Le contrôle d'accès : un élément clé dans le domaine de l'IAO

Le contrôle d'accès est un service couramment utilisé par les entreprises dans de nombreux secteurs. Il y a plusieurs raisons à cela, mais la principale est la contribution de ce service au bon fonctionnement de la CAE.

Afin que vous puissiez comprendre ce service plus en détail, nous allons consacrer cet article à vous l'expliquer.

Qu'est-ce que le contrôle d'accès et quel est son rapport avec le CAE ?

Un système de contrôle externe du personnel est essentiellement un moyen de contrôler l'accès aux lieux de travail, quels qu'ils soient.

Nous partons de l'idée qu'une entreprise possède certaines installations. Les employés et les personnes extérieures y pénètrent, de même que les fournisseurs, les visiteurs et d'autres profils. Il est parfois difficile de vérifier si une personne donnée a effectivement accédé au centre à un moment donné.

C'est là que les contrôles d'accès entrent en jeu. En fin de compte, ces contrôles peuvent être définis comme des services permettant de déterminer qui entre et qui sort d'un bâtiment, ainsi que le moment exact où ils le font. Il s'agit d'un contrôle en temps réel, mais aussi d'une mémoire conservée pendant un certain temps.

La CAE est la coordination des activités des entreprises. Son objectif principal est de réduire autant que possible les risques potentiels qui peuvent exister sur un lieu de travail particulier, afin d'éviter tout problème qui pourrait survenir.

L'intérêt principal du CAE est donc de prévenir les risques afin d'éviter les accidents dans les locaux d'une entreprise.

Pourquoi est-il important d'avoir un contrôle d'accès dans les entreprises ?

Le contrôle d'accès à l'entreprise est fondamental pour la sécurité de l'entreprise et les infrastructures critiques, car il garantit la protection des systèmes et des données sensibles contre les menaces internes et externes. Dans le contexte des infrastructures critiques, telles que l'énergie, les transports et les soins de santé, le contrôle d'accès concerne la gestion et la réglementation des personnes autorisées à accéder aux systèmes, réseaux et ressources critiques. Il s'agit de mettre en œuvre des mesures telles que l'authentification multifactorielle, le contrôle d'accès segmenté et la surveillance des activités d'accès afin de détecter et de prévenir les intrusions. Une approche globale du contrôle d'accès est essentielle pour protéger l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité des infrastructures critiques contre les cyber-attaques et autres menaces.

Outre le cas des entreprises et des institutions spécialisées, toute entreprise a le devoir de protéger ses propres informations, celles de ses employés (par exemple les dossiers de l'entreprise) et celles de ses clients. Un contrôle d'accès adéquat pour les entreprises permet de prévenir non seulement les attaques numériques, mais aussi les menaces directes qui peuvent mettre en péril la stabilité de l'entreprise elle-même. 

Les avantages du contrôle d'accès pour les EAC

Maintenant que vous avez les idées fondamentales sur les systèmes de contrôle d'accès et sur la nature et l'objectif du CAE, il ne vous reste plus qu'à déterminer les avantages du système de contrôle d'accès.

Il faut comprendre que la prévention des risques commence par la connaissance des personnes potentiellement confrontées à ces risques. Ainsi, si une installation est accessible à des personnes sans aucun contrôle, on ne sait jamais exactement qui fait quoi et quelle est la responsabilité de chacun à un moment donné. Cela brouille les risques et rend très difficile leur identification et leur traitement.

Toutefois, l'introduction d'un contrôle d'accès pour les travailleurs fait disparaître ces problèmes. Vous disposez à la fois d'un contrôle en temps réel et de la mémoire de ce qui s'est passé.

Chez Dokify, nous trouvons votre solution

Chez dokify, nous avons développé différentes options de contrôle d'accès et nous les améliorons en permanence. En même temps, dokify vérifie en temps réel que toutes les exigences, tant de l'entreprise que de l'employé, sont actuellement remplies. Tous les documents doivent être joints et validés correctement. Notre service de validation offre l'option de validation urgente, ce qui permet une validation quasi immédiate, y compris les week-ends et les jours fériés, pour couvrir les cas de rotation ou les besoins de dernière minute.

