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Claves para elegir una buena Plataforma de CAE


La CAE es la coordinación de actividades empresariales. Su finalidad principal es reducir al máximo los posibles riesgos que pueden existir en un lugar de trabajo concreto, con tal de evitar cualquier problema que pudiera surgir.

El interés principal de la CAE es, por tanto, prevenir los riesgos para evitar los accidentes dentro de las instalaciones de una empresa.

La gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales es una de las tareas más arduas en toda organización, ya que legalmente las empresas que subcontratan servicios a empresas terceras deben solicitar una serie de documentos para cumplir con la normativa vigente en materia de Prevención de Riesgos Laborales.

Por ello muchas empresas se preguntan ¿cómo contratar la mejor plataforma CAE? y deciden externalizar la coordinación de actividades empresariales para utilizar una herramienta que les ayude con toda la gestión.

Claves a tener en cuenta para elegir un software de CAE

Es importante conocer qué factores son clave y debes tener en cuenta si estás en un proceso de elección de un software para la coordinación de actividades empresariales.

Software CAE intuitivo y visual

Debemos elegir una plataforma CAE que nos pueda ofrecer una gran usabilidad para llevar a cabo todas las tareas de manera sencilla y ágil, pero que además nos permita tener menús de ayuda integrados o posibilidad de asistencia online

Uno de los principales aspectos es cómo se muestra la información en el dashboard, que debe ser claro y conciso. Debemos tener en cuenta si la plataforma dispone de informes o si el software tiene algún tipo de sistema para mostrar de forma visual el estado de la documentación de coordinación de actividades empresariales, como un semáforo de colores.

Generación de informes 

Es importante que la herramienta CAE permita la elaboración de informes sobre el registro de accesos, trabajadores, máquinas o vehículos para conocer el grado de cumplimiento de la gestión documental. Comprueba que la plataforma CAE permita la explotación de toda la información necesaria para valorar el estado de aptitud de las empresas contratistas.

Software CAE escalable

Necesitas una plataforma CAE que te permita una configuración en función de las necesidades presentes y futuras de prevención de tu organización. 

Además de la gestión documental para el cumplimiento de la normativa CAE, es interesante elegir una plataforma que te permita escalar a otros módulos o incluso que disponga de una tecnología que te permita automatizar otros procesos como la firma digital.

Disponga de sistemas de control de accesos 

Uno de los puntos más relevantes al elegir nuestro software para la gestión de la CAE es el control de accesos. Debemos tener en cuenta que debe incluir funcionalidades como el registro de entrada y salida de trabajadores, maquinaria, y vehículos de contratas y subcontratas a los centros de trabajo. La activación del acceso al centro de trabajo en función del cumplimiento de la documentación en base a la normativa CAE o la generación de tarjetas de acceso por medios digitales como códigos QR o geolocalización de empleados.

Asesoramiento personalizado y expertos en la materia 

Es importante que tus dudas se resuelvan de manera ágil y eficaz, tanto aquellas que se refieren a la normativa como las que puedas tener sobre el uso de la herramienta.

El soporte técnico es imprescindible que esté formado por un equipo de técnicos en prevención de riesgos laborales con amplios conocimientos legislativos.

Para la implantación de un software de CAE se necesita contar con personas expertas y que sean especialistas en la materia.

Configuración de notificaciones y alertas 

La configuración de alertas con avisos al email de las obligaciones con vencimiento es una funcionalidad muy importante para llevar al día todos los requisitos de la normativa: cuándo caducan los documentos, cuándo se han subido nuevos documentos pendientes de validar…. etc. Con esta funcionalidad podrás despreocuparte de la gestión diaria puesto que las empresas recibirán alertas de todos los vencimientos que se estén produciendo.

Formación a clientes y contratas 

La fórmula del éxito reside en contar con una plataforma que te acompañe a ti y a tus contratas en todo el proceso. 

Es vital contar con un soporte que te ayude en el manejo de la aplicación: cómo se accede a la plataforma, cómo crear perfiles de trabajadores, cómo cargar documentación, etc.

Cumplir con la normativa

Una de las principales acciones que vas a hacer con tu plataforma CAE es subir documentos personales que son sensibles en materia de protección de datos. Por lo tanto necesitas contar con una herramienta que garantice la seguridad de sus servidores para el cumplimiento de la normativa RGPD. Un buen indicador es verificar si la empresa cuenta con la certificación ISO 27001.

Software para la coordinación de actividades empresariales en otros idiomas 

Es probable que muchos de los contratistas que utilicen la herramienta sean de otros países, por lo que es importante que la plataforma esté traducida a diferentes idiomas, como el inglés, o incluso a otras lenguas que faciliten la gestión y puedas sacarle el máximo rendimiento a la plataforma. 

Ya lo has visto, antes de contratar una plataforma para la gestión de la CAE es muy importante analizar todos los aspectos que vas a necesitar y contar con asesores expertos que te ayuden en todo el proceso.

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¡Renovamos nuestra certificación ISO 27001 en Seguridad de la Información!


