, gestión de la energía o calidad de servicios de TI, entre otras.

Las más implantadas son:
Gestión de la Calidad ISO 9001.
Gestión Ambiental ISO 14001.
Salud y Seguridad en el Trabajo ISO 45001 (antes: OHSAS 18001).

Los requisitos de estas normas hacen una mención expresa a la necesidad de conocimiento del proveedor, su capacidad para cumplir los requisitos del sistema y por lo tanto su evaluación y calificación previa, aplicación de criterios de selección de contratistas en los procesos de compra, obligación de conservar la información documental, etc.

Las organizaciones certificadas, requieren la disposición de una metodología de Homologación de sus proveedores rigurosa y ajustada a la normativa, para poder mantener las apreciadas certificaciones.

En este webinar os presentamos los requerimientos normativos para una adecuada
homologación de proveedores.


Aumenta la eficiencia en tu empresa: Coordinación entre departamentos


Para el adecuado desarrollo de una organización es imprescindible establecer las responsabilidades y funciones de cada uno de los departamentos que la componen, pero no es menos importante, crear mecanismos y canales de comunicación para lograr la mayor eficiencia.

Son muchos los factores clave para una correcta comunicación entre departamentos en la organización:

  • Transparencia de información
  • Establecer y dar a conocer los objetivos estratégicos
  • Fomentar y valorar la participación
  • Alinear procedimientos
  • Evitar la opacidad por descentralización

En muchas ocasiones, los integrantes de un departamento establecen sus propios objetivos y rutinas dejando en un segundo plano el objetivo común de la empresa. La falta de coordinación puede ocasionar:

  • Individualismo y desconfianza interna
  • Duplicidad de acciones o tareas
  • Errores de gestión y desmotivación
  • Mensajes contradictorios a terceros
  • Pérdida de recursos y beneficios

Un estudio reciente demuestra que debemos mejorar mucho en este aspecto en las empresas. Más del 80% de los encuestados reconoce que la comunicación y cooperación entre los departamentos de su empresa no es la adecuada.

Atendiendo a estos resultados, y a la cada vez más importante optimización de los recursos de las organizaciones, adquiere mayor importancia el uso de herramientas comunes y sistemas de integración entre departamentos. El simple hecho de seleccionar la herramienta adecuada para la organización hará mejorar todos los aspectos indicados y en definitiva obtener mejores resultados y aumentar los beneficios.

Encontrar e implantar un sistema de gestión común para los diferentes departamentos consigue:

  • Mejorar la comunicación interdepartamental
  • Marcar objetivos comunes y dotar de transparencia a todas sus acciones
  • Mayor implicación y rendimiento al eliminar duplicidad de tareas y mejorar la coordinación

En una organización el departamento de “Compras” se encarga de crear y mantener un adecuado parque de proveedores, los cuales a su vez deben cumplir unos requisitos que garanticen su aprobación por el departamento de “Calidad”. En muchas ocasiones, estos proveedores, prestarán un servicio en centros de la empresa, teniendo que cumplir con la normativa de seguridad y salud vigente, la cual supervisan el departamento de “Prevención de Riesgos Laborales” y el de “RRHH”.

Un claro ejemplo del flujo que se presenta en la gran mayoría de las empresas y en el que intervienen varios departamentos. Sin una adecuada gestión, la optimización y el éxito de la organización se reduce.

En dokify te ayudamos a lograr una efectiva y eficiente coordinación entre departamentos.

¿Quieres saber cómo lo hacemos? Contáctanos aquí.


1 2 3 4
Suscribe to our blog    

Log in

Stay signed in

Do you want to use dokify?

If you like what we have told you and you want to start using dokify, please contact us.

Get a demo

If you want to see in detail how we can help, ask us for a demo. Give us your data and our sales team will attend soon.

Sales service

Give us your data and our sales team will attend soon.

konvergia

Sales service

Give us your data and our sales team will attend soon.

Is this licence for me?

If you have to do a specific job for another company
and have a maximum of 3 items (employees and/or machines)

Here is your licence!

Calculate your Premium Licence

Your Premium Licence = Annual fee + (5,54 € x Number of items)

Number of items Annual fee Fee per item
Maximum 3 items 66,53 € 5,54 €
4 to 20 items 165,31 € 5,54 €
21 to 60 items 274,18 € 5,54 €
Over 60 items 384,05 € 5,54 €

VAT and document validation fees not included, that may apply in the case dokify provides this service.

Your Premium Licence = Annual fee + (5,54 € x Number of items)

Microenterprise
Maximum 3 items
Annual fee: 66,53 €
Small company
4 to 20 items
Annual fee: 165,31 €
Medium-sized company
21 to 60 items
Annual fee: 274,18 €
Large company
Over 60 items
Annual fee: 384,05 €

VAT and document validation fees not included, that may apply in the case dokify provides this service.

Number of items = number of employees and machines at your company.