Boas práticas de pré-qualificação de fornecedores para evitar riscos

O processo de pré-qualificação de fornecedores permite tomar decisões adequadas a curto e longo prazo através de avaliações prévias à aquisição. Dados fiáveis e software específico são essenciais para uma análise aprofundada das capacidades de cada potencial fornecedor. 

O que é a pré-qualificação de fornecedores?

A pré-qualificação de fornecedores é um processo de avaliação inicial, que determina se um potencial fornecedor cumpre os requisitos básicos para ser considerado em futuras aquisições. Este processo inclui uma análise da capacidade financeira, técnica e operacional do fornecedor, bem como do seu historial de cumprimento de regulamentos e normas de qualidade.

La precalificación permite filtrar a los proveedores que no cumplen con los criterios mínimos, enfocando los recursos en aquellos que tienen mayor probabilidad de convertirse en socios fiables y eficientes. Además, facilita una respuesta más rápida y eficiente ante las necesidades de la empresa, ya que los proveedores precalificados ya han sido evaluados y aprobados previamente. 

La precalificación es una herramienta esencial para gestionar riesgos y asegurar una cadena de suministro fiable y de alta calidad.

¿Por qué se debe evaluar a los proveedores?

Evaluar a los proveedores es esencial para cualquier empresa que desee mantener una operación de alta calidad. Esta evaluación no solo garantiza que los productos y servicios suministrados cumplan con los estándares requeridos, además permite a las empresas identificar y gestionar riesgos, mejorar la relación con los proveedores y asegurar una cadena de suministro continua. Las siguientes son las razones clave para llevar a cabo esta evaluación:

• Garantiza que los productos y servicios cumplen con los estándares de calidad establecidos.
• Permite identificar y corregir problemas de calidad antes de que afecten a la operación.
• Ayuda a identificar y mitigar riesgos asociados a la dependencia de proveedores específicos.
• Reduce la posibilidad de interrupciones en la cadena de suministro.
• Asegura que los costes sean competitivos y se obtenga el mejor valor por los recursos invertidos.
• Permite negociar mejores términos y condiciones, basados en la capacidad del proveedor.
• Verifica que los proveedores cumplen con todas las regulaciones y normativas aplicables.
• Ayuda a evitar problemas legales y sanciones.
• Fomenta una relación colaborativa con los proveedores para mejorar continuamente productos y servicios.
• Incentiva a los proveedores a innovar y ofrecer soluciones más eficientes.
• Asegura que los productos y servicios suministrados satisfacen las expectativas de los clientes finales.
• Contribuye a mantener y mejorar la reputación de la empresa en el mercado.

Que informações são necessárias para qualificar os fornecedores?

Para qualificar os fornecedores, é essencial recolher informações pormenorizadas sobre as suas capacidades. Devem ser obtidas informações gerais sobre a empresa, tais como a sua história, estrutura organizacional, estabilidade financeira e experiência no sector, para ajudar a avaliar a força e a fiabilidade do fornecedor.

Además, es crucial evaluar la capacidad técnica del proveedor, esto incluye revisar sus procesos de producción, tecnología utilizada y competencias del personal. Realizar auditorías o visitas a sus instalaciones puede proporcionar una visión clara de su capacidad para cumplir con los requisitos específicos y mantener la calidad a largo plazo.

Es importante analizar la calidad del servicio ofrecido por el proveedor, esta labor abarca la puntualidad en las entregas, la precisión de los pedidos y la efectividad de la atención al cliente. Obtener retroalimentación de otros clientes y revisar métricas de desempeño, como la tasa de defectos y el tiempo de respuesta, son pasos esenciales para asegurar que el proveedor pueda satisfacer nuestras necesidades de manera eficiente.

Cómo saber si una empresa está acreditada

Para saber si una empresa está acreditada es necesario seguir una serie de procesos homologados.

