Comment gérer un plan de maintenance dans votre entreprise

Disponer de un plan de mantenimiento actualizado es imprescindible. Evaluar los equipos y su desgaste permite actuar de forma proactiva, evitando soluciones improvisadas. En Dokify te ofrecemos la posibilidad de digitalizar un plan de mantenimiento que incluya todas las funciones de tus equipos.  

¿Qué son los mantenimientos preventivos y por qué son buenos para mi empresa?

Por definición, el mantenimiento preventivo es el destinado a la conservación de equipos o instalaciones mediante la realización de revisión y limpieza que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad. El mantenimiento preventivo se realiza en equipos en condiciones de funcionamiento.

El principal objetivo del mantenimiento es evitar o mitigar las consecuencias de los fallos del equipo, logrando prevenir las incidencias antes de que éstas ocurran. Las tareas de mantenimiento preventivo pueden incluir acciones como cambio de piezas desgastadas, cambios de aceites y lubricantes, etc. El mantenimiento preventivo debe evitar los fallos en el equipo antes de que éstos ocurran.

Este mantenimiento es realizado en intervalos predeterminados, o de acuerdo con los criterios prescritos, diseñados para reducir la probabilidad de fallo o degradación del funcionamiento de un equipo. Además, uno de los aspectos más importantes es llevar un registro controlado y documentado de todos los mantenimientos y revisiones periódicas realizados. Este aspecto es fundamental de cara a futuras inspecciones o auditorías.

Entre los procedimientos de mantenimiento preventivo podemos citar los siguientes:

• Lubricaciones periódicas.
• Revisiones sistemáticas de equipos.
• Calibración y planes de calibración para instrumentos.
• Planes de inspección de equipos.
• Creación de historiales de equipos.
• Cumplimiento de las recomendaciones del fabricante.

Es importante contar con un plan de gestión de mantenimiento preventivo que nos evitará una pérdida de tiempo y dinero.

¿Cómo trazar un plan de mantenimientos preventivos?

Trazar un plan de mantenimiento de una empresa de forma preventiva es esencial para garantizar el funcionamiento eficiente y prolongar la vida útil de los equipos. Este plan ayuda a prevenir fallos inesperados, reduce el tiempo de inactividad y optimiza los costes de reparación. Al programar mantenimientos regulares, aseguramos que los equipos operan en condiciones óptimas, mejorando la seguridad y la productividad. Además, permite una mejor planificación de recursos y mano de obra, facilitando el cumplimiento de normativas y estándares de calidad. 

Un plan de mantenimientos preventivos bien estructurado es una inversión que contribuye significativamente al éxito y sostenibilidad de la empresa a largo plazo.

En dokify hemos dado con la clave para resolver los quebraderos de cabeza de los Jefes de Mantenimiento cuando tienen auditorías y hay que justificar documentalmente todas esas revisiones (sistemas eléctricos, manutención, refrigeración, extinción de incendios, etc.) que se realizan en los distintos centros de trabajo y que, en la mayoría de las ocasiones, las realizan empresas mantenedoras externas.

Hemos desarrollado una solución para una gestión eficiente de los mantenimientos en los centros de trabajo cumpliendo con la normativa vigente, teniendo a todas las empresas mantenedoras en un solo lugar y recopilando automáticamente toda la documentación necesaria.

Además, mediante el Carnet QR de dokify tienes un registro y control de acceso en tiempo real de todos los operarios que hayan realizado mantenimientos y revisiones en tus centros de trabajo.

Si a esto le sumamos que mediante la firma digital desarrollada en dokify se pueden firmar los partes de trabajo de mantenimientos, como resultado obtienes un software de gestión de mantenimientos preventivos sencillo, fácil e intuitivo que todo Departamento de Mantenimiento desearía poder utilizar.

Las siguientes son las estrategias básicas que debe incluir el plan de mantenimiento de una empresa.

Definir objetivos y prioridades

El primer paso para trazar un plan de mantenimiento efectivo es definir claramente los objetivos y prioridades de la empresa. Los objetivos pueden incluir minimizar el tiempo de inactividad, prolongar la vida útil de los activos, garantizar la seguridad de los empleados y cumplir con las normativas vigentes. 

