Qu'est-ce que la certification des fournisseurs ?

L'homologation homologation des fournisseurs pourrait être définie comme une méthodologie qui rend le bon fournisseur disponible au bon moment. C'est très facile à dire, mais qu'entendons-nous par le bon fournisseur et qu'est-ce que le bon moment ?

Un fournisseur approprié est un fournisseur qui répond au moins aux paramètres suivants :

1.- Il couvre les besoins de manière adéquate (en temps et en forme).

2. à un prix compétitif.

3. avec la qualité requise (conformément à la spécification technique).

4. il apporte une valeur ajoutée.

Nous disons à un prix compétitif et non au meilleur prix du marché, car pour garantir le meilleur, le meilleur prix du marché, nous devrions demander une infinité d'offres à une infinité de fournisseurs. Il y aurait toujours un fournisseur quelque part dans le monde avec un meilleur prix.

Mais les achats sont un moyen, pas une fin en soi, nous devons être efficaces et une bonne méthodologie d'approbation nous permet de sélectionner le bon nombre de fournisseurs pour garantir de bonnes offres dans une concurrence réelle.

C'est là que nous pouvons nous interroger :

Quel est le nombre idéal de fournisseurs dans une organisation ?

Nous pouvons parfois penser que nous aurions dû avoir un plus grand nombre de fournisseurs, parce que nous avions l'impression d'avoir peu d'alternatives pour certains achats. Mais si nous augmentons, voire doublons, le nombre de fournisseurs de l'entreprise, ce n'est pas une garantie suffisante si nous continuons à le faire dans les mêmes catégories d'achats où le marché est suffisant. Cela semble évident, mais on ne le remarque pas toujours.

L'important n'est pas tant la quantité de fournisseurs que leur qualité et leur répartition entre les différentes catégories d'achat.

C'est pourquoi une bonne procédure d'approbation nécessite la structuration et la répartition des fournisseurs par catégories d'achat.

En termes de valeur ajoutée, j'ai besoin de fournisseurs qui non seulement ne me posent pas de problèmes, mais qui apportent également une valeur ajoutée.

Chaque fournisseur qui se limite scrupuleusement au champ d'application du contrat est une occasion perdue.

Après avoir répondu à la question posée sur le terme "fournisseur approprié", nous allons maintenant nous pencher sur le timing, c'est-à-dire la disponibilité du fournisseur au bon moment :

Lorsque nous avons un besoin sur la table, ce n'est pas le meilleur moment pour aller sur le marché chercher des fournisseurs et les faire approuver. Nous devons travailler en amont du besoin.

La certification des fournisseurs est une activité préventive et proactive, jamais réactive.

et encore moins d'enregistrer le fournisseur, qui a effectué le travail sans commande et doit être enregistré pour pouvoir attribuer une commande à laquelle une facture peut être imputée, afin que le fournisseur puisse être payé.

Si nous associons les étapes de l'évolution de la fonction achats à la chaîne de l'évolution humaine, où placerions-nous le collègue qui nous demande d'approuver le fournisseur afin d'enregistrer une commande de services exécutés pour que le fournisseur puisse être payé ?

Le qualifier d'Homo Sapiens serait une offense à son nom de famille : Neardental ou Homo Erectus peut-être ? Mieux vaut dire Homo Habilis, car il est très habile pour essayer de marquer un but.

Le processus d'accréditation des fournisseurs, étape par étape

La certification des fournisseurs est un processus essentiel pour les entreprises qui souhaitent garantir la qualité, la fiabilité et la conformité des produits et services achetés. Comme nous l'avons vu plus haut, ce processus implique l'évaluation et la sélection des fournisseurs selon des critères établis afin de s'assurer qu'ils respectent les normes de l'entreprise et la législation en vigueur. Nous détaillons ci-dessous le processus d'agrément des fournisseurs en différentes sections :

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1. définition des critères et des exigences

Avant d'entamer le processus d'approbation, l'entreprise doit définir les critères et les exigences spécifiques auxquels les fournisseurs doivent répondre. Il peut s'agir de la qualité des produits, des conditions de livraison, des politiques de prix, de la capacité de production, des normes environnementales et de sécurité, et de la conformité réglementaire. Ces critères doivent être alignés sur les objectifs stratégiques et les valeurs de l'entreprise.

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2. recherche et présélection des fournisseurs

Cette étape implique l'identification et la présélection des fournisseurs potentiels qui peuvent répondre aux critères établis. La recherche peut se faire par le biais de bases de données industrielles, de recommandations, de foires commerciales ou de demandes d'informations (RFI). Une liste préliminaire de fournisseurs susceptibles de répondre aux exigences de base est établie.

