Control de accesos: un elemento clave en el ámbito de la CAE

El control de accesos es un servicio comúnmente utilizado por empresas de muy diversos sectores. Esto responde a diversas causas, pero la principal es la contribución que supone este servicio para llevar a cabo un correcto funcionamiento de la CAE.

Para que entiendas con una mayor concreción este servicio, vamos a dedicar este artículo a explicártelo.

¿Qué es el control de accesos y qué relación tiene con la CAE?

Un sistema de control de personal externo es, fundamentalmente, una manera de llevar a cabo el control de acceso a los centros de trabajo de cualquier clase.

Partimos de la idea de que una empresa tiene ciertas instalaciones en propiedad. En ellas, entran tanto trabajadores como personas externas, así como proveedores, visitas y otros perfiles. En ocasiones, puede llegar a ser difícil comprobar si, en efecto, un determinado individuo ha accedido o no al centro en un momento concreto.

Aquí entran en juego los controles de acceso. En definitiva, estos pueden definirse como servicios destinados a determinar quién entra y sale de un edificio, así como el momento exacto en que lo hace. Esto supone llevar un control en tiempo real, pero también almacenar una memoria durante un cierto periodo de tiempo.

La CAE es la coordinación de actividades empresariales. Su finalidad principal es reducir al máximo los posibles riesgos que pueden existir en un lugar de trabajo concreto, con tal de evitar cualquier problema que pudiera surgir.

El interés principal de la CAE es, por tanto, prevenir los riesgos para evitar los accidentes dentro de las instalaciones de una empresa.

¿Por qué es importante llevar un control de acceso en las empresas?

El control de accesos a empresas es fundamental para la seguridad empresarial y las infraestructuras críticas, ya que garantiza la protección de sistemas y datos sensibles contra amenazas internas y externas. En el contexto de las infraestructuras críticas, como la energía, el transporte y la salud, el control de accesos aborda la gestión y regulación de quién tiene permiso para acceder a sistemas, redes y recursos críticos. Esto implica la implementación de medidas como la autenticación multifactor, el control de accesos segmentados y la monitorización de actividades de acceso para detectar y prevenir intrusiones. Un enfoque integral de control de accesos es fundamental para salvaguardar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los activos de infraestructuras críticas frente a ciberataques y otras amenazas.

Además de los casos de empresas e instituciones especiales, cualquier empresa tiene el deber de proteger su propia información, la información de los empleados (por ejemplo los fichajes de empresa) y la de los clientes, un control de acceso para empresas adecuado evita no solo ataques digitales, también amenazas presenciales que pueden poner en riesgo la estabilidad de la propia empresa. 

Los beneficios del control de accesos para la CAE

Ahora que ya cuentas con las ideas fundamentales respecto a los sistemas de acceso controlado y la naturaleza y finalidad de la CAE, solo queda determinar los beneficios del sistema de control de accesos.

Se debe comprender que la prevención de riesgos parte del conocimiento de las personas que, potencialmente, podrían enfrentarse a tales riesgos. De esta manera, si a una instalación acceden personas sin ninguna clase de control, nunca se sabe exactamente quién está haciendo qué y cuál es la responsabilidad de cada individuo en cada momento. Esto hace que los riesgos se difuminen y sea muy difícil determinarlos y atajarlos.

Sin embargo, al introducir un control de acceso de trabajadores, tales problemas desaparecen. Pues se tiene tanto el control en tiempo real como la memoria de lo ocurrido.

En Dokify encontramos tu solución

En dokify hemos desarrollado distintas opciones para el control de acceso y las mejoramos continuamente. Al realizar el mismo, dokify comprueba en tiempo real que todos los requisitos establecidos, tanto de empresa como de empleado, se están cumpliendo en ese momento. Todos los documentos deben estar anexados y validados correctamente. Nuestro servicio de validación ofrece la opción de la validación urgente, que facilita una validación prácticamente inmediata, también en fines de semana y festivos, para cubrir casos de rotaciones o necesidades de última hora.

Estas funcionalidades están incluidas en nuestras licencias Enterprise para las empresas con el role de empresa titular o principal sin coste adicional, salvo que sea necesario  desarrollar alguna funcionalidad de integración con otros sistemas involucrados.

Alguna de las opciones que disponemos son:

• Lo más básico: buscar en dokify al empleado externo y comprobar directamente en su dashboard si está en verde. Si pinchamos en “Registrar acceso” haremos un “checkin” y dokify sabrá que esta persona se encuentra en el centro correspondiente. A su salida pincharemos en “Registrar salida”.
• Usando un móvil y el carné QR de dokify. La contrata descarga el carné QR de dokify y se lo entrega a su empleado. Este carné es válido para todos los centros de sus clientes que le solicitan documentación a través de dokify. El carné QR puede ser leído con un móvil para comprobar la corrección de la documentación y registrar el acceso.
• Control de acceso autónomo con webcam. Con esta opción no es necesaria la intervención de una persona que registre el acceso. El empleado externo accede con su carné QR y lo presenta a la cámara de un ordenador. El ordenador lee el carné, automáticamente comprueba si el empleado está en verde y comunica el registro o el rechazo del mismo.
• Control de acceso autónomo con dispositivo independiente. Esta opción es similar a la anterior, pero utilizamos un dispositivo independiente, que lee el carné sin necesidad de disponer de un ordenador. Este dispositivo puede ser instalado en cualquier ubicación siempre que le facilitemos una conexión a internet y alimentación eléctrica.
• Apertura de tornos, puertas u otras barreras físicas. Utilizando la opción anterior, con un dispositivo independiente, podemos actuar, por ejemplo, sobre la apertura de una puerta. Una situación de aplicación es la siguiente: un transportista acerca para su lectura su carné QR a un lector, se comprueba automáticamente y en tiempo real sobre dokify que está en verde, y se abre automáticamente un portón para que acceda con su vehículo al centro de trabajo.
• Otras opciones. Podemos integrar dokify con distintos dispositivos y utilizar otros tipos de identificación distintos a nuestro carné QR. Estos pueden ser por ejemplo la huella dactilar o el DNI.

