O que é a certificação de fornecedores?

A homologação de fornecedores pode ser definida como uma metodologia que disponibiliza o fornecedor certo no momento certo. Isto é muito fácil de dizer, mas o que é que queremos dizer com o fornecedor certo e o que é o momento certo?

Um fornecedor adequado é aquele que satisfaz, pelo menos, os seguintes parâmetros:

1.- Cobre as necessidades de forma adequada (no tempo e na forma).

2 - A um preço competitivo.

3.- Com a qualidade exigida (de acordo com a especificação técnica).

4.- Acrescenta valor.

Dizemos a um preço competitivo e não ao melhor preço do mercado, porque para garantir o melhor, o melhor preço do mercado, teríamos de pedir infinitas ofertas a infinitos fornecedores. Haveria sempre um fornecedor algures no mundo com um preço melhor.

Mas as compras são um meio e não um fim em si, temos de ser eficientes e uma boa metodologia de aprovação permite-nos selecionar o número certo de fornecedores para garantir boas ofertas numa verdadeira concorrência.

E aqui podemos perguntar-nos:

Qual é o número ideal de fornecedores numa organização?

Por vezes, podemos pensar que deveríamos ter tido um maior número de fornecedores, porque sentimos que tínhamos poucas alternativas para algumas compras. Mas se aumentarmos, mesmo para o dobro, o número de fornecedores da empresa, isso não é garantia suficiente, se continuarmos a fazê-lo nas mesmas categorias de compras onde existe mercado suficiente. Parece óbvio, mas nem sempre é notado.

O que é importante não é tanto a quantidade de fornecedores, mas a qualidade dos fornecedores e a sua distribuição pelas diferentes categorias de compras.

É por isso que um bom procedimento de homologação exige a necessária estruturação e distribuição dos fornecedores por categorias de compras.

Em termos de valor acrescentado, preciso de fornecedores que não só não me criem problemas, como também acrescentem valor.

Cada fornecedor que se limita escrupulosamente ao âmbito do contrato é uma oportunidade perdida.

Tendo respondido à questão levantada sobre o termo "fornecedor adequado", passemos agora à questão do "timing", ou seja, a disponibilidade do fornecedor no momento certo:

Quando temos uma necessidade em cima da mesa, não é a melhor altura para ir ao mercado procurar fornecedores e obter a sua aprovação. Temos de trabalhar a montante da necessidade.

A certificação de fornecedores é uma atividade preventiva e proactiva, nunca reactiva.

e muito menos para registar o fornecedor, que efectuou o trabalho sem uma encomenda e que deve ser registado para poder atribuir uma encomenda à qual pode ser imputada uma fatura, para que o fornecedor possa ser pago.

Se associarmos as etapas evolutivas da função de compras à cadeia evolutiva humana, onde colocaríamos o colega que nos pede para aprovar o fornecedor, a fim de registar uma encomenda de serviços realizados para que o fornecedor possa ser pago?

Chamar-lhe Homo sapiens seria ofender o seu apelido, talvez: Neardental ou Homo erectus, talvez? Melhor seria Homo Habilis, porque ele é muito hábil a tentar marcar um golo.

O processo de acreditação de fornecedores, passo a passo

A certificação de fornecedores é um processo essencial para as empresas que procuram garantir a qualidade, fiabilidade e conformidade dos produtos e serviços adquiridos. Tal como referido anteriormente, este processo envolve a avaliação e seleção de fornecedores de acordo com critérios estabelecidos para garantir que estes cumprem as normas da empresa e a legislação aplicável. De seguida, detalhamos o processo de homologação de fornecedores em diferentes secções:

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1. definição de critérios e requisitos

Antes de iniciar o processo de aprovação, a empresa deve definir os critérios e requisitos específicos que os fornecedores devem cumprir. Estes podem incluir a qualidade do produto, as condições de entrega, as políticas de preços, a capacidade de produção, as normas ambientais e de segurança e a conformidade regulamentar. Estes critérios devem estar alinhados com os objectivos e valores estratégicos da empresa.

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2) Seleção e pré-seleção de fornecedores

Esta fase envolve a identificação e pré-seleção de potenciais fornecedores que possam cumprir os critérios estabelecidos. A pesquisa pode ser efectuada através de bases de dados do sector, recomendações, feiras comerciais ou pedidos de informação (RFI). É elaborada uma lista preliminar de fornecedores que podem potencialmente satisfazer os requisitos básicos.

