O que significa ser eficiente em termos de aquisições?

O Clube Asturiano da Qualidade é uma associação sem fins lucrativos, fundada em 1995. O seu objetivo é sensibilizar, formar e promover a mudança para a melhoria da gestão (Qualidade, Ambiente, Responsabilidade Social, Prevenção de Riscos, Excelência, etc.), promovendo o intercâmbio de boas práticas e a cooperação.

O Clube centra a sua proposta de valor em vários eixos. Um deles é promover o Intercâmbio de Experiências e Conhecimentos entre organizações, gestores e profissionais. Organiza encontros para a divulgação de boas práticas e coordena grupos de trabalho multissectoriais.

A Dokify lidera um dos grupos de trabalho cujo objetivo é estabelecer ligações, partilhar desafios, trocar experiências e debater questões de interesse para os profissionais da contratação pública.

No dia 24/6/21 realizou-se uma das suas reuniões virtuais com o tema: "Medição da eficiência e Otimização da função compras", na qual participou como orador o Diretor de Avaliação e Desenvolvimento de Fornecedores da Dokify, com uma apresentação centrada na Eficiência como conceito e na sua implementação na função Compras.

Quando queremos desenvolver algum aspeto do conhecimento, normalmente começamos por definir o conceito e recorremos à Real Academia Española de la Lengua (Real Academia Espanhola da Língua).  

E a RAE define eficiência como "a capacidade de dispor de alguém ou de alguma coisa para obter um determinado efeito".

Para podermos especificar quem é esse alguém nas Compras ou o que é esse algo, a primeira coisa a fazer é perguntarmo-nos: qual é o efeito específico que as Compras estão a tentar alcançar?

Bem, logicamente, para ser eficiente no desempenho da sua função. E para sermos eficientes no desempenho da função de compras, a primeira coisa que temos de saber é qual é a sua função.

O que é a função de compras? Qual seria a descrição (clássica) da função de compras?

Satisfação adequada das exigências, com a qualidade requerida e dentro dos prazos e a um preço competitivo.

O problema é que as compras só são lembradas quando são necessários materiais ou serviços. Nós agimos reactivamente, e nas Compras, para sermos eficientes e optimizarmos a função, temos de agir proactivamente, ou seja, não sair à procura de fornecedores quando algo é necessário. Temos de trabalhar a montante da necessidade, ter os materiais e serviços que habitualmente compramos estruturados em categorias, com fornecedores aprovados pelas famílias de compras e estar nos fóruns onde se gera a procura e se tomam decisões sobre o que vai ser comprado.

E, na medida do possível, influenciar para que o produto ou a qualidade que será exigida não seja feita à medida ou um "copiar e colar" do catálogo de um fornecedor que se torna único. Mas a questão fundamental é:

A eficácia das compras está a satisfazer as exigências do nosso cliente interno?

Já alguma vez parámos para pensar na diferença entre o que o cliente interno exige e o que a empresa realmente precisa?

Temos de nos concentrar nas necessidades reais e não apenas nas exigências do nosso cliente interno. O cliente interno é, ou deveria ser, o nosso aliado e devemos combinar as nossas capacidades com as do fornecedor.

A verdadeira eficácia por parte das Compras estará em facilitar o alinhamento dos 4 actores: as áreas técnicas, administrativas e/ou executivas (a que chamo Clientes Internos) + Mercado + Fornecedor + cliente final.

Para sermos eficientes e optimizarmos a função de compras, temos de ter procedimentos de compras ágeis, com processos de gestão diferenciados por montante e estratégia de acordo com o mercado e, claro, ter ferramentas que facilitem a digitalização dos processos internos de aprovação de pedidos de compra, pedidos automáticos de cotação a fornecedores aprovados e receção de propostas. E nas famílias de compras repetitivas, ter negociado acordos-quadro ou contratos de cobertura.

Ser eficiente não significa apenas cobrir as necessidades, mas também proporcionar valor em cada gestão.

Não devemos necessariamente limitar-nos ao cumprimento fiel do que é pedido. Devemos procurar maiores e melhores desempenhos, durabilidade, redução ou valorização de resíduos, poupança de energia, redução do impacto ambiental: menos ruído, gases com efeito de estufa, etc. e devemos promover e valorizar estes contributos junto do fornecedor que os fornece (aproveitar a I&D&I do fornecedor) e promover o seu envolvimento, premiando a sua atitude em futuros concursos.

Por conseguinte, se quisermos ser eficientes e otimizar a função, temos de pôr de lado as acções associadas à conceção clássica da função de compras em favor de

A satisfação adequada das necessidades, com a qualidade ajustada ao mercado, sem esperar que lha peçam, proporcionando valor em cada compra e abrindo novas oportunidades de negócio.

Voltando ao significado descrito pela Real Academia Española de la Lengua de eficácia, que não é outro senão "a capacidade de de dispor de alguém ou de algo para conseguir um efeito específico". E tendo visto qual é o efeito a alcançar em Compras, e tendo deixado claro o que é esse algo, que evidentemente não é outro senão a cobertura da necessidade com a contribuição de valor, pensemos agora no "alguém" incluído no significado de eficiência.

Para me desfazer de algo, preciso de alguém... quem é esse alguém?

Bem, certamente na função de aquisição, esse alguém é o fornecedor. Uma das muitas coisas que aprendemos com a pandemia é que estamos muito mais dependentes dos fornecedores do que imaginamos. E a certificação de fornecedores continua a ser a tarefa inacabada de muitos departamentos de compras.

A verdadeira eficiência nas compras só pode ser alcançada com um conjunto de fornecedores aprovados que lhe permita tirar partido da sua capacidade de obter o fornecedor certo no momento certo.

Uma boa bolsa de fornecedores, aprovada através de uma metodologia rigorosa, faz com que qualquer comprador seja bom. Mas um comprador nunca poderá ser eficiente na sua função se não tiver uma bolsa de fornecedores estruturada e ordenada com fornecedores bons e eficientes.