Come gestire la protezione dei dati nel Coordinamento delle attività commerciali (CAE)

La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es una obligación legal en la que se debe garantizar que todas las empresas que concurren en un mismo centro de trabajo cumplan con las normativas de seguridad y salud laboral. En este contexto, la gestión de la protección de datos personales cobra una importancia crucial, ya que implica la gestión de información sensible sobre los trabajadores y las empresas. La correcta gestión documental de la CAE no solo asegura el cumplimiento de la ley, también protege a las empresas de posibles sanciones y mejora la confianza entre las partes involucradas.

Para gestionar la protección de datos en la CAE de manera eficiente, es esencial implementar procedimientos adecuados que aseguren la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Esto incluye la identificación de los tipos de datos personales, el establecimiento de medidas de seguridad adecuadas para proteger esos datos, y la capacitación continua de los empleados en la gestión segura de la información.

Plataformas como Dokify ayudan a cumplir con la reglamentación legal vigente y facilitan esta gestión.  

Normativa del Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD)

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, que entró en vigor en mayo de 2018, establece un marco legal para la protección de los datos personales de los ciudadanos de la UE. Este reglamento es de aplicación obligatoria para todas las empresas que trabajan con datos de personas físicas en la Unión Europea, independientemente de dónde estén ubicadas.

El RGPD impone obligaciones específicas a las organizaciones en relación con el manejo de datos personales. Entre estas obligaciones se incluyen la necesidad de obtener el consentimiento explícito de las personas para procesar sus datos, la obligación de notificar a las autoridades y a los afectados en caso de una brecha de seguridad, y la exigencia de que las organizaciones implementen medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales.

Además, el RGPD otorga derechos a los individuos, como el derecho a acceder a sus datos, el derecho a rectificarlos, y el derecho a ser olvidado. Esto significa que las empresas deben ser capaces de responder de manera efectiva a las solicitudes de personas particulares para ejercer estos derechos.

En el contexto de la CAE, el cumplimiento del RGPD es esencial, ya que el incumplimiento de estas normativas puede dar lugar a sanciones significativas y daños reputacionales. 

¿Quién es el responsable del tratamiento de datos personales?

El responsable del tratamiento de datos personales es la entidad o persona que determina los fines y medios del tratamiento de los datos personales. En el contexto de la CAE, el responsable del tratamiento suele ser la empresa principal o contratante que organiza el trabajo en el que participan varias empresas.

El responsable del tratamiento tiene la obligación de garantizar que los datos personales sean tratados de acuerdo con la normativa aplicable, incluyendo el RGPD. Esto implica, entre otras cosas, la implementación de políticas de protección de datos, la realización de evaluaciones de impacto sobre la protección de datos cuando sea necesario, y la adopción de medidas adecuadas para garantizar la seguridad de los datos.

Normativa ISO 27001

La normativa ISO 27001 es un estándar internacional que establece los requisitos para un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI). Esta norma es ampliamente reconocida y utilizada por organizaciones de todo el mundo para gestionar y proteger su información, asegurando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.

La implementación de la ISO 27001 en la gestión de la CAE ofrece un marco estructurado para identificar, evaluar y gestionar los riesgos asociados con la información y los datos personales. Esta norma exige que las organizaciones implementen controles de seguridad apropiados, que varían según el contexto y los riesgos específicos de la organización.

Al adoptar la ISO 27001, las empresas demuestran su compromiso con la seguridad de la información, lo que no solo ayuda a cumplir con el RGPD, también mejora la confianza de las partes interesadas en los procesos de CAE.

Cesión de datos en la CAE

La cesión de datos en el contexto de la CAE se refiere a la transferencia de información personal entre las empresas que participan en una actividad conjunta en un mismo centro de trabajo. Esta cesión de datos debe realizarse de manera controlada y segura, garantizando en todo momento el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Es fundamental que las empresas establezcan acuerdos claros sobre cómo se compartirán los datos personales y qué medidas de seguridad se implementarán para proteger esta información. Además, es importante que los trabajadores afectados sean informados sobre qué datos se compartirán, con quién y con qué propósito.

Gestiona la protección de datos con una Plataforma CAE

Para gestionar eficazmente la protección de datos en la CAE es recomendable utilizar una plataforma tecnológica especializada que centralice y automatice todos los procesos relacionados. Una Plataforma CAE adecuada debe permitir a las empresas cumplir con las normativas de protección de datos, gestionar la documentación de manera segura, y facilitar la comunicación entre todas las partes involucradas.

Dokify es una plataforma CAE que destaca en este ámbito. Con Dokify, las empresas pueden gestionar la documentación y la protección de datos de manera eficiente, asegurando el cumplimiento del RGPD y otras normativas relevantes. Además, Dokify ofrece funcionalidades avanzadas que facilitan la coordinación entre las empresas, garantizando que todos los datos compartidos sean tratados con la máxima seguridad y confidencialidad.

‍