¿En qué consiste la homologación de proveedores?

La homologación de proveedores podríamos definirla como aquella metodología que permite disponer del proveedor adecuado en el momento preciso. Esto es muy fácil de decirlo, pero ¿qué entendemos por proveedor adecuado y cuál es el momento preciso?

El proveedor adecuado es aquél que al menos cumple con los siguientes parámetros:

1.- Cubre convenientemente las necesidades (en tiempo y forma).

2.- A un precio competitivo.

3.- Con la calidad requerida (ajustada a la especificación técnica).

4.- Aporta valor.

Decimos a un precio competitivo y no al mejor precio del mercado, porque para asegurarnos el mejor, el mejor precio del mercado, tendríamos que pedir infinitas ofertas a infinitos proveedores. Siempre habría algún proveedor en algún lugar del mundo con un mejor precio.

Pero las Compras son un medio, no un fin en sí misma, tenemos que ser eficientes y una buena metodología de homologación nos permite seleccionar el número adecuado de proveedores para asegurarnos unas buenas ofertas en competencia real.

Y aquí cabría preguntarnos:

¿Cuál es el número ideal de proveedores en una organización?

Podríamos pensar en ocasiones que deberíamos haber dispuesto de un mayor número de proveedores, porque en alguna compra consideramos que teníamos pocas alternativas. Pero si aumentamos, hasta llegar a duplicar, el número de proveedores de la empresa, no es garantía suficiente, si seguimos haciéndolo en las mismas categorías de compras donde hay suficiente mercado. Parece obvio, pero no siempre se advierte.

Lo importante no es tanto la cantidad de proveedores, sino la calidad de los mismos y su distribución por las distintas categorías de compra.

Es por ello que un buen procedimiento de homologación obliga a la necesaria estructuración y distribución de proveedores por categorías de compra.

Respecto a la aportación de valor, se requieren proveedores que no  sólo no me creen problemas, sino que además me aporten valor.

Cada proveedor que se limite escrupulosamente al fiel cumplimiento del alcance contratado es una oportunidad perdida.

Respondida la cuestión planteada sobre el término proveedor adecuado, hablemos ahora de la oportunidad, es decir, de la disposición del proveedor en el momento preciso:

Cuando tenemos una necesidad sobre la mesa, no es el mejor momento de salir al mercado para buscar proveedores y homologarlos. Debemos trabajar aguas arriba de la necesidad.

La homologación de proveedores es una actividad preventiva y proactiva, nunca reactiva

y mucho menos para dar de alta al proveedor, que ha hecho el trabajo sin pedido y hay que darle de alta para poder asignar un Pedido al que imputar una factura, para que el proveedor pueda cobrar.

Si asociamos los estadios evolutivos de la función de compras a la cadena evolutiva humana ¿Dónde pondríamos al compañero que nos pide homologar al proveedor para dar de alta un pedido de servicios realizados para que el proveedor pueda cobrar?

Calificarle como Homo Sapiens sería ofender su apellido, quizás: Neardental u Homo Erectus tal vez? Mejor como Homo Hábilis, por eso de que es muy hábil intentando colarnos un gol.

El proceso de homologación de proveedores paso a paso

La homologación de proveedores es un proceso esencial para las empresas que buscan asegurar la calidad, fiabilidad y cumplimiento de los productos y servicios adquiridos. Como hemos analizado anteriormente, este proceso implica evaluar y seleccionar proveedores según criterios establecidos para garantizar que cumplan con los estándares de la empresa y la legislación aplicable. A continuación, detallamos el proceso de homologación de proveedores en distintas secciones:

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1. Definición de criterios y requisitos

Antes de comenzar el proceso de homologación, la empresa debe definir los criterios y requisitos específicos que los proveedores deben cumplir. Esto puede incluir la calidad del producto, condiciones de entrega, políticas de precios, capacidad de producción, estándares ambientales y de seguridad, y cumplimiento normativo. Estos criterios deben alinearse con los objetivos estratégicos y los valores de la empresa.

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2. Búsqueda y preselección de proveedores

Esta etapa implica la identificación y preselección de proveedores potenciales que puedan cumplir con los criterios establecidos. La búsqueda puede realizarse a través de bases de datos industriales, recomendaciones, ferias comerciales o solicitudes de información (RFI). Se elabora una lista preliminar de proveedores que, potencialmente, pueden cumplir con los requisitos básicos.

