Automatizar o carregamento de documentos

Na dokify, trabalhamos arduamente para fornecer aos nossos clientes as melhores facilidades possíveis no dia a dia. Temos o orgulho de anunciar uma nova funcionalidade que, temos a certeza, lhe vai poupar muito tempo.

Muitos de vós conhecem o documento Informe de trabajadores en alta, mais conhecido por ITA. Para quem não o conhece, este documento emitido pela Tesouraria Geral da Segurança Social contém os trabalhadores afectos à empresa no momento da sua emissão. Até agora, o documento ITA era solicitado, na maioria dos casos, por empresa, uma vez que solicitá-lo por trabalhador implicava anexá-lo tantas vezes quantos os trabalhadores registados. Graças a esta nova funcionalidade, é agora possível solicitá-lo por trabalhador sem ter de anexar o documento mais do que uma vez. Assim, será mais fácil alterar gradualmente a configuração das empresas para que possam efetuar o pedido por trabalhador.

Agora, quando for carregar o documento para um funcionário, o dokify detectará que este tipo de documento pode ser carregado para cada um dos seus funcionários com um único clique, e não só isso, o sistema também será capaz de recomendar para que funcionários tem de o carregar e só terá de o aceitar. Mas isso não é tudo, se tiver introduzido a data correta e os dados do documento estiverem corretos, o sistema validará automaticamente o documento para todos os empregados.

Como pode ver na imagem abaixo, o documento ITA original foi carregado e foram encontrados 26 funcionários. Basta selecionar a data correta e a dokify anexará o documento para todos os 26 funcionários individualmente, poupando-lhe tempo e trabalho.

A partir da dokify estamos conscientes de que este tipo de documento tem informação sensível para carregar o ficheiro original para cada um dos empregados, pelo que respeitamos estritamente a Lei Orgânica de Proteção de Dados. Por conseguinte, não carregaremos o ficheiro original, mas para cada empregado carregaremos a mesma estrutura do documento, mas apenas com a linha referente a esse empregado, ou seja, Pepito Jimenez carregará uma ITA contendo apenas a linha referente a esse empregado. O Dokify não guarda o documento original: uma vez anexado e processado, apagamo-lo do nosso sistema, deixando apenas um documento truncado anexado por empregado.

Este é o aspeto do documento original da ITA que anexa.

E para cada trabalhador, este é o documento a carregar:

E se o documento original não estiver disponível?

O dokify é suficientemente eficiente se o documento que está a ser carregado for o documento original. Mas se, por qualquer razão, a ITA original não estiver disponível, o nosso sistema recomendará para que funcionários deve carregar a ITA. Como não é possível ler os empregados dentro do documento, caberá ao utilizador selecionar os empregados para os quais o documento deve ser carregado. Pela mesma razão, não será possível validar automaticamente o documento.

Como podemos ver na imagem, o dokify não consegue ler o documento, mas detecta que este documento pode ser anexado a mais do que um funcionário com um único clique, marca o funcionário para o qual o está a anexar, mas é o próprio utilizador que tem de selecionar os funcionários para os quais o anexa, sob a sua própria responsabilidade, com base nas informações que vêm no documento ITA. Neste caso, serão sempre apresentados todos os trabalhadores para os quais este documento é solicitado.

É importante notar que o processamento de ficheiros PDF com muitos colaboradores é complexo, pelo que por vezes pode acontecer que o processo demore mais tempo do que o habitual, o que é normal. Mesmo nessas ocasiões, esta funcionalidade permite-lhe poupar muito tempo, uma vez que só terá de esperar, mas não terá de fazer a mesma ação repetidamente.

Esta funcionalidade baseia-se na leitura de documentos pdf, no entanto, só funcionará com documentos pdf originais a partir da versão 1.3.

Estamos ainda a trabalhar na automatização de mais documentos oficiais e esperamos poder anunciá-los em breve.

Lembre-se de que, para usufruir de 100% desta funcionalidade, tem de carregar os ficheiros PDF originais.

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