Gestión documental CAE

En Dokify, hemos desarrollado una avanzada plataforma de gestión documental CAE, diseñada para optimizar la colaboración y el cumplimiento normativo entre empresas. Nuestro sistema facilita la gestión eficiente de documentos y requisitos legales, necesarios para asegurar un ambiente de trabajo seguro y conforme a la legislación vigente. Con Dokify, las empresas pueden compartir, verificar y gestionar de manera centralizada toda la documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales, calificaciones de personal, y cualquier otro requisito necesario para la ejecución de actividades empresariales conjuntas. 

Nuestra plataforma ofrece una solución integral que mejora la transparencia, reduce los tiempos de gestión y minimiza los riesgos legales, lo que permite a las empresas enfocarse en sus operaciones principales, mientras aseguran el cumplimiento de las normativas de seguridad y salud en el trabajo.

Soluciones para tenerlo todo bajo control

Nuestra plataforma de gestión documental CAE está diseñada para ofrecer a las empresas una solución integral, que asegura la gestión eficaz y centralizada de toda la documentación necesaria en cada circunstancia. Con Dokify, puedes automatizar tareas, realizar solicitudes y revisar caducidades desde una sola plataforma. 

‍

Automatización de procesos

Nuestra plataforma automatiza la gestión de documentos, desde la solicitud hasta la aprobación, optimizando los flujos de trabajo y reduciendo la carga administrativa. Esto permite una respuesta más ágil a las necesidades operativas y de cumplimiento.

‍

Gestión de solicitudes

Dokify simplifica el proceso de solicitud de documentación, permitiendo a las empresas emitir y rastrear solicitudes con facilidad. Esta solución asegura una comunicación eficiente y una coordinación efectiva entre las partes involucradas.

‍

Control de caducidades

La alerta de caducidad de Dokify garantiza que las empresas estén siempre al día con sus documentos y requisitos legales. Mediante notificaciones automáticas, los usuarios son informados con anticipación sobre los documentos próximos a vencimiento, facilitando su renovación a tiempo.

Nos encargamos de tu gestión documental 

La gestión eficaz de la documentación es crucial para el éxito de una empresa, nuestra plataforma está diseñada para simplificar estos procesos, asegurando una colaboración fluida y cumplimiento normativo.

• Contratas: Facilitamos la gestión de documentación entre empresas y sus contratas, promoviendo transparencia y eficiencia en cada paso.
• Renovaciones: Automatizamos las alertas para renovaciones documentales, asegurando que todos los documentos estén siempre actualizados.
• Requisitos: Centralizamos los requisitos legales y de seguridad para facilitar su acceso y comprensión.
• Validación: Ofrecemos un sistema de validación rápida de documentos, garantizando su conformidad con los estándares y regulaciones vigentes.

La plataforma CAE moderna, construida para adaptarse a ti

La plataforma CAE de Dokify te permite disponer de todos los documentos en un espacio digital único y protegido, con acceso exclusivo a personas autorizadas.

Beneficios para las contratas

• Centralización de documentos: Facilita el almacenamiento, acceso y gestión de todos los documentos en un único lugar, mejorando la organización y reduciendo los tiempos de búsqueda.
• Cumplimiento normativo: Ayuda a mantener el cumplimiento con las regulaciones relevantes mediante la gestión eficiente de los requisitos legales y la validación de documentos.
• Gestión de caducidades: Alertas automáticas para la renovación de documentos aseguran que todo esté siempre actualizado, evitando posibles sanciones o interrupciones en el trabajo.
• Seguridad mejorada: Protege la información sensible y asegura el acceso solo a usuarios autorizados, reduciendo el riesgo de fugas de información.
• Mejora en la colaboración: Facilita la comunicación y el trabajo conjunto entre la empresa principal y sus contratas, agilizando los procesos de aprobación y validación.

Qué incluye nuestra plataforma de gestión CAE

Entre las principales funciones de nuestra plataforma de gestión documental CAE, destaca la posibilidad de validar requisitos de contratas y adaptar el control de accesos. 