En dokify continuamos con nuestra misión y filosofía de ofrecer el mejor servicio a nuestros usuarios, por eso un año más hemos conseguido nuestra certificación ISO/IEC 27001:2017 para la actividad de Sistema de Información que da soporte al servicio de alojamiento e intercambio de información y documentos de la red de empresas.

Siempre manteniendo el objetivo de seguir siendo una plataforma eficiente, segura y óptima. Pero…¿Sabes qué significa esta certificación?

¿Qué es la ISO/IEC 27001:2017?

La ISO 27001 es una norma internacional que permite asegurar la confidencialidad e integridad de la información, así como de los sistemas que se encargan de procesarla. Este Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información se basa en evaluar los riesgos de cada componente de la aplicación e implantar los controles necesarios para mitigarlos o eliminarlos.

¿Qué ventajas tiene para el usuario de dokify la certificación ISO/IEC 27001:2017?

Esta certificación asegura que se están implantando todos los mecanismos de seguridad y control descritos en la norma, y que toda la información alojada en la plataforma se encuentra correctamente tratada y protegida. 

La certificación en ISO/IEC 27001:2017 se obtiene mediante la auditoría externa e independiente a nuestra organización, en nuestro caso AENOR.

Principales beneficios:

  • Confidencialidad de la información: que sólo las personas autorizadas puedan acceder a ella
  • Integridad de la información: garantizar que no ha sido manipulada de manera no autorizada.
  • Disponibilidad de la información: que pueda ser accedida por las personas autorizadas en el momento en que lo necesiten.

Contáctanos para más información: info@dokify.net


Prevención de riesgos laborales en el entorno actual


La prevención de riesgos laborales avanza en cuanto a los medios y especificaciones, pero sigue manteniendo siempre su vigencia. Nuestra empresa ayuda a optimizar la coordinación de actividades empresariales gracias a nuestra plataforma de CAE para poner al día los procedimientos de prevención de riesgos y asegurar su cumplimiento.

La importancia de la prevención de riesgos laborales

La prevención es fundamental para trabajar a diario sin miedo y sintiéndote parte de un entorno seguro y cómodo. En un entorno de bienestar común, incluso aumenta la​ productividad. Gracias a las prácticas de prevención reglamentadas en el día a día, y a otras esporádicas como las revisiones, podemos decir que contamos con un marco laboral seguro.

​Los retos de la PRL y la transformación digital

Hoy en día, la transformación digital ha llevado a muchas empresas a diversificar su actividad. Por un lado, muchas actividades se han automatizado y ya no requieren la intervención activa de un empleado. Por otro lado, algunas empresas proponen horarios mixtos en los que se mezclan el trabajo desde casa y la presencialidad.

Aunque el mundo actual se encamine hacia el trabajo a distancia y digital, sigue habiendo riesgos en todo momento. Recordemos que, según la legislación, incluso los daños producidos durante algunos trayectos en coche son considerados accidentes laborales.

Problemas frecuentes en este ámbito

La coordinación de actividades empresariales es útil para detectar los fallos y disonancias en la estrategia de prevención de riesgos laborales. Por muy claros que estén los conceptos, el día a día en la empresa se rige por la comodidad. Para algunos, esto significa relajar la atención que se pone a la PRL.

Algunas de estas cuestiones están relacionadas con no identificar los riesgos en tareas que se hacen a diario. Son tan rutinarias que se pasa por alto cualquier peligro que pueda haber, por pequeño que sea.​ Lo mismo ocurre en ciertas áreas de la empresa, como las zonas exteriores. Pocas veces se tienen en consideración estas zonas al pensar en los posibles riesgos, pero, legalmente, son parte de la empresa a todos los efectos.

Otros ámbitos en los que algunas empresas están teniendo problemas son la ergonomía o la iluminación. Tras pasar muchas horas en posturas incómodas (debido a sillas deficientes) o trabajando con una luz poco recomendable, puede haber deterioros corporales.

La gestión documental es esencial para depurar las responsabilidades

En las empresas, hay diferentes encargados para hacer cumplir la legislación a nivel de prevención. Aunque cuentes con las medidas físicas de prevención necesarias para llevar a cabo la actividad empresarial, a veces, éstas no se utilizan. Entonces, es momento de depurar las responsabilidades rastreando en la documentación quién es el último encargado para hacer cumplir las medidas. Esto explica por qué el apartado formal es tan importante en este aspecto de la prevención.

Si te preocupa la prevención de riesgos laborales y quieres agilizar su gestión dokify es tu aliado.


Control de accesos: un elemento clave en el ámbito de la CAE


El control de accesos es un servicio comúnmente utilizado por empresas de muy diversos sectores. Esto responde a diversas causas, pero la principal es la contribución que supone este servicio para llevar a cabo un correcto funcionamiento de la CAE

Para que entiendas con una mayor concreción este servicio, vamos a dedicar este artículo a explicártelo.

¿Qué es el control de accesos?