Ces fonctionnalités sont incluses dans nos licences d'entreprise pour les entreprises ayant le rôle de propriétaire ou d'entreprise principale sans coût supplémentaire, sauf s'il est nécessaire de développer des fonctionnalités d'intégration avec d'autres systèmes concernés.

Voici quelques-unes des options qui s'offrent à nous :

• La chose la plus élémentaire : rechercher l'employé externe dans dokify et vérifier directement sur son tableau de bord s'il est dans le vert. Si nous cliquons sur "Check in", nous nous enregistrons et dokify saura que cette personne se trouve dans le centre correspondant. Lorsqu'elle quitte le centre, il faut cliquer sur "Check out".
• Utilisation d'un téléphone portable et de la carte QR de dokify. L'entrepreneur télécharge la carte QR de dokify et la remet à l'employé. Cette carte est valable pour tous les sites de vos clients qui demandent de la documentation via dokify. La carte QR peut être lue à l'aide d'un téléphone portable afin de vérifier l'exactitude des documents et d'enregistrer l'accès.
• Contrôle d'accès autonome avec webcam. Cette option ne nécessite pas l'intervention d'une personne pour enregistrer l'accès. L'employé externe accède avec sa carte QR et la présente à la caméra de l'ordinateur. L'ordinateur lit la carte, vérifie automatiquement si l'employé est vert et communique l'enregistrement ou le rejet de celui-ci.
• Contrôle d'accès autonome avec un dispositif indépendant. Cette option est similaire à la précédente, mais nous utilisons un dispositif indépendant qui lit la carte sans avoir besoin d'un ordinateur. Ce dispositif peut être installé dans n'importe quel endroit, à condition qu'il dispose d'une connexion Internet et d'une alimentation électrique.
• Ouverture de tourniquets, de portes ou d'autres barrières physiques. En utilisant l'option précédente, avec un dispositif indépendant, nous pouvons agir, par exemple, sur l'ouverture d'une porte. Un scénario d'application est le suivant : un conducteur présente sa carte QR à un lecteur pour qu'elle soit lue, on vérifie automatiquement et en temps réel sur dokify qu'elle est verte, et un portail s'ouvre automatiquement pour qu'il puisse accéder au lieu de travail avec son véhicule.
• Autres options. Nous pouvons intégrer dokify à différents appareils et utiliser d'autres types d'identification que notre carte QR. Il peut s'agir, par exemple, d'empreintes digitales ou de cartes d'identité.

Si vous souhaitez fermer le cercle du CAE, nous vous recommandons d'utiliser le contrôle d'accès de dokify. Et si vous souhaitez également enregistrer vos visites dans dokify, vous pouvez utiliser notre module visiteurs.

Nous améliorons continuellement notre plateforme IAO afin de rendre la coordination des activités commerciales et la gestion des exigences plus rapides, plus efficaces et plus faciles.

Contrôle d'accès pour la gestion des fournisseurs dans les entreprises

Le contrôle d'accès dans les entreprises est un outil de base pour gérer et contrôler les entrées et sorties des fournisseurs, garantissant ainsi la sécurité et l'efficacité opérationnelle. Ce système permet d'établir des protocoles spécifiques pour les fournisseurs, en veillant à ce qu'ils n'aient accès qu'aux zones et aux heures autorisées, ce qui minimise le risque d'intrusions non autorisées et protège la propriété intellectuelle et les actifs de l'entreprise.

Grâce à l'utilisation de technologies avancées, telles que les cartes d'accès, les systèmes d'identification biométrique ou les codes numériques, les entreprises peuvent enregistrer avec précision les mouvements des fournisseurs dans les locaux. Cela facilite un audit détaillé des personnes qui accèdent à l'entreprise, quand et pendant combien de temps, ce qui permet une gestion plus efficace de la sécurité et de la logistique.

