Automatizzazione del caricamento dei documenti

Noi di dokify ci impegniamo a fondo per fornire ai nostri clienti le migliori strutture quotidiane possibili. Siamo orgogliosi di annunciare una nuova funzione che siamo certi vi farà risparmiare molto tempo.

Molti di voi conoscono il documento Informe de trabajadores en alta, meglio noto come ITA. Per coloro che non lo conoscono, questo documento emesso dalla Tesoreria Generale della Sicurezza Sociale contiene i dipendenti assegnati all'azienda al momento dell'emissione. Finora il documento ITA veniva richiesto, nella maggior parte dei casi, per azienda, poiché richiederlo per ogni dipendente significava allegarlo tante volte quanti erano i lavoratori registrati. Grazie a questa nuova funzionalità, è ora possibile richiederla per ogni dipendente senza dover allegare il documento più di una volta. In questo modo sarà più facile modificare gradualmente la configurazione delle aziende in modo che possano richiederlo per ogni dipendente.

Ora, quando andrete a caricare il documento per un dipendente, dokify rileverà che questo tipo di documento può essere caricato per ognuno dei vostri dipendenti con un solo clic; non solo, il sistema sarà anche in grado di consigliarvi per quali dipendenti dovrete caricarlo e voi dovrete solo accettarlo. Ma non è tutto: se avete inserito la data corretta e i dati del documento sono corretti, il documento verrà convalidato automaticamente per tutti i dipendenti.

Come si può vedere nell'immagine sottostante, è stato caricato il documento ITA originale e sono stati trovati 26 dipendenti. Basta selezionare la data corretta e dokify allegherà il documento per tutti i 26 dipendenti individualmente, risparmiando tempo e lavoro.

Da dokify siamo consapevoli che questo tipo di documento contiene informazioni sensibili per caricare il file originale per ciascuno dei dipendenti, quindi rispettiamo rigorosamente la Legge Organica sulla Protezione dei Dati. Pertanto non caricheremo il file originale, ma per ogni dipendente caricheremo la stessa struttura del documento ma solo con la riga che si riferisce a quel dipendente, cioè Pepito Jimenez caricherà un ITA contenente solo la riga per quel dipendente. Dokify non salva il documento originale: una volta allegato ed elaborato, lo cancelliamo dal nostro sistema, lasciando un solo documento troncato per dipendente.

Questo è l'aspetto del documento ITA originale che state allegando.

E per ogni dipendente questo è il documento da caricare:

Cosa succede se il documento originale non è disponibile?

dokify è abbastanza efficiente se il documento caricato è quello originale. Ma se per qualche motivo l'ITA originale non è disponibile, il nostro sistema vi suggerirà per quali dipendenti dovrete caricare l'ITA. Poiché non è possibile leggere i dipendenti all'interno del documento, spetta all'utente indicare per quali dipendenti il documento deve essere caricato. Per lo stesso motivo non sarà possibile convalidare automaticamente il documento.

Come si può vedere nell'immagine, dokify non è in grado di leggere il documento, ma rileva che questo documento può essere allegato per più di un dipendente con un solo clic, contrassegna il dipendente per il quale lo si sta allegando, ma è l'utente stesso che deve scegliere per quali dipendenti allegarlo sotto la propria responsabilità in base alle informazioni contenute nel documento ITA. In questo caso verranno sempre visualizzati tutti i dipendenti per i quali è stato richiesto il documento.

È importante notare che l'elaborazione di file PDF con molti dipendenti è complessa, quindi a volte può accadere che il processo richieda più tempo del solito, il che è normale. Anche in queste occasioni questa funzionalità vi farà risparmiare molto tempo, in quanto dovrete solo aspettare, ma non eseguire ripetutamente la stessa azione.

Questa funzionalità si basa sulla lettura di documenti pdf, ma funzionerà solo con documenti pdf originali a partire dalla versione 1.3.

Stiamo ancora lavorando per automatizzare altri documenti ufficiali e speriamo di poterlo annunciare presto.

Ricordate che per usufruire al 100% di questa funzionalità è necessario caricare i file PDF originali.

‍