Che cos'è la certificazione dei fornitori?

Il omologazione dei fornitori potrebbe essere definita come una metodologia che rende disponibile il fornitore giusto al momento giusto. Questo è molto facile da dire, ma cosa intendiamo per fornitore giusto e cosa si intende per momento giusto?

Un fornitore adeguato è quello che soddisfa almeno i seguenti parametri:

1.- Copre le esigenze in modo adeguato (nel tempo e nella forma).

2. A un prezzo competitivo.

3.- Con la qualità richiesta (secondo le specifiche tecniche).

4.- Aggiunge valore.

Diciamo a un prezzo competitivo e non al miglior prezzo sul mercato, perché per garantire il migliore, il miglior prezzo sul mercato, dovremmo chiedere infinite offerte a infiniti fornitori. Ci sarebbe sempre un fornitore da qualche parte nel mondo con un prezzo migliore.

Ma gli acquisti sono un mezzo, non un fine in sé, dobbiamo essere efficienti e una buona metodologia di approvazione ci permette di selezionare il giusto numero di fornitori per garantire buone offerte in una reale concorrenza.

E qui potremmo chiederci:

Qual è il numero ideale di fornitori in un'organizzazione?

A volte possiamo pensare che avremmo dovuto avere un numero maggiore di fornitori, perché ci sembrava di avere poche alternative per alcuni acquisti. Ma se aumentiamo, anche del doppio, il numero di fornitori dell'azienda, non è una garanzia sufficiente, se continuiamo a farlo nelle stesse categorie di acquisti dove il mercato è sufficiente. Sembra ovvio, ma non sempre lo si nota.

L'importante non è tanto la quantità di fornitori, quanto la loro qualità e la loro distribuzione nelle diverse categorie di acquisto.

Per questo motivo, una buona procedura di approvazione richiede la necessaria strutturazione e distribuzione dei fornitori per categorie di acquisto.

In termini di valore aggiunto, ho bisogno di fornitori che non solo non mi creino problemi, ma che aggiungano anche valore.

Ogni fornitore che si limita scrupolosamente all'ambito del contratto è un'occasione persa.

Dopo aver risposto alla domanda sul termine fornitore idoneo, passiamo ora alla tempistica, ovvero alla disponibilità del fornitore al momento giusto:

Quando abbiamo un'esigenza sul tavolo, non è il momento migliore per andare sul mercato a cercare i fornitori e farli approvare. Dobbiamo lavorare a monte dell'esigenza.

La certificazione dei fornitori è un'attività preventiva e proattiva, mai reattiva.

e tanto meno per registrare il fornitore, che ha svolto il lavoro senza un ordine e deve essere registrato per poter assegnare un ordine a cui imputare una fattura, in modo che il fornitore possa essere pagato.

Se associamo gli stadi evolutivi della funzione acquisti alla catena evolutiva umana, dove collocheremmo il collega che ci chiede di approvare il fornitore per registrare un ordine di servizi eseguiti in modo che il fornitore possa essere pagato?

Descriverlo come Homo Sapiens offenderebbe forse il suo cognome: Neardental o Homo Erectus forse? Meglio come Homo Habilis, perché è molto abile nel cercare di fare gol.

Il processo di accreditamento dei fornitori passo dopo passo

La certificazione dei fornitori è un processo essenziale per le aziende che vogliono garantire la qualità, l'affidabilità e la conformità dei prodotti e dei servizi acquistati. Come discusso in precedenza, questo processo prevede la valutazione e la selezione dei fornitori in base a criteri stabiliti per garantire la loro conformità agli standard aziendali e alla legislazione applicabile. Di seguito, illustriamo in dettaglio il processo di approvazione dei fornitori in diverse sezioni:

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1. Definizione di criteri e requisiti

Prima di avviare il processo di approvazione, l'azienda deve definire i criteri e i requisiti specifici che i fornitori devono soddisfare. Questi possono includere la qualità del prodotto, le condizioni di consegna, le politiche di prezzo, la capacità produttiva, gli standard ambientali e di sicurezza e la conformità normativa. Questi criteri devono essere allineati con gli obiettivi strategici e i valori dell'azienda.

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2. Approvvigionamento e preselezione dei fornitori

Questa fase prevede l'identificazione e la preselezione di potenziali fornitori in grado di soddisfare i criteri stabiliti. La ricerca può essere effettuata attraverso banche dati di settore, raccomandazioni, fiere o richieste di informazioni (RFI). Viene stilato un elenco preliminare di fornitori potenzialmente in grado di soddisfare i requisiti di base.