Indicadores clave para verificar la acreditación de una empresa

Para verificar la acreditación de una empresa, es esencial revisar ciertos aspectos clave:

• Certificaciones y Normativas: Una empresa acreditada suele contar con certificaciones oficiales reconocidas a nivel nacional o internacional, como ISO 9001 (gestión de calidad), ISO 14001 (gestión ambiental) o ISO 45001 (seguridad y salud en el trabajo). También es recomendable comprobar que cumple con regulaciones específicas de su sector.
• Registros en organismos oficiales: Dependiendo del país y la industria, muchas empresas deben estar registradas en cámaras de comercio, entidades gubernamentales o asociaciones profesionales. Consultar estos registros puede confirmar su legalidad y acreditación.
• Opiniones y reputación: La experiencia de otros clientes y empresas que han trabajado con el proveedor es un indicador clave. Revisar testimonios, referencias y valoraciones en plataformas especializadas ayuda a evaluar la fiabilidad de la empresa.
• Transparencia financiera: Una empresa acreditada debe tener estabilidad económica y cumplir con sus obligaciones fiscales. Verificar su historial financiero, a través de informes comerciales o auditorías, permite detectar posibles riesgos antes de establecer relaciones comerciales.

Herramientas y métodos para verificar la acreditación de una empresa

Contar con las herramientas adecuadas facilita el proceso de verificación y reduce el riesgo de trabajar con proveedores o socios no acreditados. Algunas de las formas más efectivas de realizar esta evaluación incluyen:

• Bases de datos oficiales y registros empresariales: Existen plataformas gubernamentales y privadas que permiten consultar si una empresa está debidamente registrada y si cuenta con las licencias necesarias para operar. En algunos sectores, las certificaciones deben renovarse periódicamente, por lo que es clave verificar su vigencia.
• Auditorías y visitas in situ: Para empresas que dependen de proveedores estratégicos, realizar auditorías internas o visitas a sus instalaciones ayuda a confirmar que cumplen con los estándares requeridos. Este método permite evaluar su capacidad operativa y verificar que la documentación presentada coincide con la realidad.
• Uso de software de homologación y certificación: Herramientas digitales, como Dokify, facilitan la gestión y verificación de la documentación de los proveedores en tiempo real. Estas plataformas permiten centralizar la información, automatizar la validación de acreditaciones y hacer seguimiento del cumplimiento de requisitos a lo largo del tiempo.
• Consultas en asociaciones y organismos reguladores: En muchos sectores, las asociaciones profesionales y organismos reguladores disponen de listas de empresas acreditadas. Consultar estos registros puede proporcionar información detallada sobre su estado legal y cumplimiento normativo.

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Verificar la acreditación de una empresa no solo minimiza riesgos, también garantiza una relación comercial basada en la confianza y la transparencia. Implementar un proceso riguroso de verificación es una práctica esencial para cualquier organización que desee mantener altos estándares en su cadena de suministro.

Contratar un proveedor precalificado tiene muchos beneficios

Contratar un proveedor precalificado ofrece numerosos beneficios, empezando por la garantía de calidad y fiabilidad. Al haber pasado por un riguroso proceso de evaluación, estos proveedores ya han demostrado su capacidad para cumplir con los estándares y requisitos específicos de la empresa, lo que reduce significativamente el riesgo de fallos en la cadena de suministro.

Además, trabajar con proveedores precalificados agiliza el proceso de contratación y negociación. La confianza establecida permite una comunicación más eficiente y una colaboración más fluida, lo que facilita la implementación de mejoras continuas y el desarrollo de relaciones comerciales sólidas y duraderas.

Utiliza herramientas digitales para la precalificación de tus proveedores

Utilizar herramientas digitales para la precalificación de proveedores ofrece una mayor eficiencia y precisión en el proceso. Dokify te permite recopilar y analizar grandes volúmenes de datos rápidamente, evaluando aspectos financieros, técnicos y de cumplimiento normativo de los proveedores. Además, facilita la comparación de múltiples proveedores mediante métricas estandarizadas, mejorando la toma de decisiones. 

Dokify también permite homologar proveedores y un seguimiento continuo del trabajo del proveedor, asegurando que se mantengan los estándares requeridos a lo largo del tiempo. Esta tecnología optimiza el proceso de precalificación, reduce riesgos y fortalece la cadena de suministro de la empresa. Si quieres saber más acerca de las ventajas de Dokify para la precalificación de proveedores, contacta con nuestro equipo.