En outre, le contrôle d'accès contribue à renforcer les relations avec les fournisseurs en démontrant un engagement en faveur de la sécurité et du professionnalisme. La mise en place d'un système de contrôle d'accès sécurisé est donc essentielle pour toute entreprise cherchant à protéger ses opérations et à maintenir un environnement de travail sûr et contrôlé, en veillant à ce que seules les personnes autorisées aient accès à ses installations et à ses ressources.

L'utilisation d'outils numériques pour l'accès aux entreprises

L'utilisation de solutions numériques de contrôle d'accès dans les entreprises a connu une croissance significative ces dernières années en raison de leur efficacité et de leur polyvalence. Ces solutions utilisent des technologies telles que les cartes de proximité, les codes QR, la reconnaissance faciale ou biométrique et les systèmes de contrôle basés sur le cloud pour gérer et surveiller l'accès des employés, des visiteurs et des fournisseurs.

L'un des principaux avantages de ces solutions est leur capacité à améliorer la sécurité en empêchant les entrées non autorisées dans les locaux. En outre, elles offrent un niveau de contrôle et de traçabilité plus élevé, permettant aux entreprises de savoir qui accède à quelles zones et à quels moments.

Un autre avantage clé est l'automatisation des processus, qui réduit la charge administrative et optimise la gestion des ressources. En outre, en s'intégrant à d'autres systèmes d'entreprise, tels que les systèmes de gestion des ressources humaines, ces solutions peuvent faciliter l'administration du personnel et l'établissement de rapports.

L'utilisation de solutions numériques de contrôle d'accès permet non seulement d'améliorer la sécurité et l'efficacité opérationnelle, mais aussi d'offrir aux entreprises une plus grande visibilité et un meilleur contrôle de leurs installations.

Législation régissant le CAE en Espagne

La législation relative à la coordination des activités des entreprises (CAE) traite de la gestion des risques professionnels lorsque plusieurs entreprises opèrent au même endroit. L'article 24 de la loi 31/1995 sur la prévention des risques professionnels établit l'obligation de coordination entre les entreprises pour garantir la santé et la sécurité des travailleurs.

Le décret royal 171/2004 se concentre sur les activités industrielles et établit des mesures spécifiques pour prévenir les risques professionnels dans ce secteur, dont certaines sont liées au contrôle d'accès.

Le décret royal 1627/97 s'applique aux activités de construction et établit des mesures de santé et de sécurité sur les chantiers de construction, y compris des pratiques liées à la CAE.

D'autre part, le décret royal 5/2000 impose l'obligation de conserver la documentation relative à la prévention des risques professionnels, y compris les documents générés dans le cadre du CAE. Cela garantit que des dossiers adéquats sont disponibles pour documenter et évaluer les risques professionnels associés aux activités de l'entreprise, facilitant ainsi la supervision et le respect des réglementations en matière de sécurité au travail.

Ensemble, ces lois forment un cadre juridique complet qui vise à protéger la sécurité et la santé des travailleurs dans divers secteurs industriels en établissant des exigences pour une coordination et une documentation adéquates au niveau de la CAE.

Intégrer le système IAO à d'autres solutions numériques

L'intégration d'un système de coordination des activités de l'entreprise avec d'autres systèmes numériques déjà présents dans l'entreprise est essentielle pour optimiser la gestion de la sécurité et l'efficacité opérationnelle. L'intégration peut être réalisée au moyen d'interfaces standard et de protocoles de communication, qui permettent le transfert de données entre les systèmes.

Par exemple, le système CAE peut être intégré au système de gestion des ressources humaines afin de synchroniser les informations relatives aux travailleurs et aux entrepreneurs ou fournisseurs. En outre, l'intégration avec les systèmes de contrôle d'accès peut faciliter la gestion des autorisations et le contrôle de la présence des travailleurs sur le lieu de travail.

Cette intégration permet non seulement d'améliorer la précision des données et la coordination entre les services, mais aussi de rationaliser les processus administratifs et de renforcer la sécurité sur le lieu de travail en garantissant la conformité aux exigences réglementaires dans tous les domaines de l'entreprise.

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