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dokify con la Semana europea de la Seguridad y la Salud en el Trabajo


Desde el 25 de octubre hasta el 29 del mismo mes, se celebra la Semana Europea para la Seguridad y Salud en el Trabajo, una festividad que ya es tradición para los países de Europa y gran parte del mundo.

Se celebra con el objetivo de concienciar a las personas en materia de salud laboral, repasar las nuevas políticas o normas legales que hayan surgido al respecto y, sobre todo, garantizar las condiciones adecuadas de salud para los trabajadores de toda Europa.

El lema de este año es: “Trabajos saludables: relajemos las cargas”. Aborda la prevención de los trastornos musculoesqueléticos a consecuencia del trabajo, sobre todo incidiendo en los empleos que se desarrollan delante de las pantallas de ordenador, que generan muchos problemas a nivel de espalda y cuello.

Desde dokify queremos sumarnos a este día y aportar nuestro granito de arena. A lo largo de la semana iremos subiendo contenido con consejos sobre seguridad y salud en el trabajo, de momento os dejamos estos 8 para abrir boca;

8 Consejos que garantizan seguridad y salud laboral

    1. Reportar peligros:
      Lleva un informe del estado de la zona de trabajo. De modo que, elimines uno a uno cada riesgo presente.
    2. Orientación y capacitación laboral:
      Formación en prevención de riesgos laborales (PRL). Puesto que, es clave capacitar a tus empleados de las aptitudes y actitudes necesarias en materia de protección laboral.
    3. Equipos de protección individual (EPI):
      El empresario está en la obligación de proporcionar el equipo adecuado e instruir al trabajador para el correcto uso de éste.
    4. Supervisión de la labor de los trabajadores:
      Una de las maneras más efectivas. Instruir y supervisar labores, es una responsabilidad compartida entre empresario y trabajador. Dado que, beneficia a ambas partes.
    5. Conoce tus derechos y responsabilidades:
      Tener conocimiento de los procedimientos de seguridad necesarios. Así mismo, estar informado sobre nuevos cambios en las regulaciones de seguridad. Esto favorecerá la creación de un ambiente laboral óptimo y tranquilo.
    6. Comprometer a los empleados:
      Involucrar a los empleados en el proceso de seguridad. De modo que, demuestren su compromiso con la empresa. Es bueno incluirlos en la planeación.
    7. Orden y limpieza:
      La higiene en el puesto de trabajo. Ya que, esto no es solo necesario para eliminar implementos que conlleven a accidentes. También, es la imagen de cada uno como individuo.
    8. Salidas de emergencia en buen estado:
      En caso de accidente, los accesos fáciles y rápidos deben estar libres y bien señalizados. Los accidentes laborales son en muchos casos debido a rutas mal señalizadas en el espacio de trabajo.


Ahorra tiempo: Intégrate con nuestra API


Desde hace ya un tiempo nos hemos dado cuenta de la importancia de optimizar y automatizar los procesos internos en nuestra empresa. En estos tiempos de cambio y adaptación constantes es un aspecto clave si no queremos quedarnos atrás.

Es por ello, que cada día más empresas analizan y aplican mejoras en los flujos de trabajo y relacionales entre sus distintos departamentos y empresas colaboradoras. Toda mejora aplicada conlleva un ahorro de costes y recursos que pueden destinarse a otras partidas o actividades más necesarias. Además supone una mejora reputacional que permite a las empresas mantenerse a la vanguardia y abarcar nuevos mercados.

¿Cómo puede ayudarme la API de dokify?

Uno de los puntos débiles de muchas empresas es el tiempo dedicado a labores y tareas de poco valor añadido, como puede ser la gestión documental que, por diferentes imperativos legales, han de intercambiar y gestionar con todas las empresas colaboradoras y clientes.

Desde dokify llevamos tiempo trabajando para ayudar a las empresas a lograr reducir estas gestiones al máximo y que puedan destinar sus recursos a tareas como aumentar la satisfacción y productividad de los empleados, abrir nuevas líneas de negocio o mejorar sus relaciones con los clientes.

