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Buscamos Técnico Superior en PRL con italiano nativo y español


Para nuestra área de implementación seleccionamos un/a consultor/a de implementación de nuestra plataforma CAE dokify, Técnico Superior en PRL con italiano nativo y español. Buscamos una persona con gran capacidad de análisis, habilidad para interactuar con los clientes y presentar sus implementaciones y funcionalidades de la solución.

Mira lo que ofrecemos y conoce mas detalles aquí.


Haciendo la homologación de proveedores más fácil: estandarización y trabajo en red


El grupo de trabajo de expertos en compras formado para elaborar el estándar de homologación de proveedores de dokify crea una metodología para homologar, bajo criterios comunes, a los proveedores de la red colaborativa de dokify

Si queremos que el área de compras realice aportaciones más relevantes, de un ámbito también estratégico en la empresa, como la mitigación de riesgos en la cadena de suministros, la mejora de calidad o la innovación en los productos y servicios, es necesario disponer de recursos para ello.

¡Compras es mucho más!

Recientemente, hablando con el departamento de calidad de una gran multinacional, mi interlocutor veía a su área de compras en gran parte como un mero prestador  de servicios internos, responsable de mantener al día una serie de documentos y certificados críticos para garantizar la calidad y el cumplimiento de las normas de los productos que fabrican. Cuando se lo contaba a Hilario López, experto en compras y coordinador del desarrollo del estándar de homologación de dokify, se enfadaba conmigo: ¡Compras es mucho más que eso!

Cómo se crea el equipo de expertos en compras de dokify

En dokify llevamos casi una década homologando proveedores con nuestra red colaborativa de empresas. Vemos que lo más usual es que cada comprador haga la guerra por su parte y plantee procedimientos de homologación totalmente distintos para la compra de productos y servicios similares; esto complica la vida innecesariamente tanto a los mismos compradores como a los vendedores. Nos planteamos entonces crear una solución que pudiera cubrir las necesidades comunes de las empresas en forma de estándar de homologación. Necesitábamos además que la metodología fuera fácil para las partes involucradas y redujera costes para todos.

Veníamos de crear con gran éxito, hace 2 años, un estándar para la coordinación de actividades empresariales en la contratación de servicios con personal externo. Desarrollamos este estándar en colaboración estrecha con varios clientes de referencia: Alcampo, Leroy Merlin, Makro e Ikea. Sabíamos, pues, que involucrar a los expertos y clientes desde el principio era imprescindible.

Hace ya más de 1 año creamos un grupo de expertos en compras con el objetivo de definir el mejor estándar para resolver los problemas de la homologación de proveedores. Se incorporaron a este comité de expertos responsables de compras de empresas como Mantequerías Arias (Grupo Savencia), Solvay, Cromogenia o Adama Agriculture.

El cumplimiento de un reto

El primer reto que tuvimos que afrontar para comprobar la viabilidad del planteamiento fue confirmar si empresas tan distintas podrían acordar unos criterios comunes, que dieran sentido a la creación del estándar. A finales del 2019 cerramos la primera versión del estándar. Fuimos trabajando en paralelo con el desarrollo de las funcionalidades necesarias y así garantizar la viabilidad técnica de las propuestas que iba planteando el equipo.

El estándar de homologación desarrollado cubre ámbitos como el registro unificado de proveedor, la codificación de productos y servicios en base a un modelo internacional, la supervisión automática de la validez de las acreditaciones y certificados, o un modelo de valoración, calificación y selección de proveedores.

Dokify se encarga además de la validación de los documentos y automatiza la solicitud de actualización de los mismos, para que los equipos de compras se puedan olvidar de las tediosas horas recopilando documentos de homologación y rehomologación y puedan liberar tiempo para realizar una aportación más estratégica.

Mejoramos continuamente nuestra plataforma para que la homologación de proveedores y gestión de requisitos sea cada vez más rápida, eficiente y fácil.

