Controlo de acesso: um elemento chave no domínio da CAE

O controlo de acessos é um serviço muito utilizado por empresas dos mais diversos sectores. As razões são várias, mas a principal é a contribuição que este serviço dá para o bom funcionamento do CAE.

Para que possa compreender melhor este serviço, vamos dedicar este artigo a explicá-lo.

O que é o controlo de acesso e qual a sua relação com o CAE?

Um sistema de controlo de pessoal externo é essencialmente uma forma de efetuar o controlo de acesso a locais de trabalho de qualquer tipo.

Partimos da ideia de que uma empresa possui determinadas instalações na sua propriedade. Nelas, entram tanto funcionários como pessoas de fora, bem como fornecedores, visitantes e outros perfis. Por vezes, pode ser difícil verificar se um determinado indivíduo acedeu ou não ao centro num determinado momento.

É aqui que entram em jogo os controlos de acesso. Em última análise, estes podem ser definidos como serviços para determinar quem entra e sai de um edifício, bem como a hora exacta em que o faz. Isto implica um controlo em tempo real, mas também o armazenamento de uma memória durante um determinado período de tempo.

A CAE é a coordenação das actividades empresariais. O seu principal objetivo é minimizar os possíveis riscos que possam existir num determinado local de trabalho, a fim de evitar quaisquer problemas que possam surgir.

O principal interesse da CAE é, portanto, prevenir os riscos para evitar acidentes nas instalações de uma empresa.

Porque é que é importante ter controlo de acesso nas empresas?

O controlo de acesso às empresas é fundamental para a segurança das empresas e das infra-estruturas críticas, garantindo a proteção de sistemas e dados sensíveis contra ameaças internas e externas. No contexto das infra-estruturas críticas, como a energia, os transportes e os cuidados de saúde, o controlo do acesso diz respeito à gestão e regulação de quem pode aceder a sistemas, redes e recursos críticos. Isto implica a aplicação de medidas como a autenticação multifactor, o controlo de acesso segmentado e a monitorização das actividades de acesso para detetar e prevenir intrusões. Uma abordagem abrangente do controlo de acesso é essencial para salvaguardar a integridade, a confidencialidade e a disponibilidade dos activos das infra-estruturas críticas contra ciberataques e outras ameaças.

Para além dos casos de empresas e instituições especiais, todas as empresas têm o dever de proteger a sua própria informação, a informação dos seus empregados (por exemplo, registos da empresa) e a informação dos seus clientes. Um controlo de acesso adequado às empresas previne não só ataques digitais, mas também ameaças presenciais que podem pôr em causa a estabilidade da própria empresa. 

As vantagens do controlo de acesso para o CAE

Agora que já tem as ideias fundamentais sobre os sistemas de controlo de acesso e a natureza e finalidade do CAE, resta apenas determinar as vantagens do sistema de controlo de acesso.

É preciso entender que a prevenção de riscos começa pelo conhecimento das pessoas que podem potencialmente enfrentar tais riscos. Assim, se uma instalação é acedida por pessoas sem qualquer tipo de controlo, nunca se sabe exatamente quem está a fazer o quê e qual é a responsabilidade de cada indivíduo num dado momento. Este facto torna os riscos pouco claros e dificulta a sua identificação e tratamento.

No entanto, com a introdução do controlo do acesso dos trabalhadores, esses problemas desaparecem. Tem-se controlo em tempo real e a memória do que aconteceu.

Na Dokify, encontramos a sua solução

Na dokify, desenvolvemos várias opções para o controlo de acesso e estamos continuamente a melhorá-las. Ao mesmo tempo, a dokify verifica em tempo real se todos os requisitos, tanto da empresa como dos funcionários, estão a ser cumpridos. Todos os documentos devem ser anexados e validados corretamente. O nosso serviço de validação oferece a opção de validação urgente, que facilita a validação quase imediata, também aos fins-de-semana e feriados, para cobrir casos de rotações ou necessidades de última hora.

Estas funcionalidades estão incluídas nas nossas licenças Enterprise para empresas com o papel de proprietário ou empresa principal sem qualquer custo adicional, exceto se for necessário desenvolver alguma funcionalidade de integração com outros sistemas envolvidos.

Algumas das opções disponíveis são:

• O mais básico: procurar o colaborador externo no dokify e verificar diretamente no seu painel de controlo se está a verde. Se clicarmos em "Check in", fazemos o check-in e o dokify saberá que essa pessoa está no centro correspondente. Quando sair, clique em "Check out".
• Utilizando um telemóvel e o cartão QR da dokify. O contratante descarrega o cartão QR da dokify e entrega-o ao empregado. Este cartão é válido para todos os locais dos seus clientes que solicitem documentação através da dokify. O cartão QR pode ser lido com um telemóvel para verificar a correção dos documentos e registar o acesso.
• Controlo de acesso autónomo com câmara Web. Esta opção não requer a intervenção de uma pessoa para registar o acesso. O empregado externo acede com o seu cartão QR e apresenta-o a uma câmara de computador. O computador lê o cartão, verifica automaticamente se o empregado está verde e comunica o registo ou a rejeição do mesmo.
• Controlo de acesso autónomo com um dispositivo independente. Esta opção é semelhante à anterior, mas utilizamos um dispositivo independente que lê o cartão sem a necessidade de um computador. Este dispositivo pode ser instalado em qualquer local, desde que lhe seja fornecida uma ligação à Internet e uma fonte de alimentação.
• Abertura de torniquetes, portas ou outras barreiras físicas. Utilizando a opção anterior, com um dispositivo independente, podemos atuar, por exemplo, na abertura de uma porta. Um cenário de aplicação é o seguinte: um condutor leva o seu cartão QR a um leitor para ser lido, é verificado automaticamente e em tempo real no dokify que está verde, e um portão é automaticamente aberto para que possa aceder ao local de trabalho com o seu veículo.
• Outras opções. Podemos integrar a dokify com diferentes dispositivos e utilizar outros tipos de identificação para além do nosso cartão QR. Estes podem ser, por exemplo, impressões digitais ou cartões de identificação.

