¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos CAE de una empresa?

Una de las principales obligaciones de una empresa es garantizar la gestión y almacenamiento de los documentos relacionados con la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE). La correcta gestión de estos documentos no solo es vital para cumplir con la ley, sino también para evitar sanciones y garantizar la seguridad de todos los trabajadores implicados en las actividades de la empresa. Pero, ¿cuánto tiempo está obligada una empresa a guardar documentos CAE?

De acuerdo con la normativa española, las empresas están obligadas a guardar los documentos relacionados con la prevención de riesgos laborales y la Coordinación de Actividades Empresariales durante al menos cinco años. Sin embargo, este plazo puede variar según el tipo de documento y las regulaciones específicas que afecten a cada empresa. Además, algunos documentos relacionados con accidentes laborales, investigaciones de riesgos o auditorías pueden requerir un almacenamiento más prolongado. 

La conservación adecuada de estos archivos no solo ayuda a cumplir la normativa, también puede servir como evidencia ante posibles inspecciones o conflictos laborales futuros.

Documentos de la CAE: ¿qué se debe guardar?

Según indica el RD Legislativo 5/2000, por el que se aprueba la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social, en materia de prevención de riesgos laborales, las infracciones prescribirán en un periodo máximo de cinco años desde la fecha en que ocurran. Lo cual nos lleva a afirmar que debemos guardar la documentación, al menos esos cinco años, tras los cuales ya no podrán sancionarnos.

Aun así, hay que tener en cuenta que según el artículo 30 del código de comercio, los empresarios deberán conservar debidamente ordenados, durante 6 años, los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio.

Además de esto, existe normativa específica sanitaria, que obliga a conservar durante un periodo mayor y dependiendo del sector de trabajo de los afectados, las historias clínicas de los trabajadores. Como ejemplo de estas excepciones, podemos hablar del personal que ha estado expuesto a trabajos con riesgo en amianto o agentes cancerígenos, que se deben conservar durante al menos 40 años desde el fin de la exposición.

Con todo esto, vemos que no existe una respuesta clara a nuestra pregunta, ya que dependiendo del tipo de documentación ésta se debe conservar más o menos tiempo, por lo que aconsejamos guardarla al menos 6 años, y tener especial cuidado con los aptos médicas de los trabajadores con riesgos especiales.

Digitalización para facilitar guardar documentos

La digitalización de documentos es una solución cada vez más popular para gestionar los documentos que una empresa debe conservar. La digitalización no solo facilita el almacenamiento, también garantiza la seguridad y accesibilidad de los documentos en cualquier momento. Entre las ventajas de la digitalización de documentos se encuentran:

• Ahorro de espacio físico: No es necesario destinar grandes áreas de almacenamiento para archivos físicos.
• Acceso rápido y fácil: Los documentos digitalizados pueden ser localizados rápidamente mediante búsquedas electrónicas.
• Mayor seguridad: Los archivos digitales pueden ser protegidos con contraseñas y encriptación para evitar accesos no autorizados.
• Reducción de costos: Al eliminar la necesidad de espacio físico y simplificar la gestión documental, las empresas pueden ahorrar dinero.
• Mejora en la organización: La documentación digitalizada se puede clasificar y organizar de forma más eficiente, facilitando la recuperación de información.
• Cumplimiento legal: Muchas plataformas digitales de gestión documental están diseñadas para asegurar el cumplimiento de las normativas legales, facilitando las auditorías e inspecciones.

Documentación laboral

La documentación laboral, además de estar regulada por la normativa CAE, también está sujeta a las leyes generales de empleo. Entre estos documentos se incluyen contratos laborales, nóminas, actas de reuniones con los trabajadores, y toda la documentación que acredite el cumplimiento de las condiciones laborales de los empleados.

Es fundamental tener en cuenta que la ley establece que los documentos laborales deben ser conservados por un período mínimo de cinco años, aunque en algunos casos, como los relacionados con inspecciones o sanciones, el período de retención puede ser más largo.

Documentación de Seguridad Social

En relación con la Seguridad Social, las empresas están obligadas a guardar toda la documentación relativa a las cotizaciones de sus trabajadores, así como los pagos realizados a la Seguridad Social. Además, deben conservar cualquier informe o documento que pruebe el cumplimiento de las obligaciones frente a este organismo.

¿Cuánto tiempo está obligada una empresa a guardar estos documentos? En el caso de la Seguridad Social, la legislación establece que los documentos relacionados con las cotizaciones y pagos deben conservarse durante al menos cinco años. Sin embargo, si existe alguna reclamación o inspección pendiente, este plazo puede extenderse.

Prevención de Riesgos Laborales

La prevención de riesgos laborales es un ámbito clave en cualquier empresa. Entre los documentos relacionados con la prevención de riesgos laborales que una empresa debe guardar se encuentran: los planes de prevención, las evaluaciones de riesgos, los registros de formación en seguridad y los certificados de aptitud médica.

Estos documentos, al igual que otros relacionados con la CAE, deben guardarse durante un mínimo de cinco años. La conservación adecuada de esta documentación es crucial para evitar sanciones y garantizar la seguridad de todos los trabajadores implicados en las actividades de la empresa.

Plataformas CAE que ayudan con la gestión de la documentación

La gestión de la documentación CAE puede ser una tarea compleja, pero gracias a Dokify, esta tarea es mucho más sencilla. En Dokify ofrecemos soluciones que no solo facilitan el almacenamiento seguro de documentos, además permiten un control y un seguimiento exhaustivo del cumplimiento normativo.

Nuestra plataforma CAE está diseñada específicamente para gestionar y almacenar todos los documentos de una empresa, incluyendo los planes de prevención, certificaciones de formación, evaluaciones de riesgos y mucho más. Con Dokify, las empresas pueden centralizar toda la documentación en un solo lugar, lo que facilita el acceso y la organización de todos los archivos.

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