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dokify con la Semana europea de la Seguridad y la Salud en el Trabajo


Desde el 25 de octubre hasta el 29 del mismo mes, se celebra la Semana Europea para la Seguridad y Salud en el Trabajo, una festividad que ya es tradición para los países de Europa y gran parte del mundo.

Se celebra con el objetivo de concienciar a las personas en materia de salud laboral, repasar las nuevas políticas o normas legales que hayan surgido al respecto y, sobre todo, garantizar las condiciones adecuadas de salud para los trabajadores de toda Europa.

El lema de este año es: “Trabajos saludables: relajemos las cargas”. Aborda la prevención de los trastornos musculoesqueléticos a consecuencia del trabajo, sobre todo incidiendo en los empleos que se desarrollan delante de las pantallas de ordenador, que generan muchos problemas a nivel de espalda y cuello.

Desde dokify queremos sumarnos a este día y aportar nuestro granito de arena. A lo largo de la semana iremos subiendo contenido con consejos sobre seguridad y salud en el trabajo, de momento os dejamos estos 8 para abrir boca;

8 Consejos que garantizan seguridad y salud laboral

    1. Reportar peligros:
      Lleva un informe del estado de la zona de trabajo. De modo que, elimines uno a uno cada riesgo presente.
    2. Orientación y capacitación laboral:
      Formación en prevención de riesgos laborales (PRL). Puesto que, es clave capacitar a tus empleados de las aptitudes y actitudes necesarias en materia de protección laboral.
    3. Equipos de protección individual (EPI):
      El empresario está en la obligación de proporcionar el equipo adecuado e instruir al trabajador para el correcto uso de éste.
    4. Supervisión de la labor de los trabajadores:
      Una de las maneras más efectivas. Instruir y supervisar labores, es una responsabilidad compartida entre empresario y trabajador. Dado que, beneficia a ambas partes.
    5. Conoce tus derechos y responsabilidades:
      Tener conocimiento de los procedimientos de seguridad necesarios. Así mismo, estar informado sobre nuevos cambios en las regulaciones de seguridad. Esto favorecerá la creación de un ambiente laboral óptimo y tranquilo.
    6. Comprometer a los empleados:
      Involucrar a los empleados en el proceso de seguridad. De modo que, demuestren su compromiso con la empresa. Es bueno incluirlos en la planeación.
    7. Orden y limpieza:
      La higiene en el puesto de trabajo. Ya que, esto no es solo necesario para eliminar implementos que conlleven a accidentes. También, es la imagen de cada uno como individuo.
    8. Salidas de emergencia en buen estado:
      En caso de accidente, los accesos fáciles y rápidos deben estar libres y bien señalizados. Los accidentes laborales son en muchos casos debido a rutas mal señalizadas en el espacio de trabajo.


Ahorra tiempo: Intégrate con nuestra API


Desde hace ya un tiempo nos hemos dado cuenta de la importancia de optimizar y automatizar los procesos internos en nuestra empresa. En estos tiempos de cambio y adaptación constantes es un aspecto clave si no queremos quedarnos atrás.

Es por ello, que cada día más empresas analizan y aplican mejoras en los flujos de trabajo y relacionales entre sus distintos departamentos y empresas colaboradoras. Toda mejora aplicada conlleva un ahorro de costes y recursos que pueden destinarse a otras partidas o actividades más necesarias. Además supone una mejora reputacional que permite a las empresas mantenerse a la vanguardia y abarcar nuevos mercados.

¿Cómo puede ayudarme la API de dokify?

Uno de los puntos débiles de muchas empresas es el tiempo dedicado a labores y tareas de poco valor añadido, como puede ser la gestión documental que, por diferentes imperativos legales, han de intercambiar y gestionar con todas las empresas colaboradoras y clientes.

Desde dokify llevamos tiempo trabajando para ayudar a las empresas a lograr reducir estas gestiones al máximo y que puedan destinar sus recursos a tareas como aumentar la satisfacción y productividad de los empleados, abrir nuevas líneas de negocio o mejorar sus relaciones con los clientes.

La clave que nos está permitiendo lograr este objetivo es el desarrollo de nuestra API de integración con sistemas tecnológicos. Pero y, ¿qué es una API? Las siglas corresponden a “Application Programming Interface” y su función principal es la de conectar distintas herramientas informáticas con el fin de que intercambien información de manera automatizada aportando importantes ahorros en consultas y gestiones manuales.