Dokify es la plataforma más fácil para la homologación de proveedores, creamos una red colaborativa de empresas.

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Principios imprescindibles para una comunicación eficaz en la CAE y 11 recomendaciones


En los últimos años pocas veces la comunicación ha sido tan crítica como ahora. Nos enfrentamos en esta crisis provocada por la COVID-19 a la necesidad de comunicar con una frecuencia inusual.

Comunicar de modo eficaz adquiere hoy importancia vital.

La coordinación de actividades empresariales (CAE) es un entorno con dificultades añadidas, al involucrar a un número elevado de empresas y personas ajenas a tu organización.

En este artículo te intento trasladar los conocimientos más útiles que he ido adquiriendo en comunicación. Espero que te ayuden. A modo de resumen, te ofrezco al final del artículo 11 recomendaciones para una comunicación eficaz.

Comunicación Plantaforma CAE dokify

 

La importancia de los mensajes

En realidad lo único que somos capaces de comunicar son mensajes: modelos imperfectos o limitados de la información. Estos mensajes deben ser interpretados por su receptor para construir conocimiento a partir de ellos.

Te cuento una experiencia personal que me ha ayudado mucho. La definición de “límite” es lo primero que se ve cuando se cursa cálculo en estudios técnicos. Bueno, una definición corta, ya vista en el instituto; me la sabía de memoria. Sin embargo, me costó horrores comprenderla. Ni siquiera sabía que no la “comprendía”. Por eso no aprobaba la asignatura. El día que la comprendí, aún me acuerdo, de repente se hizo la luz. Los novatos me miraban ojipláticos cuando ayudaba a la profesora a finalizar las demostraciones si se atascaba en clase.

Dispones de un conocimiento que quieres trasladar. Este conocimiento lo has construido acumulando información de distintas fuentes, pero es en esencia algo personal, diría casi íntimo; existe gracias a interconexiones creadas en tu cerebro. Lamentablemente el conocimiento no se puede comunicar.

Debes seleccionar el conjunto de elementos de información más adecuados, estructurarlos del mejor modo posible, diseñar los mensajes que contengan esta información de modo óptimo y comunicarlos eficazmente.

Comprender algo es el resultado de adquirir conocimiento. Esta es una de las definiciones más útiles de la RAE. “Comprender: Percibir y tener una idea clara de lo que se dice, se hace o sucede o descubrir el sentido profundo de algo”. Tu objetivo es ayudar a que tus interlocutores descubran “el sentido profundo” integrado en los mensajes que comunicas. Entonces es cuando las cosas funcionan; cuando descubrimos la esencia de algo, aplicarlo es cosa de niños.

Necesitamos confirmar que lo que comunicamos ha generado el conocimiento necesario y no nos quedamos simplemente enviando mensajes que no se “comprenden”.

Ya tenemos recursos extraordinariamente eficaces: canales y protocolos

Gracias a la teoría de la información, hemos sido capaces de que las máquinas se comuniquen entre ellas y hemos diseñado protocolos y tecnologías que nos permiten comunicarnos de distintos modos con una facilidad asombrosa. No estaría de más que tuviéramos en cuenta algunos de los principios que hemos trasladado de la comunicación humana a la comunicación entre máquinas, para hacerla más eficaz.

Así, por ejemplo, nos podemos encontrar con comunicaciones de baja calidad en nuestras reuniones en remoto. A veces se nos olvidan preguntas como ¿me oyes bien?, ¿puedes leer la información de la pantalla que te comparto?, ¿el tamaño de la letra es adecuado?

¿No te ha pasado alguna vez que se te corta la comunicación, intentáis llamaros a la vez y acabáis en vuestros respectivos buzones de voz? Un sencillo protocolo evita este problema. Por ejemplo, el que ha iniciado la llamada llama de nuevo si hay un corte.

Es necesario seleccionar canales y mecanismos adecuados a la relevancia de lo que se quiere comunicar.