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3. Avaliação e auditoria

Os fornecedores pré-selecionados são submetidos a um processo de avaliação pormenorizado, que pode incluir questionários de autoavaliação, análise de documentação (certificados, políticas de qualidade, relatórios financeiros) e auditorias no local. O objetivo desta fase é verificar de forma exaustiva a conformidade dos fornecedores com os critérios definidos. As auditorias avaliam as instalações do fornecedor, os processos de produção, as práticas laborais e as políticas ambientais.

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4. Negociação e acordo contratual

Uma vez que o fornecedor tenha sido avaliado positivamente, os termos e condições são negociados. Isto inclui preços, prazos de entrega, condições de pagamento, garantias e acordos de nível de serviço (SLA). É essencial que estes acordos sejam claramente documentados e que ambas as partes concordem com os termos.

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5. Integração e desenvolvimento

A integração do novo fornecedor na cadeia de abastecimento da empresa é uma etapa crucial. Isto pode exigir a coordenação com vários departamentos da empresa, tais como logística, qualidade e produção. Além disso, pode ser benéfico desenvolver uma relação de longo prazo com o fornecedor para promover a melhoria contínua e a inovação.

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6. Acompanhamento e avaliação contínuos

A aprovação de um fornecedor não termina com a assinatura de um contrato, requer um acompanhamento e uma avaliação contínuos para garantir que os níveis de desempenho acordados são mantidos. Isto implica a revisão regular dos indicadores-chave de desempenho (KPI), a realização de auditorias de acompanhamento e a avaliação da satisfação do cliente.

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O processo de aprovação de fornecedores é um ciclo contínuo que envolve a pré-seleção, avaliação, negociação e monitorização de fornecedores para garantir que estes cumprem as normas de qualidade e desempenho da empresa. Este processo ajuda a minimizar os riscos, a garantir a qualidade dos produtos e serviços e a promover relações benéficas e duradouras com os fornecedores.

As vantagens de dispor de um software para a homologação de fornecedores

Trabalhar com tecnologia específica para a certificação de fornecedores oferece múltiplas vantagens para as empresas. Em primeiro lugar, melhora a eficiência do processo de certificação, automatizando tarefas como a recolha de documentos, a avaliação das respostas dos fornecedores e o acompanhamento das auditorias, reduzindo assim o tempo e os recursos necessários.

Além disso, a tecnologia específica garante uma maior coerência e objetividade na avaliação dos fornecedores. Ao utilizar sistemas normalizados e critérios pré-definidos, as empresas podem minimizar os enviesamentos e garantir que todos os fornecedores são avaliados de forma justa e uniforme.

Outro benefício importante é a melhoria da gestão de dados e da tomada de decisões. As plataformas tecnológicas permitem armazenar e analisar grandes volumes de informação, proporcionando um acesso rápido e seguro aos dados necessários para tomar decisões sobre a seleção de fornecedores.

Estas ferramentas promovem a transparência e a colaboração entre a empresa e os seus fornecedores. Ao partilhar critérios, resultados e feedback de uma forma clara e acessível, é possível construir uma relação mais forte e cooperativa, contribuindo para a melhoria contínua e o desenvolvimento conjunto. 

A tecnologia específica para a certificação de fornecedores pode transformar um processo complexo e moroso num processo mais eficiente, justo e estratégico.

Que tipo de empresas podem incorporar um processo de certificação de fornecedores?

Todas as empresas, independentemente da sua dimensão, sector ou atividade, podem incorporar um processo de qualificação de fornecedores. Desde as pequenas empresas às grandes corporações, todas podem beneficiar do estabelecimento de critérios claros e sistemáticos para avaliar e selecionar os seus fornecedores. 

A aprovação garante que os fornecedores cumprem as normas exigidas em matéria de qualidade, segurança e responsabilidade social e ambiental, o que, por sua vez, melhora a qualidade do produto final, minimiza os riscos operacionais e reforça a cadeia de abastecimento. 

Em última análise, qualquer empresa que dependa de fornecedores para funcionar eficazmente pode e deve considerar a implementação de um processo de certificação de fornecedores.

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Hilário López Cano

Diretor de Avaliação e Desenvolvimento de Fornecedores Dokify

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