Avantages de la numérisation de la gestion des documents de votre entreprise

De nos jours, les entreprises doivent travailler avec une grande quantité de documents, ce qui les oblige à mettre en place des systèmes et des procédures pour gérer correctement les documents. Dans de nombreux cas, la gestion des documents est encore basée sur un modèle "papier" classique.

Cela nécessite une logistique importante basée sur l'organisation d'un entrepôt qui fait office d'archives documentaires et une série de processus, en particulier des procédures de validation, au cours desquels les documents physiques transitent par notre organisation. Il s'agit donc d'une gestion coûteuse, chronophage, peu efficace et non dénuée de risques : perte de documents ou détérioration de documents, entre autres.

Entreprendre un processus de numérisation des documents est donc l'une des étapes les plus importantes du processus de numérisation des PME. Cette décision comporte des avantages et des bénéfices importants pour les entreprises qui la mettent en œuvre de manière efficace :

• Optimisation de l'espace physique par la destruction des documents numérisés.
• Réduction du risque de perte de documents, car les documents ne "voyagent" pas sous forme physique.
• Une meilleure conservation des documents, car une fois numérisés, ils peuvent être stockés de multiples façons et sauvegardés.
• Il facilite donc la conservation des documents dans les délais légaux.
• Amélioration de l'efficacité de la consultation des documents en réduisant les temps d'attente et en rationalisant les processus.
• La productivité est améliorée et les activités à faible valeur ajoutée sont réduites.
• Il permet l'indexation des documents par des métadonnées qui faciliteront les processus de recherche.
• L'accessibilité est améliorée car elle permet l'accès à partir de plusieurs appareils et lieux ainsi que la consultation d'un même document simultanément et à tout moment.
• Il permet de renforcer la sécurité grâce à la mise en œuvre de politiques d'autorisation et d'accès à l'information, ainsi qu'à l'analyse des journaux d'activité.
• Il facilite la mise en œuvre et l'automatisation des processus d'autorisation et de validation des documents.
• Il facilite également la distribution et la diffusion du contenu
• Réduction des coûts grâce à l'élimination du papier.
• Il facilite le respect de nouvelles valeurs sociales telles que l'écologie et le respect de l'environnement.

Nous pouvons donc conclure que la numérisation des documents est une étape essentielle dans la stratégie de toute entreprise et qu'elle est absolument nécessaire pour les entreprises qui travaillent avec de gros volumes de documents.

Contactez-nous si vous avez également besoin de numériser la documentation de votre entreprise.

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