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3. Évaluation et audit

Les fournisseurs présélectionnés sont soumis à un processus d'évaluation détaillé, qui peut inclure des questionnaires d'auto-évaluation, l'analyse de documents (certificats, politiques de qualité, rapports financiers) et des audits sur place. L'objectif de cette phase est de vérifier de manière exhaustive la conformité des fournisseurs aux critères définis. Les audits évaluent les installations du fournisseur, ses processus de production, ses pratiques en matière de travail et ses politiques environnementales.

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4. Négociation et accord contractuel

Une fois qu'un fournisseur a été évalué positivement, les termes et conditions sont négociés. Il s'agit notamment des prix, des délais de livraison, des conditions de paiement, des garanties et des accords de niveau de service (SLA). Il est essentiel que ces accords soient clairement documentés et que les deux parties en acceptent les termes.

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5. Intégration et développement

L'intégration du nouveau fournisseur dans la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise est une étape cruciale. Cela peut nécessiter une coordination avec différents services de l'entreprise, tels que la logistique, la qualité et la production. En outre, il peut être bénéfique de développer une relation à long terme avec le fournisseur afin de favoriser l'amélioration continue et l'innovation.

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6. Suivi et évaluation continus

L'approbation d'un fournisseur ne s'arrête pas à la signature d'un contrat, elle nécessite un suivi et une évaluation continus afin de garantir le maintien des niveaux de performance convenus. Cela implique de revoir régulièrement les indicateurs clés de performance (ICP), de mener des audits de suivi et d'évaluer la satisfaction des clients.

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Le processus d'approbation des fournisseurs est un cycle continu impliquant la présélection, l'évaluation, la négociation et le suivi des fournisseurs afin de s'assurer qu'ils répondent aux normes de qualité et de performance de l'entreprise. Ce processus permet de minimiser les risques, de garantir la qualité des produits et des services et de favoriser des relations bénéfiques et durables avec les fournisseurs.

Les avantages d'un logiciel d'approbation des fournisseurs

L'utilisation d'une technologie spécifique pour la certification des fournisseurs offre de multiples avantages aux entreprises. Tout d'abord, elle améliore l'efficacité du processus de certification en automatisant des tâches telles que la collecte de documents, l'évaluation des réponses des fournisseurs et le suivi des audits, réduisant ainsi le temps et les ressources nécessaires.

En outre, une technologie spécifique garantit une plus grande cohérence et une plus grande objectivité dans l'évaluation des fournisseurs. En utilisant des systèmes standardisés et des critères prédéfinis, les entreprises peuvent minimiser les préjugés et s'assurer que tous les fournisseurs sont évalués de manière équitable et uniforme.

Un autre avantage important est l'amélioration de la gestion des données et de la prise de décision. Les plateformes technologiques permettent de stocker et d'analyser de grands volumes d'informations, offrant ainsi un accès rapide et sécurisé aux données nécessaires pour prendre des décisions sur la sélection des fournisseurs.

Ces outils favorisent la transparence et la collaboration entre l'entreprise et ses fournisseurs. En partageant les critères, les résultats et le retour d'information d'une manière claire et accessible, une relation plus forte et plus coopérative peut être établie, contribuant à l'amélioration continue et au développement conjoint. 

Une technologie spécifique pour la certification des fournisseurs peut transformer un processus complexe et fastidieux en un processus plus efficace, équitable et stratégique.

Quels types d'entreprises peuvent intégrer un processus de certification des fournisseurs ?

Toutes les entreprises, quels que soient leur taille, leur secteur ou leur activité, peuvent intégrer un processus de qualification des fournisseurs. Qu'il s'agisse de petites ou de grandes entreprises, toutes peuvent tirer profit de l'établissement de critères clairs et systématiques pour l'évaluation et la sélection de leurs fournisseurs. 

L'agrément garantit que les fournisseurs respectent les normes requises en matière de qualité, de sécurité et de responsabilité sociale et environnementale, ce qui permet d'améliorer la qualité du produit final, de minimiser les risques opérationnels et de renforcer la chaîne d'approvisionnement. 

En fin de compte, toute entreprise qui dépend de ses fournisseurs pour fonctionner efficacement peut et doit envisager de mettre en œuvre un processus de certification des fournisseurs.

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Hilario López Cano

Directeur de l'évaluation et du développement des fournisseurs Dokify

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