La clave que nos está permitiendo lograr este objetivo es el desarrollo de nuestra API de integración con sistemas tecnológicos. Pero y, ¿qué es una API? Las siglas corresponden a “Application Programming Interface” y su función principal es la de conectar distintas herramientas informáticas con el fin de que intercambien información de manera automatizada aportando importantes ahorros en consultas y gestiones manuales.

A día de hoy ya ayudamos a muchos de nuestros clientes en la gestión de sus departamentos de PRL, RRHH, Compras o Mantenimiento. 

Pero esto no queda aquí. Descubre lo que nuestra API te permite hacer y cómo con ella puedes agilizar el intercambio de documentación para la coordinación de actividades empresariales (CAE) y la gestión de requisitos de proveedores.

Ponte en contacto con nuestro equipo comercial a través del correo info@dokify.net


La homologación de proveedores y cómo optimizar tus costes


La homologación de proveedores es uno de los procesos más importantes que debe llevar a cabo tu empresa. Establecer una metodología automatizada te permitirá reducir tus costes, y también optimizar el tiempo de trabajo de todos tus empleados. Esto resulta mucho más efectivo a largo plazo en tu cadena logística.

Cómo mejorar la gestión de proveedores de forma rápida

La gestión correcta de los proveedores te permite homologar todas las empresas proveedoras que entran e igualar los diferentes criterios y atributos que deben tener. Además, permitirá a todo tu equipo mejorar el control de su trabajo gracias al establecimiento de KPI de una forma totalmente uniforme.

Mejorarás la efectividad gracias a la homologación; y también te facilitará el establecimiento de relaciones comerciales mucho más seguras y duraderas. Otros podrán entender tu filosofía de empresa y, de esta forma, estrecharéis lazos. El servicio de atención al cliente con tus proveedores será mucho más claro desde el principio, y esto también elevará la calidad de su trabajo.

Las empresas que manejan grandes volúmenes de procesos y dinero requieren una cadena logística muy eficiente. De no ser así, la calidad del producto final puede verse afectada. Por ello, es necesario aplicar procesos de homologación muy efectivos.

Una vez que tengas la estrategia y la gestión de proveedores planificada, es importante llevar a cabo reuniones de trabajo para que todas las partes de tu negocio tengan claros los criterios y los atributos que se van a seguir en cada proceso de homologación.

Una herramienta de homologación de proveedores realmente efectiva

Apostar por una herramienta de homologación para los proveedores te ofrece muchas ventajas. Por un lado, te permitirá encontrar al proveedor adecuado en todo momento y de forma rápida; ahorrarás tiempo en el proceso. Además, tendrás toda la información y todos los documentos de cada proveedor completamente actualizados de forma automática.

Puesto que estará todo centralizado en un único lugar, los departamentos de tu empresa podrán tener acceso y se facilitará el trabajo en equipo. No será necesario que el responsable de cada área pierda tiempo enviando información y documentación de un lado a otro.

Mejora tu proceso de producción

Agilizar toda tu cadena logística te aporta una enorme ventaja competitiva respecto a otras empresas de tu sector. La calidad del producto final será mucho más alta, ya que todas las partes de la compañía estarán organizadas.

Adicionalmente, el proceso de producción será mucho más rápido y podrás gestionar muchos más pedidos en menos tiempo. El retorno de la inversión también será más elevado, debido a la reducción de costes que conseguirás.

La homologación de proveedores con Dokify te permitirá automatizar la gestión documental relacionada con tus proveedores. Optimiza tu tiempo gestionando a todos tus proveedores desde un solo lugar y reduce también los costes de logística.


Documentos de la CAE, ¿Qué debo guardar y durante cuánto tiempo?


Casi todos recordamos aún, los archivos en papel, dependiendo del tamaño de nuestra empresa, pasillos y pasillos de estanterías, o bien, algunos armarios llenos de carpetas a rebosar. Sea como fuere, y al igual que ocurre en una biblioteca, documento archivado fuera de lugar, documento perdido.

