Qu'est-ce que cela signifie d'être efficace en matière d'achats ?

Le Club Asturien de la Qualité est une association à but non lucratif, fondée en 1995. Son objectif est de sensibiliser, former et promouvoir le changement pour l'amélioration de la gestion (qualité, environnement, responsabilité sociale, prévention des risques, excellence, etc.), en favorisant l'échange de bonnes pratiques et la coopération.

Le Club concentre sa proposition de valeur sur plusieurs axes. L'un d'entre eux consiste à promouvoir l'échange d'expériences et de connaissances entre les organisations, les gestionnaires et les professionnels. Il organise des réunions pour diffuser les bonnes pratiques et coordonne des groupes de travail multisectoriels.

Dokify dirige l'un des groupes de travail qui vise à établir des liens, à partager des défis, à échanger des expériences et à discuter de questions intéressant les professionnels des marchés publics.

Le 24/6/21, une de ses réunions virtuelles s'est tenue sur le thème : "Mesurer l'efficacité et l'optimisation de la fonction d'achat", à laquelle le directeur de l'évaluation et du développement des fournisseurs de Dokify a participé en tant qu'orateur, avec une présentation axée sur l'efficacité en tant que concept et sa mise en œuvre dans la fonction d'achat.

Lorsque nous voulons développer un aspect de la connaissance, nous commençons généralement par définir le concept et nous nous tournons vers la Real Academia Española de la Lengua (Académie royale espagnole de la langue).  

Le RAE définit l'efficacité comme "la capacité à disposer de quelqu'un ou de quelque chose pour obtenir un certain effet".

Afin de pouvoir préciser qui est cette personne au sein des achats ou ce qu'est cette chose, la première chose à faire est de se demander : quel est l'effet particulier que les achats tentent d'obtenir ?

En toute logique, il s'agit d'être efficace dans l'exercice de sa fonction. Et pour être efficace dans l'exécution de la fonction d'achat, la première chose à faire est de savoir clairement quelle est sa fonction.

Qu'est-ce que la fonction d'achat ? Quelle serait la description (classique) de la fonction d'achat ?

Satisfaction adéquate des demandes, avec la qualité requise, dans les délais et à un prix compétitif.

Le problème est que l'on ne se souvient des achats que lorsque l'on a besoin de matériaux ou de services. Nous agissons de manière réactive, et dans le domaine des achats, pour être efficaces et optimiser la fonction, nous devons agir de manière proactive, c'est-à-dire ne pas aller chercher des fournisseurs lorsque quelque chose est nécessaire. Nous devons travailler en amont du besoin, avoir les matériaux et les services que nous achetons habituellement structurés en catégories, avec des fournisseurs approuvés par les familles d'achat et être dans les forums où la demande est générée et où les décisions sont prises sur ce qui va être acheté.

Et dans la mesure du possible, influencer pour que le produit ou la qualité requis ne soit pas du sur-mesure ou un "copier-coller" du catalogue d'un fournisseur, mais qu'il soit unique. Mais la question clé est la suivante :

L'efficacité des achats répond-elle aux exigences de notre client interne ?

Nous sommes-nous jamais arrêtés pour réfléchir à la différence entre ce que demande le client interne et ce dont l'entreprise a réellement besoin ?

Nous devons nous concentrer sur les besoins réels, et pas seulement sur les demandes de notre client interne. Le client interne est, ou devrait être, notre allié et nous devrions combiner nos capacités avec celles du fournisseur.

La véritable efficacité des Achats sera de faciliter l'alignement des 4 acteurs : les domaines techniques, administratifs et/ou exécutifs (ce que j'appelle les Clients Internes) + le Marché + le Fournisseur + le client final.

Pour être efficace et optimiser la fonction achat, il faut disposer de procédures d'achat agiles, avec des processus de gestion différenciés par montant et par stratégie selon les marchés et, bien sûr, disposer d'outils qui facilitent la digitalisation des processus internes d'approbation des demandes d'achat, des demandes automatiques de devis auprès des fournisseurs agréés et de la réception des offres. Et dans les familles d'achats répétitifs, avoir négocié des accords-cadres ou des contrats de couverture.

L'efficacité ne consiste pas seulement à couvrir les besoins, mais aussi à apporter de la valeur à chaque gestion.

Il ne faut pas nécessairement se limiter à la réalisation fidèle de ce qui est demandé. Nous devons rechercher des performances accrues et meilleures, la durabilité, la réduction ou la valorisation des déchets, les économies d'énergie, la réduction de l'impact environnemental : moins de bruit, de gaz à effet de serre, etc. et nous devons promouvoir et valoriser ces contributions auprès du fournisseur qui les fournit (profiter de la R&D&I du fournisseur) et promouvoir leur implication, en récompensant leur attitude dans les futurs appels d'offres.

Ainsi, si l'on veut être efficace et optimiser la fonction, il faut mettre de côté les actions liées à la conception classique de la fonction achat au profit de

La satisfaction adéquate des besoins, avec une qualité adaptée au marché, sans attendre qu'on la demande, en apportant de la valeur à chaque achat et en ouvrant de nouvelles opportunités commerciales.

Pour en revenir au sens décrit par la Real Academia Española de la Lengua de l'efficacité, qui n'est autre que "la capacité de disposer de quelqu'un ou de quelque chose pour obtenir un effet déterminé". Après avoir vu quel est l'effet à atteindre dans les Achats, et après avoir précisé ce qu'est cette chose, qui n'est évidemment autre que la couverture du besoin par l'apport de valeur, pensons maintenant au "quelqu'un" inclus dans le sens de l'efficacité.

Pour me débarrasser de quelque chose, j'ai besoin de quelqu'un... qui est ce quelqu'un ?

Dans le domaine des achats, ce quelqu'un est certainement le fournisseur. L'une des nombreuses choses que la pandémie nous a apprises, c'est que nous sommes beaucoup plus dépendants des fournisseurs que nous ne le pensons. Et la certification des fournisseurs reste l'affaire inachevée de nombreux services d'achat.

Une véritable efficacité des achats ne peut être atteinte qu'avec un pool de fournisseurs approuvés qui vous permet de tirer parti de votre capacité à obtenir le bon fournisseur au bon moment.

Un bon pool de fournisseurs, approuvé au moyen d'une méthodologie rigoureuse, fait un bon acheteur. Mais un acheteur ne peut jamais être efficace dans sa fonction s'il ne dispose pas d'un pool de fournisseurs structuré et ordonné, avec des fournisseurs bons et efficaces.