Perché dovrei approvare i miei fornitori?

Pregúntate lo siguiente. Cuando entras en Amazon o Aliexpress a comprar una sudadera, normalmente miras las fotos, lees las características y compras la más barata.

A veces aciertas y otras veces, cuando abres la caja… la cierras y lo devuelves. Como mucho, pones un comentario.

¿Qué está fallando ahí? Pues que no sabemos a quién estamos comprando. No tenemos gran información de si es un proveedor responsable y fiable, si es un distribuidor chino de dudosa reputación o un particular que compra en Aliexpress muy barato y vende en Amazon más caro.

Lógicamente, un particular no va a meterse en un lío de homologar a los proveedores a los que compra. Pero una empresa debe hacerlo sí o sí.

La importancia de la homologación de proveedores

La homologación de un proveedor no conlleva una obligación de compra por parte de la empresa, sino que indica que dicho proveedor está debidamente capacitado y acreditado para suministrar productos. 

A través del proceso de homologación de proveedores, se busca establecer una lista de proveedores aprobados que satisfagan las necesidades de la compañía. Sin embargo, esta aprobación no implica un compromiso de adquisición exclusiva con dicho proveedor. La empresa tiene la flexibilidad de elegir entre los proveedores homologados según sus requerimientos específicos y condiciones comerciales.

¿Cómo puedo homologar a mis proveedores?

En el proceso de homologación de proveedores se lleva a cabo una segmentación detallada basada en diversos criterios para garantizar una selección precisa y adecuada de los proveedores.

Se debe analizar la solvencia de cada proveedor. Para ello, se debería de analizar varios factores. Es importante realizar un exhaustivo cuestionario de calidad que nos ayuda a evaluar si nuestros proveedores cumplen con los criterios de calidad que exigimos. Este cuestionario abarca aspectos como la fiabilidad del producto, los estándares de fabricación, el control de calidad y la capacidad de respuesta ante posibles problemas o reclamaciones.

Para empezar, si es un proveedor español, lo primero que tienes que mirar es si esa empresa está al corriente de pagos con la Agencia Tributaria y con la Seguridad Social. Si no lo está y le compras, la Administración Pública puede reclamarte a ti su pago.

Deberías también vigilar si es una empresa que cubre sus riesgos, es decir, si tiene un seguro que cubra su responsabilidad. Si no dispone de él, si ese proveedor tiene un accidente en tus instalaciones o que esté vinculado con un servicio que te preste o preste en tu nombre, debes estar cubierto ante este riesgo.

También es muy interesante conocer sus cuentas anuales para conocer su solvencia económica. Imagina que te está vendiendo 500.000 euros y su capital social son 3000 euros. ¿Qué creerías de esa empresa? O que después de venderte ese medio millón de euros, ves que toda su facturación son 600.000. La dependencia que tiene de ti es brutal. Imagina que con ese capital de 3000 euros, sin inmovilizado y con esa facturación, su nivel de endeudamiento es de 200.000 euros. Tienes que poder interpretar muy bien las cuentas anuales de tu proveedor para conocerle mínimamente.

Una vez recopilada y evaluada toda la información relevante, se emite un informe detallado y, en algunos casos, se otorga una certificación de homologación que concluye el resultado del proceso. Esta certificación confirma que el proveedor ha sido evaluado y cumple con los requisitos establecidos, brindando así una garantía adicional de calidad y fiabilidad.

Finalmente, se procede a la creación de un listado definitivo que constituye un registro oficial de proveedores homologados. Este listado se actualiza periódicamente y sirve como referencia para futuras colaboraciones y adquisiciones, asegurando que trabajemos únicamente con proveedores confiables y que cumplen con nuestros estándares de calidad y servicio.

¿Qué pasa si no llevo a cabo un proceso de homologación?

Recordemos que en este proceso sólamente estamos homologando a los proveedores, es decir, comprobando que todos ellos cumplen o no con las necesidades que la compañía requiere y con los requisitos legales. 

Como hemos mencionado anteriormente, trabajar con un proveedor que no cumple con la normativa puede acarrear graves consecuencias para tu empresa, especialmente económica. Esto incluye posibles multas, sanciones o litigios derivados de prácticas comerciales ilícitas, incumplimientos contractuales o violaciones de normativas ambientales, laborales o de seguridad.

Además, la falta de homologación de proveedores puede afectar la estabilidad y la eficiencia de la cadena de suministro de la empresa. La dependencia de proveedores poco fiables puede resultar en retrasos en la entrega, escasez de productos o interrupciones en la producción, lo que afecta la capacidad de la empresa para cumplir con los compromisos contractuales y satisfacer las demandas del mercado.

Y, por supuesto, trabajar con proveedores que no cumplen con la normativa legal o no son profesionales puede dañar la reputación y la credibilidad de la empresa ante clientes, inversores y otras partes interesadas. Esto puede afectar la percepción de la marca y tener un impacto negativo en las relaciones comerciales a largo plazo.

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