Controllo degli accessi: un elemento chiave nel campo HSE

Il controllo degli accessi è un servizio comunemente utilizzato dalle aziende in molti settori diversi. Le ragioni sono molteplici, ma la principale è il contributo che questo servizio dà al corretto funzionamento del CAE.

Affinché possiate comprendere questo servizio in modo più dettagliato, dedicheremo questo articolo a spiegarvelo.

Che cos'è il controllo degli accessi e come si relaziona con il CAE?

Un sistema di controllo del personale esterno è essenzialmente un modo per effettuare il controllo degli accessi ai luoghi di lavoro di qualsiasi tipo.

Partiamo dall'idea che un'azienda ha determinate strutture nella sua proprietà. In esse entrano sia i dipendenti che gli esterni, così come i fornitori, i visitatori e altri profili. A volte può essere difficile verificare se un certo individuo ha effettivamente acceduto al sito in un determinato momento.

È qui che entrano in gioco i controlli degli accessi. In definitiva, questi possono essere definiti come servizi per determinare chi entra e chi esce da un edificio ed esattamente quando lo fa. Si tratta di un controllo in tempo reale, ma anche di una memorizzazione per un certo periodo di tempo.

Il CAE è il coordinamento delle attività aziendali. Il suo scopo principale è quello di ridurre il più possibile i possibili rischi che possono esistere in un determinato luogo di lavoro, al fine di evitare eventuali problemi.

L'interesse principale del CAE è quindi quello di prevenire i rischi per evitare incidenti all'interno dei locali dell'azienda.

Perché è importante avere un controllo degli accessi nelle aziende?

Il controllo degli accessi aziendali è fondamentale per la sicurezza delle imprese e delle infrastrutture critiche, in quanto garantisce la protezione dei sistemi e dei dati sensibili dalle minacce interne ed esterne. Nel contesto delle infrastrutture critiche, come l'energia, i trasporti e la sanità, il controllo degli accessi riguarda la gestione e la regolamentazione di chi può accedere a sistemi, reti e risorse critiche. Ciò comporta l'implementazione di misure quali l'autenticazione a più fattori, il controllo degli accessi segmentati e il monitoraggio delle attività di accesso per rilevare e prevenire le intrusioni. Un approccio completo al controllo degli accessi è essenziale per salvaguardare l'integrità, la riservatezza e la disponibilità delle infrastrutture critiche contro gli attacchi informatici e altre minacce.

Oltre ai casi di aziende e istituzioni speciali, ogni azienda ha il dovere di proteggere le proprie informazioni, quelle dei dipendenti (ad esempio i registri aziendali) e quelle dei clienti. Un adeguato controllo degli accessi per le aziende previene non solo gli attacchi digitali, ma anche le minacce dirette che possono mettere a rischio la stabilità dell'azienda stessa. 

I vantaggi del controllo degli accessi per il CAE

Ora che si hanno le idee fondamentali sui sistemi di controllo degli accessi e sulla natura e lo scopo del CAE, non resta che determinare i vantaggi del sistema di controllo degli accessi.

Bisogna capire che la prevenzione dei rischi parte dalla conoscenza delle persone che potenzialmente potrebbero affrontarli. Pertanto, se una struttura è accessibile a persone senza alcun tipo di controllo, non si sa mai esattamente chi fa cosa e qual è la responsabilità di ciascuno in un determinato momento. Questo confonde i rischi e rende molto difficile identificarli e affrontarli.

Tuttavia, introducendo il controllo dell'accesso dei lavoratori, questi problemi scompaiono. Si ha sia il controllo in tempo reale che la memoria di ciò che è accaduto.

In Dokify troviamo la vostra soluzione

In dokify abbiamo sviluppato diverse opzioni per il controllo degli accessi e le miglioriamo continuamente. Allo stesso tempo, dokify controlla in tempo reale che tutti i requisiti, sia aziendali che dei dipendenti, siano attualmente soddisfatti. Tutti i documenti devono essere allegati e convalidati correttamente. Il nostro servizio di convalida offre l'opzione di convalida urgente, che facilita la convalida quasi immediata, anche nei fine settimana e nei giorni festivi, per coprire i casi di rotazione o le esigenze dell'ultimo minuto.