Establecer prioridades ayuda a enfocar los recursos en las áreas más críticas, asegurando que los equipos esenciales reciban la atención necesaria para mantener la operación sin interrupciones. Al definir estos objetivos y prioridades, es posible alinear el plan de mantenimiento con las metas estratégicas de la empresa, facilitando una gestión más eficaz y orientada a obtener resultados.

Crear una lista de activos y asignar tareas

Una vez definidos los objetivos, es fundamental crear una lista exhaustiva de todos los activos que requieren mantenimiento. Esta lista debe incluir detalles como la ubicación, el modelo, la antigüedad y el historial de mantenimiento de cada activo. 

Asignar tareas específicas para cada equipo asegura que todos los componentes reciban la atención adecuada. Utilizar un sistema de gestión de mantenimiento asistido por computadora (CMMS) puede ser muy útil para organizar y seguir estas tareas. La asignación de tareas debe basarse en las recomendaciones del fabricante y en la experiencia del personal de mantenimiento, garantizando un enfoque sistemático y coherente.

Tener en cuenta la dificultad de las tareas

Es crucial evaluar la dificultad de las tareas de mantenimiento para asegurar que se asignen adecuadamente los recursos y el personal. Las tareas complejas pueden requerir técnicos especializados, herramientas específicas o la intervención de proveedores externos. Por otro lado, las tareas más simples pueden ser realizadas por el personal de mantenimiento regular. 

Evaluar la dificultad también ayuda a planificar el tiempo necesario para completar cada tarea, evitando sobrecargar a los técnicos y garantizando que el mantenimiento se realice de manera eficiente y segura. Esta evaluación permite también identificar la necesidad de formación adicional para el personal, mejorando continuamente sus habilidades y competencias.

Establecer un presupuesto y gestión de recursos y tecnologías

Establecer un presupuesto adecuado es esencial para la implementación efectiva del plan de mantenimiento. Este presupuesto debe cubrir todos los costes asociados, incluidos los materiales, mano de obra, formación y cualquier herramienta o tecnología necesaria. 

La gestión eficiente de recursos y tecnologías es igualmente importante, utilizar herramientas modernas y sistemas de gestión de mantenimiento puede optimizar los procesos y reducir costes a largo plazo, además, el presupuesto debe ser flexible para adaptarse a situaciones imprevistas o emergencias. Una buena gestión financiera asegura que los recursos se utilicen de manera óptima, apoyando la sostenibilidad y eficiencia del plan de mantenimiento.

Definir indicadores de rendimiento

Para evaluar la eficacia del plan de mantenimiento es fundamental definir indicadores clave de rendimiento (KPIs). Estos indicadores pueden incluir métricas como el tiempo medio entre fallos (MTBF), el tiempo medio de reparación (MTTR), la disponibilidad de los equipos, y el coste de mantenimiento por unidad de producción. Definir KPIs claros y medibles permite monitorizar el desempeño del plan de mantenimiento y realizar ajustes según sea necesario. 

Los KPIs proporcionan una visión objetiva del impacto del mantenimiento en la operación general de la empresa, facilitando la toma de decisiones y la identificación de áreas de mejora.

Revisión de KPIs e implementación de mejoras

La revisión regular de los KPIs es crucial para el éxito del plan de mantenimiento. Analizar estos indicadores permite identificar tendencias, detectar problemas recurrentes y evaluar la eficacia de las estrategias implementadas. Basándose en los resultados de esta revisión, se pueden implementar mejoras para optimizar el plan de mantenimiento, lo que puede incluir la actualización de procedimientos, la adopción de nuevas tecnologías o la reconfiguración de tareas y responsabilidades.
La implementación de mejoras continuas asegura que el plan de mantenimiento sea eficaz, adaptándose a los cambios en las condiciones operativas y tecnológicas de la empresa. Esta práctica no solo mejora el rendimiento de los equipos, también contribuye al crecimiento sostenible de la empresa.

Usa una plataforma o software para crear un plan de mantenimiento de empresa

Usar una plataforma para crear un plan de mantenimiento empresarial optimiza la gestión y el seguimiento de tareas. Estas herramientas permiten centralizar la información de todos los activos, programar mantenimientos preventivos o correctivos, y asignar tareas de manera eficiente. Además, facilita la recopilación de datos para el análisis de rendimiento y la generación de informes. 

En Dokify te ofrecemos una plataforma CAE integral, que además, te permite desarrollar un plan de mantenimiento de una empresa de manera eficaz.