Automatizando la subida de documentos

Desde dokify trabajamos muy duro para ofrecer a nuestros clientes las máximas facilidades en el día a día. Nos enorgullece anunciar una nueva funcionalidad que estamos seguros os va a ahorrar mucho tiempo.

Muchos de vosotros estáis familiarizados con el documento Informe de trabajadores en alta, más conocido como ITA. Para aquellos que no lo conozcan, este documento expedido por la Tesorería General de la Seguridad Social contiene los empleados adscritos a la empresa en el momento de la emisión. Hasta ahora el documento ITA se solicitaba, en la mayoría de los casos, por empresa ya que solicitarlo por empleado implicaba anexarlo tantas veces como trabajadores hubiera dados de alta. Gracias a esta nueva funcionalidad ya es posible solicitarlo por empleado sin que ello conlleve más de una anexión de documento. Esto facilitará que paulatinamente se pueda ir cambiando la configuración de las empresas para que lo soliciten por empleado.

Ahora, cuando vayas a subir el documento para un trabajador, dokify detectará que este tipo de documento puedes subirlo para cada uno de tus empleados con un solo clic, y no solo eso, además el sistema será capaz de recomendarte para qué empleados tienes que subirlo y solo tendrás que aceptar. Pero eso no es todo, si has puesto la fecha correcta y los datos que hay en el documento son correctos, te validará el documento para todos los empleados de manera automática.

Como puedes ver en la siguiente imagen, se ha subido el documento ITA original y se han encontrado 26 empleados. Solo hay que seleccionar la fecha correcta y dokify anexará el documento para los 26 empleados de manera individual ahorrándote tiempo y trabajo.

Desde dokify somos conscientes que este tipo de documento tiene información sensible como para subir el fichero original para cada uno de los empleados, por lo que respetamos estrictamente la Ley Orgánica de Protección de Datos. Por eso no subiremos el fichero original, sino que para cada empleado se subirá la misma estructura del documento pero solo con la línea referente a ese empleado, es decir, a Pepito Jiménez se le subirá un ITA que contendrá solo la línea para este empleado. Dokify no guarda el documento original: una vez anexado y tratado lo eliminamos de nuestro sistema, quedando únicamente anexado un documento truncado por empleado.

Así es como se ve el documento ITA original que vas a anexar.

Y para cada empleado este es el documento que se va a subir:

¿Y si no se dispone del documento original?

dokify es suficientemente eficiente si el documento que se sube es el documento original. Pero si por cualquier razón no se dispone del ITA original, nuestro sistema te recomendará para qué empleados deberías subir el ITA. Al no poder leer los empleados dentro del documento será el usuario el que tenga que marcar para qué empleados tiene que subirlo. Por el mismo motivo no se va a poder validar de manera automática el documento.

Como vemos en la imagen, dokify no puede leer el documento, pero detecta que este documento puede ser anexado para más de un empleado con un solo clic, te marca el empleado para el que estás anexando pero es el propio usuario el que tiene que seleccinar para qué trabajadores lo anexa bajo su propia responsabilidad basándose en la información que viene en el documento ITA. En este caso siempre se va a mostrar todos los empleados para los que se solicita este documento.

Es importante comentar que procesar archivos PDFs que tienen muchos empleados es algo complejo, por eso a veces puede ocurrir que el proceso pueda llevar más tiempo de lo habitual, esto algo normal. Incluso en estas ocasiones esta funcionalidad te ahorrará muchísimo tiempo, ya que solo tendrás que esperar pero no hacer la misma acción repetidas veces.

Esta funcionalidad se basa en la lectura de documentos pdf, sin embargo, solo funcionará con documentos pdf originales a partir de la versión 1.3.

Seguimos trabajando para automatizar más documentos oficiales y esperamos poder anunciarlo pronto.

Recuerda que para disfrutar al 100% de esta funcionalidad debes subir los ficheros en PDF originales.

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