Vantagens da digitalização da gestão documental da sua empresa

Hoje em dia, as empresas têm de trabalhar com uma grande quantidade de documentação, o que as obriga a implementar sistemas e procedimentos para gerir corretamente os documentos. Em muitos casos, a gestão de documentos ainda se baseia num modelo clássico de "papel".

Isto exige uma logística importante, baseada na organização de um armazém que funciona como arquivo de documentos e numa série de processos, nomeadamente de validação, em que os documentos físicos percorrem a nossa organização. Trata-se, portanto, de uma gestão dispendiosa, morosa e onerosa, pouco eficiente e não isenta de riscos: perda de documentos ou deterioração dos mesmos, entre outros.

A adoção de um processo de digitalização de documentos é, portanto, um dos passos mais importantes no processo de digitalização das PME. Esta decisão acarreta vantagens e benefícios importantes para as empresas que a implementam de forma eficaz:

• Otimização do espaço físico através da destruição de documentos digitalizados.
• Redução do risco de perda de documentos, uma vez que os documentos não "viajam" em formato físico.
• Melhor preservação dos documentos, uma vez que, uma vez digitalizados, podem ser armazenados de várias formas e podem ser objeto de cópias de segurança.
• Facilita, assim, a conservação dos documentos dentro dos prazos legais estabelecidos.
• Maior eficiência na consulta de documentos, reduzindo os tempos de espera e simplificando os processos.
• A produtividade é melhorada e as actividades de baixo valor acrescentado são reduzidas.
• Permite a indexação de documentos por metadados, o que facilitará os processos de pesquisa.
• A acessibilidade é melhorada, uma vez que permite o acesso a partir de múltiplos dispositivos e locais, bem como a consulta do mesmo documento em simultâneo e em qualquer altura.
• Permite aumentar a segurança através da implementação de políticas de autorização e de acesso à informação, bem como da análise dos registos de atividade.
• Facilita a implementação e automatização dos processos de autorização e validação de documentos.
• Facilita igualmente a distribuição e a difusão de conteúdos
• Redução de custos através da eliminação do papel.
• Facilita a adesão a novos valores sociais, como a ecologia e o respeito pelo ambiente.

Assim, podemos concluir que a digitalização de documentos é um passo essencial na estratégia de qualquer empresa e que é absolutamente necessária para as empresas que trabalham com grandes volumes de documentos.

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