QR y geolocalización

Entre los objetivos principales de dokify está optimizar al máximo el proceso de acreditación de trabajadores y contratas. Para conseguir que esto sea lo más sencillo posible hemos lanzado dos nuevas funcionalidades: Carnets QR y Geolocalización.

La idea fundamental es que cada empleado lleve consigo a las instalaciones del cliente el carnet que ha descargado e impreso. Allí se leerá el código QR que tiene el carnet y con este simple gesto la persona encargada de controlar el acceso podrá verificar si el empleado está o no acreditado.

Además, integrado en este propio sistema, dokify reconocerá la ubicación de cada empleado. De esta forma podrás visualizar en el mapa dónde se encuentran tus trabajadores en cada momento, una información muy útil para tu empresa.

Usar un sistema de estas características es aprovechar al máximo una de las mejores cualidades de dokify: el tiempo real. Poder consultar al momento el estado de los trabajadores ahorrará muchísimo tiempo y quebraderos de cabeza tanto al cliente como a la contrata, sin necesidad de ningún otro mecanismo, y la contrata podrá resolver cualquier problema de última hora sin miedo a perder tiempo de trabajo.

Conscientes del reto que supone lanzar una nueva funcionalidad vamos identificando puntos de mejora para agilizar al máximo el proceso. Mantenemos actualizado nuestro foro de preguntas frecuentes para que nuestros usuarios puedan sacarle siempre el máximo partido a dokify

Ya está en marcha la primera implantación de este sistema en todas las instalaciones de uno de nuestros clientes. Llevamos unos meses probando el sistema en algunos de los centros de trabajo a modo de piloto y desde el día 1 de Octubre está ya implantado a nivel nacional. Dentro de poco esperamos poder contaros más en detalle este proyecto y que así otras muchas empresas comiencen a usarlo para controlar el acceso a sus centros de trabajo.

Normativa vigente sobre la geolocalización de empleados

La normativa en España sobre la geolocalización de empleados se encuentra regulada principalmente por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD), así como por el Estatuto de los Trabajadores y la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Esta normativa establece un marco legal que las empresas deben seguir al implementar sistemas de geolocalización para monitorizar a sus empleados.

De acuerdo con la LOPD, la geolocalización de empleados es considerada un tratamiento de datos personales, por lo tanto, debe cumplir con los principios de legalidad, lealtad y transparencia. Esto significa que la empresa debe tener una base legal válida para el tratamiento de estos datos, como puede ser el consentimiento del empleado, el cumplimiento de un contrato, el cumplimiento de una obligación legal o el interés legítimo de la empresa.

Además, los empleados deben ser informados de manera clara y explícita acerca de la implementación de cualquier sistema de geolocalización. Esto incluye el propósito de la monitorización, el alcance, la duración y los derechos que los empleados tienen respecto a sus datos personales, como el derecho de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión.

La geolocalización no puede utilizarse para controlar de manera indiscriminada o desproporcionada la actividad de los empleados. La monitorización debe ser adecuada, pertinente y limitada a lo estrictamente necesario en relación con los fines para los que se tratan los datos. Además, debe respetarse el derecho a la intimidad y a la propia imagen de los trabajadores, asegurando que la geolocalización se utilice solo durante el horario laboral y exclusivamente en el contexto del desempeño laboral.

Las empresas deben implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad de los datos personales, evitando su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.

La normativa permite la geolocalización de empleados siempre y cuando se respeten los principios de proporcionalidad, transparencia y limitación de finalidad, y se protejan los derechos y libertades de los empleados. El sistema de geolocalización de dokify cumple con la normativa vigente y protege todos los datos que llegan acerca de la ubicación de un trabajador. 

Carnets de acceso con código QR y política de protección de datos

La implementación de códigos QR debe realizarse respetando la normativa de protección de datos aplicable.

Es fundamental asegurarse de que la información almacenada y transmitida mediante los códigos QR esté protegida adecuadamente contra accesos no autorizados. Esto implica el uso de medidas de seguridad, como la encriptación de datos, para prevenir la interceptación y el mal uso de información personal.

La empresa debe informar a los empleados y visitantes sobre el uso de esta tecnología, explicando qué datos se recogen, para qué fines y cómo pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. Al igual que en el caso de los sistemas de geolocalización, la transparencia es clave para cumplir con los principios de legalidad y consentimiento.

El uso de carnets de acceso QR debe limitarse a lo estrictamente necesario para la gestión del acceso y seguridad de las instalaciones. Cualquier uso adicional de los datos recogidos debe estar claramente justificado, ser proporcional y contar con el consentimiento explícito del trabajador.

Ventajas de los sistemas de geolocalización de empleados

Los sistemas de geolocalización de empleados ofrecen varias ventajas para las empresas y los trabajadores, siempre que se implementen respetando la normativa y la privacidad:

• Mejora de la productividad: Permite a las empresas monitorizar y optimizar las rutas y los tiempos de desplazamiento de los empleados, especialmente en sectores como logística, transporte y servicios a domicilio.
• Seguridad del empleado: En trabajos de campo o situaciones de emergencia, la geolocalización puede ser crucial para localizar a empleados y asegurar su seguridad y bienestar.
• Registros: Mediante estos sistemas es posible llevar a cabo un registro de la jornada laboral en base a lo que establece la ley. 
• Gestión eficiente de recursos: Ayuda a asignar tareas de manera más eficiente, identificando al empleado más cercano a una ubicación específica para atender una necesidad urgente o programada.
• Verificación de trabajo realizado: Proporciona una verificación objetiva de las horas y lugares de trabajo, lo que puede ser útil para validar el cumplimiento de las tareas asignadas y para la facturación de servicios.
• Mejora en la toma de decisiones: Los datos recopilados pueden ser analizados para tomar decisiones estratégicas sobre la gestión del tiempo y los recursos humanos.
• Transparencia y confianza: Cuando se gestiona correctamente, la geolocalización puede fomentar la transparencia entre empresas y empleados, mejorando la confianza mutua.

Sistema de geolocalización con proveedores

Es posible implementar sistemas de geolocalización para proveedores que no pertenecen a la propia empresa, aunque esta práctica debe gestionarse con precaución, para cumplir con las regulaciones de protección de datos y privacidad. Al tratarse de terceros, es crucial establecer un marco legal claro, normalmente a través de un contrato de servicio o un acuerdo de confidencialidad que especifique los términos de la geolocalización, incluyendo su finalidad, alcance y límites.

La empresa debe asegurarse de que los proveedores entiendan por qué se recopilan sus datos de ubicación, cómo se utilizarán y cómo pueden ejercer sus derechos respecto a esos datos. La transparencia y el consentimiento son fundamentales, los proveedores deben estar plenamente informados y deben dar su consentimiento explícito antes de implementar cualquier medida de geolocalización.

Al igual que con los empleados, la geolocalización de proveedores debe ser proporcional y limitarse a lo estrictamente necesario para los fines del servicio que proporcionan. No debe utilizarse para monitorizar aspectos no relacionados con sus servicios o más allá de lo acordado. Respetar estas directrices ayudará a mantener relaciones de confianza con los proveedores y asegurará el cumplimiento de las leyes de privacidad y protección de datos.

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