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3. Evaluación y auditoría

Los proveedores preseleccionados son sometidos a un proceso de evaluación detallado, que puede incluir cuestionarios de autoevaluación, análisis de documentación (certificados, políticas de calidad, informes financieros) y auditorías in situ. El propósito de esta fase es verificar de forma exhaustiva el cumplimiento de los proveedores con los criterios definidos. Las auditorías permiten evaluar las instalaciones del proveedor, los procesos de producción, las prácticas laborales y las políticas ambientales.

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4. Negociación y acuerdo contractual

Una vez que un proveedor ha sido evaluado positivamente, se procede a la negociación de términos y condiciones. Esto incluye precios, plazos de entrega, condiciones de pago, garantías y acuerdos de nivel de servicio (SLAs). Es fundamental que estos acuerdos estén claramente documentados y que ambas partes estén de acuerdo con los términos establecidos.

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5. Integración y desarrollo

La integración del nuevo proveedor en la cadena de suministro de la empresa es un paso crucial. Esto puede requerir la coordinación con diversos departamentos dentro de la empresa, como logística, calidad y producción. Además, puede ser beneficioso desarrollar una relación a largo plazo con el proveedor para fomentar la mejora continua y la innovación.

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6. Monitorización y evaluación continua

La homologación de un proveedor no termina con la firma de un contrato, requiere un seguimiento y evaluación continua para asegurar que se mantengan los niveles de rendimiento acordados. Esto implica la revisión periódica de indicadores clave de rendimiento, (KPIs), la realización de auditorías de seguimiento y la evaluación de la satisfacción del cliente.

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El proceso de homologación de proveedores es un ciclo continuo que implica la preselección, evaluación, negociación y monitorización de proveedores, para garantizar que cumplan con los estándares de calidad y rendimiento de la empresa. Este proceso ayuda a minimizar los riesgos, asegurar la calidad del producto y servicio, y fomentar relaciones beneficiosas y a largo plazo con los proveedores.

Las ventajas de disponer de software para la homologación de proveedores

Trabajar con tecnología específica para homologar proveedores ofrece múltiples ventajas para las empresas. En primer lugar, mejora la eficiencia del proceso de homologación, automatizando tareas como la recopilación de documentos, la evaluación de respuestas de proveedores y el seguimiento de auditorías, reduciendo así el tiempo y los recursos necesarios.

Además, la tecnología específica asegura una mayor consistencia y objetividad en la evaluación de los proveedores. Al utilizar sistemas estandarizados y criterios predefinidos, las empresas pueden minimizar el sesgo y garantizar que todos los proveedores sean evaluados de manera justa y uniforme.

Otra ventaja importante es la mejora en la gestión de datos y la toma de decisiones. Las plataformas tecnológicas permiten almacenar y analizar grandes volúmenes de información, facilitando un acceso rápido y seguro a los datos necesarios para tomar decisiones sobre la selección de proveedores.

Estas herramientas fomentan la transparencia y la colaboración entre la empresa y sus proveedores. Al compartir criterios, resultados y feedback de forma clara y accesible, se puede construir una relación más fuerte y cooperativa, contribuyendo a la mejora continua y al desarrollo conjunto. 

La tecnología específica para homologar proveedores puede transformar un proceso complejo y laborioso en uno más eficiente, justo y estratégico.

Qué tipo de empresas puede incorporar un proceso de homologación de proveedores

Todas las empresas, sin importar su tamaño, sector o actividad, pueden incorporar un proceso de homologación de proveedores. Desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones, todas pueden beneficiarse de establecer criterios claros y sistemáticos para evaluar y seleccionar a sus proveedores. 

La homologación garantiza que los proveedores cumplan con los estándares de calidad, seguridad y responsabilidad social y ambiental requeridos, lo que a su vez mejora la calidad del producto final, minimiza los riesgos operativos y fortalece la cadena de suministro. 

En definitiva, cualquier empresa que dependa de proveedores para operar de manera efectiva puede y debe considerar la implementación de un proceso de homologación de proveedores.

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Hilario López Cano

Director de Evaluación y desarrollo Proveedores Dokify

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