Queste funzionalità sono incluse nelle nostre licenze Enterprise per le aziende con il ruolo di proprietario o di società principale senza alcun costo aggiuntivo, a meno che non sia necessario sviluppare alcune funzionalità di integrazione con altri sistemi coinvolti.

Alcune delle opzioni a nostra disposizione sono:

• La cosa più semplice è cercare il dipendente esterno in dokify e controllare direttamente sul suo cruscotto se è in verde. Se facciamo clic su "Check in", effettuiamo il check-in e dokify saprà che questa persona si trova nel centro corrispondente. Quando se ne va, fare clic su "Check out".
• Utilizzando un telefono cellulare e la QR card di dokify. L'appaltatore scarica la QR card da dokify e la consegna al dipendente. Questa scheda è valida per tutte le sedi dei clienti che richiedono la documentazione tramite dokify. La QR-Card può essere letta con un telefono cellulare per verificare la correttezza dei documenti e registrare l'accesso.
• Controllo degli accessi stand-alone con webcam. Questa opzione non richiede l'intervento di una persona per registrare l'accesso. Il dipendente esterno accede con la sua tessera QR e la presenta alla telecamera del computer. Il computer legge la tessera, verifica automaticamente se il dipendente è in regola con il codice verde e comunica la registrazione o il rifiuto dello stesso.
• Controllo autonomo degli accessi con un dispositivo indipendente. Questa opzione è simile alla precedente, ma utilizziamo un dispositivo indipendente che legge la tessera senza bisogno di un computer. Questo dispositivo può essere installato in qualsiasi luogo, purché sia dotato di connessione a Internet e alimentazione.
• Apertura di tornelli, porte o altre barriere fisiche. Utilizzando l'opzione precedente, con un dispositivo indipendente, possiamo agire, ad esempio, sull'apertura di una porta. Uno scenario applicativo è il seguente: un autista porta la sua carta QR a un lettore per essere letta, viene controllato automaticamente e in tempo reale su dokify che sia verde e un cancello viene automaticamente aperto per permettergli di accedere al posto di lavoro con il suo veicolo.
• Altre opzioni. Possiamo integrare dokify con diversi dispositivi e utilizzare altri tipi di identificazione oltre alla nostra QR card. Possono essere, ad esempio, le impronte digitali o le carte d'identità.

Se volete chiudere il cerchio del CAE, vi consigliamo di utilizzare il controllo degli accessi di dokify. E se volete anche registrare le visite in dokify, potete utilizzare il nostro modulo visitatori.

Miglioriamo continuamente la nostra piattaforma CAE per rendere il coordinamento delle attività commerciali e la gestione dei requisiti più veloce, efficiente e semplice.

Controllo degli accessi per la gestione dei fornitori nelle aziende

Il controllo degli accessi nelle aziende è uno strumento fondamentale per gestire e monitorare l'ingresso e l'uscita dei fornitori, garantendo così sicurezza ed efficienza operativa. Questo sistema consente di stabilire protocolli specifici per i fornitori, assicurando che abbiano accesso solo alle aree autorizzate e negli orari consentiti, riducendo al minimo il rischio di intrusioni non autorizzate e proteggendo la proprietà intellettuale e i beni aziendali.

Grazie all'uso di tecnologie avanzate, come tessere di accesso, sistemi di identificazione biometrica o codici numerici, le aziende possono registrare con precisione i movimenti dei fornitori all'interno dei locali. Ciò facilita un controllo dettagliato di chi accede all'azienda, quando e per quanto tempo, consentendo una gestione più efficace della sicurezza e della logistica.