A día de hoy ya ayudamos a muchos de nuestros clientes en la gestión de sus departamentos de PRL, RRHH, Compras o Mantenimiento. 

Pero esto no queda aquí. Descubre lo que nuestra API te permite hacer y cómo con ella puedes agilizar el intercambio de documentación para la coordinación de actividades empresariales (CAE) y la gestión de requisitos de proveedores.

Ponte en contacto con nuestro equipo comercial a través del correo info@dokify.net


Prevención de riesgos laborales en el entorno actual


La prevención de riesgos laborales avanza en cuanto a los medios y especificaciones, pero sigue manteniendo siempre su vigencia. Nuestra empresa ayuda a optimizar la coordinación de actividades empresariales gracias a nuestra plataforma de CAE para poner al día los procedimientos de prevención de riesgos y asegurar su cumplimiento.

La importancia de la prevención de riesgos laborales

La prevención es fundamental para trabajar a diario sin miedo y sintiéndote parte de un entorno seguro y cómodo. En un entorno de bienestar común, incluso aumenta la​ productividad. Gracias a las prácticas de prevención reglamentadas en el día a día, y a otras esporádicas como las revisiones, podemos decir que contamos con un marco laboral seguro.

​Los retos de la PRL y la transformación digital

Hoy en día, la transformación digital ha llevado a muchas empresas a diversificar su actividad. Por un lado, muchas actividades se han automatizado y ya no requieren la intervención activa de un empleado. Por otro lado, algunas empresas proponen horarios mixtos en los que se mezclan el trabajo desde casa y la presencialidad.

Aunque el mundo actual se encamine hacia el trabajo a distancia y digital, sigue habiendo riesgos en todo momento. Recordemos que, según la legislación, incluso los daños producidos durante algunos trayectos en coche son considerados accidentes laborales.

Problemas frecuentes en este ámbito

La coordinación de actividades empresariales es útil para detectar los fallos y disonancias en la estrategia de prevención de riesgos laborales. Por muy claros que estén los conceptos, el día a día en la empresa se rige por la comodidad. Para algunos, esto significa relajar la atención que se pone a la PRL.

Algunas de estas cuestiones están relacionadas con no identificar los riesgos en tareas que se hacen a diario. Son tan rutinarias que se pasa por alto cualquier peligro que pueda haber, por pequeño que sea.​ Lo mismo ocurre en ciertas áreas de la empresa, como las zonas exteriores. Pocas veces se tienen en consideración estas zonas al pensar en los posibles riesgos, pero, legalmente, son parte de la empresa a todos los efectos.

Otros ámbitos en los que algunas empresas están teniendo problemas son la ergonomía o la iluminación. Tras pasar muchas horas en posturas incómodas (debido a sillas deficientes) o trabajando con una luz poco recomendable, puede haber deterioros corporales.

La gestión documental es esencial para depurar las responsabilidades

En las empresas, hay diferentes encargados para hacer cumplir la legislación a nivel de prevención. Aunque cuentes con las medidas físicas de prevención necesarias para llevar a cabo la actividad empresarial, a veces, éstas no se utilizan. Entonces, es momento de depurar las responsabilidades rastreando en la documentación quién es el último encargado para hacer cumplir las medidas. Esto explica por qué el apartado formal es tan importante en este aspecto de la prevención.

Si te preocupa la prevención de riesgos laborales y quieres agilizar su gestión dokify es tu aliado.


Control de accesos: un elemento clave en el ámbito de la CAE


El control de accesos es un servicio comúnmente utilizado por empresas de muy diversos sectores. Esto responde a diversas causas, pero la principal es la contribución que supone este servicio para llevar a cabo un correcto funcionamiento de la CAE

Para que entiendas con una mayor concreción este servicio, vamos a dedicar este artículo a explicártelo.

¿Qué es el control de accesos?

Un sistema de control de personal externo es, fundamentalmente, una manera de llevar a cabo el control de acceso a los centros de trabajo de cualquier clase.

Partimos de la idea de que una empresa tiene ciertas instalaciones en propiedad. En ellas, entran tanto trabajadores como personas externas, así como proveedores, visitas y otros perfiles. En ocasiones, puede llegar a ser difícil comprobar si, en efecto, un determinado individuo ha accedido o no al centro en un momento concreto.

Aquí entran en juego los controles de acceso. En definitiva, estos pueden definirse como servicios destinados a determinar quién entra y sale de un edificio, así como el momento exacto en que lo hace. Esto supone llevar un control en tiempo real, pero también almacenar una memoria durante un cierto periodo de tiempo.