De esta situación avanzamos a los archivos digitales, en nuestro propio ordenador, o en dispositivos externos, como CDs, pendrives, discos duros o similares, que comenzaban a facilitar el trabajo, pero necesitando innumerables copias de seguridad ya que no era extraño que por problemas ajenos a nosotros se borrara toda la información y nos quedáramos en la línea de salida, teniendo que volver a recopilar todo.

Y ante esta avalancha de documentación, nos surge la pregunta del millón.

¿Qué documentación de coordinación de actividades empresariales debo guardar y durante cuánto tiempo?

Según indica el RD Legislativo 5/2000, por el que se aprueba la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social, en materia de prevención de riesgos laborales, las infracciones prescribirán en un periodo máximo de cinco años desde la fecha en que ocurran. Lo cual nos lleva a afirmar que debemos guardar la documentación, al menos esos cinco años, tras los cuales ya no podrán sancionarnos.

Aun así, hay que tener en cuenta que según el artículo 30 del código de comercio, los empresarios deberán conservar debidamente ordenados, durante 6 años, los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio.

Además de esto, existe normativa específica sanitaria, que obliga a conservar durante un periodo mayor y dependiendo del sector de trabajo de los afectados, las historias clínicas de los trabajadores. Como ejemplo de estas excepciones, podemos hablar del personal que ha estado expuesto a trabajos con riesgo en amianto o agentes cancerígenos, que se deben conservar durante al menos 40 años desde el fin de la exposición.

Con todo esto, vemos que no existe una respuesta clara a nuestra pregunta, ya que dependiendo del tipo de documentación ésta se debe conservar más o menos tiempo, por lo que aconsejamos guardarla al menos 6 años, y tener especial cuidado con los aptos médicas de los trabajadores con riesgos especiales.

¿Existen plataformas CAE que nos ayuden con la gestión documental?

Por todo lo visto en los anteriores puntos es esencial contar con un sistema que garantice la conservación y adecuada organización de toda la documentación que por imperativo legal debemos mantener referente a la actividad de nuestra empresa y la de nuestros colaboradores en materia de prevención de riesgos laborales.

En dokify, gracias a nuestro software para la coordinación de actividades empresariales te ayudamos a conservar la documentación durante el tiempo necesario de cara a posibles requerimientos.

¿Quieres saber cómo hacerlo?

Si quieres realizar una demo de nuestra herramienta puedes hacerlo aquí.


¿Qué significa ser Eficientes en Compras?


El Club Asturiano de Calidad, es una Asociación sin ánimo de lucro, Fundada en 1995. Su objetivo es sensibilizar, formar y promover el cambio para la mejora de la gestión (Calidad, Medio Ambiente, Responsabilidad Social, Prevención de Riesgos, Excelencia, etc), promoviendo el intercambio de buenas prácticas y la cooperación.

El Club centra su propuesta de valor en varios ejes. Uno de ellos es fomentar el Intercambio de Experiencias y Conocimientos entre organizaciones, directivos y profesionales. Organizan encuentros para difundir buenas prácticas y coordinan grupos de trabajo multisectoriales.

Dokify está liderando uno de los grupos de trabajo cuyo objetivo es conectar, poner retos en común, intercambiar experiencias y debatir sobre cuestiones de interés para los profesionales de Compras. 

El pasado 24/6/21 celebró uno de sus encuentros virtuales con la temática: “Medición de la eficiencia y Optimización de la función de compras”, en la que participó como ponente el Director de Evaluación y Desarrollo de Proveedores de Dokify, con una ponencia centrada en la Eficiencia como concepto y su aterrizaje en la función de Compras.

Cuando se quiere desarrollar algún aspecto del saber, se suele empezar por definir el concepto y lo habitual es recurrir a la Real Academia Española de la Lengua. 

Y la RAE define eficiencia como la “Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”. 

Para poder concretar quién es ese alguien en Compras o qué es ese algo, lo primero que debemos hacer es preguntarnos ¿Cuál es el efecto determinado que se pretende conseguir en Compras?

Pues lógicamente ser eficientes en el desempeño de su función. Y para ser eficientes en el desempeño de la función de compras, lo primero que tenemos que tener clara es cuál es su función.

¿En qué consiste la función de compras? ¿Cuál sería la descripción (clásica) de la función de compras? 