¿Que puede pasar si mezclas contenidos altamente relevantes junto con otros lúdicos o irrelevantes en un mismo comunicado? No se pueden utilizar los mismos medios para compartir una receta de cocina que para comunicar el lanzamiento de una bomba atómica.

¿Cómo mido la relevancia de un mensaje?

Si salgo de casa diciendo “voy a pasear al perro” a la misma hora de siempre, no es lo mismo que si salgo despavorido porque hay un incendio.

La relevancia suele estar en relación directa con la cantidad de información que intento comunicar. Si todos los días saco a pasear a mi perro a las ocho, comunicarlo prácticamente no aporta información. Si se ha creado un tornado en una zona y se mueve hacia el norte, la cantidad de información es enormemente mayor.

La cantidad de información relacionada con un hecho es inversamente proporcional a la probabilidad de que el mismo ocurra.

¿Y quién tiene la responsabilidad de que llegue el mensaje? 

Lanzamos mensajes y no siempre comprobamos si han llegado a su destino o si su destinatario los ha comprendido. ¿Cuántas veces te han dicho “te envié un email” queriendo decir “si no te has enterado es culpa tuya”? ¿Dónde está escrito que si me envías un email ya has “cumplido”?

Hace unos días, mi mujer y yo preparamos unas habas blancas a medias. Yo las puse a cocer y controlé su cocción; luego le pasé el testigo con el mensaje de voz “ya tiene sal”. Ahí se quedó toda la comunicación. Como ya te estás imaginando ella también le echó sal. Por suerte ambos fuimos comedidos y no hubo que tirar la comida. ¿Quién tuvo la culpa que bebiéramos por la tarde más agua de lo usual?

Como regla general, la parte que inicia una comunicación es la responsable de garantizar que el mensaje llega a su destino.

El ruido, un enemigo traicionero

Si utilizas un medio que tu interlocutor pueda haber catalogado como ruidoso para comunicar un mensaje importante, tienes un problema. Por eso es necesario en la empresa elegir los canales y los mecanismos adecuados de comunicación. Esto no quiere decir que haya que escribir un manual de 100 páginas al respecto. Puede ser suficiente con prestar atención a cómo se comunica e ir corrigiendo si es necesario.

Mi profesor de comunicación corporativa me hizo comprender algo clave en comunicación.

Cuando se comunica algo es imprescindible que tengamos un objetivo.

Si no tenemos un objetivo o no lo tenemos claro, es posible que nuestra comunicación no haga otra cosa que introducir ruido adicional.

Si nos dedicamos a meter ruido en nuestros canales de comunicación dejarán de funcionar.

El marketing, siempre un imprescindible

Los que tenemos hijos pequeños sabemos que podemos estar diciéndoles algo, pero a veces por un oído les entra y por otro les sale. No te escuchan. Los adultos ya somos capaces de disimular un poco más.

Para comunicar algo, primero debes comprobar que tienes la atención de tu interlocutor, sino todo lo que digas se perderá.

Este es el primer estado de AIDA (Atención), un modelo de ventas imprescindible; los siguientes estados por los que tienes que caminar con tu interlocutor para cumplir con tu objetivo son: Interés, Deseo y Acción. No dejes de buscar más información sobre AIDA; seguro que te ayuda.

Me encanta cómo utilizan AIDA las buenas cuñas de radio; necesitan llamar la atención de un interlocutor que normalmente está totalmente distraído.