Un sistema de control de personal externo es, fundamentalmente, una manera de llevar a cabo el control de acceso a los centros de trabajo de cualquier clase.

Partimos de la idea de que una empresa tiene ciertas instalaciones en propiedad. En ellas, entran tanto trabajadores como personas externas, así como proveedores, visitas y otros perfiles. En ocasiones, puede llegar a ser difícil comprobar si, en efecto, un determinado individuo ha accedido o no al centro en un momento concreto.

Aquí entran en juego los controles de acceso. En definitiva, estos pueden definirse como servicios destinados a determinar quién entra y sale de un edificio, así como el momento exacto en que lo hace. Esto supone llevar un control en tiempo real, pero también almacenar una memoria durante un cierto periodo de tiempo.

¿Qué es la CAE?

La CAE es la coordinación de actividades empresariales. Su finalidad principal es reducir al máximo los posibles riesgos que pueden existir en un lugar de trabajo concreto, con tal de evitar cualquier problema que pudiera surgir.

El interés principal de la CAE es, por tanto, prevenir los riesgos para evitar los accidentes dentro de las instalaciones de una empresa.

Los beneficios del control de accesos para la CAE

Ahora que ya cuentas con las ideas fundamentales respecto a los sistemas de acceso controlado y la naturaleza y finalidad de la CAE, solo queda determinar los beneficios del sistema de control de accesos.

Se debe comprender que la prevención de riesgos parte del conocimiento de las personas que, potencialmente, podrían enfrentarse a tales riesgos. De esta manera, si a una instalación acceden personas sin ninguna clase de control, nunca se sabe exactamente quién está haciendo qué y cuál es la responsabilidad de cada individuo en cada momento. Esto hace que los riesgos se difuminen y sea muy difícil determinarlos y atajarlos.

Sin embargo, al introducir un control de acceso de trabajadores, tales problemas desaparecen. Pues se tiene tanto el control en tiempo real como la memoria de lo ocurrido.

En conclusión, ya has podido ver de qué manera un sistema de control de accesos puede contribuir a una mejora sustancial en la gestión de la CAE. 

Desde dokify hemos desarrollado un sistema ágil y sencillo para ti. Te invitamos a conocerlo. 

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Documentos de la CAE, ¿Qué debo guardar y durante cuánto tiempo?


Casi todos recordamos aún, los archivos en papel, dependiendo del tamaño de nuestra empresa, pasillos y pasillos de estanterías, o bien, algunos armarios llenos de carpetas a rebosar. Sea como fuere, y al igual que ocurre en una biblioteca, documento archivado fuera de lugar, documento perdido.

De esta situación avanzamos a los archivos digitales, en nuestro propio ordenador, o en dispositivos externos, como CDs, pendrives, discos duros o similares, que comenzaban a facilitar el trabajo, pero necesitando innumerables copias de seguridad ya que no era extraño que por problemas ajenos a nosotros se borrara toda la información y nos quedáramos en la línea de salida, teniendo que volver a recopilar todo.

Y ante esta avalancha de documentación, nos surge la pregunta del millón.

¿Qué documentación de coordinación de actividades empresariales debo guardar y durante cuánto tiempo?

Según indica el RD Legislativo 5/2000, por el que se aprueba la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social, en materia de prevención de riesgos laborales, las infracciones prescribirán en un periodo máximo de cinco años desde la fecha en que ocurran. Lo cual nos lleva a afirmar que debemos guardar la documentación, al menos esos cinco años, tras los cuales ya no podrán sancionarnos.

Aun así, hay que tener en cuenta que según el artículo 30 del código de comercio, los empresarios deberán conservar debidamente ordenados, durante 6 años, los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio.

Además de esto, existe normativa específica sanitaria, que obliga a conservar durante un periodo mayor y dependiendo del sector de trabajo de los afectados, las historias clínicas de los trabajadores. Como ejemplo de estas excepciones, podemos hablar del personal que ha estado expuesto a trabajos con riesgo en amianto o agentes cancerígenos, que se deben conservar durante al menos 40 años desde el fin de la exposición.

Con todo esto, vemos que no existe una respuesta clara a nuestra pregunta, ya que dependiendo del tipo de documentación ésta se debe conservar más o menos tiempo, por lo que aconsejamos guardarla al menos 6 años, y tener especial cuidado con los aptos médicas de los trabajadores con riesgos especiales.

¿Existen plataformas CAE que nos ayuden con la gestión documental?

Por todo lo visto en los anteriores puntos es esencial contar con un sistema que garantice la conservación y adecuada organización de toda la documentación que por imperativo legal debemos mantener referente a la actividad de nuestra empresa y la de nuestros colaboradores en materia de prevención de riesgos laborales.

En dokify, gracias a nuestro software para la coordinación de actividades empresariales te ayudamos a conservar la documentación durante el tiempo necesario de cara a posibles requerimientos.

¿Quieres saber cómo hacerlo?

Si quieres realizar una demo de nuestra herramienta puedes hacerlo aquí.


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