Inoltre, il controllo degli accessi contribuisce a rafforzare le relazioni con i fornitori, dimostrando l'impegno verso la sicurezza e la professionalità. L'implementazione di un sistema di controllo degli accessi sicuro è quindi essenziale per qualsiasi azienda che voglia proteggere le proprie attività e mantenere un ambiente di lavoro sicuro e controllato, garantendo che solo le persone autorizzate abbiano accesso alle proprie strutture e risorse.

L'uso di strumenti digitali per l'accesso al business

L'uso di soluzioni digitali per il controllo degli accessi nelle aziende ha registrato una crescita significativa negli ultimi anni grazie alla loro efficienza e versatilità. Queste soluzioni utilizzano tecnologie come tessere di prossimità, codici QR, riconoscimento facciale o biometrico e sistemi di controllo basati su cloud per gestire e monitorare l'accesso di dipendenti, visitatori e fornitori.

Uno dei principali vantaggi di queste soluzioni è la capacità di migliorare la sicurezza, impedendo l'accesso non autorizzato ai locali. Inoltre, offrono un maggiore livello di controllo e tracciabilità, consentendo alle aziende di sapere chi accede a quali aree e in quali momenti.

Un altro vantaggio fondamentale è l'automazione dei processi, che riduce il carico amministrativo e ottimizza la gestione delle risorse. Inoltre, grazie all'integrazione con altri sistemi aziendali, come i sistemi di gestione delle risorse umane, queste soluzioni possono facilitare l'amministrazione e la reportistica del personale.

L'uso di soluzioni digitali per il controllo degli accessi non solo migliora la sicurezza e l'efficienza operativa, ma fornisce alle aziende una maggiore visibilità e un maggiore controllo sulle loro strutture.

Legislazione che regola la CAE in Spagna

La legislazione relativa al coordinamento delle attività imprenditoriali (CAE) affronta la gestione dei rischi professionali quando diverse aziende operano nello stesso luogo. L'articolo 24 della Legge 31/1995 sulla prevenzione dei rischi professionali stabilisce l'obbligo di coordinamento tra le aziende per garantire la salute e la sicurezza dei lavoratori.

Il Regio Decreto 171/2004 si concentra sulle attività industriali e stabilisce misure specifiche per prevenire i rischi professionali in questo settore, alcune delle quali relative al controllo degli accessi.

Il Decreto Reale 1627/97 si applica alle attività di costruzione e stabilisce le misure di salute e sicurezza nei cantieri, comprese le pratiche relative al CAE.

D'altra parte, il Regio Decreto 5/2000 impone l'obbligo di conservare la documentazione relativa alla prevenzione dei rischi professionali, compresi i documenti generati nell'ambito del CAE. Ciò garantisce la disponibilità di registri adeguati per documentare e valutare i rischi professionali associati alle attività aziendali, facilitando la supervisione e il rispetto delle norme di sicurezza sul lavoro.

Insieme, queste leggi formano un quadro giuridico completo che mira a proteggere la sicurezza e la salute dei lavoratori in vari settori industriali, stabilendo i requisiti per un corretto coordinamento e documentazione a livello di CAE.

Integrazione del sistema CAE con altre soluzioni digitali

L'integrazione di un sistema di Business Activity Coordination con altri sistemi digitali già presenti in azienda è essenziale per ottimizzare la gestione della sicurezza e l'efficienza operativa. L'integrazione può essere realizzata attraverso interfacce e protocolli di comunicazione standard, che consentono il trasferimento dei dati tra i sistemi.

Ad esempio, il sistema CAE può essere integrato con il sistema di gestione delle risorse umane per sincronizzare le informazioni sui lavoratori e sugli appaltatori o fornitori. Inoltre, l'integrazione con i sistemi di controllo degli accessi può facilitare la gestione dei permessi e il monitoraggio della presenza dei lavoratori sul luogo di lavoro.

Questa integrazione non solo migliora l'accuratezza dei dati e il coordinamento tra i reparti, ma snellisce anche i processi amministrativi e rafforza la sicurezza sul posto di lavoro garantendo la conformità ai requisiti normativi in tutte le aree dell'azienda.

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