11 Recomendaciones para una comunicación eficaz

Como resumen, aquí te dejo una lista de 11 recomendaciones:

  1. Comunica siempre con un objetivo
  2. Diseña con cariño tus mensajes
  3. Selecciona los canales adecuados
  4. No mezcles
  5. Establece protocolos que te garanticen el éxito
  6. Comunica mensajes relevantes, no ruido
  7. Si inicias la comunicación comprueba su eficacia, no te desentiendas
  8. Si no inicias la comunicación ayuda, el que la inicia puede no ser perfecto
  9. Define la frecuencia adecuada a cada tipo de mensaje
  10. Involucra a las personas adecuadas, no a más de las necesarias
  11. No te conviertas en ruido

La tecnología de dokify al rescate

Centrándonos en el ámbito de la coordinación de actividades empresariales, si tienes dokify implementado ya tienes unos cuantos problemas solucionados. Para empezar, ya tienes a todos tus proveedores y contratas identificados y un canal de comunicación fiable establecido, con los mecanismos adecuados para comunicar con éxito.

La estructura flexible de nuestra plataforma CAE y sus funcionalidades te permiten:

  • Crear grupos de empresas de modo flexible o relacionados con la estructura de la CAE
  • Comunicar eficazmente con ellos
  • Controlar la visualización y la apertura de mensajes

Por ejemplo, puedes mostrar a todas tus empresas externas un mensaje que tendrán que ver al completo. Puedes crear listas de empresas con toda flexibilidad: puedes necesitar, por ejemplo, enviar un mensaje a todas las empresas que tienen el riesgo de trabajos en altura con control de recepción del mismo.

Mejoramos continuamente nuestra plataforma CAE para que la coordinación de actividades empresariales y gestión de requisitos sea cada vez más rápida, eficiente y fácil.

dokify es la plataforma más fácil para la coordinación de actividades empresariales (CAE), creamos una red colaborativa de empresas.

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El estrés del profesional de compras puede ser positivo, pero ¿cómo regular su exceso?


Autor: Hilario López

Acababa de realizar innumerables llamadas al proveedor para acortar un plazo de entrega imposible. Se trataba de la compra de un repuesto necesario para reparar una máquina cuya avería suponía una parada de la producción.

Fabricábamos componentes para un importante cliente con elevadas penalizaciones por retrasos en la entrega. Nadie había previsto el stock del repuesto para reparar la máquina, las especificaciones estaban obsoletas y el fabricante había desaparecido.

Eran las cinco de la tarde y aún no había comido. Tenía “acampados” en la puerta del despacho al jefe de producción y el encargado de mantenimiento. Decidí tomar un sándwich para coger fuerzas antes de ir al despacho del gerente para dar explicaciones.

Al “engullir” el sándwich me recorrió un sudor frío por la espalda. No era la primera vez que tenía estas sensaciones, pero no les había dado importancia. El bolo de comida se quedó en el esófago, ni bajaba ni subía. La respiración se volvió prácticamente imposible y empecé a sangrar por la nariz. Sin darme cuenta, el estrés se estaba adueñando de mi salud.

Pero, ¿qué es el estrés, es malo por definición, sólo se revela ante eventos de gran transcendencia y en situaciones negativas, se puede regular el nivel de activación, cómo,…? Dar respuesta a estas cuestiones es el objetivo de este artículo.

El estrés es una respuesta adaptativa

El estrés es una respuesta natural y adaptativa del organismo ante demandas externas o internas valoradas como amenazantes, consistiendo, básicamente, en una movilización de recursos fisiológicos y psicológicos para poder hacer frente a tales demandas.

dokify homologacion de proveedroes control de estres

¿El estrés puede resultar beneficioso en Compras?

EL ESTRÉS ES UNA RESPUESTA ADAPTATIVA QUE PUEDE RESULTAR BENEFICIOSA PARA INCREMENTAR Y MANTENER EL RENDIMIENTO EN COMPRAS Y LA SALUD DEL COMPRADOR

Estar preocupado por el desarrollo de una Negociación, puede provocar que se dedique más tiempo a preparar ese encuentro convenientemente, en beneficio del objetivo en la misma.

Estar molesto por recibir una especificación dirigida o una compra ejecutada, puede animar a que se plantee una línea de acción menos lesiva. El temor a quedarte sin proveedor alternativo puede favorecer la implementación de una metodología de homologación más eficiente.