La satisfacción adecuada de las demandas, con la calidad  y en el tiempo requerido y a un precio competitivo.

El problema es que sólo se acuerdan de Compras cuando hacen falta los Materiales o los Servicios. Actuamos de forma reactiva, y en Compras para ser eficientes y optimizar la función, hay que hacerlo de forma proactiva, es decir, no salir a buscar proveedores cuando algo hace falta. Tenemos que trabajar, aguas arriba de la necesidad, tener estructurados los materiales y servicios que habitualmente compramos en categorías, con los proveedores homologados por familias de compra y estar en los foros en los que se gesta la demanda y se decide lo que se va a comprar.

Y en la medida de lo posible influir para que el producto o la calidad que se va a requerir no sean tajes a medida o un “copia y pega2 de un catálogo de un proveedor que se hace único. Pero la pregunta clave es: 

¿Ser eficiente en compras es satisfacer las demandas de nuestro cliente interno?

Nos hemos parado alguna vez a pensar ¿qué diferencia puede haber entre lo que el cliente interno demanda y lo que realmente necesita la empresa? 

Hay que focalizarse en las necesidades reales, no sólo en las demandas de nuestro cliente interno. El cliente interno es, o debería ser nuestro aliado y sumar capacidades, junto con las del proveedor. 

La verdadera eficiencia por parte de Compras estará en facilitar el alineamiento de los 4 actores: las áreas técnicas, administrativas y/o ejecutivas (lo que yo llamo Clientes internos) + Mercado + Proveedor + cliente final 

Para ser eficientes y optimizar la función compras, debemos tener procedimientos de compras ágiles, con procesos de gestión diferenciados por cuantía y estrategia según mercado y por supuesto  contar con herramientas que faciliten la digitalización de los procesos de aprobación interna de las solicitudes de compra, petición automática de cotización a los proveedores homologados y recepción de las ofertas.  Y en las familias de compras reiterativas, tener negociados acuerdo marco o contratos de cobertura.

Ser eficientes no es sólo cubrir necesidades sino aportar valor en cada gestión

No debemos necesariamente limitarnos al cumplimiento fiel de lo solicitado. Hay que buscar mayor y mejores prestaciones, durabilidad, reducción de residuos o valorización de los mismos, ahorros energéticos, minoración de impacto ambiental: menor ruido, gases de efecto invernadero etc. y debemos potenciar y poner en valor estas aportaciones al proveedor que las facilite, (aprovechar i+d+i del proveedor) y potenciar su implicación, premiando su actitud en futuras licitaciones. 

Por todo ello, si queremos ser eficientes y optimizar la función debemos dejar a un lado las acciones asociadas a la concepción clásica de la función de compras en favor de 

La satisfacción adecuada de las necesidades, con la calidad ajustada a mercado, sin esperar que nos lo pidan ,aportando valor en cada compra y abriendo nuevas oportunidades de negocio.

Volviendo al significado que describe la Real Academia Española de la Lengua de lo que es eficiencia, que no es otra cosa que la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”. Y una vez visto cuál es el efecto a conseguir en Compras, y dejado claro qué es ese algo, que evidentemente no es otra casa que la cobertura de la necesidad con aporte de valor; pensemos ahora en el “alguien” que recoge la acepción de eficiencia.

Para poder disponer de algo, necesito a alguien… ¿quién es ese alguien?

Pues sin lugar a dudas en la función de Compras ese alguien, es el proveedor. Una de las muchas cosas que hemos aprendido de la pandemia es que dependemos mucho más de los proveedores de lo que pensamos. Y la homologación de proveedores sigue siendo la asignatura pendiente de muchos de los departamentos de compras. 

La verdadera eficiencia en compras sólo se alcanza con un parque de proveedores homologados que te permita potenciar la capacidad de disponer del proveedor adecuado en el momento preciso.

Un buen parque de proveedores, homologados mediante una rigurosa metodología, hace bueno a cualquier comprador. Pero un comprador, jamás podrá ser eficiente en su función si no tiene un parque de proveedores estructurado y ordenado con buenos y eficientes proveedores.


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