¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos CAE de una empresa?

Una de las principales obligaciones de una empresa es garantizar la gestión y almacenamiento de los documentos relacionados con la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE). La correcta gestión de estos documentos no solo es vital para cumplir con la ley, sino también para evitar sanciones y garantizar la seguridad de todos los trabajadores implicados en las actividades de la empresa. Pero, ¿cuánto tiempo está obligada una empresa a guardar documentos CAE?

De acuerdo con la normativa española, las empresas están obligadas a guardar los documentos relacionados con la prevención de riesgos laborales y la Coordinación de Actividades Empresariales durante al menos cinco años. Sin embargo, este plazo puede variar según el tipo de documento y las regulaciones específicas que afecten a cada empresa. Además, algunos documentos relacionados con accidentes laborales, investigaciones de riesgos o auditorías pueden requerir un almacenamiento más prolongado. 

La conservación adecuada de estos archivos no solo ayuda a cumplir la normativa, también puede servir como evidencia ante posibles inspecciones o conflictos laborales futuros.

Documentos de la CAE: ¿qué se debe guardar?

According to Royal Legislative Decree 5/2000, which approves the Law on Infringements and Penalties in the social order, in matters of occupational risk prevention, infringements will expire within a maximum period of five years from the date on which they occur. This leads us to affirm that we must keep the documentation, at least for those five years, after which we can no longer be sanctioned.

Even so, it should be borne in mind that according to Article 30 of the Commercial Code, entrepreneurs must keep the books, correspondence, documentation and supporting documents concerning their business in proper order for 6 years.

In addition to this, there are specific health regulations, which make it compulsory to keep the medical records of workers for a longer period of time, depending on the sector of work of those affected. As an example of these exceptions, we can talk about personnel who have been exposed to work with asbestos or carcinogenic agents, which must be kept for at least 40 years from the end of exposure.

All in all, we see that there is no clear answer to our question, as depending on the type of documentation, it should be kept for a longer or shorter period of time, so we advise you to keep it for at least 6 years, and to take special care with the medical certificates of workers with special risks.

Digitalización para facilitar guardar documentos

La digitalización de documentos es una solución cada vez más popular para gestionar los documentos que una empresa debe conservar. La digitalización no solo facilita el almacenamiento, también garantiza la seguridad y accesibilidad de los documentos en cualquier momento. Entre las ventajas de la digitalización de documentos se encuentran:

• Ahorro de espacio físico: No es necesario destinar grandes áreas de almacenamiento para archivos físicos.
• Acceso rápido y fácil: Los documentos digitalizados pueden ser localizados rápidamente mediante búsquedas electrónicas.
• Mayor seguridad: Los archivos digitales pueden ser protegidos con contraseñas y encriptación para evitar accesos no autorizados.
• Reducción de costos: Al eliminar la necesidad de espacio físico y simplificar la gestión documental, las empresas pueden ahorrar dinero.
• Mejora en la organización: La documentación digitalizada se puede clasificar y organizar de forma más eficiente, facilitando la recuperación de información.
• Cumplimiento legal: Muchas plataformas digitales de gestión documental están diseñadas para asegurar el cumplimiento de las normativas legales, facilitando las auditorías e inspecciones.

Documentación laboral

La documentación laboral, además de estar regulada por la normativa CAE, también está sujeta a las leyes generales de empleo. Entre estos documentos se incluyen contratos laborales, nóminas, actas de reuniones con los trabajadores, y toda la documentación que acredite el cumplimiento de las condiciones laborales de los empleados.

Es fundamental tener en cuenta que la ley establece que los documentos laborales deben ser conservados por un período mínimo de cinco años, aunque en algunos casos, como los relacionados con inspecciones o sanciones, el período de retención puede ser más largo.

Documentación de Seguridad Social

En relación con la Seguridad Social, las empresas están obligadas a guardar toda la documentación relativa a las cotizaciones de sus trabajadores, así como los pagos realizados a la Seguridad Social. Además, deben conservar cualquier informe o documento que pruebe el cumplimiento de las obligaciones frente a este organismo.

¿Cuánto tiempo está obligada una empresa a guardar estos documentos? En el caso de la Seguridad Social, la legislación establece que los documentos relacionados con las cotizaciones y pagos deben conservarse durante al menos cinco años. Sin embargo, si existe alguna reclamación o inspección pendiente, este plazo puede extenderse.

Prevención de Riesgos Laborales

La prevención de riesgos laborales es un ámbito clave en cualquier empresa. Entre los documentos relacionados con la prevención de riesgos laborales que una empresa debe guardar se encuentran: los planes de prevención, las evaluaciones de riesgos, los registros de formación en seguridad y los certificados de aptitud médica.

Estos documentos, al igual que otros relacionados con la CAE, deben guardarse durante un mínimo de cinco años. La conservación adecuada de esta documentación es crucial para evitar sanciones y garantizar la seguridad de todos los trabajadores implicados en las actividades de la empresa.

Plataformas CAE que ayudan con la gestión de la documentación

La gestión de la documentación CAE puede ser una tarea compleja, pero gracias a Dokify, esta tarea es mucho más sencilla. En Dokify ofrecemos soluciones que no solo facilitan el almacenamiento seguro de documentos, además permiten un control y un seguimiento exhaustivo del cumplimiento normativo.

Nuestra plataforma CAE está diseñada específicamente para gestionar y almacenar todos los documentos de una empresa, incluyendo los planes de prevención, certificaciones de formación, evaluaciones de riesgos y mucho más. Con Dokify, las empresas pueden centralizar toda la documentación en un solo lugar, lo que facilita el acceso y la organización de todos los archivos.

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