En casos como estos, el padecimiento de estrés (con manifestaciones de preocupación, enfado o temor) puede movilizar al Comprador para que funcione eficaz y saludablemente.

No obstante, un exceso de estrés, fruto de la concurrencia de múltiples e impactantes situaciones estresantes, o al menos la percepción y valoración de las mismas como tal, unido a la falta de recursos para hacerles frente ocasiona un “sobre funcionamiento” del organismo que le agota; esto perjudica seriamente el rendimiento y la salud del Profesional de Compras, constituyendo uno de los principales factores de riesgo a las enfermedades más graves.

Variables situacionales potencialmente estresantes

MULTIPLES SITUACIONES EXTERNAS A LOS COMPRADORES Y DEMANDAS INTERNAS DE ÉSTOS PUEDEN TENER POTENCIAL SUFICIENTE COMO PARA PROVOCAR ESTRÉS

Son potencialmente estresantes las situaciones que pueden tener transcendencia para el Comprador, implican cambios significativos en su trabajo habitual o les obligan a sobrefuncionar para manejarlas o adaptarse a ellas. Todo si son novedosas, inciertas, ambiguas, conflictivas, difíciles, insolubles… o resultan dolorosas, desagradables, molestas, incómodas o poco gratificantes.

Las situaciones potencialmente estresantes pueden presentarse de diferentes maneras

EVENTOS DE GRAN IMPORTANCIA

Basta con que aparezcan una sola vez para que provoquen reacciones de estés intensas, duraderas y perjudiciales:

– Accidente grave o pérdida de un compañero del equipo.

– Quedarse sin empleo.

SUCESOS IMPORTANTES

Necesitan una exposición prolongada o coincidir con otros para provocar reacciones de estrés perjudiciales:

– Para la Producción por falta de suministro.

– Ponerte a las órdenes de un superior jerárquico con pocas dotes de liderazgo.

– Cambio a un despacho o ubicación peor iluminada, ventilada, de paso (entrada o salida, junto al baño,…) o concentración de compañeros (junto a la máquinas dispensadoras,…), etc.

MÚLTIPLES SUCESOS MENORES

Sumando su impacto estresante pueden favorecer la presencia de estrés prolongado suficientemente severo:

– Acumulación de solicitudes de compra, reclamaciones de facturas vencidas,..

– Problemas de relación con el jefe o cliente interno.

– Múltiples urgencias

¿Las situaciones potencialmente estresantes son sólo negativas?

TAMBIÉN PUEDEN SERLO SITUACIONES POSITIVAS QUE, SIN EMBARGO, CONLLEVAN ALGÚN ELEMENTO AMENAZANTE PARA EL COMPRADOR QUE SE EXPONE A ELLAS

Por ejemplo, ascender a jefe o a la Dirección de Compras, supone una mayor responsabilidad, más horas de trabajo, más situaciones de conflicto (con los técnicos, proveedores, …), obligación de hablar en público, exponerse a situaciones de evaluación social…

¿Y sólo los excesos provocan estrés?

TAMBIÉN LOS DÉFICITS PUEDEN RESULTAR MUY IMPACTANTES PARA EL COMPRADOR AFECTADO

Por ejemplo:

– Monotonía, falta de interés, …

– Sentirse infratutilizado (sólo estoy para pasar pedidos), o poco respetado (todos compran menos Compras,…)

– Escaso desarrollo profesional, falta de expectativas,…

Estrategias de afrontamiento relevantes

Sirven para autorregular el nivel de activación hasta situarlo en el nivel óptimo. Su aplicación debe adaptarse a las condiciones existentes en la situación en cuestión.

Por ejemplo, un profesional de Compras que debe autorregular su nivel de activación durante las reuniones con sus proveedores, las técnicas a utilizar deben ser aplicables a estas condiciones concretas, por lo que sería adecuado que el Comprador aprendiera técnicas de relajación de rápida y discreta aplicación (autoinstrucciones o pensamientos).

