Cosa significa essere efficienti negli acquisti?

El Club Asturiano de Calidad, es una Asociación sin ánimo de lucro, Fundada en 1995. Su objetivo es sensibilizar, formar y promover el cambio para la mejora de la gestión (Calidad, Medio Ambiente, Responsabilidad Social, Prevención de Riesgos, Excelencia, etc), promoviendo el intercambio de buenas prácticas y la cooperación.

El Club centra su propuesta de valor en varios ejes. Uno de ellos es fomentar el Intercambio de Experiencias y Conocimientos entre organizaciones, directivos y profesionales. Organizan encuentros para difundir buenas prácticas y coordinan grupos de trabajo multisectoriales.

Dokify está liderando uno de los grupos de trabajo cuyo objetivo es conectar, poner retos en común, intercambiar experiencias y debatir sobre cuestiones de interés para los profesionales de Compras.

El pasado 24/6/21 celebró uno de sus encuentros virtuales con la temática: “Medición de la eficiencia y Optimización de la función de compras”, en la que participó como ponente el Director de Evaluación y Desarrollo de Proveedores de Dokify, con una ponencia centrada en la Eficiencia como concepto y su aterrizaje en la función de Compras.

Cuando se quiere desarrollar algún aspecto del saber, se suele empezar por definir el concepto y lo habitual es recurrir a la Real Academia Española de la Lengua.  

Y la RAE define eficiencia como la “Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”.

Para poder concretar quién es ese alguien en Compras o qué es ese algo, lo primero que debemos hacer es preguntarnos ¿Cuál es el efecto determinado que se pretende conseguir en Compras?

Pues lógicamente ser eficientes en el desempeño de su función. Y para ser eficientes en el desempeño de la función de compras, lo primero que tenemos que tener clara es cuál es su función.

¿En qué consiste la función de compras? ¿Cuál sería la descripción (clásica) de la función de compras?

La satisfacción adecuada de las demandas, con la calidad  y en el tiempo requerido y a un precio competitivo.

El problema es que sólo se acuerdan de Compras cuando hacen falta los Materiales o los Servicios. Actuamos de forma reactiva, y en Compras para ser eficientes y optimizar la función, hay que hacerlo de forma proactiva, es decir, no salir a buscar proveedores cuando algo hace falta. Tenemos que trabajar, aguas arriba de la necesidad, tener estructurados los materiales y servicios que habitualmente compramos en categorías, con los proveedores homologados por familias de compra y estar en los foros en los que se gesta la demanda y se decide lo que se va a comprar.

Y en la medida de lo posible influir para que el producto o la calidad que se va a requerir no sean tajes a medida o un “copia y pega2 de un catálogo de un proveedor que se hace único. Pero la pregunta clave es:

¿Ser eficiente en compras es satisfacer las demandas de nuestro cliente interno?

Nos hemos parado alguna vez a pensar ¿qué diferencia puede haber entre lo que el cliente interno demanda y lo que realmente necesita la empresa?

Hay que focalizarse en las necesidades reales, no sólo en las demandas de nuestro cliente interno. El cliente interno es, o debería ser nuestro aliado y sumar capacidades, junto con las del proveedor.

La verdadera eficiencia por parte de Compras estará en facilitar el alineamiento de los 4 actores: las áreas técnicas, administrativas y/o ejecutivas (lo que yo llamo Clientes internos) + Mercado + Proveedor + cliente final

Para ser eficientes y optimizar la función compras, debemos tener procedimientos de compras ágiles, con procesos de gestión diferenciados por cuantía y estrategia según mercado y por supuesto  contar con herramientas que faciliten la digitalización de los procesos de aprobación interna de las solicitudes de compra, petición automática de cotización a los proveedores homologados y recepción de las ofertas.  Y en las familias de compras reiterativas, tener negociados acuerdo marco o contratos de cobertura.

Ser eficientes no es sólo cubrir necesidades sino aportar valor en cada gestión

No debemos necesariamente limitarnos al cumplimiento fiel de lo solicitado. Hay que buscar mayor y mejores prestaciones, durabilidad, reducción de residuos o valorización de los mismos, ahorros energéticos, minoración de impacto ambiental: menor ruido, gases de efecto invernadero etc. y debemos potenciar y poner en valor estas aportaciones al proveedor que las facilite, (aprovechar i+d+i del proveedor) y potenciar su implicación, premiando su actitud en futuras licitaciones.

Por todo ello, si queremos ser eficientes y optimizar la función debemos dejar a un lado las acciones asociadas a la concepción clásica de la función de compras en favor de

La satisfacción adecuada de las necesidades, con la calidad ajustada a mercado, sin esperar que nos lo pidan ,aportando valor en cada compra y abriendo nuevas oportunidades de negocio.

Volviendo al significado que describe la Real Academia Española de la Lengua de lo que es eficiencia, que no es otra cosa que “la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”. Y una vez visto cuál es el efecto a conseguir en Compras, y dejado claro qué es ese algo, que evidentemente no es otra casa que la cobertura de la necesidad con aporte de valor; pensemos ahora en el “alguien” que recoge la acepción de eficiencia.

Para poder disponer de algo, necesito a alguien… ¿quién es ese alguien?

Pues sin lugar a dudas en la función de Compras ese alguien, es el proveedor. Una de las muchas cosas que hemos aprendido de la pandemia es que dependemos mucho más de los proveedores de lo que pensamos. Y la homologación de proveedores sigue siendo la asignatura pendiente de muchos de los departamentos de compras.

La verdadera eficiencia en compras sólo se alcanza con un parque de proveedores homologados que te permita potenciar la capacidad de disponer del proveedor adecuado en el momento preciso.

Un buen parque de proveedores, homologados mediante una rigurosa metodología, hace bueno a cualquier comprador. Pero un comprador, jamás podrá ser eficiente en su función si no tiene un parque de proveedores estructurado y ordenado con buenos y eficientes proveedores.