Se quiser fechar o círculo do CAE, recomendamos a utilização do controlo de acesso dokify. E se também quiser registar as suas visitas no dokify, pode utilizar o nosso módulo de visitantes.

Melhoramos continuamente a nossa plataforma CAE para tornar a coordenação das actividades comerciais e a gestão dos requisitos mais rápida, mais eficiente e mais fácil.

Controlo de acesso para a gestão de fornecedores nas empresas

O controlo de acessos nas empresas é uma ferramenta fundamental para gerir e monitorizar a entrada e saída de fornecedores, garantindo assim segurança e eficiência operacional. Este sistema permite estabelecer protocolos específicos para os fornecedores, garantindo que estes apenas têm acesso a áreas autorizadas e em horários permitidos, minimizando o risco de intrusões não autorizadas e protegendo a propriedade intelectual e o património da empresa.

Através da utilização de tecnologias avançadas, como cartões de acesso, sistemas de identificação biométrica ou códigos numéricos, as empresas podem registar com precisão os movimentos dos fornecedores dentro das instalações. Isto facilita uma auditoria detalhada de quem acede à empresa, quando e durante quanto tempo, permitindo uma gestão mais eficaz da segurança e da logística.

Além disso, o controlo de acesso ajuda a reforçar as relações com os fornecedores, demonstrando um compromisso com a segurança e o profissionalismo. A implementação de um sistema de controlo de acesso seguro é, portanto, essencial para qualquer empresa que pretenda proteger as suas operações e manter um ambiente de trabalho seguro e controlado, garantindo que apenas as pessoas autorizadas têm acesso às suas instalações e recursos.

A utilização de ferramentas digitais para aceder às empresas

A utilização de soluções de controlo de acesso digital nas empresas tem registado um crescimento significativo nos últimos anos devido à sua eficiência e versatilidade. Estas soluções utilizam tecnologias como cartões de proximidade, códigos QR, reconhecimento facial ou biométrico e sistemas de controlo baseados na nuvem para gerir e monitorizar o acesso de funcionários, visitantes e fornecedores.

Uma das principais vantagens destas soluções é a sua capacidade de melhorar a segurança, impedindo a entrada de pessoas não autorizadas nas instalações. Além disso, oferecem um maior nível de controlo e rastreabilidade, permitindo às empresas saber quem acede a que áreas e a que horas.

Outra vantagem fundamental é a automatização dos processos, que reduz a carga administrativa e optimiza a gestão dos recursos. Além disso, ao integrarem-se com outros sistemas empresariais, como os sistemas de gestão de recursos humanos, estas soluções podem facilitar a administração do pessoal e a elaboração de relatórios.

A utilização de soluções de controlo de acesso digital não só melhora a segurança e a eficiência operacional, como também proporciona às empresas uma maior visibilidade e controlo sobre as suas instalações.

Legislação que regulamenta o CAE em Espanha

A legislação relativa à Coordenação das Actividades Empresariais (CAE) aborda a gestão dos riscos profissionais quando várias empresas operam no mesmo local. O artigo 24.º da Lei 31/1995 relativa à prevenção dos riscos profissionais estabelece a obrigação de coordenação entre empresas para garantir a saúde e a segurança dos trabalhadores.

O Decreto Real 171/2004 centra-se nas actividades industriais e estabelece medidas específicas para prevenir os riscos profissionais neste sector, algumas das quais relacionadas com o controlo de acesso.

O Decreto Real 1627/97 aplica-se às actividades de construção e estabelece medidas de saúde e segurança nos estaleiros de construção, incluindo práticas relacionadas com a CAE.

Por outro lado, o Decreto Real 5/2000 impõe a obrigação de manter a documentação relacionada com a prevenção de riscos profissionais, incluindo documentos gerados no âmbito do CAE. Desta forma, garante-se a existência de registos adequados para documentar e avaliar os riscos profissionais associados às actividades empresariais, facilitando a supervisão e o cumprimento das normas de segurança no trabalho.

Em conjunto, estas leis formam um quadro jurídico abrangente que procura proteger a segurança e a saúde dos trabalhadores em vários sectores industriais, estabelecendo requisitos para uma coordenação e documentação adequadas ao nível do CAE.

Integração do sistema CAE com outras soluções digitais

A integração de um sistema de Coordenação da Atividade Empresarial com outros sistemas digitais já existentes na empresa é essencial para otimizar a gestão da segurança e a eficiência operacional. A integração pode ser conseguida através de interfaces e protocolos de comunicação normalizados, que permitem a transferência de dados entre sistemas.

Por exemplo, o sistema CAE pode ser integrado com o sistema de gestão de recursos humanos para sincronizar informações sobre trabalhadores e contratantes ou fornecedores. Além disso, a integração com os sistemas de controlo de acesso pode facilitar a gestão das autorizações e o acompanhamento da presença dos trabalhadores no local de trabalho.

Esta integração não só melhora a precisão dos dados e a coordenação entre departamentos, como também simplifica os processos administrativos e reforça a segurança no local de trabalho, garantindo a conformidade com os requisitos regulamentares em todas as áreas da empresa.

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