¿Qué es la CAE?

La CAE es la coordinación de actividades empresariales. Su finalidad principal es reducir al máximo los posibles riesgos que pueden existir en un lugar de trabajo concreto, con tal de evitar cualquier problema que pudiera surgir.

El interés principal de la CAE es, por tanto, prevenir los riesgos para evitar los accidentes dentro de las instalaciones de una empresa.

Los beneficios del control de accesos para la CAE

Ahora que ya cuentas con las ideas fundamentales respecto a los sistemas de acceso controlado y la naturaleza y finalidad de la CAE, solo queda determinar los beneficios del sistema de control de accesos.

Se debe comprender que la prevención de riesgos parte del conocimiento de las personas que, potencialmente, podrían enfrentarse a tales riesgos. De esta manera, si a una instalación acceden personas sin ninguna clase de control, nunca se sabe exactamente quién está haciendo qué y cuál es la responsabilidad de cada individuo en cada momento. Esto hace que los riesgos se difuminen y sea muy difícil determinarlos y atajarlos.

Sin embargo, al introducir un control de acceso de trabajadores, tales problemas desaparecen. Pues se tiene tanto el control en tiempo real como la memoria de lo ocurrido.

En conclusión, ya has podido ver de qué manera un sistema de control de accesos puede contribuir a una mejora sustancial en la gestión de la CAE. 

Desde dokify hemos desarrollado un sistema ágil y sencillo para ti. Te invitamos a conocerlo. 

Solicitar una Demo


Documentos de la CAE, ¿Qué debo guardar y durante cuánto tiempo?


Casi todos recordamos aún, los archivos en papel, dependiendo del tamaño de nuestra empresa, pasillos y pasillos de estanterías, o bien, algunos armarios llenos de carpetas a rebosar. Sea como fuere, y al igual que ocurre en una biblioteca, documento archivado fuera de lugar, documento perdido.

De esta situación avanzamos a los archivos digitales, en nuestro propio ordenador, o en dispositivos externos, como CDs, pendrives, discos duros o similares, que comenzaban a facilitar el trabajo, pero necesitando innumerables copias de seguridad ya que no era extraño que por problemas ajenos a nosotros se borrara toda la información y nos quedáramos en la línea de salida, teniendo que volver a recopilar todo.

Y ante esta avalancha de documentación, nos surge la pregunta del millón.

¿Qué documentación de coordinación de actividades empresariales debo guardar y durante cuánto tiempo?

Según indica el RD Legislativo 5/2000, por el que se aprueba la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social, en materia de prevención de riesgos laborales, las infracciones prescribirán en un periodo máximo de cinco años desde la fecha en que ocurran. Lo cual nos lleva a afirmar que debemos guardar la documentación, al menos esos cinco años, tras los cuales ya no podrán sancionarnos.

Aun así, hay que tener en cuenta que según el artículo 30 del código de comercio, los empresarios deberán conservar debidamente ordenados, durante 6 años, los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio.

Además de esto, existe normativa específica sanitaria, que obliga a conservar durante un periodo mayor y dependiendo del sector de trabajo de los afectados, las historias clínicas de los trabajadores. Como ejemplo de estas excepciones, podemos hablar del personal que ha estado expuesto a trabajos con riesgo en amianto o agentes cancerígenos, que se deben conservar durante al menos 40 años desde el fin de la exposición.

Con todo esto, vemos que no existe una respuesta clara a nuestra pregunta, ya que dependiendo del tipo de documentación ésta se debe conservar más o menos tiempo, por lo que aconsejamos guardarla al menos 6 años, y tener especial cuidado con los aptos médicas de los trabajadores con riesgos especiales.

¿Existen plataformas CAE que nos ayuden con la gestión documental?

Por todo lo visto en los anteriores puntos es esencial contar con un sistema que garantice la conservación y adecuada organización de toda la documentación que por imperativo legal debemos mantener referente a la actividad de nuestra empresa y la de nuestros colaboradores en materia de prevención de riesgos laborales.

En dokify, gracias a nuestro software para la coordinación de actividades empresariales te ayudamos a conservar la documentación durante el tiempo necesario de cara a posibles requerimientos.

¿Quieres saber cómo hacerlo?

Si quieres realizar una demo de nuestra herramienta puedes hacerlo aquí.


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