¿Qué dice la Norma ISO 9001 sobre la evaluación de proveedores?

La Norma ISO 9001 establece requisitos claros para la gestión de proveedores con el fin de garantizar la calidad de los productos y servicios de una organización. Específicamente, en su apartado 8.4, se exige a las empresas que controlen y supervisen a sus proveedores externos para asegurar que cumplen con los requisitos establecidos. Esto implica realizar una evaluación inicial, un seguimiento continuo y una reevaluación periódica basada en el desempeño y el cumplimiento de los criterios de calidad.

La norma no dicta un método único para la evaluación de proveedores, sino que deja en manos de cada organización la definición de sus propios criterios y metodologías de control. Lo fundamental es demostrar que se cuenta con un proceso documentado para evaluar, seleccionar y monitorizar el desempeño de los proveedores de manera sistemática.

¿Por qué hacer seguimiento y evaluación de proveedores?

El seguimiento, evaluación y homologación de proveedores es una práctica fundamental para garantizar la calidad en la cadena de suministro y evitar riesgos asociados a la contratación de proveedores que no cumplen con los estándares de la organización. Algunos de los principales motivos para implementar este proceso son:

• Garantizar la calidad del producto o servicio: Un proveedor deficiente puede comprometer la calidad de los productos finales y la satisfacción del cliente.
• Cumplimiento normativo: En sectores altamente regulados, como el sanitario o el alimentario, la evaluación de proveedores es obligatoria para cumplir con la legislación vigente.
• Reducción de riesgos: Un control estricto evita problemas como retrasos en las entregas, incumplimientos contractuales o problemas de reputación.
• Optimización de costes: Una gestión eficiente de proveedores permite encontrar la mejor relación calidad-precio.
• Mejora continua: La evaluación de proveedores según la ISO 9001 contribuye a establecer relaciones de largo plazo basadas en la mejora continua.

Actividad preventiva

Uno de los principios clave de la ISO 9001 es la prevención de problemas antes de que ocurran. La evaluación de proveedores detecta incumplimientos y ayuda a la empresa a anticiparse a posibles fallos en la cadena de suministro. Al implementar un proceso preventivo de seguimiento y evaluación, las empresas pueden minimizar riesgos y tomar medidas correctivas antes de que una situación crítica afecte su operación.

Proceso de evaluación de proveedores

El proceso de evaluación de proveedores según la ISO 9001 puede dividirse en varias etapas:

1. Definición de criterios y requisitos: Establecer los parámetros que los proveedores deben cumplir.
2. Evaluación inicial: Analizar a los proveedores antes de su contratación.
3. Evaluación periódica: Realizar revisiones constantes del desempeño de los proveedores.
4. Acciones correctivas: Implementar mejoras o cambios en caso de incumplimientos.
5. Registro y documentación: Mantener un historial de evaluaciones y medidas correctivas tomadas.

Definición de criterios y requisitos

La evaluación de proveedores en el contexto de la norma ISO 9001 es un proceso esencial para garantizar que los productos y servicios adquiridos cumplen con los requisitos de calidad establecidos por la organización. La norma no impone un método específico, sino que exige que cada empresa defina sus propios criterios de selección y supervisión de proveedores, asegurando que sus resultados logren mantener la calidad en la cadena de suministro. Este procedimiento debe documentarse y actualizarse regularmente para reflejar el estado actual de los proveedores y las necesidades de la empresa.

Evaluación inicial

Antes de incorporar un proveedor a la cadena de suministro, es necesario realizar una evaluación inicial. Este proceso puede incluir:

• Solicitud de documentación relevante (certificaciones, informes financieros, políticas de calidad).
• Auditorías in situ para verificar capacidades técnicas y procesos productivos.
• Referencias y revisión de su historial de cumplimiento.
• Pruebas de calidad en lotes iniciales de productos o servicios.

Evaluación periódica, ¿cada cuánto tiempo?

La periodicidad de la evaluación de proveedores según la ISO 9001 depende del sector y la importancia del proveedor en la cadena de suministro. Como regla general, se establecen los siguientes períodos:

• Proveedores críticos: Revisión trimestral o semestral.
• Proveedores recurrentes: Revisión anual.
• Proveedores esporádicos: Evaluación solo en caso de incumplimiento.

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Es recomendable establecer indicadores de desempeño (KPIs) y realizar auditorías periódicas para detectar problemas a tiempo.

¿Qué hacer para cumplir con la Normativa ISO 9001?

Para garantizar el cumplimiento de la ISO 9001 en la evaluación de proveedores, las organizaciones deben:

• Implementar un sistema de gestión documentado.
• Definir criterios claros y objetivos.
• Realizar evaluaciones periódicas con registros detallados.
• Gestionar acciones correctivas para mejorar el desempeño de los proveedores.
• Capacitar a los equipos de compras y calidad en la evaluación de proveedores.

¿Qué pasa si la evaluación de un proveedor sale negativa?

Si un proveedor no cumple con los estándares requeridos, la empresa debe tomar medidas correctivas. Inicialmente, se comunica el incumplimiento y se le da un plazo para corregirlo. Si no mejora, se revisan los términos del contrato y se pueden explorar alternativas con otros proveedores. En casos graves, la relación comercial puede darse por finalizada. 

Este proceso garantiza que la empresa no se vea afectada por fallos en la cadena de suministro y que los estándares de calidad se mantengan.

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