Validación de los requisitos

Las herramientas de validación de requisitos referidos al control de documentos te permiten gestionar distintos aspectos de tus contratos en vigor. 

‍

Centralización

La centralización en una plataforma CAE permite reunir todos los documentos y requisitos de seguridad de contratas en un único lugar. Esto facilita un acceso rápido y eficiente para todos los usuarios autorizados, mejorando la gestión y la visibilidad de la información.

‍

Recopilación y revisión

La recopilación y revisión de documentos se simplifican gracias a la automatización de procesos que ofrece la plataforma Dokify. Esto incluye la verificación de la autenticidad y la relevancia de los documentos presentados por las contratas, asegurando que todos los requisitos estén actualizados y se cumplan adecuadamente.

Control de accesos

El control de accesos es personal y está reforzado por sistemas de seguridad que impiden ataques externos, además, es posible llevar a cabo copias de seguridad siempre que sea necesario, para recuperar información. 

Herramientas de nuestra plataforma CAE

Dokify incluye una amplia variedad de herramientas diseñadas para optimizar la gestión y colaboración entre empresas. Una de las herramientas más importantes es el sistema de gestión documental, que permite almacenar, compartir y gestionar documentos críticos en un solo lugar. Esta centralización facilita el acceso rápido a la información necesaria para cumplir con los requisitos legales y operativos, mejorando la eficiencia y reduciendo los riesgos de incumplimiento.

Otra herramienta fundamental es el módulo de seguimiento y alertas. Este sistema automatiza el proceso de seguimiento de las fechas de vencimiento y las renovaciones de documentos, enviando notificaciones a los usuarios para garantizar que todos los documentos estén actualizados y en regla. Esta función ayuda a evitar interrupciones en las operaciones debido a documentación caducada o no conforme.

También dispones de funcionalidades de validación y verificación de documentos, lo que permite a las empresas asegurar que los documentos compartidos cumplan con los estándares y requisitos específicos antes de ser aceptados. Esta verificación puede incluir desde la conformidad legal, hasta la idoneidad para tareas específicas, asegurando así que todos los contratistas y empleados cumplan con los requisitos necesarios para realizar su trabajo de manera segura y eficaz.

Dokify incorpora todo tipo de opciones de personalización, incluyendo además agendas y otros espacios digitales que se adecúan a tu trabajo diario.  

Konvergia, la red para conectar plataformas

Konvergia es una innovadora red diseñada para conectar diversas plataformas, facilitando una integración sin fisuras, que además mejora significativamente la eficacia operativa de las organizaciones. Al permitir la comunicación fluida entre sistemas diferentes, Konvergia elimina la necesidad de operaciones manuales repetitivas, ahorrando tiempo. Esta capacidad de interconexión asegura que los datos se sincronicen automáticamente, reduciendo errores y mejorando la precisión de la información. 

La implementación de Konvergia en el ecosistema digital de una empresa representa un paso adelante hacia la optimización de procesos, permitiendo a las organizaciones concentrarse en su crecimiento y en la entrega de valor añadido a sus clientes. 

Empresas líderes que confían en nosotros

Entre las empresas líderes en su sector que ya trabajan con la plataforma de gestión documental CAE de Dokify, se incluyen Leroy Merlin, Lidl…

Ventajas de usar la herramienta de Dokify

• Cumplimiento normativo eficiente: Dokify facilita la gestión y actualización de documentación legal y de seguridad laboral, asegurando que las empresas cumplan con las regulaciones pertinentes de manera eficiente y reduciendo significativamente el riesgo de incurrir en sanciones.
• Colaboración optimizada: La plataforma promueve una mejor colaboración entre contratistas y empresas al proporcionar un espacio común para compartir, verificar y validar documentos necesarios para la ejecución de proyectos, lo que da lugar a procesos más ágiles y relaciones comerciales fortalecidas.
• Automatización de alertas: Dokify ayuda a prevenir interrupciones en las operaciones mediante un sistema de alertas y recordatorios automáticos sobre la caducidad de documentos importantes, garantizando la continuidad del negocio y la seguridad en el lugar de trabajo.

‍