Si quieres cerrar el círculo de la CAE te recomendamos utilizar el control de acceso de dokify. Y si también quieres dejar registradas en dokify tus visitas, puedes utilizar nuestro módulo de visitas.

Mejoramos continuamente nuestra plataforma CAE para que la coordinación de actividades empresariales y gestión de requisitos sea cada vez más rápida, eficiente y fácil.

El control de accesos en empresas para la gestión de proveedores

El control de accesos en empresas es una herramienta básica para gestionar y monitorizar la entrada y salida de proveedores, garantizando así la seguridad y la eficiencia operativa. Este sistema permite establecer protocolos específicos para los proveedores, asegurando que solo tengan acceso a las áreas autorizadas y en los horarios permitidos, minimizando el riesgo de intrusiones no autorizadas y protegiendo la propiedad intelectual y los activos de la empresa.

Mediante el uso de tecnologías avanzadas, como tarjetas de acceso, sistemas de identificación biométrica o códigos numéricos, las empresas pueden registrar de forma precisa el movimiento de los proveedores dentro de las instalaciones. Esto facilita una auditoría detallada de quién accede a la empresa, cuándo y durante cuánto tiempo, permitiendo una gestión más efectiva de la seguridad y la logística.

Además, el control de accesos contribuye a reforzar las relaciones con los proveedores, al demostrar un compromiso con la seguridad y la profesionalidad. Implementar un sistema seguro de control de accesos es, por tanto, esencial para cualquier empresa que busca proteger sus operaciones y mantener un entorno de trabajo seguro y controlado, asegurando que solo las personas autorizadas puedan acceder a las instalaciones y recursos propios.

El uso de herramientas digitales para el acceso a empresas

El uso de soluciones digitales para el control de accesos en empresas ha experimentado un crecimiento significativo en los últimos años debido a su eficacia y versatilidad. Este tipo de soluciones emplean tecnologías como tarjetas de proximidad, códigos QR, reconocimiento facial o biométrico y sistemas de control basados en la nube, para gestionar y monitorizar los accesos de empleados, visitantes y proveedores.

Una de las principales ventajas de estas soluciones es su capacidad para mejorar la seguridad al evitar la entrada no autorizada a las instalaciones. Además, ofrecen un mayor nivel de control y trazabilidad, permitiendo a las empresas conocer quién accede a qué áreas y en qué momentos.

Otro beneficio clave es la automatización de procesos, lo que reduce la carga administrativa y optimiza la gestión de recursos. Además, al integrarse con otros sistemas empresariales, como los de gestión de recursos humanos, estas soluciones pueden facilitar la administración de personal y la generación de informes.

El uso de soluciones digitales para el control de accesos no solo mejora la seguridad y la eficiencia operativa, también proporciona a las empresas una mayor visibilidad y control sobre sus instalaciones.

La legislación que regula la CAE en España

La legislación relacionada con la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) aborda la gestión de riesgos laborales cuando varias empresas operan en un mismo lugar. La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, en su Artículo 24, establece la obligación de coordinación entre empresas para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores.

El Real Decreto 171/2004 se centra en actividades industriales y establece medidas específicas para prevenir riesgos laborales en este sector, algunos de ellos relacionados con el control de accesos.

El Real Decreto 1627/97 se aplica a actividades de construcción y establece medidas de seguridad y salud en obras de construcción, incluyendo prácticas relacionadas con el CAE.

Por otro lado, el Real Decreto 5/2000, impone la obligación de conservar documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales, incluyendo los documentos generados en el marco de la CAE. Esto garantiza que se disponga de registros adecuados para documentar y evaluar los riesgos laborales asociados a las actividades empresariales, facilitando la supervisión y cumplimiento de las normativas de seguridad laboral.

En conjunto, estas leyes forman un marco legal integral que busca proteger la seguridad y salud de los trabajadores en diversos sectores industriales, estableciendo requisitos para la coordinación y documentación adecuadas en el ámbito de la CAE.

Integrar el sistema CAE con otras soluciones digitales

Integrar un sistema de Coordinación de Actividades Empresariales con otros sistemas digitales, ya presentes en la empresa, es fundamental para optimizar la gestión de la seguridad laboral y la eficiencia operativa. La integración puede lograrse mediante interfaces y protocolos de comunicación estándar, que permitan la transferencia de datos entre sistemas.

Por ejemplo, el sistema CAE puede integrarse con el sistema de gestión de recursos humanos, para sincronizar información sobre los trabajadores y las empresas contratadas o proveedores. Además, la integración con sistemas de control de accesos puede facilitar la gestión de permisos y la monitorización de la presencia de trabajadores en el lugar de trabajo.

Esta integración no solo mejora la precisión de los datos y la coordinación entre departamentos, también agiliza los procesos administrativos y fortalece la seguridad laboral, al garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos en todas las áreas de la empresa.

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