La relajación tiene tres propósitos:

1.- Prevención: Protege los órganos de un desgaste innecesario.

2.- Tratamiento: Alivia el estrés de quienes sufren dolencias como hipertensión, cefalea, insomnio, asma, inmunodeficiencia, …. Facilita el funcionamiento de los mecanismos de curación innatos.

3.- Afrontamiento: Calma la mente y hace que el pensamiento sea más claro y eficaz

Técnicas de relajación

Las técnicas de relajación que se han mostrado más efectivas para el tratamiento del estrés laboral son:

Estiramiento: apropiado también para el tratamiento de la tensión crónica en el cuello.

Respiración: con buenos resultados además en el tratamiento del dolor crónico.

Visualización: muy útil también para la recuperación de las lesiones deportivas.

Meditación: igualmente aconsejable para la reducción del insomnio y la inmunodeficiencia.

El método de Benson: muy recomendable para el tratamiento del síndrome de colon irritable.

PREVENIR EL AGOTAMIENTO PSICOLÓGICO ES UNO DE LOS OBJETIVOS PRIORITARIOS DE LA PREPARACIÓN EN EL ÁMBITO DEL ALTO RENDIMIENTO EN COMPRAS.

El control del estrés, retrasa considerablemente el proceso de desgaste en el desempeño de su función que deriva en el agotamiento.

Su aplicación, junto con el uso de técnicas de relajación, favorecerá la recuperación del sobreesfuerzo psicológico y físico que conlleva el enfrentamiento a las situaciones habituales propias de la gestión de los recursos externos como multidemandas, urgencias, imprevistos, negociaciones, incumplimientos contractuales…, permitiendo optimizar la salud del profesional de Compras, minimizando el sobreesfuerzo y mejorando el rendimiento.

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Dokify al 100%


Juntos podemos con todo

Que a nuestros héroes no se les arrugue la capa

 

En esta gran familia que es dokify, estamos volcados en cuerpo y alma para poner todos los medios personales y tecnológicos con los que contamos, al servicio de vosotros, todos aquellas personas que estáis trabajando sin descanso para que estemos seguros, protegidos y con las necesidades básicas cubiertas.

Antes de seguir, un gran aplauso para vosotros.
Sois nuestros héroes.

Prorrogando los certificados médicos

Debido a las dificultades que existen ahora mismo para renovar ciertos documentos, vamos a prorrogar la caducidad de los reconocimientos médicos de, entre otros casos, empresas dedicadas a la distribución.

Así que los reconocimientos médicos que caduquen entre 01/03/2020 y 31/05/2020, caducarán en 31/05/2020 para que no tengáis ningún impedimento para realizar vuestra crucial función.

Estaremos pendientes por si es necesario aumentar esa prórroga.

Postergando ITV

Así mismo, analizando los casos de vehículos que necesiten posponer la caducidad del certificado de inspección técnica vehicular, para que podáis seguir realizando vuestra actividad sin ningún impedimento, también procedemos a modificar dichas caducidades al 15/04/2020.

Es nuestro granito de arena.

También estaremos al tanto, por si hay que ampliar este período.

DokiCasa

El 100% del equipo dokify estamos trabajando en remoto, y nos ponemos a vuestra disposición, nuestros clientes que hoy lo estáis dando todo, para que nos sintáis cerca.

Os cubrimos las espaldas.

Gracias Totales

De nuevo y siempre, desde dokify queremos daros las gracias por todo lo que estáis haciendo.

Queremos expresar de todo corazón que estamos aquí en casa, listos para daros soluciones y aportar nuestro granito de arena, así que ya sabes, llámanos, escríbenos y ahí estaremos, para ti y por todos.

 

Hoy más que nunca, todos juntos.

¡Ánimo y mucha fuerza!

Tu familia dokify.


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