Las mejores plataformas de gestión documental CAE

Una plataforma de gestión documental CAE (Coordinación de Actividades Empresariales) es un sistema digital que facilita la organización y el control de documentos de manera segura. Actualmente, existen diferentes plataformas documentales que ofrecen entornos digitales seguros, es importante conocer sus cualidades antes de optar por una plataforma de gestión documental.  

¿Qué aspectos debo tener en cuenta a la hora de elegir?

Las plataformas de gestión documental integran diferentes funciones que se adaptan a diferentes necesidades. Los aspectos más importantes que debes evaluar antes de elegir son los siguientes. 

Integración con otros departamentos y procesos

Al evaluar una plataforma de gestión documental, es esencial valorar su capacidad de integrarse sin problemas en varios departamentos, incluso en diferentes procesos. Una buena integración asegura una comunicación fluida, flujo eficiente de la información y la cohesión en las operaciones de la empresa.

Fácil de usar y visual

La usabilidad y la interfaz visual de la plataforma son cruciales. Una interfaz de usuario intuitiva y atractiva facilita la adopción por parte de los empleados y mejora la experiencia general del usuario, lo que contribuye a una mayor eficiencia en la gestión de documentos.

Formación a clientes y contratas 

Es importante que la plataforma incluya programas de formación para clientes y contratas. La formación adecuada asegura que todos los usuarios comprendan cómo utilizar el sistema de manera efectiva, lo que es vital para la gestión adecuada de la documentación.

Soporte informático propio 

Un soporte informático propio es un aspecto crucial. La disponibilidad de un equipo de soporte técnico profesional garantiza que cualquier problema técnico pueda resolverse rápidamente, asegurando así la continuidad y eficiencia en la gestión documental.

Comparación de algunas de las plataformas cae del mercado 

A continuación, comparamos algunas de las plataformas de gestión documental más utilizadas en empresas de todo el mundo. 

Nalanda

Nalanda destaca por ser una robusta plataforma de coordinación empresarial y PRL (Prevención de Riesgos Laborales), que ofrece múltiples beneficios, como la reducción de riesgos, tiempos y costes, y la mejora en la gestión y oportunidades de negocio. Se trata de una solución integral para la gestión documental, especialmente eficaz en la automatización de flujos de trabajo y en la integración del control de accesos, lo cual es esencial para la prevención de riesgos laborales. 

La plataforma facilita la gestión documental entre empresas y proveedores, mejorando la eficiencia y la seguridad en el trabajo, especialmente en sectores como la construcción y la ingeniería.

Dokify

Dokify centra sus esfuerzos en ayudar a las empresas a ser más eficientes automatizando procesos a través de herramientas digitales para cubrir las necesidades de la empresa en materia de gestión documental y PRL (Prevención de Riesgos Laborales).

La plataforma de gestión documental de Dokify optimiza la colaboración y el cumplimiento normativo entre empresas facilitando el cumplimiento legal para asegurar un ambiente laboral seguro.

Los procesos de documentación se simplifican permitiendo a las empresas tener una comunicación eficiente y una coordinación efectiva en los procesos de subcontratación de servicios.

6conecta 

6conecta es una plataforma de gestión documental diseñada para optimizar la prevención de riesgos laborales y la gestión de contratas. Funciona como una herramienta integral para la automatización y digitalización de procesos, permitiendo a las empresas generar documentación digital, automatizar tareas y colaborar eficientemente con técnicos, usuarios, empleados y contratistas. Su enfoque principal es facilitar la gestión y control de la seguridad y la salud en el entorno laboral.

Las ventajas de 6conecta incluyen el acceso en tiempo real a la información y documentos, incluso desde dispositivos móviles, lo que mejora la agilidad en la toma de decisiones y la gestión en movilidad. Además, la plataforma ayuda a reducir significativamente el tiempo dedicado a tareas burocráticas, centrando los esfuerzos en actividades más productivas. 

Construred

Construred es una plataforma de gestión documental enfocada en la coordinación de actividades empresariales y el control de accesos a instalaciones. La plataforma ha sido actualizada recientemente para mejorar la gestión de la documentación y el control de accesos digitales. Esta evolución representa un avance significativo en la eficiencia y efectividad de los servicios de gestión documental para subcontratistas y proveedores.

Las principales ventajas de Sicondoc incluyen su disponibilidad permanente, lo que permite a los usuarios gestionar y compartir documentación en cualquier momento. La plataforma también ofrece funciones como la actualización automática del estado de la documentación, la posibilidad de compartir documentos de manera eficiente y la activación de avisos automáticos por email, facilitando así la gestión y el seguimiento de la documentación. 

Sicondoc 

SiconDoc es una plataforma de gestión documental que revoluciona la forma en que las empresas gestionan sus documentos y archivos digitales. Su funcionamiento se basa en la selección, almacenamiento, organización y recuperación eficiente de documentos, simplificando drásticamente los flujos de trabajo y aumentando la productividad.

SiconDoc permite la digitalización de documentos físicos, la indexación automática, la asignación de permisos de acceso personalizados y la colaboración en tiempo real. Además, su capacidad de búsqueda avanzada y la automatización de tareas repetitivas reducen significativamente el tiempo dedicado a la gestión de documentos. Con SiconDoc, las empresas pueden disfrutar de ventajas como la reducción de costes operativos, la mejora en la toma de decisiones basadas en datos actualizados y la seguridad de los documentos, gracias a copias de seguridad y medidas de seguridad avanzadas. 

Grupoctga

Grupoctga es una avanzada plataforma de gestión documental, su funcionamiento se basa en la digitalización, organización y automatización de flujos de trabajo relacionados con la gestión documental. Los documentos se reciben y almacenan en un espacio centralizado, donde se indexan y categorizan de forma inteligente para una búsqueda y recuperación más rápida y precisa. Además, Grupoctga permite la asignación de permisos de acceso, la colaboración en tiempo real y la automatización de tareas, como recordatorios de vencimiento o aprobaciones, agilizando los procesos y reduciendo errores.

Grupoctga simplifica la gestión de documentos, aumenta la eficiencia operativa y mejora la toma de decisiones. Además, reduce los costes de almacenamiento físico y el tiempo invertido en la búsqueda de documentos, mientras garantiza la seguridad y el cumplimiento normativo con medidas de control de acceso y auditoría. 

Ctaima

Ctaima ofrece una interfaz intuitiva y personalizable que permite a las organizaciones crear sus propios sistemas de gestión documental de acuerdo con sus necesidades específicas. Además, ofrece una herramienta de búsqueda que facilita la localización de documentos en segundos. Sin embargo, Ctaima carece de funciones avanzadas de colaboración en tiempo real (sí ofrece funciones básicas), lo que podría limitar la productividad en equipos que necesitan trabajar conjuntamente en documentos.

E-coordina

E-coordina se diferencia de otras plataformas por su capacidad para gestionar documentos de manera eficiente en entornos colaborativos. La plataforma permite la edición en línea de documentos, comentarios en tiempo real y seguimiento de versiones, lo que facilita la colaboración en proyectos. No obstante, E-coordina puede mejorar en términos de automatización de flujos de trabajo y herramientas de análisis avanzado de documentos.

Metacontratas

Metacontratas se enfoca en la gestión de contratos y documentación relacionada. Ofrece una sólida capacidad de seguimiento de plazos y alertas de vencimiento, lo que resulta especialmente útil para empresas con contratos numerosos y complejos. Sin embargo, carece de algunas funciones generales de gestión documental, lo que podría limitar su versatilidad en términos de gestión de documentos en general.