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3. Valutazione e audit

I fornitori preselezionati vengono sottoposti a un processo di valutazione dettagliato, che può comprendere questionari di autovalutazione, analisi della documentazione (certificati, politiche di qualità, relazioni finanziarie) e audit in loco. Lo scopo di questa fase è verificare in modo completo la conformità dei fornitori ai criteri definiti. Gli audit valutano gli impianti, i processi produttivi, le pratiche di lavoro e le politiche ambientali del fornitore.

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4. Negoziazione e accordo contrattuale

Una volta che il fornitore è stato valutato positivamente, vengono negoziati i termini e le condizioni. Tra questi, i prezzi, i tempi di consegna, i termini di pagamento, le garanzie e gli accordi sui livelli di servizio (SLA). È essenziale che questi accordi siano chiaramente documentati e che entrambe le parti siano d'accordo sui termini.

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5. Integrazione e sviluppo

L'integrazione del nuovo fornitore nella catena di fornitura dell'azienda è una fase cruciale. Ciò può richiedere il coordinamento con vari reparti dell'azienda, come la logistica, la qualità e la produzione. Inoltre, può essere utile sviluppare un rapporto a lungo termine con il fornitore per promuovere il miglioramento continuo e l'innovazione.

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6. Monitoraggio e valutazione in corso

L'approvazione di un fornitore non termina con la firma del contratto, ma richiede un monitoraggio e una valutazione continui per garantire il mantenimento dei livelli di prestazione concordati. Ciò comporta la revisione periodica degli indicatori chiave di prestazione (KPI), la conduzione di audit di follow-up e la valutazione della soddisfazione dei clienti.

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Il processo di approvazione dei fornitori è un ciclo continuo che prevede la preselezione, la valutazione, la negoziazione e il monitoraggio dei fornitori per garantire che soddisfino gli standard qualitativi e prestazionali dell'azienda. Questo processo contribuisce a ridurre al minimo i rischi, a garantire la qualità dei prodotti e dei servizi e a promuovere relazioni vantaggiose e a lungo termine con i fornitori.

I vantaggi di un software per l'approvazione dei fornitori

L'utilizzo di una tecnologia specifica per la certificazione dei fornitori offre molteplici vantaggi alle aziende. In primo luogo, migliora l'efficienza del processo di certificazione automatizzando attività come la raccolta dei documenti, la valutazione delle risposte dei fornitori e il follow-up degli audit, riducendo così il tempo e le risorse necessarie.

Inoltre, una tecnologia specifica garantisce una maggiore coerenza e obiettività nella valutazione dei fornitori. Utilizzando sistemi standardizzati e criteri predefiniti, le aziende possono ridurre al minimo i pregiudizi e garantire che tutti i fornitori siano valutati in modo equo e uniforme.

Un altro importante vantaggio è il miglioramento della gestione dei dati e del processo decisionale. Le piattaforme tecnologiche consentono di archiviare e analizzare grandi volumi di informazioni, fornendo un accesso rapido e sicuro ai dati necessari per prendere decisioni sulla selezione dei fornitori.

Questi strumenti favoriscono la trasparenza e la collaborazione tra l'azienda e i suoi fornitori. Condividendo criteri, risultati e feedback in modo chiaro e accessibile, è possibile costruire un rapporto più forte e collaborativo, contribuendo al miglioramento continuo e allo sviluppo congiunto. 

Una tecnologia specifica per la certificazione dei fornitori può trasformare un processo complesso e lungo in un processo più efficiente, equo e strategico.

Che tipo di aziende possono incorporare un processo di certificazione dei fornitori?

Tutte le aziende, indipendentemente dalle dimensioni, dal settore o dall'attività, possono incorporare un processo di qualificazione dei fornitori. Dalle piccole imprese alle grandi aziende, tutte possono trarre vantaggio dalla definizione di criteri chiari e sistematici per la valutazione e la selezione dei fornitori. 

L'approvazione garantisce che i fornitori soddisfino gli standard di qualità, sicurezza e responsabilità sociale e ambientale richiesti, migliorando così la qualità del prodotto finale, riducendo al minimo i rischi operativi e rafforzando la catena di fornitura. 

In definitiva, qualsiasi azienda che si affidi ai fornitori per operare in modo efficace può e deve prendere in considerazione l'implementazione di un processo di certificazione dei fornitori.

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Hilario López Cano

Direttore della valutazione e dello sviluppo dei fornitori Dokify

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